GESTO DE PROJETOS 4 Plano de Gerenciamento de

GESTÃO DE PROJETOS

4. Plano de Gerenciamento de Projetos 4. 1. Processo de elaboração 4. 2. Elaboração de um plano de projeto, incluindo planejamento de escopo, tempo, custo, riscos ou outras áreas de conhecimentos.

Planejamento do Tempo do Projeto

Lógica Decisória Entender o que deve ser entregue • Linha de base do Escopo – WBS – Dicionário da WBS – Declaração do Escopo • Atualizações – Plano de gerenciamento do projeto – Documentos do projeto Definir abordagem para planejar como e quando fazer Para a elaboração do Planejamento do Tempo é preciso compreender o que deve ser entregue. Essas informações estão no escopo do projeto. 4

Lembrando algumas características da decomposição • WBS – Work Breakdown Structure – Envolve o projeto como um todo – Decomposição orientada para entregas – Regra dos 100% – Dicionário da WBS • Pontos importantes da WBS – Lembre das entregas gerenciais – Considerar a necessidade de controle 5

Dicionário da WBS • Usado para esclarecer o que será executado, pode incluir: – Recursos – Marcos ou prazos – Critérios de aceitação – Especificações de materiais – Tecnologias – Ordem lógica de atividades – Normas de segurança –. . . 6

Pintura Apartamento Preparação Pintura Gerenciamento Importância do Dicionário Componente Dicionário – Situação A Preparação Proteger móveis com lona preta Pintura Aplicar duas demãos de tinta latex Gerenciamento Contabilizar custo material e mão de obra Componente Dicionário - Situação B Preparação Lavar paredes, aplicar massa, lixar, limpar Pintura Aplicar base e pintura Gerenciamento Controlar esforço de aplicação (horas de pintor e ajudante), custos. . . 7

Gerenciamento do Tempo • Planejar prazos de entregas • Elaborar cronograma – Estimativas – Restrições – Recursos disponíveis (equipe, materiais, tecnologia) • Planejar o controle fatores que afetam os prazos 8

Cronograma do Projeto • Datas planejadas para realizar as atividades do cronograma e para atingir os marcos do cronograma (Guia PMBOK®, glossário, pag 425). • Define a duração ESPERADA do projeto • É um modelo decisório para a equipe de gerenciamento do projeto 9

Como elaborar cronograma (Visão Simplificada do Processo) 1. Liste as atividades necessárias para cada desenvolver cada Pacote de Trabalho da WBS 2. Defina a ordem lógica das atividades 3. Calcule e atribua durações para as atividades (considerando disponibilidade de recursos, materiais e equipamentos) 4. Revise as restrições (prazos contratuais, etc) 5. Revise o calendário (dias úteis e calendário de recursos) 6. Faça ajustes e crie uma linha de base 7. Defina a periodicidade e responsabilidades para as revisões necessárias durante o projeto 10

Apresentação usual de Cronograma 11

WBS do Projeto 1 – PROJETO 1. 1 Preparação 1. 2 Desenvolvimento 1. 3 Testes Cronograma Lista de atividades do cronograma PROJETO Preparação Desenvolvimento Testes (o exemplo destaca apenas a lista 12 de atividades)

Principais elementos Jun 13 15 Jun 13 Período (ou datas) Componentes da WBS ou Pacotes de trabalho Relação de dependência (aqui, indica que a atividade 12 só começa após o término da atividade 9) Lista de atividades Marco Barras (indica duração, início e término) 13

Marco • Características dos marcos Ø Ø Duração igual a zero Não consome nenhum recurso Facilita controle do projeto Facilita organização do cronograma • Onde incluir marcos: Ø início e final do projeto Ø Início ou final de etapa Ø pontos de controle Ø conclusão de um “bloco” de atividades importantes Observe que: Relatório não pode ser marco (consome recurso) Reuniões não podem ser marcos (consome recurso) Marco não afeta a duração do projeto 14

Lógica de Execução PREDECESSORAS E SUCESSORAS Observando as setas nas barras: Atividade 1 é predecessora da atividade 2 e predecessora da atividade 3 Nenhuma atividade precede a atividade 1, pode ser iniciada no início do projeto Atividade 2 é sucessora da atividade 1 Atividade 2 NÃO É predecessora da atividade 3 Atividade 3 é sucessora da atividade 1 15

