PROSEDUR PERKANTORAN Prosedur Perkantoran Prosedur perkantoran dapat dirumuskan

PROSEDUR PERKANTORAN

Prosedur Perkantoran Prosedur perkantoran dapat dirumuskan sebagai serangkaian langkah pekerjaan tulis menulis yang berhubungan, biasanya dilaksanakan oleh lebih dari satu orang, yang membentuk suatu cara tertentu dan dianggap baik untuk melakukan suatu keseluruhan tahap yang penting dari kegiatan kantor (Moekijat, 2002)

Prosedur Perkantoran O Metode-metode yang dibutuhkan untuk menangani aktivitas-aktivitas yang akan datang. O Urutan aktivitas untuk mencapai tujuan tertentu. O Pedoman untuk bertindak (Nuraida, 2008)

Adalah : O Urutan langkah-langkah (pelaksanaan pekerjaan) pelaksanaan pekerjaan yang berhub. dg apa yang dilakukan, bagaimana melakukannya, bilamana melakukannya, dimana melakukannya dan siapa yang melakukannya. 4

Arus pekerjaan yang ada dalam sebuah kantor bisa lebih lancar. Pengawasan terhadap pelaksanaan pekerjaan (khususnya tentang siapa dan apa yang dilakukan) lebih mudah dilakukan. Program penghematan lebih mudah direalisasikan, utamanya penghematan terhadap biaya tetap dan biaya variabel. Koordinasi antar bagian yang berlainan menjadi lebih mudah. Memudahkan proses pelatihan terhadap pegawai 5 baru.

O Mengurangi biaya pekerjaan kantor tanpa merugikan efektivitas pekerjaan disamping membantu manajemen mencapai tujuannya 6

O Prosedur perkantoran harus sederhana, sehingga mengurangi beban pengawasan. O Spesialisasi harus dipergunakan sebaik-baiknya. O Pencegahan penulisan, gerakan dan usaha yang tidak perlu. O Berusaha mendapatkan arus pekerjaan yang sebaik-baiknya. O Mencegah duplikasi pekerjaan (khususnya dengan formulir-formulir). O Harus ada pengecualian yang seminimumnya terhadap peraturan. O Mencegah adanya pekerjaan yang tidak perlu. 7

O Prosedur harus fleksibel dan dapat disesuaikan O O O O dengan kondisi yang berubah. Pembagian tugas yang tepat. Prosedur (sistem) perkantoran harus memberikan pengawasan yang terus menerus atas pekerjaan yang dilakukan. Penggunaan mesin-mesin kantor yang sebaik-baiknya. Penggunaan urutan pelaksanaan pekerjaan yang sebaik-baiknya. Tiap pekerjaan yang diselesaikan harus memajukan pekerjaan dengan memerhatikan tujuan. Pekerjaan tata usaha harus diselenggarkan sampai yang minimum. Menggunakan “prinsip pengecualian” dengan sebaiknya (Moekijat, 2002).

Metode Penulisan Prosedur Perkantoran Chart Deskriptif

• Deskriptif merupakan metode penyusunan prosedur kerja yang diuraikan secara tertulis. Organisasi/intansi/kantor yang menggunakan metode ini biasanya prosedur kantornya masih sederhana, tidak berbelit-belit serta tingkat kompleksitas kerjanya masih rendah. • Bentuk prosedur ini merupakan bentuk yang paling sederhana sehingga tidak memerlukan bantuan simbol-simbol khusus untuk menguraikan urutan proses pekerjaan yang akan disusun dalam suatu prosedur kerja. Metode Deskriptif

• Chart merupakan metode penyusunan prosedur kerja yang disusun pada organisasi/instansi/perusahaan dengan tingkat kompleksitas pekerjaan yang lebih tinggi dan rumit. • Untuk memudahkan setiap orang dalam memahami prosedur kerja yang rumit dan komplek ini maka prosedur kerja disusun dalam bentuk chart yang dapat berupa gambar atau simbol atau bahkan dalam bentuk diagram. Metode Chart

Nuraida (2008) visualisasi prosedur kerja dalam bentuk chart secara umum bisa berupa: Gambar/skema Proses kegiatan (process chart) Arus pergerakan dokumen (document flow chart) Diagram gerakan (movement diagram)

Gambar/Skem a Gambar/skema biasanya digunakan pada perusahaan assembling. Pembuat knock down furniture, blender, kereta dorong bayi, dan lain sebagainya harus membuat gambar-gambar mengenai tahapan cara memakai dan melepaskan alat tersebut sebagai panduan bagi konsumen yang membeli.

Arus Pergerakan Dokumen (document flow chart) Didalam document flow chart dapat diketahui bagian/departemen/divisi yang terlibat dalam prosedur untuk mencapai tujuan tertentu, tanggung jawab setiap bagian/ departemen/divisi terhadap arus pergerakan dokumen dari start sampai finish, selain itu untuk mengetahui apa dan berapa rangkap/tembusan yang diperlukan dalam tiap arus pergerakan dokumen. Dengan kata lain, document flow chart menunjukkan perpindahan formulir kantor beserta salinan dokumen tersebut dari satu bagian ke bagian lain.

Proses Kegiatan (Process Chart) Dalam proses ini yang menjadi perhatian bukan dokumen dan bagian/departemen, melainkan proses pelaksanaan suatu prosedur kerja. Hanya saja dalam proses kerja ini belum jelas siapa penanggung jawab untuk setiap proses. Simbol memperlihatkan segala proses yang berangkai di dalam suatu prosedur dari awal hingga akhir.

NO SIMBOL KETERANGAN 1 Awal/akhir 2 Menunjukkan inspeksi atau pemeriksaan jumlah/kuantitas. 3 Penyimpanan permanen. Penyimpanan (pergudangan) yang terkontrol dengan otoritas pada waktu material diterima atau dikeluarkan. 4 Menunjukkan operasi atau sesuatu yang harus dikerjakan. Langkah-langkah dilakukan dalam proses metode/prosedur. Biasanya perbuatan merubah sesuatu material (input) ke dalam bentuk yang berbeda. 5 6 7 C Operasi tata usaha (clerical). Operasi tanpa mesin sama sekali seperti memilih, menyaring, menyimpan, menghitung, dan sebagainya. T Operasi pengetikan (typing). Seluruh kegiatan mengetik seperti formulir induk (master copy), surat, memo, atau tabel statistik dan sebagainya. N Artinya operasi mesin. Kegiatan menggunakan mesin selain mesin ketik. Mesin yang dipakai perlu disebutkan dengan jelas. 8 Menunjukkan transpor atau arus melalui suatu proses pengerjaan. Memindahkan material atau alat atau bergeraknya orang dari tempat ke tempat. 9 Menunjukkan delay atau simpan sementara atau keterlambatan. Menyebabkan proses atau operasi berikutnya tertunda karena harus menunggu tindakan atau penyelesaian terlebih dahulu.

Diagram Gerakan (movement diagram) Diagram gerakan menunjukkan gerakan melalui ruangan. Diagram gerakan dapat gambarkan dalam sebuah lay out berskala pada meja atau floor plan sehingga gerakan tersebut dapat diukur dan dipandang dalam hubungannya dengan faktor-faktor fisik. Diagram gerakan berguna untuk mencari kembali gerakan fisik yang bersangkutan dan merelokasi hambatan-hambatan yang terjadi (Winardi dalam Nuraida, 2008).

OALHAMDULILLAH OSEMOGA BERMANFAAT