LA GESTION DE PROJETS APPLIQUE AU SECTEUR DE

LA GESTION DE PROJETS APPLIQUÉE AU SECTEUR DE LA TRADUCTION Module 1 Préambule à la gestion de projets Auteur : Caroline BAJWEL/CBTranslation Contributeur : Dominique Jaccard, Professeur HEIG-VD © 2009 – Ce document peut être utilisé et divulgué librement sous réserve de mention de son auteur et de son contributeur Avril 2009

Agenda • • Qu’est-ce qu’une entreprise ? Pourquoi la "gestion de projet" Qu’est-ce qu’un projet ? Cartes des processus de vente Le contact client Collecte d’informations/classement Analyse préliminaire du projet Le devis Module 1 - Page 2

Qu’est-ce qu’une entreprise ? Définition Une entité économique Une entité globale hiérarchisée, où convergent des compétences individuelles essentielles au bon fonctionnement de l’entreprise Une combinaison de facteurs de production Un « distributeur » de revenus générés par les ventes, c’est-à -dire les clients Un environnement commercial mondial et concurrentiel Module 1 - Page 3

Qu’est-ce qu’une entreprise ? Fonctionnement/budget type d’une entreprise : Postes : Frais de salons Achats mat équipement Honoraires divers Fournitures diverses Commissions EDF GDF Frais d'actes et contentieux Frais de formation Publicités Cadeaux Imprimerie Dons et pourboire Coursiers Transport sur achat Voyages et déplacement Missions et réception Frais postaux et télécom Frais site WEB Frais services Internet Services bancaires Autres frais et commissions Fournitures entretien Fournitures informatiques Fournitures administratives Crédit bail mobilier Locations immobilières Charges locatives Locations mobilières Entretien et réparations Maintenance Assurances Documentation générale Prestations diverses Taxe d'apprentissage Formation continue Taxe professionnelle Organic TVTS Vignette Rémunérations du personnel Charges sociales Tickets restaurant Dotations aux amortissements IFA Total des charges fixes chiffre d'affaires Honoraires traduction Honoraires divers Marge Taux de marge Résultat avant impôt Module 1 - Page 4

Pourquoi la "gestion de projet" Pourquoi parle-t-on de plus en plus de gestion de projet ? • Mise en place de processus industriels dans tous les domaines • Accélération/Net économie • Mondialisation/concurrence • Développement exponentiel du savoir de l'humanité/complexité Plusieurs signes – Vulgarisation des certifications industrielles – Utilisation croissante des logiciels de gestion de projet – Loi sur la formation professionnelle/importance accordée à la gestion de projet Module 1 - Page 5

Qu’est-ce qu’un projet ? Origine et signification du terme Latin proficere : jeter en avant => mouvement, trajectoire, rapport à l’espace et au temps => point de départ sur lequel on se base pour atteindre un but Définitions • « Un projet se définit comme une démarche spécifique qui permet de structurer méthodiquement une réalité à venir. Un projet est défini et mis en œuvre pour élaborer la réponse au besoin d’un utilisateur, d’un client ou d’une clientèle et il implique un objectif et des actions à entreprendre avec des ressources données. » (AFNOR) • « Une séquence d’activités uniques, complexes et connectées, avec pour but d’atteindre un objectif. Ceci doit être réalisé à l’intérieur d’un cadre temporel, d’un budget et en respect de spécifications. » (Wysocki) • « Un projet est une entreprise temporaire visant à créer un produit et/ou un service unique » (PMI) Module 1 - Page 6

Qu’est-ce qu’un projet ? (suite) Le triangle O-C-D (Objectif -Coûts-Délais) • Un système dynamique à maintenir en équilibre – Chaque changement déséquilibre le projet Objectif PROJET [Buttrick] Coûts Délais => Importance de la gestion de projet Module 1 - Page 7

Qu’est-ce que la gestion de projet ? • ORGANISATION / MANAGEMENT – Hiérarchie deux aspects de la gestion de projet Facteurs humains – Coordination – Communication – Conflits • TECHNIQUES – Pert Outils et techniques – Gantt – Gestion des risques, coûts et délais Module 1 - Page 8