Início e término de atividades • • • Início atividade 1: segunda, 26/maio Início atividade 2: terça, 27/maio Término atividade 2: quarta, 28/maio Início atividade 3: terça, 27/maio Término atividade 3: segunda, 02/junho - atividade 2 acontece ao mesmo tempo que atividade 3 - ambas dependem do término da atividade 1 - Não existe relação de dependência entre as atividades 2 e 3, são independentes 16

Ordem de execução (aqui t-A) • As barras indicam quanto a tarefa será feita A ordem de apresentação da lista não tem relação com a ordem de execução • As setas indicam a ordem de realização (relação de dependência) 17

Lógica e Duração (paralelismo) Atividades em paralelo aumentam os riscos de falhas no projeto! Note que a soma das durações das atividades (nove dias) não é igual à duração da entrega do componente Preparação (sete dias) 18

Caminho Crítico é o caminho que “não” possui folga Se uma atividade do caminho crítico atrasa um dia, o projeto atrasa um dia. 19

Atividades com Folga Se a atividade 2 atrasar, atrasa a atividade 5, mas não atrasa o projeto Se a atividade 5 atrasar, não afeta o projeto Folga de 4 dias Folga de 3 dias 20

Alterações no Caminho Crítico 7 dias Caso a atividade 5 atrase mais de 2 dias, o caminho crítico é alterado O impacto é um atraso em todas as atividades que dependem (direta ou indiretamente ) da atividade 5 21

1 5 4 3 2 Modelo de cronograma 4 7 6 9 5 3 8 1 – Use substantivo nos componentes, use nomes curtos 2 – Use verbos para as atividades, use nomes curtos 3 – Inclua atividades de gerenciamento e qualidade, elas também consomem horas de trabalho 4 – Inclua marcos de controle no término do conjunto de atividades dos componentes 5 – Sempre inclua o marco início e o marco fim 6 – Algumas atividades serão realizadas em paralelo (ao mesmo tempo) 7 – Considere adiantar atividades que não precisam estar totalmente concluídas para o início da próxima 8 – Observe que algumas atividades possuem folga, caso atrasem, não impactam o prazo final do projeto 9 – Coloque as dependências nas atividades, não nos componentes 10 – Considere que o cronograma é um mapa para a tomada de decisão gerencial. O controle do cronograma é fundamental para o sucesso do trabalho. É importante que a equipe saiba como elaborar um cronograma de projeto. Formação Básica em Gerenciamento de Projetos – GPMG Consultores Associados. www. GPMG. com. br 22

GERENCIAMENTO DO TEMPO (Segundo Guia PMBOK®) INCLUI PROCESSOS PARA REALIZAR O TÉRMINO DO PROJETO NO PRAZO ACG - 23

Gerenciamento do Tempo do Projeto 6. 1 Planejar o Gerenciamento do Cronograma 6. 2 Definir as Atividades 6. 3 Sequenciar as Atividades 6. 4 Estimar os Recursos das Atividades 6. 5 Estimar as Durações de Atividades 6. 6 Desenvolver o Cronograma 6. 7 Controlar o Cronograma Processos de Monitoramento e Controle Processos de Planejamento Processos de Iniciação Processos de Encerramento Processos de Execução Fonte: Guia PMBOK® 24

DEFINIR AS ATIVIDADES • IDENTIFICAÇÃO DAS AÇÕES ESPECÍFICAS A SEREM REALIZADAS PARA PRODUZIR AS ENTREGAS DO PROJETO Listar atividades para realizar cada pacote de trabalho da EAP ACG - 25

Lista de Atividades para o Pacote de Trabalho 1. 5 TROCA DO SERVIDOR 1. 5. 1 Definir responsabilidades 1. 5. 2 Informar usuários Pacote de trabalho (componente/ entrega da WBS) 1. 5. 2. 1 notificar funcionários 1. 5. 2. 2 avisar clientes 1. 5. 3 Fazer backup 1. 5. 4 Instalar sistemas 1. 5. 5 Testar 1. 5. 6 Notificar usuários 1. 5. 7 Elaborar relatório Lista de atividades 26

Recomendações • Procure organizar a lista pela ordem de execução • Lembrar de incluir: – marcos para verificação e controle – atividades para preparar os stakeholders para decisões – atividades de suporte e gerenciais (preparação, limpeza, testes, planejamento, controle, relatórios, registros de ocorrências) • Documente restrições e premissas • Na lista de atividades – Use nomes curtos – Use verbos (Atividades são ações!) – Lembre-se da regra dos 100% 27

Recomendações • Como fazer planejamento – Peça informação – Veja exemplos similares – Visite outras empresas – Faça testes (piloto) – Busque modelos na Internet – Envolva o executor da tarefa – Crie um ambiente favorável para o diálogo 28

