MANAJEMEN PERKANTORAN MANAJEMEN PERKANTORAN Sebagai suatu cabang manajemen

MANAJEMEN PERKANTORAN

MANAJEMEN PERKANTORAN • Sebagai suatu cabang manajemen yang berhubungan dengan pelayanan (service) dalam perolehan, pencatatan dan penganalisisan informasi, perencanaan dan pengkomunikasian yang dengna fungsi-fungsi itu manajemen organisasi merawat aktivanya, mengembangkan fungsi-fungsi dan kegiatannya dan mencapai sasarannya.

Peran pelayanan Kantor • Menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi agar dapat membuat keputusan yang tepat • Melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi karena berfngsi sebagai pusat ingatan dan sumber dokumen • Memberikan pelayanan administrasi bagi kepentingan dan pelayanan kepada masyarakat

• Pekerjaan kantor terhadap tugas pokok organisasi dapat bersifat pelayanan, penyajian bahan-bahan keterangan dan sebagai pusat ingatan atau sumber dokumen. • Kantor bersifat sentri[etal dan sentrifugal

Tujuan Manajemen Perkantoran 1. Menerima Informasi 2. mencatat informasi 3. Memproses informasi 4. Menyajikan informasi 5. Merawat aktiva Dengan menggunakan sebuah sistem yaitu Sistem Informasi Manajemen (SIM).

Sistem Informasi Manajemen (SIM) • Merupakan suatu sistem pemrosesan data spesifik yang dirancang untuk melengkapi manajemen dengan informasi mutakhir, signifikan dan proyektif dalam waktu yang nyata • Produknya dalam bentuk informasi akan disajikan kepada fungsi-fungsi lain yang relevan dan membutuhkan, salah satunya adalah fungsi kepemimnpinan. Pimpinan membutuhkan informasi terutama untuk membuat keputusan. Karena itulah Manajemen Perkantoran Modern bekaitan dengan ketatausahaan yang mengelola informasi dengan bantuan SIM dan proses pembuatan keputusan yang dilakukan oleh pemimpin organisasi,

PERUBAHAN PARADIGMA KONVENSIONAL 1. Bersifat TAYLORISTIK : MK sebagai kajian mengenai organisasi tingkat bawah 2. KLERIKALISTIK : MK sebagai pekerjaan Tata USaha 3. TEKNIS : MK hanya berhubungan dengan keputusan-keputusan operatifteknis 4. SEKUNDER : MK merupakan fungsi sekunder terhadap tujuan usaha; manaj. prod. Berfungsi sebelum MK berfungsi STRUKTURAL 1. DRUCKERSITIK MK sebagai kajian mengenai sistem Informas untuk pembuatan keputusan 2. FUNGSIONALISTIK: Man. Perkantoran : a) Menghimpun dan merekam data intern dan ekstern organisasi b) Menganalisis data agar menjadi informasi yang signifikan c) Menyajikan informasi untuk pembuatan keputusan d) Merawat Aktiva 3. MANAJERIAL: MK menyajikan informasi untuk pross pembuatan keputusan bagi semua hierarki manajemen baik keputusan teknis, operatif, eksekutif maupun manajerial 4. PARTISIPATIF : MK mempunyai fungsi yang sama dengan fungsi manajemen lainnya.

• Penerapan teknologi informasi baru yang semakin intensif dan ekstensif menyebabkan perubahan paradigma dalam manajemen perkantoran. • Sungguhpun sangat kecil kemungkinan untuk memformalkan seluruh hubungan non formal yang diperlkukan oleh arus pekerjaan dalam penerapan teknologi informasi baru namun masih tetap ada peluang untuk meminimalisasi konflik utama antara teknologi informasi baru dan organisasi perkantoran

Kantor dapat bertindak sebagai 1. Sebagai pusat syaraf administrasi dan perencanaan kebijakanaan 2. Sebagai perantara (penghubung) satu pabrik dengan pemasok bahan yang dibutuhkan 3. Sebagai tempat penyelesaian persoalan 4. Sebagai koordinator 5. Sebagai penghubung dengan masyarakat.

Beberapa alternatif pendekatan untuk menghadapi konflik antara kebutuhan teknologi dan kebutuhan organisasi 1. Manajemen memodifikasi teknologi informasi agar dapat menyesuaikan diri dengan organisasi perkantoran yang telah ada dan telah berjalan 2. Manajemen memodifikasi organisasi perkantoran agar dapat mentapkan dan memformalkan hubungan yang diminta oleh teknologi informasi 3. Manajemen mempertahankan baik organisasi perkantoran yang ada maupun teknologi informasi yang tersedia dengan memperkenalkan mekanisme agar dapat mengurangi ketidaksesuaian dan konflik di antara organisasi dan teknologi informasi.

SILABUS MANAJEMEN PERKANTORAN 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Manajemen dan fungsi manajemen Bidang manajemen Kepemimpinan dan manajemen perkantoran Sistem informasi manajemen Pemrosesan data Sistem informasi perkantoran Komunikasi dalam manajemen perkantoran Pengorganisasian kantor

PENGERTIAN MANAJEMEN 1. Manajemen sebagai individu atau sekelompok individu yang bertanggung jawab utnuk menganalisis, merumuskan keputusan dan memprakarsai tindakan yang memadai yang dapat menghubungkan organisasi 2. Manajemen sebagai suatu proses pengalokasian masukan suatu organisasi melalui perencanaan, pengarahan dan pengawasan agar dapat memproduksi dan memasarkan keluaran yang dibutuhkan oleh para pelanggan sehingga sasaran organisasi itu dapat tercapai.

3. Manajemen sebagai kegiatan pengalokasian dan pengintegrasian masukan organisasi dalam suatu lingkungan melalui fungsi yang didasarkan pada norma-norma tertentu dengan jalan memproduksi keluaran yang dibutuhkan masyarakat agar tujuan organisasi itu dapat tercapai 4. Manajemen sebagai ilmu yang mengkaji upaya manusia untuk mencapai tujuan yang telah diperhitungkan dengan bantuan sejumlah sumber-daya melalui metode yang efesien dan efektif.

FUNGSI MANAJER DAN PEMIMPIN Dalam kehidupan sehari-hari istilah pemimpin dan manajer kerapkali digunakan bergantian tanpa membedakannya secara signifikan. Dalam abebrapa hal banyak para ahli merasa perlu membedakannya. Manajer adalah seorang yang bertanggung jawab terhadap perencanaan, pengorganisasian, pengarahan (kegiatan mempengaruhi) dan pengawasan terhadap orang-orang. Pemimpin adalah seorang yang mempengaruhi orang-orang lain dalam kelompok formal dan informasl untuk mencapai tujuan organisasi melalui pemanfaatan berbagai metode dan pendekatan.

Kepemimpinan adalah pengaruh antar-pribadi yang dilakukan dalam situasi dan menuju, melalui proses komunikasi pencapai tujuan. Hubungannya dengan fungsi manajemen perkantoran adalah bahwa informasi yang disusun dalam ketatausahaan suatu organisasi akan berguna baik untuk manejer maupun pemimpin. Semua menejer melaksanakan fungsi kepemimpinan namun semua pimpinan tidak harus melaksanakan fungsi-fungsi manajemen.

BIDANG MANAJEMEN Manajemen produksi Menambah nilai barang atau jasa Manajemen Pemasaran Menyalurkan barang dari produsen kepada konsumen Manejemen personalia Manajemen Keuangan Manajemen Perkantoran Mengelola sumber daya manusia Mengelola keuangan sebagai alat pembayaran Mengelola fakta, data menjadi informasi