Teora de Valoracin Documental Lic Jennifer Changana Especialista

“Teoría de Valoración Documental” Lic. Jennifer Changana Especialista UCSS

VALORACIÓN DOCUMENTAL “…los aspectos teóricos y prácticos de la valoración se verán obligados a ser el centro neurálgico de la misión del archivista en el siglo XXI” Couture, C. Investigación “La evaluación de los Archivos: estado de la cuestión” (1995, p. 15)

VALORACIÓN DOCUMENTAL ¿Cómo nace la valoración documental? La explosión de documentos Escuela Alemana acción para identificar los testimonios documentales que deben conversarse. Escuela inglesa eliminación de documentos irrelevantes. 2 corrientes

VALORACIÓN DOCUMENTAL Schellenberg Charles Wiffells

VALORACIÓN DOCUMENTAL • El Consejo Internacional de Archivos (ICA) lo define como “la fase del tratamiento archivístico que consiste en analizar y determinar los valores primarios y secundarios de las series documentales, fijando los plazos de transferencia, acceso y conservación o eliminación total o parcial” • El Instituto Federal de Acceso a la Información Pública en coordinación con el Archivo General de la Nación , lo define como “actividad que consiste en el análisis e identificación de los valores documentales para establecer criterios de disposición y acciones de transferencia”

VALORACIÓN DOCUMENTAL

VALORACIÓN DOCUMENTAL Proporcionar una correcta circulación de información dentro del SIA. Identificar y seleccionar la memoria histórico – documental de las instituciones. ¿Qué busca? Promover la eliminación razonada de la información documental que no posea valor histórico. Resguardar durante plazos estandarizados los documentos. Generar los instrumentos que faciliten la valoración documental , TRD.

VALORACIÓN DOCUMENTAL Cuadro de Clasificación de Documentos. Respetar el principio de procedencia y orden original, en la organización de los fondos documentales. ¿Qué necesito? Revisar las normas técnicas y jurídicas que regulen a la institución. Trabajar conjuntamente con el CED, grupo de trabajo interdisciplinario. .

VALORACIÓN DOCUMENTAL Decreto ley 19414, artículo 10 (16. 05. 72) Reglamento el D. S. 022 -75 -ED, artículo 24 (29. 10. 75)

SELECCIÓN DOCUMENTAL Resolución Jefatural Nº 073 -85 -AGN/J, que aprueba las Normas Generales del Sistema Nacional de Archivos. S. N. A. 4 SELECCIÓN DOCUMENTAL Consiste en identificar, analizar y evaluar todas las series documentales de cada entidad para predeterminar sus períodos de retención, en base a los cuales se formulará el Programa de Control de Documentos.

SELECCIÓN DOCUMENTAL Garantizar la conservación de los documentos de valor permanente. Permitir la eliminación periódica de los documento innecesarios. Finalidad Programar la transferencia de documentos de acuerdo a su ciclo vital. Aprovechar y prever la disponibilidad de los recursos de espacio equipo, material y personal de los archivos públicos.

VALORACIÓN DE DOCUMENTOS

ETAPAS DE EVALUACIÓN DOCUMENTAL • Análisis de la información contenida en los documentos. • Determinar su utilidad a lo largo de su ciclo vital. • Asignar el período de retención para su conservación. VALORACION • Técnica para identificar y separar los documentos. • Evitar la destrucción indiscriminada de documentos. SELECCION • Acción de destruir los documentos carentes de valor. ELIMINACION

CRITERIOS PARA LA DETERMINACIÓN DE LOS VALORES DE LOS DOCUMENTOS Por tipos documentales Por la antigüedad de los documentos Por su uso e interés administrativo Por su pertenencia a un nivel del organigrama Por series documentales Por criterio de los generadores de los documentos

CRITERIOS PARA LA DETERMINACIÓN DE LOS VALORES DE LOS DOCUMENTOS

CRITERIOS PARA LA DETERMINACIÓN DE LOS VALORES DE LOS DOCUMENTOS • • RACIONALIZACIÓN DE DOCUMENTOS • • Artículo 5ª inciso b) de la ley 25323 del Sistema Nacional de Archivos (SNA) que faculta al AGN a intervenir en el tema. El archivero participa desde la primera edad de los documentos con el fin que se produzca lo estrictamente necesario. Evitar la multiplicación de documentos sin causas que las justifiquen. Evitar excesivo número de copias que muchas veces se hacen sin tener la idea de donde van a ir y si realmente son necesarias.