Qu’est-ce que la gestion de projet ? (suite) Les principes de base 2 définitions… • La gestion de projet consiste à planifier, organiser, suivre et maîtriser tous les aspects d'un projet, de façon à atteindre les objectifs en respectant les coûts, les délais et les spécifications prédéfinies. • Selon le PMI : Application de connaissances, compétences, outils et techniques dans des activités de projet en vue d'atteindre ou de dépasser les attentes des parties impliquées dans le projet. Module 1 - Page 9

Qu’est-ce que la gestion de projet ? (suite) L’école du caméléon • Un objectif • S’informer • Ne pas faire cavalier seul • S’adapter • Être prudent • Avancer sans précipitation Module 1 - Page 10

Qu’est-ce que la gestion de projet ? (suite) Le découpage en phases Projet : non répétitif, mais il y a des constantes Une des constantes : possibilité de découper tout projet en quatre phases Analyse Planification Réalisation Livraison Chaque phase pourra être découpée en étapes et en tâches Module 1 - Page 11

Qu’est-ce que la gestion de projet ? (suite) Le découpage en phases (suite) • Le découpage en phase permet de – mettre en place une démarche "projet" qui donne une structure et facilite l’évaluation des différentes étapes – développer et appliquer des méthodologies/techniques de gestion de projet – fixer des points de repère qui permettent de contrôler la fin d’une étape avant le début de la suivante et l’avancement du projet Module 1 - Page 12

Qu’est-ce que la gestion de projet ? (suite) Phase d’analyse Quel objectif ? Projet avant le projet Objectifs : - Établir le devis - Estimer les ressources, coûts et délais - Estimer les risques - Déterminer le prix de vente et la date de livraison Module 1 - Page 13

Qu’est-ce que la gestion de projet ? (suite) Phase de planification Planifier la réalisation. . . Objectifs: Mise en place de la structure du projet – Définition des responsabilités – Planification détaillée – Préparation des kits de traduction – Affectation des ressources – Contrôle des coûts et des délais Module 1 - Page 14

Qu’est-ce que la gestion de projet ? (suite) Phase de planification (suite) Décomposition arborescente du projet PROJET X Sous-projet X 1 Phase X 1 -1 Tâche X 1 -1 -1 Sous-projet X 2 Phase X 1 -2 Tâche X 1 -1 -2 Phase X 1 -3 Tâche X 1 -1 -3 Sous-projet X 3 Phase X 3 -1 planification Module 1 - Page 15

Qu’est-ce que la gestion de projet ? (suite) Phase de planification (suite) Diagramme de Gantt Représentation graphique du déroulement du projet planification Module 1 - Page 16

Qu’est-ce que la gestion de projet ? (suite) Phase de planification (suite) • Réseau PERT Réseau à nœuds => chemin critique planification tâches permettant de diminuer la durée du projet Module 1 - Page 17

Synthèse : Analyse / Planification « Les gagnants passent deux fois plus de temps que les perdants sur les activités d’analyse et de planification » « Winners spend more than twice as many ressources on pre-development activities as did losers » Bonak; 1994 • Étude MIT – Harvard – Une augmentation du temps investi dans les phases de Conception. Planification diminue la durée totale du projet • Coût de l’erreur – Détectée en phases A/P << détectée en phases R/L Module 1 - Page 18

Qu’est-ce que la gestion de projet ? (suite) Phase de réalisation Réaliser la planification. . . Objectifs : Amener le projet à sa fin – Exécution du travail – Pilotage coûts-délais-qualité – Résolution de problèmes Module 1 - Page 19

Qu’est-ce que la gestion de projet ? (suite) Phase de réalisation (suite) La démarche de suivi Suivi du projet Constat de la situation Projection Conséquences futures Mise en oeuvre Objectif : Maîtriser le projet pendant la réalisation Décisions Respect des engagements Information Communication aux partenaires Replanification Mise à jour Réalisation Module 1 - Page 20

Qu’est-ce que la gestion de projet ? (suite) Phase de réalisation (suite) Contrôle de la réalisation Planification Projet Réalisé Objectif : s'assurer que le projet se déroule comme prévu Feedback - calendrier - budget - Objectif (qualité - spéc. ) Réalisation • Contrôle – Actions correctives sur la base de mesures, rapports – Objectif : rediriger le projet réel vers le projet planifié Module 1 - Page 21

