Gestin Documental y Transparencia El Modelo de Gestin

Gestión Documental y Transparencia El Modelo de Gestión Documental de la Red de Transparencia y Acceso a la Información (MGD-RTA) Maximiliano Núñez G. Unidad de Gestión Documental Consejo para la Transparencia mnunez@cplt. cl

Contenidos Transparencia, Acceso a la Información Pública y Gestión Documental El Modelo de Gestión Documental MGD-RTA • • Finalidad, Características , Aplicación y Destinatarios del Modelo Sitio web: http: //mgd. redrta. org Guías de Implementación Gerenciales/Operacionales Directrices Estrategias para implementar el MGD • • Fases de implementación – Objetivos y Plan de Trabajo Tips para implementar el MGD Casos Prácticos Ficha de Proyecto – Carta Gantt MGD: Cambio Discursivo – Enfoque de Procesos, Gobierno Abierto e Innovación Presentación Curso Virtual Educa. Transparencia

CONTEXTO: TRANSPARENCIA, ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA Y GESTIÓN DOCUMENTAL

Ley 20. 285 Transparencia y Acceso a la Información Pública Tres grandes temas: Derecho de Acceso a la Información (DAI) (TA)

Principios de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública (Art. 11) Relevancia Libertad de Información Apertura o transparencia Máxima divulgación Divisibilidad Facilitación No discriminación Oportunidad Control Responsabilidad Gratuidad

CONFIANZA EN LA INFORMACIÓN PÚBLICA Los motivos de desconfianza son diferentes y se distribuyen de manera similar, salvo la falta de claridad, que concentra un porcentaje mayor. Fuente: Estudio Nacional de Transparencia, CPLT 2017

Evaluación de Transparencia En una escala de 1 a 10, donde 1 es “mucho” y 10 es “Nada”… Valor promedio (Escala de 1 a 10) Organismos públicos 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 4, 0 4, 4 4, 0 3, 9 3, 8 3, 9 4, 0 3, 8 3, 9 Funcionarios públicos Fuente: Estudio Nacional de Transparencia, CPLT 2017

Desafíos Instituciones Públicas más Transparentes Mecanismos de Acceso a la Información más Eficientes Mayor veracidad y más Claridad en la Información Pública ¿CÓMO PODEMOS APORTAR LA TRANSPARENCIA DESDE LA GESTIÓN DOCUMENTAL?

¿Qué entendemos por Gestión Documental? “Área de la gestión encargada de conseguir eficacia y economía en la creación, mantenimiento, utilización y disposición de documentos” Conjunto de tecnologías, normas y técnicas que permiten a una organización administrar su flujo de documentos a lo largo de el ciclo de vida del mismo Es uno de los elementos que tiene gran implicancia en la efectiva implementación de la Ley de Transparencia y Acceso a la información Basado en definiciones del Consejo Internacional de Archivos, la Norma ISO 15489 y el MGD

¿Cuál es la realidad de la Gestión Documental y Administración de Archivos en los Servicios Públicos?

Realidad Chilena: Principales Diagnósticos* Escasa Formación/capacitación Inexistencia de Presupuesto destinado para estas materias Inexistencia de procedimientos Inexistencia de Planes de contingencia frente a siniestros Inexistencia de documentos y archivos/localización Falta implementar Normas y estándares *Diagnósticos realizados el año 2012. Disponibles en http: //www. educatransparencia. cl/docs

Caso real

Deficiencias Detectadas por el Consejo para la Transparencia Eliminación de Documentos no regulada • Estándares para su acreditación son de antigua data (Circular 28. 704 CGR, 1981) • Inexistencia de procedimientos internos • Inexistencia de planes de contingencia ante siniestros Normativa no actualizada • DFL 5200 año 1929 (Transferencia al Archivo Nacional) • Si bien en las instituciones existe norma interna que regula conservación y eliminación, muchas veces no va acorde a la Ley de Transparencia. Información histórica • Inexistencia de medidas de resguardo ni conservación de documentos con valor secundario: histórico, científico etc.