Grau de Detalhamento • Detalhe até o nível de controle previsto – Se o projeto terá controle a cada 15 dias, as atividades preferencialmente devem durar no máximo 15 dias. • Pouco detalhe dificulta o controle • Excesso de detalhe – Aumenta a demanda por gerenciamento – Aumenta o esforço de elaboração dos demais planos e pode dificultar este trabalho – Torna o cronograma tão instável que poderá ser ignorado 29

SEQUENCIAR AS ATIVIDADES • IDENTIFICAÇÃO E DOCUMENTAÇÃO DAS DEPENDÊNCIAS ENTRE AS ATIVIDADES Escolher Solução Adquirir Hardware Instalar Software Testar Entregar manuais Avaliar e ajustar Implantar Solução Realizar treinamento ACG - 30

RELAÇÕES DE PRECEDÊNCIA FIM-PARA-INÍCIO ATIVIDADE 1 INÍCIO RESTRIÇÃO Atividade 2 inicia após o término da atividade 1 INÍCIO-PARA-INÍCIO ATIVIDADE 3 RESTRIÇÃO INÍCIO ATIVIDADE 4 Atividade 4 inicia após o início da atividade 3 ACG - 31 ATIVIDADE 2

RELAÇÕES DE PRECEDÊNCIA FIM-PARA-FIM ATIVIDADE 5 RESTRIÇÃO FIM ATIVIDADE 6 Atividade 6 termina após o final da atividade 5 ATIVIDADE 7 INICIO-PARA-FIM ATIVIDADE 8 Atividade 8 termina após o início da atividade 7 32

ANTECIPAÇÕES E ESPERAS FIM ESPERA ATIVIDADE A + 15 DIAS INICIO Atividade B inicia 15 dias depois do término da atividade A ATIVIDADE C Atividade D inicia quando a Atividade C estiver com 50% de execução ANTECIPAÇÃO 50 % ATIVIDADE D ACG - 33 ATIVIDADE B

ANTECIPAÇÕES E ESPERAS ESPERA 1 2 3 4 5 ANTECIPAÇÃO 1 TI+2 dias (tarefa da linha 1, término-início, mais dois dias de espera) 4 TI-1 dia (tarefa da linha 4, término-início, menos um dia ) 34

Aqui-TIPOS DE DEPENDÊNCIAS OBRIGATÓRIAS – INERENTES À NATUREZA DO TRABALHO – EX: CONTRATAR INSTRUTOR ANTES DE INICIAR CURSO ARBITRADAS – PREFERÊNCIA DA EQUIPE – EX: TREINAR GERENTES ANTES DOS DIRETORES EXTERNAS – BASEADAS EM NECESSIDADES DE ORIGEM EXTERNAS AO PROJETO – EX: OBTER ALVARÁ ANTES DE INICIAR VENDAS ACG - 35

ESTIMAR OS RECURSOS DAS ATIVIDADES Estimativa dos tipos e quantidades de material, pessoas, equipamentos ou suprimentos que serão necessários para realizar cada atividade ACG - 36 Fonte: Guia PMBOK ®

Pacote de trabalho ESTIMAR OS RECURSOS DAS ATIVIDADES 1. 5 Montagem Recursos do Palco 1. 5. 1 Definir local Engenheiro, encarregado, estacas. . . 1. 5. 2 Preparar Encarregado, trator. . . terreno 1. 5. 3 Levantar Montador, encarregado, engenheiro, estrutura. . . Lista de atividades 1. 5. 4 Fixar piso Placas de piso, parafusos, furadeira, montador, fitas. . .

ESTIMAR DURAÇÕES DAS ATIVIDADES Estimativa mais próxima do possível do número de períodos de trabalho que serão necessários para terminar as atividades específicas com os recursos estimados Fonte: Guia PMBOK ® Duração = n° de períodos de trabalho ≠ tempo decorrido ACG - 38

Duração x Tempo decorrido 5 dias Duração 3 dias Note que na estimativa de duração, falamos em períodos de trabalho. Mas o tempo decorrido pode ser maior 39

COMO ESTIMAR DURAÇÕES? • QUAL A DURAÇÃO MÉDIA DE UMA VIAGEM DE MARINGÁ PARA CURITIBA? • QUANTO TEMPO É NECESSÁRIO PARA ORGANIZAR UMA FESTA DE FIM DE ANO PARA 300 FUNCIONÁRIOS? • QUAL O PRAZO NECESSÁRIO PARA QUE OS FUNCIONÁRIOS ASSIMILEM O NOVO PROCESSO DE COMPRAS? • QUANTO TEMPO VOCÊ PRECISA PARA DIGITAR UMA FOLHA DE TEXTO? • QUANTO TEMPO VOCÊ PRECISA PARA DIGITAR UM TEXTO DE 300 PALAVRAS? ACG - 40