Qu’est-ce que la gestion de projet ? (suite) Phase de livraison/terminaison Préparer l’avenir. . . Objectifs : Archivage de l'expérience Engranger du savoir et savoir-faire => améliorer le déroulement des projets futurs – Analyse des écarts entre planifié et réalisé – Mémoire des opérations passées – Évaluation du projet Module 1 - Page 22

Synthèse : livraison L’heure du bilan a sonné. . . • Archiver pour réutiliser • Bilan – Délais et budget – Forces et faiblesses/Montrer ses erreurs • Informer – Transfert des acquis • Suivre – Feedback du client Module 1 - Page 23

Carte globale des processus Du besoin à la satisfaction du client Processus de pilotage Plan stratégique Plan d’amélioration continue Gestion des actions correctives et préventives B E S O I N Prospection commerciale Analyse du projet/devis Planification Communication Revues de direction Audits Réalisation Livraison Suivi Interne S A T I S F A C T I O N Achats C L I E N T Externes C L I E N T Processus de support Maîtrise des documents Ressources Facturation Gestion des indicateurs Module 1 - Page 24

Carte des processus du contact à la commande Module 1 - Page 25

Le contact client Comment et pourquoi ? - Comment le client contacte-t-il l’entreprise ? - Téléphone - E-mail des circuits vitaux à exploiter pleinement - Fax - Courrier - Pourquoi contacte-t-il l’entreprise ? - Parce qu’il a un besoin immédiat ou latent réactivité - Comment est-il amené à contacter l’entreprise ? - Prospection commerciale préalable - Publicité - Recommandation d’un tiers - Déjà client de l’entreprise des informations essentielles Module 1 - Page 26

Le contact client Comment et pourquoi ? (suite) - Comment le client contacte-t-il l’entreprise ? - Téléphone - E-mail des circuits vitaux à exploiter pleinement - Fax - Courrier - Pourquoi contacte-t-il l’entreprise ? - Parce qu’il a un besoin immédiat ou latent réactivité - Comment est-il amené à contacter l’entreprise ? - Prospection commerciale préalable - Publicité - Recommandation d’un tiers - Déjà client de l’entreprise des informations essentielles Module 1 - Page 27

Le contact client Qualification du contact La base de la relation commerciale… Module 1 - Page 28

Le contact client Qualification du besoin Module 1 - Page 29

Le contact client Qualification du besoin : checklist Traduction Langue source : Langue cible : Pays ciblé (ex. Espagne ou Portugal, Angleterre ou USA) : À qui s’adresse le document ? Document interne Diffusion à la clientèle Sujet du document : Volume (en mots, pages, signes, lignes ou feuillets*) : Existe-t-il un lexique ? Oui Sous quelle forme ? Non Existe-t-il des documents de référence ? (ex. version précédente du produit) Oui Non Le document est-il disponible sous forme électronique (logiciel et version) ? La mise en page est-elle à effectuer ? Oui Sous quel(s) logiciel(s) ? Non Sous quelle forme souhaitez-vous recevoir la traduction : - fichier électronique par e-mail (word, RTF, etc) ? - par courrier ? - par coursier ? - sur CD-ROM, etc. ? Si le document contient des illustrations devant être traduites, sous quelle forme et dans quel format sont-elles fournies (logiciel et version) ? Dans le cas où seule la traduction est demandée, quelles sont les contraintes en matière de saisie ? (gras, italiques, souligné, page par page, etc) Quels sont les délais souhaités ? * 1 page = 250 mots = 1 500 signes = 1 feuillet Module 1 - Page 30