¿QUIÉNES INTERVIENEN EN LA RACIONALIZACIÓN DE DOCUMENTOS Funcionarios de decisión política. Funcionarios de carrera en sus diversos niveles jerárquicos. Productores de los documentos de archivo. Archiveros. Administradores y administrados.

ACCIONES QUE DEBEN EJECUTARSE PARA ELLO: Revisión y simplificación de los sistemas administrativos. Simplificación de los programas de trabajo sustantivos. Emisión de normas especificas sobre simplificación administrativa gubernamental. Estudio analítico de la tipología documental. Análisis de los documentos digitales y bases de datos. Evaluación permanente.

ANÁLISIS DE LA TIPOLOGÍA DOCUMENTAL Documentos que responden a obligaciones de carácter jurídico o disposiciones de gobierno (formularios) Documentos característicos de cada entidad (funciones propias). Documentos tipo de los sistemas administrativos (sistema nacional de contabilidad).

DETERMINACIÓN DE PLAZOS DE RETENCIÓN APOYADOS EN LOS ABOGADOS

DETERMINACIÓN DE PLAZOS DE RETENCIÓN Los documentos sustentan derechos y obligaciones. HAY QUE TENER EN CUENTA QUE: Cuando se desvanece la vigencia de ley, ¿el documento no tendrá valor? El documento, ofrece información para la investigación.

DETERMINACIÓN DE PLAZOS DE RETENCIÓN PRESCRIPCIÓN LEGAL El plazo o tiempo es subjetivo, no es uniforme, no se establece como una regla o norma y la tendencia es abreviarlo al mínimo. PLAZO PRECAUCIONAL VIGENCIA PLAZO DE RETENCIÓN DE LOS DOCUMENTOS

PRESCRIPCIÓN LEGAL El pago de remuneraciones por servicios sin vínculo laboral según el inciso 3 del artículo 2001 del Código Civil prescribe a los tres años, por tanto si un trabajador se retira sin cobrar tiene ese tiempo para accionar y cobrar sustentando su derecho en los documentos que demuestren la deuda, transcurrido el plazo la entidad deudora puede aducir la prescripción de la acción de cobro. Pero si inicia la acción y la abandona sin llegar a una solución el plazo se reinicia y se tendrá que volver a contabilizar los tres años, mientras, los documentos sustentatorios no podrán eliminarse.

PRESCRIPCIÓN LEGAL Según el artículo 1274 del Código Civil, caduca a los cinco años el derecho de recuperar indebidamente pagado. Se cuenta desde la fecha que se efectúo el pago, de tal manera que si hemos cancelado una cantidad de dinero que no correspondía con el documento que acredita el pago podemos pedir la devolución del dinero dentro de los cinco años que establece la norma, al día siguiente de cumplirse el plazo ya no podemos accionar, por tanto los documentos que sustentan el pago entre la entidad y el administrado ya no serán válidos, consecuentemente resulta innecesaria su conservación de no revestir interés para la historia

METODOLOGÍA SELECCIÓN DOCUMENTAL VALORACION ADMINISTRATIVO ECONÓMICO JURÍDICO HISTÓRICO CIENTÍFICO CULTURAL INVENTARIO DE LAS SERIES DOCUMENTALES SELECCION TABLA GENERAL DE RETENCIÓN DE DOCUMENTOS INDICE ALFABÉTICO DEL PCD ELIMINACION INVENTARIO DE DOCUMENTOS PARA SU ELIMINACION INVENTARIO REGISTRO Autorizado por el Archivo General de la Nación PROGRAMA DE CONTROL DE DOCUMENTOS

METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE LA TABLA DE RETENCIÓN DE DOCUMENTOS Inventario de series documentales (relación de todas las series documentales) Tabla de retención de documentos (registra los periodos de retención en los archivos) RJ Nº 173 -86 -AGN/J, que aprueba la Directiva Nº 004/86 -AGM-DGAI: “Normas para la Formulación del Programa de Control de Documentos para los Archivos Administrativos del Sector Público Nacional”. Índice alfabético de series documentales (nombres de las series documentales, código y asunto principal) Etapas: a) Aprobado por Resolución, previa coordinación con el Comité Evaluador de Documentos – CED y opinión favorable del Archivo General de la Nación. b) Aprobado el PCD, se remitirá al Archivo General de la Nación en un plazo no mayor de 10 días a partir de la fecha de aprobación, bajo responsabilidad del presidente del CED. c) El PCD será modificado al producirse cambios en las funciones de las unidades orgánicas y/o como consecuencia de reestructuración o reorganización de la institución.

