TREINAMENTO CADA 2015 PLANO DE CLASSIFICAO E TABELA

TREINAMENTO CADA 2015 PLANO DE CLASSIFICAÇÃO E TABELA DE TEMPORALIDADE DE ATIVIDADES-MEIO DA UNESP Me. Maria Blassioli Moraes Profa. Dra. Maria Leandra Bizello Profa. Dra. Sonia Troitiño Outubro 2015

O que é Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade?

n Ambos são instrumentos de Gestão de Documentos. n A Gestão de Documentos é o tratamento arquivístico dos documentos nas primeiras fases do ciclo de vida documental e da gestão administrativa. n O ciclo de vida dos documentos é a concepção de que o documento passa por fases distintas ao longo de sua existência.

Ciclo de Vida dos Documentos n A primeira idade é a fase corrente: produção e uso A segunda idade é a fase intermediária: custódia e possível consulta administrativa n A terceira idade é a fase permanente: custódia e consulta informativa, após avaliação e destinação. n

A Gestão de Documentos é fundamental para a racionalização administrativa, simplifica a produção e o uso de documentos, melhora a forma de organizar e recuperar documentos, refletindo em um depósito mais organizado. (Cruz Mundet)

Programa de Gestão de Documentos §Voltado para o controle de documentos e racionalização burocrática, afim de garantir agilidade e eficácia administrativa no acesso à informação. Concretiza-se através de um grande sistema de integração de arquivos, nas suas mais diversas fases e está composto por subsistemas de classificação, avaliação, descrição e recuperação de documentos. §

Atividade Relacionada às ações, encargos ou serviços decorrentes do exercício de uma função. n n Atividade-meio: ligadas às funções indiretas ou auxiliares para o funcionamento do órgão. Atividade-fim: ligadas às funções diretas ou essenciais para o funcionamento do órgão.

Classificação Arquivística de Documentos A classificação é o procedimento de organização que objetiva estabelecer as relações que os documentos de arquivo apresentam entre si, em decorrência das funções e atividades que os geraram. A classificação supõe a compreensão do contexto de produção de documentos. (Gonçalves)

Plano de Classificação de Documentos n n n O Plano de Classificação é a estrutura hierárquica e lógica que reflete as funções e as atividades de uma organização, assim como os documentos produzidos nesse âmbito. (Cruz Mundet) Instrumento fundamental do contexto profissional que determina a gestão de documentos e viabiliza a implementação do programa. É feito a partir da análise da estrutura organizacional, atividades e documentos produzidos pela instituição.

Plano de Classificação de Documentos n n Esquema de distribuição de documentos em classes (função, subfunção, atividade e documento, no caso da Unesp), de acordo com um método de arquivamento específico, elaborado a partir das estruturas, funções e análise da produção documental. Objetivo: dar visibilidade às funções e às atividades do organismo produtor do arquivo, deixando clara as ligações entre elas.

Plano de Classificação de Documentos É uma construção coletiva, na qual o conhecimento emanado por todos os agentes produtores de documentos é organizado e relacionado de modo inequívoco e contextual.

Avaliação Documental n n n Processo de análise do ciclo de vida do documento no qual são estabelecidos prazos de guarda e destinação de acordo com os valores que lhe são atribuídos (imediato e mediato). Visa a racionalização dos arquivos, a eficiência administrativa e a garantia de preservação do patrimônio documental. É operacionalizada por meio Temporalidade de Documentos da Tabela de

Tabela de Temporalidade n n n Instrumento decorrente do Plano de Classificação, apresenta os prazos de guarda dos documentos nas diversas fases do seu ciclo de vida e seus valores, conforme uso e legislação. Determina o destino do documento: eliminação ou guarda permanente. Apresenta as bases legais nas quais a destinação está assentada.

Efeitos n n n n Redução da massa documental Agilidade na recuperação dos documentos e das informações Eficiência administrativa Melhor conservação dos documentos de guarda permanente Racionalização da produção e do fluxo de documentos (trâmite) Liberação de espaço físico Incremento à pesquisa