MANAJEMEN PERKANTORAN III Ilmu Administrasi Negara Universitas Wiraraja

MANAJEMEN PERKANTORAN III Ilmu Administrasi Negara Universitas Wiraraja Perencanaan Perkantoran Oleh: Lulus Sugeng Triandika, S. I. Kom, M. I. Kom. lulusandika@gmail. com

George R. Terry: Perencanaan adalah pemulihan fakta-fakta dan usaha menghubungkan antara fakta yang satu dengan yang lain, kemudian membuat perkiraan dan peramalan tentang keadaan dan perumusan tindakan untuk masa yang akan datang yang sekiranya diperlukan untuk menghendaki hasil yang dikehendaki. Dr. SP. Siagian MPA. : Perencanaan dapat didefinisikan sebagai keseluruhan proses pemikiran dan penentuan secara matang dari hal-hal yang akan dikerjakan di masa yang akan datang dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan.

Perencanaan pada asasnya berkisar pada dua hal : 1) Penentuan pilihan secara sadar mengenai tujuan konkret yang hendak dicapai dalam jangka waktu tertentu atas dasar nilai-nilai yang dimiliki masyarakat yang bersangkutan. 2) Pilihan di antara cara-cara alternatif yang efesien serta rasional guna mencapai tujuan-tujuan tersebut, baik untuk penentuan tujuan yang meliputi jangka waktu tertentu maupun bagi pemilihan cara-cara tersebut diperlukan ukuran atau kriteria-kriteria tertentu yang terlebih dahulu harus dipilih pula.

Albert Silalahi, menjelaskan bahwa tujuan perencanaan adalah sebagai berikut: a. Perencanaan adalah jalan atau cara untuk mengantifikasi dan merekam perubahan b. Perencanaan memberikan pengarahan kepada administrator maupun non-administrator. c. Perencanaan juga dapat menhindari atau setidak-tidaknya memperkecil tumpang-tindih dan pemborosan pelaksanaan aktivitas-aktivitas. d. Perencanaan menetapkan tujuan-tujuan dan standar-standar yang akan digunakan untuk memudahkan pengawasan.

Perencanaan kantor terdiri dari atas pembagian usaha yang logis, penetapan garis wewenang yang jelas, pengukuran pelaksanaan dan prestasi.

Dalam membuat rencana organisasi kantor, proses perencanaan dapat dilakukan dengan empat pendekatan utama berikut: 1. Pendekatan atas bawah (Top Down) Perencanaan dengan pendekatan ini dilakukan oleh pemimpin organisasi, unit dibawahnya hanya melaksanakan hal-hal yang telah direncanakan. 2. Pendakatan bawah atas (Bottom Up) Pendekatan ini memberikan kewenangan kepada manajemen di tingkat bawahnya untuk menyusun rencana, namun pimpinan puncak tetap memberikan gambaran situasi dan kondisi yang dihadapi organisasi, termasuk tujuan, sasaran, dan sumber daya yang dimiliki. 3. Pendekatan campuran. Pemimpin memberikan petunjuk perencanaan secara garis besar, detail pelaksanaan selanjutnya diserahkan pada unit organisasi di bawahnya sesuai dengan aturan yang berlaku. 4. Pendekatan Kelompok Dalam pendekatan ini, perencanaan dibuat oleh sekolompok tenaga ahli dalam organisasi. Dalam organisasi pemerintah disebut Badan Perencanaan dan Pembangunan Nasional (Bappenas)

Dalam pembuatan rencana, ada beberapa proses perencanaan yang harus dilalui. Proses tersebut dapat ditinjau dari 3 segi: v Mengetahui sifat-sifat atau ciri suatu rencana 1. Mempermudah tercapainya tujuan yang telah ditentukan 2. Dibuat oleh ahli yang paham tujuan organisasi 3. Dibuat oleh ahli yang menguasai teknik prencanaan 4. Dibuat secara terperinci, mulai dari biaya hingga kemungkinan kegagalan 5. Fleksibel dan ada kemungkinan dirubah namun sesaui dengan ketentuan semula 6. Sesederhana mungkin 7. Memperhitungkan proses paska pelaksanaan rencana 8. Memperhitungkan resiko yang dihadapi bila ada kegagalan 9. Bersifat praktis dan pragmatis 10. Merupakan forecasting v Memandang proses perencanaan sebagai sebuah rangkaian pertanyaan yang harus dijawab secara memuaskan. v Memandang perencanaan sebagai sebuah masalah yang harus dipecahkan dengan menggunakan teknik-teknik ilmiah.

fungsi-fungsi perencanaan, antara lain: a. Menentukan tujuan Tujuan adalah sesuatu yang ingin dicapai sehingga merupakan sasaran, sedangkan perencanaan adalah alat untuk mencapai sasaran tersebut. Setiap usaha yang baik harus memiliki titik tolak, landasan dan tujuannya. b. Memberikan pedoman dan pegangan dan arah. Tanpa perencanaan, suatu perusahaan tidak akan memiliki pedoman, pegangan dan arahan dalam melaksanakan aktivitas kegiatannya. c. Mencegah pemborosan waktu, tenaga dan material. Dalam menetapkan alternatif dalam perencanaan, kita harus mampu menilai apakah alternatif yang dikemukakan realistis atau tidak atau dengan kata lain, apakah masih dalam batas kemampuan kita serta dapat mencapai tujuan yang kita tetapkan. d. Memudahkan pengawasan. Planning merupakan pedoman dan patokan dalam melakukan suatu usaha, kita dapat mengetahui penyelewengan yang terjadi.

e. Kemampuan evaluasi yang teratur. Kita dapat mengetahui apakah usaha yang kita lakukakn sudah sesuai dengan tujuan yang ingin kita capai. f. Sebagai alat koordinasi. Perencanaan dalam suatu perusahaan kadang-kadang begitu kompleks, karena untuk perencanaan tersebut meliputi berbagai bidang di mana tanpa koordinasi yang baik dapat menimbulkan benturan-benturan.

Fungsi Perencanaan memiliki peran yang sangat bermanfaat dalam proses manajemen. 1. Penerjemah Kebijakan 2. Pemikiran yang bersifat ramalan 3. Berfungsi ekonomi 4. Memastikan suatu kegiatan 5. Alat koordinasi 6. Alat/sarana pengawasan

Jenis-Jenis Perencanaan Dilihat dari jenjang manajemen, perencanaan dibagi menjadi tiga jenjang perencanaan. 1. Perencanaan jenjang atas 2. Perencanaan jenjang menengah 3. Perencanaan jenjang bawah