INVENTARIO DE LAS SERIES DOCUMENTALES DATOS GENERALES 1. Sector: 2. Entidad: 3. Unidad orgánica: Dirección de Protección Patrimonial IDENTIFICACION DE LA SERIE DOCUMENTAL 7. Asunto Principal 10. DESCRIPCION DE LA SERIE DOCUMENTAL (Resumen del contenido de la serie) 13. COMITÉ DE EVALUACION DE DOCUMENTOS -------------Rep. Alta Dirección -------------Jefe de doc. Evaluada Lugar y Fecha: Pag. 1 de ……. pags RESPONSABLES DE INVENTARIO 4. Nombre y Apellido: 5. Cargo: 6. Teléfono: 8. Titulo de Serie 11. Valor de Documental 9. Código de la Serie REGLA DE 12. Periodo de Retención A. G. 14. Lugar y fecha A. P. O. A. A. CONTROL TOTAL AÑOS DE RETENCION 15. V° B° AGN – DGAI ------------Rep. Asesoría Jurídica ------------Jefe del O. A. A. ---------------Apoderado

TABLA GENERAL DE RETENCIÓN DE DOCUMENTOS Pag. 1 de ……. pags 2. NOMBRE DE LA ENTIDAD: 1. SECTOR: 3. ASUNTO PRINCIPAL DE LA SERIE DOCUMENTAL: 7. PERIODO DE RETENCION 4. CODIGO 5. TITULO DE LA SERIE DOCUMENTAL 6. VALOR DE LA SERIE A. G. A. P. A. C. TOTAL AÑOS DE RETENCION

ÍDICE ALFABÉTICO DE LAS SERIES DOCUMENTALES 1. TITULO DE LA SERIE DOCUMENTAL 2. ASUNTO PRINCIPAL Pag. 1 de ……. pags 3. OBSERVACIONES

TABLA DE RETENCIÓN DE DOCUMENTOS Registra los periodos de retención de las series documentales en cada nivel de archivo. Forma parte del Programa de Control de Documentos, documento de Gestión Archivística que establece las series documentales que se produce o recibe una entidad, como resultado de sus funciones y/o actividades, lo que permitirá organizar, controlar y racionalizar la producción de documentos.

ELABORACIÓN DE LA TABLA DE RETENCIÓN DE DOCUMENTOS Aplicación Elaboración y presentación de TRD Investigación preliminar sobre la institución Análisis e interpretación de la información recolectada

METODOLOGÍA Investigación preliminar de la institución Compilación de la información institucional Entrevista con los productores de los documentos de la institución. Normativa interna de la creación y cambios estructurales de la entidad. Identificación y definición de unidades documentales. Estructura interna vigente de la entidad, manuales de funciones y de procedimientos. Análisis de la producción y trámite documental. Organigrama actual, resoluciones y/o administrativo de creación de grupos y funciones. Identificación de los valores primarios de la documentación.

METODOLOGÍA Análisis e interpretación de la información recolectada INCORRECTO COMENTARIO Conformación de series y subseries con sus respectivos tipos documentales: estudio de unidad documental y análisis de los manuales de procedimientos. Región Lima Visitas de inspección Utilizar la ubicación geográfica no orienta sobre las funciones Valoración y selección documental. Temporal Primario Eliminación Permanente Secundario Conservación

METODOLOGÍA Elaboración y presentación de la TRD Elaboración de propuesta de TRD Presentación y aval de la propuestas de la TRD. Remisión de la TRD al CED para el estudio y trámite correspondiente.

METODOLOGÍA Aplicación Difundir indicando lo siguiente: Fecha a partir de la cual la TRD es de obligatorio cumplimiento. Instructivo para su aplicación. Normas para la organización de los archivos de gestión en concordancia con la TRD de cada oficina.