Causal de hecho para denegar la Información INFORMACIÓN INEXISTENTE INFORMACIÓN NO SE ENCUENTRA INFORMACIÓN FUE DESTRUIDA Surge necesidad de aplicar procedimientos de Gestión Documental CPLT exige evidenciar inexistencia de documentos en caso de Transferencias Documentales al Archivo Nacional o Eliminación Documental

Origen del Modelo de Gestión Documental de la Red de Transparencia y Acceso a la Información (MGD-RTA) 2014 Generación del Modelo de Gestión Documental de la RTA 2015 Proceso de Implementación piloto por los distintos países 2016 -2017 Promoción y Difusión para implementación del MGD

EL MODELO DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA RED DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN (MGD-RTA)

¿Cuál es la vinculación entre la Gestión Documental y el Acceso a la Información Pública? Modelo de Gestión Documental de la RTA Transparencia Activa Datos Abiertos, Transparencia Proactiva, Reutilización de la Información Soporte para: Transparencia Pasiva Respuestas a Solicitudes de Acceso a la Información

Modular ü Guías ü Directrices ü Líneas de Actuación ü Compromisos Gradual Niveles: ü Básico ü Intermedio ü Avanzado Flexible ü Implementación Adaptable

Estructura y Componentes del Modelo de Gestión Documental: http: //mgd. redrta. org Política de Gestión Documental Guía de servicios de archivo Control físico y conservación Gobierno Abierto y Transparencia Modelo de Gestión Documental La Red de Transparencia y Acceso a la Información Pública (RTA) dispone este sitio web que contiene todos los documentos del Modelo de Gestión de Documentos y Administración de Archivos (MGD). Administración Electrónica 3 Guías Gerenciales Control de acceso Valoración Control intelectual y de representación 5 Guías Operacionales

Sitio web http: //mgd. redrta. org/

Sitio Web: Descarga de Documentos Sitio web http: //mgd. redrta. org/

Sitio Web: Acceso a las Guías de Implementación Sitio web http: //mgd. redrta. org/

Sitio Web: Acceso Directrices Sitio web http: //mgd. redrta. org/

Cuestionario de autoevaluación: Checklist Sitio web http: //mgd. redrta. org/

Guías y Directrices del MGD

G 01/G: Relevancia de una Política de Gestión Documental dentro de las instituciones

Guías y Directrices del MGD

G 02/D 02/G: Transparencia Activa y Datos Abiertos ★ ★★ ★★★★★ publica tus datos en la Web (con cualquier formato) y bajo una licencia abierta publícalos como datos estructurados usa formatos no propietarios usa URIs para denotar cosas, así la gente puede apuntar a estas enlaza tus datos a otros datos para proveer contexto Fuente: http: //5 stardata. info/es/

Guías y Directrices del MGD

G 03/D 02/G: Seguridad de la Información

¿Cómo mi organización puede avanzar de un nivel a otro? El Modelo plantea 3 niveles: El Modelo sugiere compromisos dependiendo del Nivel en que se encuentre la institución. A medida que se cumplen los compromisos, se puede avanzar de forma escalable.

ESTRATEGIAS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Fases de la Implementación Definición ü Diagnóstico ü Detección de Necesidades ü Establecer compromisos ü Determinar objetivos ü Formalizar Equipo de Trabajo Multidisciplinario Planificación ü Elaborar Carta Gantt ü Determinar Planes de Acción ü Levantar indicadores de monitoreo o seguimiento ü Identificar Guías del MGD-RTA necesarias para la implementación Ejecución ü Ejecutar actividades ü Reportar avances ü Reuniones periódicas del equipo de trabajo Evaluación ü Cerrar Planes de Acción ü Evaluar resultados ü Proyectar continuidad y nuevos alcances del MGD

¿Cómo deben ser los objetivos de la implementación? Mensurables Concretos Realistas Ajustados en el tiempo Consensuados

Tips para la implementación La participación de al menos un representante de la Alta Dirección de la institución Equipo de trabajo debe ser multidisciplinario (compuesto por una diversa gama de profesionales: Abogados, Bibliotecólogos Documentalistas, Administradores Públicos, Ingenieros, Informáticos, Archiveros, técnicos etc. ) Definir y planificar la implementación de manera gradual, flexible y modular (principios del MGD/RTA), tomando en cuenta las necesidades detectadas dentro de la organización.

