COMIT SIG Coordinador del Sistema de Control Interno

COMITÉ SIG Coordinador del Sistema de Control Interno 27 -Dic-2017

Convocatoria realizada a través de agenda de correo electrónico del 19 dic-2017, de conformidad con el artículo 14 de la Resolución interna No. 1070 de 2015 el cual reglamenta las sesiones del comité

ORDEN DEL DÍA 1 • Verificación del quorum. 2 • Estado del Sistema de Control Interno 2017 3 • Estado de avance Plan Anual de Auditorías al 31 -dic-2017 4 • Estado publicación información a cargo de control interno en página web del IDPC 5 • Informes Oficina de Control Interno pendientes y su grado de avance al 31 de diciembre de 2017 6 • Proposiciones y Varios

1. Verificación del Quorum

1. Verificación del Quorum • • • Arq. Mauricio Uribe – Director General Dr. Miguel Ángel Villamizar – Subdirector General ( E ) Dr. Juan Fernando Acosta - Subdirector Gestión Corp. Dra. Doris Noy – Subdirectora de Intervención Dra. Margarita Castañeda - Subdirectora de Divulgación Dra. Ivonne Torres – Asesora Control Interno ( E )

2. Estado del Sistema de Control Interno

2. Estado del Sistema de Control Interno

2. Estado del Sistema de Control Interno

2. Estado del Sistema de Control Interno Módulo de Control de Planeación y Gestión Fortalezas ü Código de ética en revisión y actualización ü Incorporación de la Planta Temporal ü fortalecimiento de los equipos de Planeación, SIG y Gestión Documental ü Manual de funciones adoptado actualizado incluyendo los núcleos básicos del conocimiento ü Plataforma estratégica, planes, programas y proyectos actualizados al PDD ü Plan Anual de Adquisiciones formulado y con seguimiento permanente

2. Estado del Sistema de Control Interno Módulo de Control de Planeación y Gestión Fortalezas ü Implementación de herramientas de gestión (plan de acción) ü Revisión y actualización del mapa de procesos ü Establecimiento y ejecución de plan de acción para la implementación el sistema integrado de gestión ü Establecimiento y revisión de indicadores de proceso ü Establecimiento de indicadores para la medición de la satisfacción de los clientes y partes interesadas ü Avance en la documentación de los procesos (caracterizaciones de proceso, manuales, procedimientos, formatos)

2. Estado del Sistema de Control Interno Módulo de Control de Planeación y Gestión Debilidades v Inducción, reinducción, entrenamiento en el puesto de trabajo (débil o sin realizarse) v Acuerdos de gestión sin suscribirse v Sistema de evaluación de desempeño para provisionales y planta temporal sin adoptar v Criterios para realizar la evaluación de dependencias por Control Interno sin adoptar v Planes de capacitación y de bienestar e incentivos con escaso seguimiento y con bajos recursos v Implementación del SGSST con escaso avance

2. Estado del Sistema de Control Interno Módulo de Control de Planeación y Gestión Debilidades v Atención de las PQRS’s de manera inoportuna en algunos casos v Deficiencia en roles y responsabilidades de los procesos a cargo de las Subdirecciones General y Corporativa v Escasa implementación de la gestión de riesgos (mapas de riesgos por proceso, mapa de riesgos de corrupción, política de gestión de riesgos) v Baja interiorización de la cultura de administración de riesgos (enfoque hacia la prevención, análisis de riesgos, evaluación de riesgos, auditorías basadas en riesgos) v Inexistencia de recursos para ejecutar el plan anual de auditorías 2017

2. Estado del Sistema de Control Interno Módulo Control de Evaluación y Seguimiento Fortalezas ü Avance en el proceso de definición e implementación de herramientas de autoevaluación del control y gestión (capacitación SIG, talleres de riesgos y de anticorrupción, revisión integral de los procesos, indicadores, FURAG, plan de acción institucional) ü Evaluación de resultados de la gestión a través del FURAG – Formulario Único de Reporte de Avance a la Gestión

