MANAJEMEN ADMINISTRASI PERKANTORAN MODERN M Saifuddin M SM

MANAJEMEN ADMINISTRASI PERKANTORAN MODERN M. Saifuddin, M. SM

BAB 4 KOMUNIKASI PERKANTORAN Penerbit Erlangga

TUJUAN BAB 4 � Menjelaskan pentingnya mempunyai ketrampilan komunikasi yang baik di tempat kerja � Menunjukan perbedaan pokok antara saluran komunikasi formal dan informal � Mendiskusikan proses komunikasi � Mengidentifikasikan delapan hambatan komunikasi utama antarmanusia dan dalam organisasi Penerbit Erlangga

4. 1 KOMUNIKASI � Komunikasi merupakan proses mengirim dan menerima pesan, dan dikatakan efektif apabila pesan tersebut dapat dimengerti dan menstimulasi tindakan atau mendorong orang lain untuk bertindak sesuai dengan pesan tersebut (Bovee, 2003) Penerbit Erlangga

• Bagan Proses Komunikasi Penerbit Erlangga

Empat Fungsi Komunikasi � Fungsi kontrol › Menanyakan pekerjaan karyawan � Fungsi motivasi › Pemberian feedback kepada bawahan mengenai apa yang telah mereka lakukan � Fungsi emosi › Contoh : ketika tidak puas = menyampaikan ketidakpusasan (kadang dengan emosi) � Fungsi informasi › Bermanfaat dalam pengambilan keputusan dalam manajemen Penerbit Erlangga

4. 2 KOMUNIKASI YANG EFEKTIF - Bentuk dasar komunikasi yaitu : � Komunikasi verbal � Komunikasi non verbal = berlangsung spontan, = gestur tubuh � Komunikasi tulisan. Penerbit Erlangga

Prosentase komunikasi persentase waktu berkomunikasi 9% 16% Mendengarkan 45% Berbicara Membaca Menulis 30%

Empat Asas Komunikasi � Komunikasi berlangsung antara pikiran seseorang dengan pikiran orang lain � Orang hanya memahami suatu hal jika menghubungkan dengan hal yang dimengerti � Orang yang melakukan komunikasi memiliki kewajiban untuk membuat dirinya dimengerti � Orang yang tidak paham dalam menerima pesan mempunyai kewajiban untuk meminta penjelsan

� Dalam penelitihan tahun 1976, komunikasi yang buruk akan menciptakan konflik antar pribadi � karyawan menggunakan waktunya + 70 % untuk berkomunikasi, baik verbal maupun non verbal

• Manfaat Komunikasi yang Efektif Meningkatkan tanggapan stakeholders Meningkatkan citra profesional Pemecahan masalah lebih cepat Keputusan yang lebih kuat Komunikasi yang efektif Materi promosi yang lebih jelas Hubungan bisnis yang lebih kuat Meningkatkan produktivitas Arus kerja yang lebih siap dan efektif

Ciri Pesan yang Efektif � Menyediakan informasi yang praktis � Memberikan fakta dibandingkan kesan � Mengklarifikasi dan menyingkat informasi � Menyatakan tanggung jawab secara jelas � Membujuk dan menyadiakan rekomendasi Penerbit Erlangga

4. 3 MENDENGARKAN Elemen proses mendengarkan � Memahami (sensing) a. Seberapa baik telinga kita mendengarkan b. Perhatian kita terhadap apa yang kita dengarkan Menyaring (filtering) � Mengingat (remembering). � Penerbit Erlangga

Kiat Meningkatkan Kemampuan Mendengarkan Mempersiapkan mental � Komitmen untuk memahami / memperbaiki � Fokus � Meningkatkan akurasi penyaringan informasi � › 90 % makna komunikasi lawan bicara kita berasal dari gerak tubuh, intonasi, ekspresi wajah › C: UsersMas SaifudinDownloadsCara Orang Senyum You. Tube. flv � Konsentrasi untuk mengingat. Penerbit Erlangga

Tantangan Komunikasi Masa Kini � Perkembangan teknologi ; › menuntut karyawan lebih efektif dalam berkomunikasi � Globalisasi dan perbedaan budaya antar pegawai › Penggunaan bahasayang berbeda � Organisasi yang berbasis tim. Satu tim terdiri dari lintas departemen Penerbit Erlangga

4. 4 KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI Bentuk komunikasi Internal Eksternal Formal Komunikasi yang sudah direncanakan masing bagian (surat, email, memo) mengikuti prosedur suatu organisasi Komunikasi yang sudah direncanakan dengan pihak luar (surat, laporan, memo, pidato, website, maupun press release) Informal Komunikasi kasual yang terjadi antaranggota organisasi (e-mail, faca to face, telepon) yang tidak mengikuti prosedur suatu organisasi Komunikasi kasual yang berlangsung dengan pelanggan, penyalur, investor (e-mail, face to face, telepon)

4. 5 HAMBATAN KOMUNIKASI DAN KIAT UNTUK MENGATASINYA � Empat hambatan komunikasi yaitu: Perbedaan bahasa dan persepsi. 2. Gangguan komunikasi (gangguan fisik dan emosional) C: UsersMas SaifudinDownloadsdistorsi komunikasi organisasi - You. Tube. flv 3. Overload informasi 4. Penyaringan yang tidak tepat. 1. Penerbit Erlangga

Kiat yang dapat dilakukan untuk meminimalisir dampak hambatan komunikasi (Quible, 2003), yaitu: 1. Melakukan pendekatan yang berpusat pada audiens 1. Adanya feedback dari tim 2. Mengembangkan iklim komunikasi yang terbuka 1. Mengurangi level pada stuktur organisasi 3. Komitmen untuk berkomunikasi secara etis. 1. Orang yang tidak etis = egois 4. Menggunakan pesan yang singkat dan efektif. Penerbit Erlangga

Terima Kasih