Ciclo de Implementación MGD Diagnóstico en Gestión Documental Evaluar Determinar compromisos, actividades o productos Ejecutar actividades / elaborar productos Revisión Guías MGD Elaborar Plan de Trabajo y determinar plazos

Casos prácticos Problemática Guía / Directrices del MGD Producto / Actividad ¿Cómo declarar la Gestión Documental G 01/G: Política de Gestión como un compromiso estratégico en mi Documental institución? ü Política de Gestión Documental ¿Cómo prevenir el daño de documentos ante una catástrofe? G 07/O: Control físico y conservación G 07/D 03: Gestión de las Contingencias ü Plan de contingencia Para sistemas de información y documentos electrónicos ¿Qué medidas de seguridad debo poseer? G 03/G: Administración electrónica G 03/D 03/G: Seguridad de la información ü Plan de Seguridad de la información ¿Qué instrumentos puedo utilizar para elaborar procesos de control intelectual y valoración documental? G 04/O: Control intelectual y representación G 05/O: Valoración ü Cuadro de clasificación documental ü Tablas de descripción documental ü Procedimiento de eliminación de documentos ¿Cuáles son las condiciones óptimas para conservar el depósito de archivo? G 07/O: Control físico y conservación G 07/D 02/O: Custodia y control de las instalaciones ü Reacondicionamiento de depósito de archivo

Ejemplo Práctico Diagnóstico y necesidades ü ü Capacitación y nivelación de los conocimientos del personal Implementar procesos transversales de GD Consolidar un cambio en la cultura organizacional Reconocer la relevancia del documento como recurso estratégico dentro de la institución Elaboración de Planes de Acción Revisión de Guías MGD ü ü G 05/O Valoración G 01/G Política de Gestión Documental G 02/G Gobierno Abierto y Transparencia G 03/G Administración Electrónica ü ü Plan de Valoración Documental Plan de Formación Continua Plan de Requisitos de un SGD Plan de Administración Electrónica Productos ü ü ü Elaboración y validación de CCD y TRD Proceso de Valoración Capacitaciones Revisión de metadata, vocabulario y semántica. Diseño de interoperabilidad externa.

Ejemplo Ficha de Proyecto Ficha Proyecto Modelo de Gestión Documental 2017 Actividad o Plan Plazo para Producto(s) o medio de verificación cumplimiento Guía del MGD asociada (si corresponde) (mes) 1 2 3 4 … CARTA GANTT … Actividad o Plan Jul Ago Sep Oct Nov Dic 1 2 3 4

Ficha Proyecto Modelo de Gestión Documental 2017 Plazo para Producto(s) o medio de verificación cumplimiento Guía del MGD asociada (si corresponde) (mes) 1 Elaboración Política GD Noviembre Actividad o Plan Resolución que aprueba Política GD 2 Plan de Contingencia Septiembre Resolución que aprueba Plan G 01/G – Política GD G 01/D 03/O – Gestión Contingencias 3 Reacondicionar Dep. Archivo Noviembre Fotografías G 07/O - Control Físico y Conservación 4 Proceso de Valoración Doc. Septiembre Documento “Proceso de Valoración” G 05/o – Valoración Documental … de CARTA GANTT … Actividad o Plan Jul Ago Sep Oct Nov Dic 1 Elaboración Política GD 2 Plan de Contingencia 3 Reacondicionar Depósito de Archivo 4 Proceso de Valoración Documental

MGD-RTA: CAMBIO DISCURSIVO – ENFOQUE DE PROCESOS GOBIERNO ABIERTO E INNOVACIÓN

Estrategias a considerar Oportunidad de implantar la gestión documental en las instituciones como un elemento/soporte fundamental para garantizar el derecho de acceso a la información Cambio discurso y planes estratégicos en Gestión Documental (compromiso de la alta autoridad plasmado en una política de Gestión documental) Enfoque de Procesos – Considerar/integrar normas ISO asociadas: • ISO 15489 Generalidades de Gestión de Documentos • ISO 9001 Gestión de calidad • ISO 30300 Sistemas de Gestión Documental • Entre otros

Gestión Documental y su relación con algunos procesos en la Administración Pública Gestión Documental Gestión de Solicitudes de Acceso a la Información Gestión Financiera y Presupuesto Gestión de Calidad Planificación y Control de Gestión de Personas: Reclutamiento, contrataciones, remuneraciones Gestión del Conocimiento Gestión de Proyectos