TIPOS DE ESTIMATIVAS ESTIMATIVA ANÁLOGA – – Verifica projetos ou atividades anteriores similares Normalmente usado nas fases iniciais do plano Menos precisa Ex: no ano passado organizados a campanha para o lançamento do novo modelo em 4 meses, acho razoável prever o mesmo prazo para este projeto. ESTIMATIVA PARAMÉTRICA – Calcula com base em dados históricos de produtividade – Ex: Produtividade para instalar software = 2 instalações/hora. Para instalar em 20 computadores, estimo 10 horas. ESTIMATIVA DE TRÊS PONTOS – Probabilidade de três durações e cálculo da duração esperada da atividade – Três estimativas: otimista, pessimista e mais provável – Ex: Se o tempo estiver bom, conseguiremos atender as 1. 000 pessoas em 3 dias. Caso chova, o prazo deve dobrar. Normalmente fazemos esse tipo de atendimento em 4 dias. ACG - 41

ESTIMATIVA DE TRÊS PONTOS t. E - duração esperada t. E = 6 probabilidade tm- duração mais provável to - duração otimista tp - duração pessimista to + 4 tm +tp to ACG - 42 tm tp duração

RESERVAS • Reserva técnica – estimada pelo cálculo da reserva necessária para os riscos previstos. • Reserva gerencial – estimada para riscos não previstos no projeto. Duração com reservas 5 dias +- 2 dias 10 dias +- 5% Na medida em que o projeto vai sendo executado, as reservas podem ser utilizadas, reduzidas ou eliminadas ACG - 43

DESENVOLVIMENTO DO CRONOGRAMA ANÁLISE DAS SEQUÊNCIAS DAS ATIVIDADES, SUAS DURAÇÕES, RECURSOS NECESSÁRIOS E RESTRIÇÕES VISANDO DEFINIR O CRONOGRAMA DO PROJETO ACG - 44

MÉTODO DO CAMINHO CRÍTICO Método usual ACG - 45

Técnicas de compressão do cronograma • Compressão (Crashing) – horas extras, mais recursos nas atividades do caminho crítico. 46

Técnicas de compressão do cronograma • Paralelismo (Fast Tracking) – antecipar inícios de atividades para fazer mais trabalho em paralelo. 47

Linha de Base do Cronograma • É a base para o controle ou uma “Fotografia” do cronograma • Momento em que a equipe define o cronograma que irá orientar o trabalho • Datas de início e término do cronograma definidas A linha de base do cronograma é a principal saída do planejamento do tempo 48

CRONOGRAMA Semana 1 Semana 2 Semana N Atividade 1 Atividade 2 Atividade 3 : : : Atividade N 49

Cronograma Detalhado Fonte: Guia PMBOK ® 50

Para que serve o cronograma? • • • Consolidar a elaboração do escopo do projeto Distribuir atividades Comunicação entre as partes interessadas Motivação e integração da equipe Antecipar problemas Minimizar incertezas dos planos Base para o controle do desempenho Programação aquisições e entregas Planejamento das equipes de trabalho Possibilidade de visualizar o avanço do projeto 51

Para Fazer Boas Estimativas • Compreenda o ciclo de vida do projeto (No início dos projetos as estimativas podem incluir incertezas. Com o avanço do projeto no tempo, as estimativas revisadas tendem a ser mais precisas) • Aprenda a questionar, ser entrevistador (quando pode me entregar este trabalho versus quantas horas de trabalho são necessárias? ) • Documente o processo das estimativas • Avalie alternativas (contratar terceiros, mudar tecnologias, eliminar parte do escopo. . . ) • Considere que a estimativa é um prazo esperado 52

Atenção! • • • Férias Greves Feriados Avalie reservas, Deslocamentos premissas, Demais projetos restrições e gerencie os riscos Viagens de negócios Características locais Preparação e espera de decisão Restrições legais e autorizações Perfil da equipe e cultura organizacional 53

“Existem poucos homens – e são exceção – capazes de pensar e sentir além do presente momento” CARL VON CLAUSEWITZ (1780 -1831) 54

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Exemplo de cronograma. mpp Ricardo Vargas Gerenciamento de Projetos. mp 4 56