TABLA DE RETENCIÓN DE DOCUMENTOS T 2 5 7

EJEMPLO DEFINICIÓN DE LOS PLAZOS DE RETENCIÓN Permiso de internamiento de equipos Identificación de la Serie Documental (www. vuce. gob. pe Valor Primario: Administrativos. Legales. Fiscal. Contable. Valor Secundario: Informativo. Testimonial. Histórico. Definición de la Serie Documental RUC Clave SOL Factura © Sustento de importación © 12 meses

TABLA DE RETENCIÓN DE DOCUMENTOS SECTOR: Transportes y Comunicaciones ENTIDAD: Ministerio de Transportes y Comunicaciones ASUNTO PRINCIPAL DE LA SERIE DOCUMENTAL: Homologación de Equipos y Aparatos de Telecomunicaciones PERÍODO DE RETENCIÓN CÓDIGO E 100. 01 TÍTULO DE LA SERIE DOCUMENTAL Permisos de Internamiento de Equipos VALOR DE LA SERIE DOCUMENTAL A. G. T 2 A. P. O. A. A. TOTAL AÑOS DE RETENCIÓN 3 5

TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS

TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS RJ Nº 173 -86 -AGN/J, que aprueba la Directiva N° 005/86 AGN-DGAI: “Normas para la transferencia de documentos en los Archivos Administrativos del Sector Público Nacional”. Optimizar el tratamiento de los documentos. Descongestionar los archivos. Es el conjunto de acciones orientadas al traslado de documentos del Archivo de Gestión y/o Secretarial o Archivo Periférico al Archivo Central o al Archivo General de la Nación, al vencimiento de los periodos de retención, con la finalidad de: Aprovechar la disponibilidad de espacio físico, equipos y materiales. Garantizar la integridad física y la conservación del acervo documental.

FLUJOGRAMA

TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS

ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS

ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS RJ Nº 173 -86 -AGN/J, que aprueba la Directiva N° 006/86 -AGN-DGAI: “Normas para la eliminación de documentos en los Archivos Administrativos del Sector Público Nacional”. Conjunto de acciones orientadas a la identificación de aquellos documentos que han perdido su valor administrativo, legal e histórico y se proponen para su eliminación. Este procedimiento está a cargo del Órgano de Administración de Archivos y el Comité Evaluador de Documentos. OJO: Cualquier eliminación de documentos indiscriminada será pasible de ser sancionada administrativa y penalmente de acuerdo con la normatividad vigente y de acuerdo con las leyes civiles y penales, conexas y anexas, emitidas por el ente rector, Archivo General de la Nación. Dicho procedimiento permitirá la destrucción legalmente autorizada, por el Archivo General de la Nación, de las series documentales cuya conservación es innecesaria. Garantizar la eliminación de documentos innecesarios. Descongestionar periódicamente el Archivo Central.

FLUJOGRAMA

INVENTARIO DE DOCUMENTOS PARA SU ELIMINACIÓN Pag. 1 de ……. pags INFORMACION GENERAL 1. Sector : 2. Entidad : 3. Unidad Orgánica : 7. Autorización de eliminación de documentos del Archivo General de la Nación. 7. 1. R. J. 7. 2. Sesión de la Comisión Técnica de Archivos: 4. Jefe del Órgano de Administración de Archivos: 5. Dirección : 6. Teléfono : 8. Descripción general de documentos a eliminarse: 9. Metros lineales a eliminarse: 10. Lugar y fecha: …………………………. . Jefe del Órgano de Administración de Archivos

INVENTARIO REGISTRO 11. Nº de Orden 12. Descripción de las Series Documentales 13. Fechas Extremas Pag. 1 de ……. pags 14. OBSERVACIONES

EJEMPLO ANÁLISIS DOCUMENTAL

EJEMPLO ANÁLISIS DOCUMENTAL

EJEMPLO ANÁLISIS DOCUMENTAL

MANOS A LA OBRA! § Identificar los caracteres internos y externos. § Identificar y determinar bajo que función, procedimiento, el producto o servicio de dónde nacen las Series Documentales asignadas al grupo. § Establecer los períodos de retención.

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“Debemos convertirnos en el cambio que buscamos en el mundo. ” (Gandhi) Pasión Actitud Innovación Ilusiones