2. Estado del Sistema de Control Interno Módulo Control de Evaluación y Seguimiento Debilidades v Escasa aplicación de las herramientas de gestión y de autoevaluación para la toma de decisiones v Ejercicio de autoevaluación aún se desarrolla con baja frecuencia en la entidad v Escasa participación de control interno en los comités directivos y demás comités establecidos en la entidad v Escasa documentación de temas tratados en los comités, sus deliberaciones, decisiones y seguimiento a compromisos acordados v No se realizaron auditorías durante la vigencia 2017

2. Estado del Sistema de Control Interno Módulo Control de Evaluación y Seguimiento Debilidades v Incumplimiento del Plan anual de Auditorías v Inadecuada o inexiste formulación de planes de mejoramiento v Inexistencia de autoseguimiento a los pocos planes de mejoramiento formulados v Falta de equipo de trabajo en control interno para realizar una adecuada labor de verificación y evaluación al cumplimiento de los planes de mejoramiento

2. Estado del Sistema de Control Interno Eje Transversal Información y comunicación Fortalezas ü Contar con un equipo de trabajo dedicado al tema de la transparencia e información pública que articule la gestión de todas las áreas de la entidad ü Clara identificación de fuentes de información externas (de cara a la ciudadanía) ü Adecuado ejercicio de rendición de cuentas a la ciudadanía ü Aprobación de TRD y TVD

2. Estado del Sistema de Control Interno Eje Transversal Información y comunicación Debilidades v Deficiencias en la disposición y facilidad de acceso a fuentes de información interna (informes, actas de comités, actos administrativos v Debilidades en el seguimiento de la correspondencia v Debilidades en al presentación actual de la información de la página web de la entidad

3. Estado de avance Plan Anual de Auditorías

3. Estado de avance Plan Anual de Auditorías Actividades ROLES CONTROL INTERNO Planeadas Auditorías Internas a los 9 Procesos Informes de Ley 44 Seguimiento a Planes de 3 Mejoramiento Fomento de una cultura de 11 Autocontrol Asesoría y 1 acompañamiento Relación con entes de 3 control externos TOTAL 71 Actividades Cumplimiento Ejecutadas 0, 1 1, 11% 35 79, 55% 1 33, 33% 8 72, 73% 1 100% 3 100, 00% 48, 1 67, 75%

4. Estado publicación información a cargo de control interno en página web del IDPC Solicitudes • Correo del 24 -Oct-2017 • Cambio en la presentación de la información de control interno, numeral 7 del botón de transparencia • Publicación de 127 documentos diferentes de las vigencias 2014 a la fecha • Publicación de 25 documentos nuevos Al viernes 22 -Dic-2017 no se habían realizado los cambios solicitados Al miércoles 27 -Dic-2017 a la hora del comité, se han realizado cambios en tres de los siete numerales solicitados

5. Informes Oficina de Control Interno pendientes 1. Formulación Plan Anual de Auditorías – PAA 2. Informe Evaluación a la Gestión Institucional por Dependencias 3. Informe y Seguimiento Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano 4. Informe y Seguimiento Riesgos de Corrupción 5. Informe Sistema de Quejas, Sugerencias y Reclamos 6. Informe y Seguimiento Austeridad en el Gasto (Trimestre Vencido) 7. Informe Ejecutivo Anual Evaluación Independiente del Sistema de Control Interno (Evaluación MECI Y SGC) – DAFP 8. Informe Evaluación Anual del Control Interno Contable 9. Informe Decreto 215 de 2017 (seguimiento al plan de desarrollo) 10. Informes de la cuenta anual Contraloría 11. Seguimiento a Plan de Mejoramiento Contraloría 12. Actualización de la Información y revisión de la información de Control Interno en la Página WEB

6. Proposiciones y Varios

Gracias