MANAJEMEN ADMINISTRASI PERKANTORAN MODERN M Saifuddin M SM

MANAJEMEN ADMINISTRASI PERKANTORAN MODERN M. Saifuddin, M. SM

BAB 1 MANAJEMEN ADMINISTRASI Pengertian dan fungsi Penerbit Erlangga

TUJUAN BAB 1 � Mengetahui sejarah dan perkembangan Ilmu Administrasi � Memahami definisi serta fungsi Ilmu Administrasi � Memahami perkembagan teori manajemen yang mempengaruhi pengelolan administrasi � Mengetahui prospek karier di bidang administrasi Penerbit Erlangga

1. 1 PENGERTIAN DAN FUNGSI � Definisi ilmu administrasi perkantoran rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengawasi, dan mengendalikan hingga menyelenggarakan secara tertib pekerjaan administrasi perkantoran (Quible, 2001) untuk menunjang pencapaian tujuan organisasi. Penerbit Erlangga

Office Support Functions � Fungsi Rutin › fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran minimal mencakup pengarsipan dan penggandaan � Fungsi Teknis › fungsi administrasi membutuhkan pendapat, keputusan dan ketrampilan perkantoran yang memadai. Ex. Familiar terhadap software; admin & staff IT � Fungsi Analisis › fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif disertai kemampuan mengambil keputusan, seperti membuat keputusan pembelian. Ex ; asisten manager Penerbit Erlangga

Office Support Functions � Fungsi Interpersonal › fungsi administrasi yang membutuhkan penilaian dan analisis sebagai dasar pengambilan keputusan serta ketrampilan yang berhubungan dengan orang lain seperti mengoordinasikan tim. Ex. Satff admin sebelum jadi manager � Fungsi Managerial › fungsi administrasi yang membutuhkan perencanaan, pengorganisasian, pengukuran dan pemotivasian. Ex. manager Penerbit Erlangga

1. 2 EVOLUSI TEORI MANAJEMEN Menurut Quible (2001), 4 tahapan dalam teori manajemen, yaitu : � Manajemen ilmiah (awal tahun 1900 -an) � Manajemen administratif (awal tahun 1930 -an) � Manajemen hubugan manusia (tahun 1940 -1950) � Manajemen modern (sekarang ini) Penerbit Erlangga

Klasifikasi Teori Manajemen Menurut Odgers (2005) 1. Manajemen klasik a. Manajemen Ilmiah ; fokus pada meningkatkan output dan efisiensi � � b. Taylor Gilbert Max Weber William Leffingwell (bapak manajen perkantoran) Manajemen kesatuan yang utuh ; menitik beratkan pada keseluruahan masalah administrasi kantor › Henri Fayol Penerbit Erlangga

Klasifikasi Teori Manajemen Menurut Odgers (2005) 2. Manajemen perilaku � Pendekatan Hubungan Manusia › Elton Mayo ; Pengaruh Pencahayaan dapat meningkatkan output / motivasi. Dan motivasi karyawan lebih memiliki kontribusi daripada faktor teknis � Pendekatan Perilaku Ilmiah Ø Abraham Maslow Penerbit Erlangga

Klasifikasi Teori Manajemen Menurut Odgers (2005) 3. Manajemen ilmiah �Taylor ; manajemen ilmiah=metode bisnis kuantitatif yang menggunakan dasar ilmu teknik dan matematika untuk memecahkan masalah bisnis 4. Manajemen kualitas �TQM total Quality Management menekankan pada kinerja tim, memberdayakan pekerja, keluasan organisasi dan melayani kritik dalam melayani konsumen Penerbit Erlangga

1. 3 MANAJER ADMINISTRASI PERKANTORAN � Menurut Odgers (2005), manajer administrasi bertanggung jawab mengelola informasi, sistem informasi, teknologi maupun SDM yang ada untuk memaksimalkan produktivitas bagian administrasi yang dipimpinnya. Penerbit Erlangga

Tanggung Jawab Manager Administrasi 1. Perencanaan ; menentukan tujuan dan sasaran ; termasuk layout kantor 2. Pengorganisasian ; mendesain metode kerja yang efisien 3. 4. 5. 6. 7. Pengalokasian staf ; menyediakan tryning Pengarahan ; memotivasi pegawai Pengawasan ; mengkontrol kinerja karyawan Tantangan ; sebagai agen perubahan Kualifikasi ; harus memahamai apa yang diinginkan perusahaan, dan memenuhi kriterianya

Kiat Menjadi Pegawai Administrasi 1. Menjadi orang yang efisien ; mengelola waktu, pekerjaan dan sikap 2. 3. 4. 5. 6. Mengetahui penggunaan software Mengetahui prosedur dalam menyiapkan dan memroses komunikasi tertulis ; surat menyurat Memahami konsep dari prosedur equipment oriented ; menguasai online database, voice mail dll Mengetahui prosedur dan langkah kerja untuk bernegosiasi ; Menggunakana otomatisasi kantor ; fotocopy print Penerbit Erlangga

7. 8. 9. Menggunakan sumber data yang kredibel Memahami filing dan records control Memahami jasa lanyanan bank yang berhubungan dengan prosedur kantor 10. Mengetahui pentingnya job campaign 11. Menyadari peluang karier dan mobilitas pekerjaan

1. 4 PROSPEK KARIER � Virtual Assistant › Teleconference › Video conference › Perkembangan teknologi memepermudah administrasi dan menjadi virtual assistant ; mengaatur jadwal rapat, tagihan 2, e bangking, PDA (personal digital assistant) � Karier › informasi yang tepat dan cepat, manjadikan SDM yang kompeten dibutuhkan › Penerbit Erlangga

KUIS : 1. 2. 3. 4. 5. Apa poin penting dari manajemen administrasi perkantoran ? Tantangan apa yang akan dihadapi seorang administrasi perkantoran pada masa akan datang ? Pekerjaan kantor apakah yang akan dihadapi oleh staff admin ? Mengapa manajemen administrasi perkantoran dianggap sebagai fungsi pelayanan pada sebuah perusahaan Jelaskan menurut anda apa yang dimaksud “profesional” ?