MANAJEMEN PERKANTORAN I Ilmu Administrasi Negara Universitas Wiraraja

MANAJEMEN PERKANTORAN I Ilmu Administrasi Negara Universitas Wiraraja Pendahuluan Manajemen Perkantoran Oleh: Lulus Sugeng Triandika, S. I. Kom, M. I. Kom. lulusandika@gmail. com

Kata Manajemen berasal dari bahasa Perancis kuno ménagement, yang memiliki arti "seni melaksanakan dan mengatur.

Manajemen adalah Sebuah proses dalam rangka untuk mencapai suatu tujuan organisasi dengan cara bekerja secara bersama dengan orang - orang dan sumber daya yang dimiliki organisasi.

Manajemen adalah skill atau kemampuan dalam mempengaruhi orang lain agar mau melakukan sesuatu untuk kita. Manajemen memiliki kaitan yang sangat erat dengan leader atau pemimpin.

James A. F Stoner, mengemukakan bahwa manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, dan penggunaan sumber daya organisasi yang lain untukmencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.

Dapat kita simpulkan bahwa manajemen adalah seni dalam mengatur sistem baik orang dan perangkat lain agar dapat berjalan dan bekerja sesuai dengan ketentuan dan tujuan yang terdiri dari berbagai aktivitas

Perkembangan Awal v Pemikiran Manajemen berevolusi sejak manusia ada. v praktek-praktek menejerial, terhadap efisiensi dan efektifitas kerjasama organisasional telah ada jauh sebelum revolusi industri pada abad akhir 19

Perbedaan ilmu manajamen Dulu & sekarang Dulu Sekarang Sistem pencatatan informasi yang diperoleh secara manual Sistem pencatatan informasi telang berlangsung sistematis & terkomputerisasi Pengambilan keputusan organisasi bertumpu pada satu orang, keputusan lambat Pimpinan dapat melibatkan karyawan dalam mengambil keputusan Keputusan bersifat memaksa dan tidak aspiratif dalam mendengar keluhan karyawan Berusaha keras untuk menghargai karyawan Fasilitas, upah, jaminan kesehatan Kaderisasi berdasarkan orang terdekat Kaderisasi lebih terbuka

Filosofi. Pandangan tentang Manajemen & Administrasi • Administrasi dan manajemen yang dikembangkan secara ilmiah oleh F. W. Taylor dan Hanry Fayol memiliki dampak yang berlarut-larut hingga saat ini.

Administrasi berasal dari bahasa latin, administrate kemudian membentuk kata benda administratio = membantu atau memberi bantuan. Istilah ini memiliki dua arti : 1. Membantu, menolong atau melayani 2. Mengelola, menjalankan, atau mengatur

Administrasi Dalam Arti Luas • Hakikat dan arti administrasi sesungguhnya sangat luas seperti yang dikembangkan oleh pelopor teori administrasi, seperti Hanry Fayol. Ø “Administrasi adalah keseluruhan proses pelaksanaan kegiatan yang dilakukan oleh dua orang/lebih yang terlibat dalam suatu bentuk usaha kerjasama demi tercapainya tujuan yang ditentukan sebelumnya (Sondang P). ”

Terdapat Kesamaan Konsep Administrasi & Manajemen 1. Kesamaan Sifat üMemiliki sifat ilmu dan seni, üsifat dinamik (berkembang dengan kehidupan manusia) üsifat normatif (didasarkan pada prosedur, etika, kerjasama organisasi mencapai tujuan)

2. Kesamaan Prinsip (efisiensi & efektivitas) 3. Kesamaan karakteristik ü Sekelompok orang ü Kerjasama & pembagian kerja ü Organisasi ü Tujuan 4. Kesamaan sarana (6 M + 1 I) 5. Kesamaan fungsi (Planning dll)

Sumber-Sumber Manjemen sumber-sumber manajemen adalah 1. Manusia atau Tenaga Kerja (Man/Man Power) 2. Uang atau Biaya (Money) 3. Bahan-bahan atau Material (Materials) 4. Mesin dan Peralatan (Mechines & Equipment) 5. Tata kerja (Methods) 6. Pasar (Market)

Pengertian Kantor berasala darai kata belanda “kantoor” di padankan dengan kata “office”. Prajudi (1976) pengertian kantor : ü Ruang / kamar kerja üMarkas / ruang tempat seorang pengusaha beserta stafnya menjalankan aktivitas üBiro / tempat kedudukan pimpinan suatu organisasi

Pengertian Kantor “Tempat / ruangan penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan, dan pendistribusian data atau informasi (Khaerul Umam, 2014)”.

