TEKNOLOGI PERKANTORAN Memahami teknologi perkantoran otomatisasi perkantoran dan

TEKNOLOGI PERKANTORAN Memahami teknologi perkantoran, otomatisasi perkantoran, dan virtual office KELAS X OTKP

PENGERTIAN TEKNOLOGI PERKATORAN Teknologi perkantoran berasal dari dua kata yaitu: Teknologi yang berarti ilmu tentang keterampilan dan “Kantor“ (perkantoran) yang berarti sebagi tempat berlangsungnya pekerjaan kantor (kegiatan administrasi)

Teknologi perkantoran dapat diartikan: sebagai teknologi yang diaplikasikan dalam kegiatan perkantoran yaitu digunakan untuk mencatat, menghimpun, mengolah, memperbanyak, mengirim dan menyimpan bahan-bahan keterangan secara efisien dengan menggunakan mesin-mesin kantor.

Dampak positif perkembangan teknologi perkantoran: 1. Manfaat terhadap ketenagakerjaan: a. peningkatan mutu tenaga kerja b. meningkatkan kegairahan kerja dan kedisiplinan kerja c. meningkatkan penghasilan bagi tenaga kerja d. meringankan tenaga dan pikiran pegawai 2. Manfaat terhadap prosedur kerja a. mempercepat penyelesaian pekerjaan b. menyederhanakan prosedur kerja atau memperpendek mata rantai penyelesaian pekerjaan c. memperlancar pekerjaan d. mempermudah penyelesaian pekerjaan

Dampak positif perkembangan teknologi perkantoran: 3. Manfaat terhadap hasil kerja a. meningkatkan mutu hasil perkerjaan b. mempertiinggi jumlah hasil pekerjaan c. memenuhi standar mutu tertentu d. memperoleh keseragaman bentuk, ukuran dan jenis hasil pekerjaan kantor

Dampak negatif perkembangan teknologi perkantoran: a. Sulit mencari tenaga kerja dengan kemampuan keterampilan tertentu b. Menambah pengangguran (tenaga kerja yang dibutuhkan sedikit) c. Pemeliharaan mesin yang kurang baik akan menimbulkan pemborosan d. Jika terjadi penggantian mesin baru akan berakibat pada perubahan metode prosedur dan perlu diadakan pelatihan tenaga kerja.

Perlengkapan kantor Ada beberapa alat/perlengkapan kantor berdasarkan jenis teknologi administrasi modern: a. Bekal kantor/perlengkapan kantor b. Mesin-mesin kantor c. Peralatan kantor d. Perabot kantor e. Hiasan kantor f. Pesawat kantor g. Alat bantu peraga

Otomatisasi perkantoran berarti pengalihan fungsi manual peralatan kantor yang banyak menggunakan tenaga manusia kepada fungsi-fungsi otomatis dengan menggunakan peralatan mekanis khususnya komputer. Perangkat komputer berfungsi untuk mengolah data input dan menghasilkan output berupa data/informasi sesuai dengan keinginan user (pengguna). Otomatisasi penting dilakukan dalam upaya meraih efektivitas dan efisiensi kegiatan perkantoran.

Tujuan otomatisasi perkantoran untuk meningkatkan produktivitas kerja melalui: Meminimalkan pengeluaran pada biaya Pemecahan masalah kelompok Pelengkap bukan pengganti Penggabungan dan penerapan teknologi Memperbaharui proses pelaksanaan pekerjaan di kantor Meningkatkan produktivitas dan efektivitas pekerjaan Peningkatan komunikasi dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat

Pengguna otomatisasi perkantoran: Manajer Professional Sekretaris Pegawai administratif

Aplikasi otomatisasi perkantoran (jenis-jenis otomatisasi perkantoran) meliputi: 1. Voice Mail 7. Video conferencing 2. Electronic calendering 8. Image Storage and Retrieval 3. Audio conferencing 9. Facsimile transmission 4. Videoteks 10. Computer conferencing 5. Word Processing 11. Email (electronic mail) 6. Desktop Publishing

Kantor virtual Kantor Virtual atau Virtual Office adalah sebuah "ruang kerja" yang berlokasi di dunia internet, tempat seorang individu dapat menyelesaikan tugas-tugas yang diperlukan untuk melaksanakan bisnis profesional atau pribadi tanpa memiliki "fisik" lokasi usaha. Kantor virtual merupakan sebuah bentuk aplikasi layanan perkantoran dalam format virtual yang bekerja secara online. Pengaturan operasional dan fungsional suatu kantor virtual memungkinkan pemilik bisnis dan karyawan untuk bekerja dari lokasi di manapun dengan menggunakan teknologi komputer seperti PC, laptop, ponsel dan akses internet.

Manfaat kantor virtual 1. Lebih fleksibel 2. Hemat biaya 3. Banyak pilihan pekerjaan 4. Penghasilan tidak terbatas 5. Banyak mempunyai waktu luang dengan keluatga

Kelebihan kantor virtual Kantor virtual mengatasi kendala fisik dari tempat kerja sehingga menghasilkan beberapa kelebihan berikut: 1. Pengurangan biaya fasilitas 2. Pengurangan biaya peralatan 3. Jaringan komunikasi formal 4. Beberapa anggota tim virtual tidak perlu dating ke tempat kerja 5. Memungkinkan perusahaan mendapatkan karyawan yang berbakat tanpa batasan geografis 6. Pekerja menjadi lebih fleksibel

Kekurangan kantor virtual 1. Rasa tidak memiliki 2. Takut kehilangan pekerjaan 3. Semangat kerja yang rendah 4. Kesulitan dalam mengelola kerja tim 5. Kesalah pahaman dalam komunikasi 6. Kesulitan menghubungi anggota lain 7. Perbedaan zona waktu