BAB 14 KANTOR MAYA OTOMATISASI KANTOR Otomatisasi kantor

BAB 14 KANTOR MAYA

OTOMATISASI KANTOR � Otomatisasi kantor bermula sekitar tahun 1960 -an, ketika IBM menciptkan istilah word processing dan dilanjutkan pada tahun 1964 dengan memasarklan mesin MT/ST (magnetic tape/selectric typewriter) � Otomatisasi dimulai di pabrik dan menyebar ke kantor dalam bentuk otomatisasi kantor (office outomation) atau OA. � Awalnya OA dimaksudkan untuk membantu pekerja sektarial dan administratif (clerical), tapi kemampuannya menarik para manajer dan profesional untuk memakainya � OA (Office Automation) mencakup sistem-sistem : o Sistem elektronik formal dan informal o Sistem komunikasi informasi o Orang-orang di dalam dan di Luar Perusahaan

KANTOR MAYA � Kantor maya adalah kemampuan utama dari OA yaitu kemampuan untuk menghubungkan orang secara elktronik yang telah membuka cara baru dalam melakukan pekerjaan kantor � Dengan OA, maka oraang dapat melakukan pekerjaan tanpa terikat lokasi � Dampak utama dari kantor maya adalah semakin banyaknya orang yang bekerja dirumah dengan bantuan komputer dan peralatan komunikasi � Tahun 1970 -an muncul istilah teleprocessing yang menggambarkan bagaimana pegawai dapat ; ulangalik” (commute) ke tempat kerja secara elektronik

KEUNTUNGAN DAN KERUGIAN KANTOR MAYA �Keuntungan : o Penguranagn biaya fasilitas o Pengurangan biaya peralatan o Jaringan komunikasi formal o Pengurangan poenghentian kerja o Kontribusi sosial �Kerugian : o Rasa tidak memiliki o Takut kehilangan pekerjaan o Semangat kerja yang rendah o Ketegangan keluarga

STRATEGI KANTOR MAYA �Sediakan sumber daya komputer �Sediakan akses ke sumber daya informasi �Sediakan perlengkapan nonkomputer �Arrange forwading phone calls �Gunakan konferensi telepon �Jadwalkan pertemuan rutin �Lakukan rutinitas kerja �Kerjasama yang semakin lebih baik antara perusahaan dan pegawai

ORGANISASI MAYA � Dalam organisasi maya, operasi di seluruh perusahaan dirancang sehingga tidak terikat pada lokasi fisik � Industri yang paling tertarik pada strategi kantor maya adalah industri yang memberi nilai tambah dalam bentuk informasi, ide dan kecerdasan atau disebt juga dengan istilah Tree I Economy � Dampak utama dari kantor maya adalah terhadap penampilan fisik dan fungsi kota, karena permintaan terhapad gedung pencakar langit dan penglaju (commuters) berkurang dan mengakibatkan kota akan lebih tenang dan nyaman

MODEL OA (OFFICE AOTUMATION) lingkungan perusahaan Pemecah masalah Sistem otomatisasi kantor Aplikasi OA nonkomputer Aplikasi OA komputerisasi Ket : Komunikasi ; Informasi : Pemecah masalah lain Database Input Sumber Daya Fisk mengubah Lingkungan Output Sumber Daya Fisk

APLIKASI OFFICE AUTOMATION � � � Pengolahan kata (word processing) adalah penggunaan alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan banyak tugas-tugas yang diperlukan untuk penyiapan dokumen yang di tik atau cetak Surat elektronik (e-mail) adalah penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim, menyimpan dan menerima pesan dengan menggunakan terminal komputer dan alat penyimpanan Voice mail hampr sama dengan surat elektronik, kecuali dalam pengiriman pesan melalui telepon Kalender elektronik (electronic calendaring) adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan mengambil kalender pertemuan manajer Kenferensi audio adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat suatu hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis dengan tujuan melaksanakan konferensi Konferensi video adalah penggunaan peralatan televisi untuk menghubungi para peserta konferensi yang tersebar secara geografis

APLIKASI OFFICE AUTOMATION � � � Konferensi komputer adalah penggunan jaringan komputer yang memungkinkan para anggota dengan karakteristik bersama bertukar informasi mengenai topik tertentu Transmisi faksimil atau fax adalah penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca citra dokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan membuat salinannya diujung yang lain Videotex adalah penggunaan komputer untuk menampilkan pada layar CRT materi narasi dan grafik yang tersimpan Pencitraan (imaging) merupakan penggunaan pengenal karakter secara optik untuk mengubah catatan-catatan kertas atau microform menjadi format digital untuk disimpan didalam alat penyimpanan sekunder Desktop publishing adalah penggunaan komputer untuk menyiapkan output tercetak yang kualitasnya sangat mirip dengan yang dihasilkanoleh typesetter

PERAN KANTOR MAYA DAN OA DALAM PEMECAHAN MASALAH � Aplikasi otomatisasi kantor membuat informasi yang tersedia bagi pemecah masalah dalam bertuk : o Salinan kertas o Tampilan layar o Audio o video � Informasi tersebut dapat menghubungkan manajer dengan orang lain yang berlokasi dimanapun, baik pada tingkat hierarki organisasi yang lebih tinggi (atasan), pada tinggkat yang lebih rendah (bawahan), pada tingkat yang sama (sejawat) dan pada lingkungan