Pengantar Komputer Teknologi Informasi C Aplikasi Komputer Untuk

Pengantar Komputer & Teknologi Informasi C Aplikasi Komputer Untuk Otomasi Perkantoran

Ruang Lingkup Manajemen Perkantoran dan Perumusan Pengorganisasian Kantor Otomasi Perkantoran dan Aplikasi Otomasi Kantor Jenis Aplikasi Perkantoran Cakupan Kerja Aplikasi Perkantoran Fasilitas dalam Aplikasi Otomasi Perkantoran

Manajemen Perkantoran dan Perumusan Pengorganisasian Kantor PENGERTIAN • Kantor : “Kedamaian dan kebaikan” atau “ Pelayanan kepada sesama manusia” • Kantor : sebuah ruangan atau bangunan tempat runtunan kegiatan tatausaha terlaksana untuk memulai, membenahi, mengembangkan, dan mengawasi kegiatan usaha.

Manajemen Perkantoran dan Perumusan Pengorganisasian Kantor Cont. Fungsi Manajemen : 1. Perencanaan 2. Pengorganisasian 3. Pengkoordinasian 4. Pengawasan

PERUMUSAN ORGANISASI Organisasi adalah wadah sekelompok orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan Alasan pendirian organisasi kantor yaitu: 1. Organisasi mengandung delegasi dari pada tugasnya 2. Organisasi mempengaruhi koordinasi 3. Organisasi menentukan tanggung jawab dari jabatan-jabatan perorangan 4. Organisasi mempengaruhi motivasi dan semangat kerja para pegawai

OTOMATISASI PERKANTORAN DAN APLIKASI OTOMATISASI KANTOR Apakah otomatisasi kantor : Otomatisasi adalah Z penggunaan mesin untuk menjalankan tugas fisik yang biasa dilakukan oleh manusia. Otomatisasi kantor ( office automation atau oa ) tronik sistem semua adalah angterutama informal komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berada didalam maupun diluar perusahaan. Z

Tahapan Penerapan OA Tradisional Penggunaan teknologi utamanya ditujukan untuk mengurangi biaya dan meningkatkan produktivitas. Terfokus pada penggunaan Word Processing, Fax, Telepon, dll.

Tahapan Penerapan OA Transisional Ditandai dengan mulai digunakannya proses data secara elektronik serta dibangunnya aplikasi untuk keperluan pengarsipan, penyimpanan, dan komunikasi yang berbasis computer. Ex : Pembuatan database (Oracle, General Ledger, EAS (sistem approval elektronik, dll.

Tahapan Penerapan OA Transformasional Konvergensi telekomunikasi dan informasi (ICT). Ex : Teleconference Conference

Tujuan otomatisasi kantor Otomatisasi kantor bertujuan untuk meningkatkan produktivitas. Bila diterapkan sebagai alat pemecah masalah, otomatisasi kantor dapat memberikan kemampuan antar manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik selagi mereka memecahkan masalah. Peningkatan komunikasi ini dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat.

Tujuan otomatisasi kantor Pelengkap-bukan pengganti OA tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional – percakapan tatap muka, percakapan telepon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya.

Tujuan otomatisasi kantor Penggabungan & Penerapan Teknologi Ex : Antara Telepon, Computer, Jaringan Internet, Satelit, dll. Memperbarui proses pelaksanaan pekerjaan di kantor Produk OA memungkinkan para pekerja kantor ini memproses lebih banyak dokumen secara lebih cepat dan baik.

Pengguna otomatisasi kantor Otomatisasi kantor ( oa ) digunakan oleh semua orang yang bekerja didalam kantor. pada dasarnya ada empat kategori pemakai oa, yaitu : 1. Manajer 2. Profesional 3. Sekretaris 4. Clerical employee ( klerk ) Istilah “knowledge worker” diterapkan pada manajer dan profesional, yaitu orang yang memberikan sumbangan pengetahuannya terhadap aktivitas perusahaan.

Jenis-jenis aplikasi otomatisasi kantor ada 11 yaitu : 1. Word processing 11. Desktop publishing 2. Electronic mail 3. Voice mail 4. Electronic calendaring 5. Audio conference 6. Video conference 7. Computer conference 8. Facsimile transmission 9. Videotext 10. Image storage and retrieval

Cakupan Kerja Aplikasi OA Cakupan Aktivitas Perkantoran Meliputi kegiatan seperti di bawah ini : Pencatatan Pembuatan & Pengolahan naskah (Word processing) Penyajian/Display

Cakupan Kerja Aplikasi OA Pengelompokkan/Sortir Kalkulasi Data (spreadsheet) Pengelolaan database Melakukan Perjanjia Pertemuan Penjadwalan (appointment) Presentasi, Korespondensi, Dokumentasi, dsb

Terkait Cakupan Aplikasi OA OA berarti pengalihan fungsi manual peralatan kantor yang banyak menggunakan tenaga manusia kepada fungsi-fungsi otomatis dengan menggunakan peralatan mekanis khususnya computer.

