EFISIENSI PERKANTORAN 1 Pengertian Dalam suatu kantor pelaksanaan

EFISIENSI PERKANTORAN 1. Pengertian Dalam suatu kantor pelaksanaan kerja harus mengacu kepada efisiensi. Efisiensi adalah suatu asas dasar tentang perbandingan terbaik antara suatu usaha (input) dengan hasil (output)

• Efesiensi pekerjaan kantor adalah usaha untuk mengurangi segala pemborosan bahan dan tenaga kerja maupun gejala yang merugikan. • Pada prinsipnya efesiensi adalah perbandingan terbaik atau rasionalitas antara hasil yang diperoleh atau output dengan kegiatan yang dilakukan serta sumber dan waktu yang dipergunakan atau input.

Efisiensi kerja adalah merupakan pelaksanaan cara tertentu dengan tanpa mengurangi tujuannya merupakan cara yang • • • Termudah Termurah Tersingkat Teringan Terpendek

Perbandingan itu dapat dilihat dari 2 segi: • Dari segi usaha • Dari segi hasil a. Dari segi Usaha Suatu kegiatan dapat dikatakan efisien kalau sesuatu hasil tertentu tercapai dengan usaha yang minimal.

Pengertian “usaha”, dapat dilihat pada 5 unsur yang dapat juga disebut sumber kerja, yakni: - pikiran - tenaga - waktu - ruang - benda, termasuk uang

• Salah satu bentuk ketidakproduktifan yang paling umum terjadi sehari-hari adalah ketidakproduktifan pikiran dan perasaan. Ketidakproduktifan ini terjadi sebagai akibat dari ketidakjelasan seseorang dalam membedakan cara kerja otaknya apakah sedang dalam mode berpikir atau dalam mode merasakan.

Contoh konkritnya adalah begini. Seorang karyawan diamanahi pekerjaan yang dilengkapi dengan cara kerja dan deadline tertentu. Penugasan ini jelas memiliki struktur logis dengan urut-urutan kerja, organisasi, fase, dan hubungan sebab-akibat tertentu. Dengan kata lain, penugasan ini adalah penyampaian pesan pikiran. Sayangnya, sang karyawan merespon penugasan ini dengan lebih banyak memainkan perasaannya. Ia merasa tugas itu terlalu mepet waktunya, ia merasa tugas itu terlalu berat bebannya, ia merasa tugas itu mestinya diberikan kepada orang lain dan sebagainya. Apa yang terjadi adalah komunikasi pikiran yang direspon dengan perasaan. Mismatch.

b. Dari segi hasil Suatu kegiatan dapat disebut efisien kalau dengan suatu usaha tertentu memberikan hasil yang sebanyaknya, baik mengenai mutunya atau jumlah satuan hasil itu. Dilihat dari usaha yang terdiri 5 unsur diatas maka sesuatu cara bekerja yang efisien ialah cara yang tanpa sedikitpun mengurangi hasil hendak dicapai merupakan:

a. Cara yang paling mudah (tidak sulit atau tidak memakai banyak pikiran) b. Cara yang paling ringan (artinya tidak berat atau tidak memerlukan banyak tenaga jasmani manusia) c. Cara yang paling cepat (artinya tidak lama atau tidak memakan banyak waktu) d. Cara yang paling dekat (artinya tidak jauh jaraknya atau tidak menghamburkan ruang kerja) e. Cara yang paling murah (tidak mahal atau tidak boros penggunaan bendanya.

2. Azas-azas efisiensi Ada 5 azas efisiensi perkantoran, yaitu: 1. Azas Perencanaan Perwujudan azas ini dalam perkantoran dapat berupa: - Pedoman tentang penetapan proses - pedoman tentang pengadaan mesin - pedoman tentang perencanaan formulir - pedoman tentang maksud dokumen

2. Azas Penyederhanaan berarti membuat sesuatu sistem yang ruwet atau pekerjaan yang sukar menjadi lebih mudah. 3. Azas Pengehematan berarti mencegah pemakaian benda-benda secara berlebihan sehingga biaya pekerjaan yang bersangkutan menjadi murah.

4. Azas Penghapusan berarti meniadakan langkah-langkah atau kegiatan dalam pelaksanaan suatu pekerjaan yang dianggap kurang perlu. 5. Azas Penggabungan berarti mempersatukan pekerjaan-pekerjaan yang mempunyai persamaan atau benda-benda yang mungkin dikerjakan sekaligus dalam 1 langkah sehingga dapat menghemat waktu kerja.

Syarat dapat dicapainya efisiensi kerja : • Berhasil guna atau efektif • Ekonomis • Pelaksanaan kerja yang dapat dipertanggungjawbkan • Pembagian kerja yang nyata • Rasionalitas wewenang dan tanggungjawab • Prosedur kerja yang praktis, dapat dikerjakan dapat dilaksanakan

Pedoman untuk bekerja efesien ; • Ubahlah pekerjaan rutin atau pekerjaan otak menjadi pekerjaan otomatis. • Pergunakanlah tangan untuk bekerja dengan tanpa bantuan mata • Milikilah tempat tertentu untuk benda catatan • Simpanlah benda-benda yang benar-benar penting saja

• Bekerjalah menurut rencana untuk mencapai hasil • Susunlah pekerjaan menurut rangkaian kerja yang tepat • Biasakanlah mengambil keputusan cepat tepat • Biasakanlah memulai dan menyelesaikan pekerjaan seketika • Pergunakanlah tenaga lain atau pembantu untuk sepenuhnya membantu menyelesaikan.