PERUBAHAN PARADIGMA Pada saat ini fungsi manajemen perkantoran

PERUBAHAN PARADIGMA Pada saat ini fungsi manajemen perkantoran tidak hanya berkaitan dengan “pekerjaan – pekerjaan kertas” (paper works) dan ketatausahaan (clerical works), namun terutama berkaitan dengan informasi yang harus dikelola secara sistematik agar berguna sebagai bahan dalam pembuatan keputusan. .

n Fungsinya bergerak dari fungsi statis ke fungsi dinamis, karena menejemen perkantoran itu tidak hanya terlibat pada “gerakan” dalam bentuk arus data, tetapi juga perubahan – perubahan intern dan ekstern. Oleh karena itulah menejemen perkantoran telah mengalami perubahan paradigma –kerangka berpikir - dari paradigma konvensional ke paradigma struktural.

Paradigma manajemen Perkantoran konvensional 1. Bersifat Tayloristik: menejemen perkantoran sebagai kajian mengenai organisasi tingkat bawah. Bersifat klerikalistik: menejemen perkantoran sebagai pekerjaan tatausaha (paper works). Paradigma menejemen perkantoran struktural 1. Bersifat Druckeristik: menejemen perkantoran sebagai kajian mengenai sistem informasi untuk pembuatan keputusan. 2. Bersifat fungsionalistik: menejemen perkantoran : (1) menghimpun dan merekam data intern dan ekstern organisasi: (2) menganalisis data agar menjadi informasi yang signifikan; (3) menyajikan informasi untuk pembuatan keputusan; dan (4) merawat aktiva.

n n Bersifat Teknis manaj. Perkantoran hanya berhubungan dengan keputusan operatif Bersifat sekunder. manaj. perk. Merupakan fungsi sekunder terhadap tujuan pokok usaha; manajemen produksi berfungsi sebelum manaj. perk. Itu berfungsi n n Bersifat manajerial. manaj. Perk. Menyajikan informasi untuk proses pembuatan keputusan bagi semua hierarki manajemen, baik keputusan teknis, operatif, eksekutif maupun manajerial Bersifat Partisipatif Man. Perk. Mempunyai yg sama dg fungsi manaj. Lainnya. Sebagi sebuah komponen dalam suatu keseluruhan sistem manj. Perk. Ikut membentuk ”kemitraan yg sederajat” (partnership of equals) dan ikut serta bertg jwb dlm memasok masukan ketika proses pembuatan

AKTIVITAS BIDANG MANAJEMEN Bidang Manaj. Produksi Manaj. Marketing kekonsumen Manaj. Keuangan Aktivitas Menambah nilai produksi Menyalurkan produksi dari produsen Memperoleh & memanfaatkan alat pembayaran Manaj. Personalia Mengaadakan, mengembangkan s. d memberhentikan Manaj. Kantor Mengelola informasi dan

KANTOR DAPAT BERTINDAK SEBAGAI 1. 2. 3. 4. 5. 6. Sebagai pusat syaraf adm. Dan perencanaan kebijakasanaan Sebagai perantara (penghubung) satu pabrik dengan pemasok bahan yang dibutuhkan Sebagai tempat penyelesaian persoalan Sebagai koordinator (personalia, laporan pabrik dll Sebagai penghuung dengan masyarakat Kantor bersifat sentripetal dan sentrifugal

MANAJEMEN PERKANTORAN n n Alif ba ta manajemen Unsur-unsur dan fungsi manajemen Bidang kajian manajemen Batasan manajemen kantor ( Dari sudut manajemen : manaj. kantor merupakan kegiatan untuk merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengendalikan, mengkoordinasikan, mengawasi, mengurus, menyempurnakan dan menertibkan ketatausahaan kantor

n (Dari sudut sasaran : Manaj. kantor segala kegiatan penataan yang ditujukan kepada segala hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tatausaha dalam sistim perkantoran untuk mencapai sasaran organisasi.

Aktifitas dan jasa tatausaha n n Dalam proses memulai, mengembangkan dan mengawasi kegiatan bisnis, manajer dan staf kantornya mengambil bagian yang tidak sedikit dlm kegiatan TU. Menurut Geoffery Whitehead: di seluruh kantor terdapat lima bidang kegiatan utama : Komunikasi, kalkulasi, warkat, laporan, kegiatan yg mengikuti prosedur ritun

Manajemen kantor dan jasa administrasi n Manaj. Perkantoran merupakan pusat laba ke tiga setelah manajemen produksi dan manajamen marketing

Proses Manajemen Kantor n n Perencanaan kantor Pengorganisasian kantor Pengoordinasian kantor Pengawasan kantor

Tujuan Kantor Tujuan kantor telah didefinisikan sbg penyedia pelayanan komuniksi dan warkat melalui pengelolaan informasi. Definisi yg luas ini dpt diperinsi dan fungsipun dianalisa di bawah lima buah judul berikut ini. n Penerimaan informasi n Pencatatan informasi n Penyusunan informasi n Pemberian informasi n Perawatan aktiva

Sifat manajer kantor J. C. Denyer mengemukakan bahwa sifat dasar fungsi kantor dalam dunia usaha: 1. Biasanya merupakan skunder terhadap tujuan pokok usaha (misalnya produksi pabrik terjadi sebelum adm. kantor) 2. Kantor merupakan komplementer terhadap tujuan pokok usaha (Jadi tidak mungkin melaksanakan pemabrikan tanpa kompalasi upah, pembelian bahan dsb) 3. Kantor merupakan aktifitas pengawasan terhadap faktor produksi (misalnya dengan

Aspek Manajemen kantor n n n Tujuan yg dapat dirumuskan utk menilai dan menetapkan keberhasilan mengaahkan dan mengkoordinasikan elemen-elemen manajamen Organisasi meliputi kegiatan penyusuna pembentukan staf dan alokasi tugas untuk staf tersebut Metode adalah urutan pelaksanaan bagaimana dan di mana pelaksanaan manajemen dilangsungkan

Aspek Manajemen kantor n n n Personalia meliputi perekrutan staf, tempat, latihan dan penghentian karyawan Lingkungan, meliputi bangunan kantor, perabot dan kondisi jasmani di dalam kantor Mesin dan perlengkapan, mencakup segenap benda mati yang digunakan dalam kantor untuk membantu pelaksanaan kerja

Harapan manajemen kepada manajemen kantor n n n Manajer kantor hendaknya seorang pengorganisasi Pemimpin dinamis Melimpahkankan wewenang Memperolah dan melatihpekerja-pekerja kunci dan asisten utuk mengawasi pekerjaan dibawah pengawasannya Mengembangkan dirinya Dpt meramalkan, membayangkan dan merencanakan pemecahan masalah kantor yg akan terjadi esok hari

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN n Merupakan metode yang dapat menghasilkan informasi yang tepat waktu untuk manajemen mengenai lingkungan ekstern dan pelaksanaan intern sehingga dapa menunjang pengambilan keputusan

KOMPONEN SIM n n n Perangkat keras Perangkat lunak File Prosedur Personalia pengoperasian

ANGGAPAN KELIRU TERHADAP SIM n n Dengan terbentuknya sim, manajemen akan membutuhkan segala macam informasi yg dibutuhkan dana sistem itu akan menyajikan lebih banyak informasi kepada manajer daripada tanpa sistem tersebut Melalui SIM, pengambilan keputusan yang dilakukan menejemen akan lebih jitu Dengan terbentuknya SIM, maka kelancaran komunikasi antar departemen menyebabkan pelaksanaan yang lancar pula Manajer cukup menyerahkan rancangan SIM

MODEL SISTEM INFORMASI MANAJEMEN Lingkungan Manajemen Peristiwa dlm lingkungan Pencatatan Data Kebutuhan kese. Luruhan inf. manaj Umpan balik dan penilaian Operasi Komputer (Bank Data) Rancangan Program Kebutuhan inf. terpilih manajemen Keperluan Informasi Rancangan Sistem

Prasyarat SIM n n n Menejemen perlu menetapkan sejelas-jelasnya tujua yg hendak dicapai] Menejr menetapkan dengan pasti informasi yang digunakan dalam pengambilan keputusan dan menetapkan rencana dan pengawasan terhadap kegiatan yg dilaksanakan Manajer perlu menggolong-golongkan pengambilan keputusan dengan pasti Manajer perlu melimpahkan kegiatan kepada setiap manajer dengan jelas Manajern memikul tanggung jawab dalam hal perencanaan dan pengawasan SIM Manajer mau melimpahkan masalah teknis

TUJUAN INFORMASI n n n Informasi Informasi Deskriptif Penjelasan Prediktif Evaluatif Inovatif