Le contact client Qualification du besoin : checklist Localisation de logiciels PROGRAMME Est-il traduit ? Si oui : * Le programme sera-t-il fourni ? Oui Non * Un lexique est-il disponible ? Oui Non Celui-ci est indispensable pour garantir la cohérence terminologique lors de la traduction du manuel. * Format sous lequel seront fournis les écrans traduits pour insertion dans la documentation ? Si non : * Une traduction est-elle envisagée ? Oui Non * Quand ? * En interne ou en sous-traitance ? Interne Sous-traitance * Peut-il être fourni au traducteur pour référence ? Oui Non Est-il à traduire ? Oui Non Le cas échéant, il convient d’obtenir l’ensemble des fichiers source avec toutes les spécifications nécessaires (longueur des chaînes de caractères, éléments à ne pas traduire, etc. ). Volume des fichiers à traduire (mots ou signes) : MANUEL(S) Volume (pages, mots, signes ou feuillets) : Logiciels utilisés : - Le manuel original est-il disponible sous forme électronique ? Oui Non -Logiciels utilisés : * Pour les fichiers texte ? * Pour les fichiers graphiques ? Références : - Lexique disponible Oui Non Documents de référence disponibles Oui Non - Sous quelle forme ? Gestion du projet : - Un responsable technique pourra-t-il animer une réunion visant à présenter le produit au(x) traducteur(s) ? Oui Non - Nom de la personne chargée de valider les textes ? - Qui sera chargé de saisir les modifications éventuelles ? Vous Nous Module 1 - Page 31

Le contact client Qualification du besoin : checklist Interprétation DATE DE LA CONFÉRENCE : LIEU DE LA CONFÉRENCE : HORAIRE DE LA CONFÉRENCE (joindre programme, même provisoire) : THÈME DE LA CONFÉRENCE : NOMBRE ET TYPES DE PERSONNES ATTENDUES (presse, clients, distributeurs, etc. ) : LANGUES D’INTERPRÉTATION : TYPE D’INTERPRÉTATION : CONSÉCUTIVE : suite au discours de l’intervenant, avec prise de notes SIMULTANÉE : parallèlement au discours de l’intervenant, en cabine CHUCHOTÉE : interprète placé à côté d’une personne, lui chuchotant ce qui se dit lors de la conférence LIAISON : interprétation phrase par phrase pour réunions en petit comité ou visites VALISE/BIDULE : équipement portatif d’interprétation simultanée (sans cabine), pour espaces restreints ou visites ÉQUIPEMENT DE LA SALLE : Cabines ? Micros ? Fournis par qui ? NOM DU RESPONSABLE À CONTACTER SUR PLACE : DOCUMENTATION POUR L’INTERPRÈTE (dossier de presse, agenda de la conférence, documentation technique sur les produits, documentation sur la société, etc. ) : Module 1 - Page 32

Le contact client Collecte d’informations/classement Collecte d’informations externes et internes – Pour établir un cahier des charges clair, précis et concis Classement – Facilité d’accès aux documents Client N° Projet Source Références Lexiques Cd. C À traduire Module 1 - Page 33

Analyse préliminaire du projet Formats des fichiers Format des fichiers/identification à partir des extensions Combinaisons linguistiques/domaines Analyse des contraintes Calcul du nombre de mots Définition du processus/Calendrier Module 1 - Page 34

Analyse préliminaire du projet Langues/domaines Format des fichiers Combinaisons linguistiques/domaines Analyse des contraintes Calcul du nombre de mots Définition du processus/Calendrier Module 1 - Page 35

Analyse préliminaire du projet Analyse des contraintes Format des fichiers Combinaisons linguistiques/domaines Analyse des contraintes Calcul du nombre de mots Définition du processus/Calendrier Module 1 - Page 36

Analyse préliminaire du projet Calcul du nombre de mots Format des fichiers Combinaisons linguistiques/domaines Analyse des contraintes Calcul du nombre de mots Définition du processus/Calendrier Module 1 - Page 37

Analyse préliminaire du projet Définition du processus/calendrier Format des fichiers Combinaisons linguistiques/domaines Analyse des contraintes Calcul du nombre de mots Définition du processus/Calendrier Module 1 - Page 38

Le devis Calcul du prix de vente Module 1 - Page 39

Le devis : contenu Contenu d’un devis - Mentions légales Détail des prestations/langues/fichiers Modalités de livraison Coût Délai Conditions de règlement Module 1 - Page 40

Le devis : suivi Un impératif commercial : le suivi de chaque devis Module 1 - Page 41

La commande La fin d’un processus et le début d’un autre ! Module 1 - Page 42