Pengertian Kantor RUANG / TEMPAT ALAT Manusia KEGIATAN KANTOR

Fungsi Kantor • Menerima informasi Kantor berfungsi untuk menerima berbagai bentuk informasi, seperti surat, panggilan telepon, pesanan, faktur, dan laporan tentang berbagai kegiatan bisnis. • Merekam informasi Kantor berfungsi untuk merekam informasi agar informasi dapat segera disiapkan apabila manajemen memintanya. Rekaman (record) informasi disimpan untuk kepentingan hukum/ alat bukti dan juga untuk memenuhi kebutuhan manajemen dalam perencanaan dan pengendalian perusahaan. • Mengatur informasi Kantor mengatur berbagai bentuk informasi dengan sistematis agar informasi tersebut dapat dimanfaatkan oleh pihak yang membutuhkan dengan maksimal. Misalnya : laporan kegiatan promosi perusahaan yang menyajikan informasi secara lengkap dan jelas.

Fungsi Kantor • Memberi informasi Kantor berfungsi untuk memberi informasi kepada pihak yang membutuhkan. Apabila pihak manajemen membutuhkan informasi, kantor memberikan informasi tersebut berdasarkan data yang diterima, dihimpun, diatur, dan disimpan. • Melindungi asset/ harta Kantor juga berfungsi untuk melindungi aset atau harta (informasi atau data), baik tempat penyimpanannya, maupun isi dari informasi atau data tersebut sehingga tidak jatuh kepada pihak yang tidak bertanggungjawab

PENGERTIAN ADMINISTRASI PERKANTORAN Administrasi perkantoran dalam kepustakaan luar negeri disebut office management (manajemen kantor). Pengertian manajemen kantor (office management) menurut beberapa ahli : 1. William Spriegel dan Ernest Davies Manajemen kantor adalah pengarahan menyeluruh terhadap kegiatan-kegiatan seperti transportasi, manufacturing, pergudangan dan penjualan. 2. George R. Terry Manajemen kantor adalah perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian dan pengawasan pekerjaan kantor dan pelaksanaannya untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. 3. Arthur Granger Manajemen kantor adalah fungsi dari tata penyelenggaraan pelayanan komunikasi dan perekaman dari suatu organisasi. 4. William Leffingwell dan Edwin Robinson Manajemen kantor merupakan fungsi, yang merupakan cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan kantor secara efisien, kapan pun, dan di mana pun pekerjaan itu dilakukan.

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. UNSUR ADMINISTRASI KANTOR Pengorganisasian Manajemen Tata Hubungan Kepegawaian Keuangan Perbekalan Tata usaha Perwakilan /humas

Kantor Modern Ciri-ciri kantor dapat dilihat dari segi sarana dan prasarana yang digunakan. Diantaranya adalah : • Punya bangunan dan tata ruang yang baik serta modern • Seluruh sitem administrasinya dibangun berbasis Teknologi Informasi (TI) sehingga pelaksanaan pekerjaan lebih efisien, aman, dan akurat • Perlengkapan kantor sesuai dengan keperluan terkini, misalnya komputer

Beberapa Prinsip Manajemen Kantor 1. Manajer harus membuat rencana, mengorganisasikan, mengawasi dan memimpin. 2. Tata ruang kantor harus direncanakan dengan ilmiah 3. Mesin & perlengkapan yang otomatis digunakan secara ekonomis.

4. Sistem & prosedur kantor harus terusmenurus diupayakan agar menjadi lebih efisien 5. Mengembangkan kemampuan pegawai 6. Standart kualitas pekerjaan kantor dikembangkan 7. Kesadaran kerja, baik ditingkat manajer maupun karyawan.

Kesimpulan v. Kantor memiliki kegiatan, pengumpulan, pencatatan, pengelolaan dan pendistribusian data dan informasi organisasi v. Manajemen perkantoran, suatu fungsi cabang dari seni & ilmu manajemen yang berhubungan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran