Gesto de Projetos Gerenciamento das Comunicaes em Projetos

Gestão de Projetos Gerenciamento das Comunicações em Projetos cristianomagalhaes. wordpress. com cristiano. magalhaes@aedu. com 1

Ü Gerenciamento das Comunicações em Projetos Comunicação (ou a falta de comunicação) é uma das razões para o fracasso de um projeto, segundo Ricardo Vargas. Os diversos estudos da área de gestão de projetos salientam a importância de um bom gerenciamento das comunicações em projetos. Mas como fazer isso? Algumas questões importantes devem ser consideradas no que se refere à Comunicação nos projetos: • O que eu quero comunicar? • Para quem eu quero comunicar? • Como eu quero comunicar? • Qual o background / experiência dos meus interlocutores? • O que os stakeholders esperam? Quais seus interesses? • Quais informações os stakeholders querem receber? 2

A figura abaixo mostra alguns problemas comuns de comunicação em projetos: 3

“O gerenciamento das comunicações do projeto inclui os processos necessários para assegurar que as informações do projeto sejam geradas, coletadas, distribuídas, armazenadas, recuperadas e organizadas de maneira oportuna e apropriada. […] Uma comunicação eficaz cria uma ponte entre as diversas partes interessadas envolvidas no projeto, conectando vários ambientes culturais e organizacionais, diferentes níveis de conhecimento, e diversas perspectivas e interesses na execução ou nos resultados do projeto. ” (Guia PMBOK®, 2008, p. 243) 4

Ü Visão geral da área Planejar o Gerenciamento das Comunicações — O processo de desenvolver uma abordagem apropriada e um plano de comunicações do projeto com base nas necessidades de informação e requisitos das partes interessadas, e nos ativos organizacionais disponíveis. Gerenciar as Comunicações — O processo de criar, coletar, distribuir, armazenar, recuperar e de disposição final das informações do projeto de acordo com o plano de gerenciamento das comunicações. Controlar as Comunicações — O processo de monitorar e controlar as comunicações no decorrer de todo o ciclo de vida do projeto para assegurar que as necessidades de informação das partes interessadas do projeto sejam atendidas. 5

Ü Planejamento das Comunicações Envolve determinar as necessidades de informações e de comunicações dos Stakeholders: Quem precisa de que informação, quando será necessário disponibilizála, como será produzida e por quem Rico • Presença Física (Face a Face) • Canais Interativos (Telefone, Chat) RIQUEZA DE CANAIS Pobre • Canais Pessoais - Estáticos (Email, Memorandos, Cartas) • Canais Impessoais - Estáticos (Comunicados Escritos, boletins, Relatórios Computador, Gerais) 6

ÜPlanejar o gerenciamento das comunicações É o processo de desenvolver uma abordagem apropriada e um plano de comunicação do projeto com base nas necessidades de informação e requisitos das partes interessadas e nos ativos organizacionais disponíveis. Deve-se levar em consideração as seguintes perguntas sobre informação na comunicação: Quem (vai distribuir e receber a informação)? Como? Quando? Onde? Qual? Deve-se levar em consideração dois aspectos da comunicação: Comunicação EFICAZ – Fornecer prontamente as informações certas para as pessoas certas no formato e meios certos. Comunicação EFICIENTE – Fornecer apenas a informação necessária para as partes interessadas. Este processo pode ser realizado logo após identificar as partes interessadas, do grupo de iniciação, para aí sim podermos identificar as necessidades de informações. 7

Ao codificar uma mensagem o emissor precisa estar ciente sobre os seguintes fatores: ü Não verbal - 55% de toda a comunicação é não verbal (gestos, postura, expressões faciais) ü Paralingual - tom, volume e velocidade da voz também ajudam a transmitir a mensagem. Quanto a (in)formalidade, temos: ü Formal escrita - Não é usada tão frequentemente, mas é essencial para documentos usados no projeto. O plano do projeto é um documento formal escrito. ü Informal escrita - É usada frequentemente dentro do projeto para transmitir informações e comunicados entre os membros da equipe. 8

ü Verbal formal - Usada para relações públicas, eventos especiais, anúncios corporativos, vendas. ü Verbal informal - É usada para comunicar uma informação de forma rápida e eficiente. Quanto aos métodos de comunicação: ü Comunicação interativa - quando há troca multidirecional de informações. ü Comunicação ativa (push) - a informação é enviada para usuários específicos. ü Comunicação passiva (pull) - usada para grande volumes de informação ou quando há um grande público. 9

ÜGerenciar as comunicações É o processo de criar, coletar, distribuir, armazenar e recuperar, e de disposição final das informações do projeto de acordo com o plano de gerenciamento das comunicações. ÜControlar as comunicações É o processo de monitoramento e controle das comunicações durante todo o ciclo de vida do projeto para garantir que as necessidades de informações das partes interessadas sejam atendidas. 10

Ü Planejamento das Comunicações Orientações para utilização dos canais ØEnvie mensagens complexas, não rotineiras através de canais ricos, de preferência pessoalmente ØEnvie mensagens rotineiras através de canais pobres ØUtilize canais ricos para aumentar sua presença no ambiente do projeto ØUtilize canais ricos para implementar planos do projeto ØNão utilize um canal pobre na coleta de informações sobre questões cruciais – gerente face-a-face ØNão se limite a utilizar apenas um canal 11

Ü Planejamento das Comunicações O Plano de gerenciamento das comunicações fornece: Ø Identificação de grupos de audiência (partes interessadas); Ø Informações a serem comunicadas (formato, conteúdo e nível de detalhes); Ø Responsável pela comunicação; Ø Pessoa ou grupo de pessoas que receberão as informações; Ø Métodos ou tecnologias para transmitir as informações; Ø Frequência da comunicação; Ø Glossário de terminologia comum. 12

Ü Reuniões As reuniões podem ser um vínculo importante para incentivar a construção da equipe e reforçar as expectativas, funções e o comprometimento dos membros com o objetivo do projeto. Os tipos mais comuns relacionados a Gestão de Projetos são: Ø Reunião inaugural do projeto; Ø Reunião de análise de posicionamento; Ø Reunião para solução de problemas; Ø Reunião de análise crítica de projeto; Ø Reunião de avaliação pós-projeto; Podem ainda ser agendadas reuniões periódicas com o cliente, para o acompanhamento do escopo do projeto. 13

Ü Relatórios, sejam verbais ou escritos, são meios de manter a informação sobre um projeto. É importante ter em mente que os relatórios devem ser escritos abordando o que é de interesse para o leitor, não o que interessa à pessoa que os escreve (GIDO, 2013) Os tipos mais comuns de relatórios são: Ø Relatório de progresso Ø Relatórios finais 14

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