Innovación y Transparencia La Innovación Transformacional y Directa está vinculada con modificaciones en las estructuras de la gestión pública y agrega las ideas y prácticas de transparencia, accountability y participación ciudadana. (Josep Pont Vidal, 2016) Hoy por hoy, gran parte de estas nuevas formas de gestionar lo público se concretizan en torno a la idea de Gobierno Abierto (Ramírez-Alujas, 2010, 2011). Modelos Innovadores de Administración y Gestión Pública: hacia la emergencia de nuevos paradigmas (Josep Pont Vidal, 2016)

Gobierno Abierto Dassen y Ramirez-Alujas (2012) señalan que el Gobierno Abierto hace referencia a 3 principios: Transparencia i) Mejorar los niveles de transparencia y acceso a la información mediante la apertura de datos públicos y la reutilización de la información del sector público Participación ii) Facilitar la participación de la ciudadanía en el diseño y la implementación de las políticas públicas (e incidir en la toma de decisiones) Colaboración iii) Favorecer la generación de espacios de colaboración entre los diversos actores, particularmente entre las administraciones públicas, la sociedad civil y el sector privado, para co-diseñar y/o coproducir valor público Ver Guía MGD-RTA “Gobierno Abierto y Transparencia” G 02/G http: //mgd. redrta. org/guia-de-implementacion-gerencial-gobierno-abierto-y-transparencia/mgd/2015 -01 -26/154502. html

El Gobierno Abierto Fuente: http: //democratieouverte. org/

Innovación y participación en los Archivos Giro participativo en la doctrina archivística Archivo 2. 0 Promoción del intercambio, colaboración y apertura Ejemplos: - “Archivo Histórico Municipal Colaborativo” Participación e Interacción con la comunidad – Contribución ciudadana al Archivo - Consultas e interacción en línea Uso de Redes Sociales para la toma de decisiones en el Archivo

Gestión Documental y la creación de Valor Público Transparencia: La satisfacción del Gestión de solicitudes de Acceso a la Información (SAI) y Transparencia Activa (TA) usuario/ciudadano ante la respuesta del Servicio aporta a la creación de Valor Público Creación de Valor Público Gestión de Documentos y Archivos aporta a la entrega fiable, oportuna y rápida de información solicitada por la ciudadanía Gestión de Documentos y Administración de Archivos

RESUMEN

Resumen ¿Qué vimos? Gestión Documental , Transparencia y Acceso a la Información Pública El Modelo de Gestión Documental MGD-RTA • • Finalidad, Características , Aplicación y Destinatarios del Modelo Sitio web: http: //mgd. redrta. org Guías de Implementación Gerenciales/Operacionales Directrices Estrategias para implementar el MGD • • Fases de implementación – Objetivos y Plan de Trabajo Tips para implementar el MGD Casos Prácticos Ficha de Proyecto – Carta Gantt MGD: Cambio Discursivo – Enfoque de Procesos, Gobierno Abierto e Innovación Presentación Curso Virtual Educa. Transparencia

CURSO VIRTUAL EDUCATRANSPARENCIA

Contexto ¿Porque se genera este curso? Necesidad de promover y difundir el MGD a instituciones de todo Chile y países miembros de la RTA Uso de Plataforma Educa. Transparencia para promover buenas prácticas en Transparencia Capacitación de funcionarios públicos respecto a esta temática

¿Qué es Educa. Transparencia? http: //www. educatransparencia. cl/ Educa. Transparencia es el Portal Educativo del Consejo para la Transparencia, este portal consiste en un sitio electrónico o plataforma online con distintos recursos pedagógicos como cápsulas animadas, videos informativos y cursos e-learning que permiten al estudiante certificar su conocimiento en las materias de transparencia y acceso a la información.

www. educatransparencia. cl/cursos

Curso “Introducción a Modelo de Gestión Documental de la Red de Transparencia y Acceso a la Información” Este curso tiene como objetivo, introducir a los principales elementos y componentes del Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos de la Red de Transparencia y Acceso a la Información (MGD-RTA), otorgar estrategias y lineamientos para su implementación y propiciar el desarrollo de la gestión documental como uno de los soportes básicos para la implementación de las leyes de transparencia y acceso a la información pública.

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