Terkait Cakupan Aplikasi OA Waluyo (2000) Menegaskan : “Era otomatisasi perkantoran dimulai bersamaan dengan berkembangnya teknologi informasi, penggunaan perangkat computer untuk keperluan perkantoran”

Terkait Cakupan Aplikasi OA Otomatisasi perkantoran sering juga diistilahkan dengankegiatan perkantoran elektronis (electronic office/e-office). E-Office “Aplikasi perkantoran yang mengganti proses administrasi berbasis manual ke proses berbasis elektronis dengan memanfaatkan fasilitas jaringan local (LAN)”

Terkait Cakupan Aplikasi OA Istilah tersebut dipergunakan dalam keputusan menteri pendayagunaan aparatur Negara No. 13/KEP/M. PAN/1/2003 tentang Pedoman Umum Perkantoran Elektronis lingkup intranet di lingkungan instansi pemerintah.

Terkait Cakupan Aplikasi OA OA tidak bisa dipisahkan dari teknologi perkantoran sebab otomatisasi merupakan bentuk pengembangan teknologi, dalam hal ini pergeseran dari teknologi manual kepada teknologi otomatis.

Terkait Cakupan Aplikasi OA Pakpahan (2006) “Teknologi Perkantoran : Bagaimana proses mencatat, memperbanyak, mengirim dan menyimpan bahan-bahan keterangan secara efisien dengan menggunakan mesin-mesin. ”

Kesimpulan OA Dengan definisi dari sebelumnya oleh pakar dan cakupan aktivitas, dengan kata lain mempertegas definisi sebelumnya bahwa :

Kesimpulan OA “otomatisasi perkantoran merupakan proses pengalihan metode pencatatan, penghimpunan, pengolahan, penggandaan, pengiriman, dan penyimpanan bahan-bahan keterangan dari metode manual yang banyak melibatkan tenaga manusia kepada metode otomatis yang banyak melibatkan operasi mesin otomatis bahkan komputer. ”

Fasilitas dalam Aplikasi Otomasi Perkantoran Mereview teknologi yang lazim diterapkan, umumnya mencakup penggunaan peralatan yang dapat dikelompokkan menjadi beberapa sudut pandang.

Dilihat Dari Tenaga Penggeraknya Mesin Manual Mesin mesin yang digerakkan oleh tenaga manusia. Mesin Listrik (Electric) Mesin mesin yang digerakkan dengan tenaga listrik atau baterai.

Dilihat Dari Cara Kerja & Komponen Mesinnya Mesin Mekanik Mesin mesin yang rangkaian komponenya tampak bergerak dalam operasinya. Mesin Elektronik Mesin-mesin dengan rangkaian komponen elektronik, berupa kabel-kabel.

Dilihat Dari Fungsinya Dalam Berbagai Pekerjaan Kantor Mesin mesin untuk mecatat bahan keterangan diantaranya a. b. c. d. Mesin Tulis Mesin Dikte Mesin Penomor Asahan Pensil

Dilihat Dari Fungsinya Dalam Berbagai Pekerjaan Kantor Mesin mesin untuk menghimpun bahan keterangan a. b. c. d. e. Pembuka Surat Mesin Penjilid Hechmachine Pemotong Kertas Pencatat Uang kas

Dilihat Dari Fungsinya Dalam Berbagai Pekerjaan Kantor Mesin mesin untuk mengolah bahan keterangan a. Mesin Jumlah b. Mesin Hitung c. Komputer

Dilihat Dari Fungsinya Dalam Berbagai Pekerjaan Kantor Mesin mesin untuk memperbanyak bahan keterangan a. b. c. d. e. f. Mesin Stensil Mesin Stencil Spirtus Mesin Fotokopi Mesin Perekam Sheet Mesin Offset Berbagai Mesin Cetak

Dilihat Dari Fungsinya Dalam Berbagai Pekerjaan Kantor Mesin mesin untuk mengirimkan bahan keterangan a. Telepon dan Interphone b. Teleprinter c. Facsimile

Dilihat Dari Fungsinya Dalam Berbagai Pekerjaan Kantor Mesin mesin untuk menyimpan bahan keterangan a. Mikrofilm b. Penghancur Kertas c. Pelubang Kertas/Kartu

Kesimpulan Otamtisasi penting dilakukan dalam upaya meraih efektivitas dan efisiensi proses/kegiatan perkantoran. Seiring dengan desakan global dan perkembangan teknologi informasi yang menuntut terselesaikan proses pengolahan informasi secara cepat dan akurat, kebutuhkan peralihan metode dari manual ke otomatis

Kesimpulan Namun, bukan berarti dengan serta meninggalkan seluruh proses manual dan memangkas tenaga kerja, sebab banyak aspek-aspek lain yang harus menjadi pertimbangan dalam melakukan otomatisasi.

Tugas Tuliskan penerapan aplikasi perkantoran yang ada serta implementasinya dalam masyarakat di perusahaan besar atau kecil yang menggunakan OA. Sebutkan Aplikasi Perkantoran yang digunakan? Jelaskan tugas dan fungsi dari OA tersebut?