ECBPUBLIC FINAL Sara Julibert Especialista en gesti documental

ECB-PUBLIC FINAL Sara Julibert Especialista en gestió documental Divisió de Serveis de gestió de la informació Directorat General Secretariat Banc Central Europeu La governança de grans sistemes de gestió documental XVI Congrés d’Arxivística de Catalunya Reus, 6 Maig 2017

Rubric Introducció al BCE ECB-PUBLIC FINAL El Banc Central Europeu (BCE) • Història del BCE • El BCE, l’Eurosistema i el Sistema Europeu de Bancs Centrals • Tasks i funcions del BCE • El Mecanisme Únic de Supervisió 2 www. ecb. europa. eu ©

Especificitats Rubric del BCE ECB-PUBLIC FINAL • Diversitat cultural • Canvis a nivell institucional i organisatiu • Creixement del número d’empleats • Canvis a l’organigrama • Crisis financera • Adopció de les funcions de supervisió bancària 3 www. ecb. europa. eu ©

Cronologia Rubric de la gestió documental al BCE ECB-PUBLIC FINAL 1998 • Arxius 2005 • Adopció del model semi-centralitzat 2006 • Quadre de classificació funcional • Especialistes en gestió documental • Introducció d’un sistema electrònic de gestió documental 4 www. ecb. europa. eu ©

Gestió Rubric documental abans del 2006 ECB-PUBLIC FINAL Ús de les unitats de red • Cap estructura funcional de les carpetes • Manca de control de les versions • Cap protecció per l’autenticitat i integritat dels documents • Ús del correu electrònic per col. laborar i emmagatzemar • Dificultat per assignar períodes de conservació 5 www. ecb. europa. eu ©

Introducció Rubric del quadre de classificació funcional ECB-PUBLIC FINAL • Primera fase: classificació funcional • Creada a partir d’un extens exercici d’anàlisi d’altres classificacions • Consultació amb tots els departaments • Tretze classes i tres nivells • Segona fase: periodes de conservació 6 www. ecb. europa. eu ©

Introducció Rubric d’un sistema de gestió documental ECB-PUBLIC FINAL • DARWIN (Document and Records Management Web Interface) • Metodologia de “les quatre Ds” • • Descobrir Disenyar Desenvolupar “Desplegar” • Principals productes: estructura de carpetes i metadata 7 www. ecb. europa. eu ©

Principal Rubric actors de la gestió documental al BCE ECB-PUBLIC FINAL • Arxius • Equip per la gestió documental • Equip del sistema DARWIN • Usuaris clau • Advisory Group on Information Management • Key contact persons • Usuaris 8 www. ecb. europa. eu ©

Rubric Estructura de la Divisió Serveis de Gestió de la Informació ECB-PUBLIC FINAL Serveis de Gestió de la Informació Biblioteca Arxius Sistemes de gestió de la informació (DARWIN) 9 Política de gestió de la informació i gestió documental www. ecb. europa. eu ©

Rubric Arxius ECB-PUBLIC FINAL Serveis de gestió de la informació Biblioteca Arxius Sistemes per GI Polítiques de GI i gestió documental • Primer equip treballant en questions de gestió documental • Desenvolupa i manté la classificació i els periodes de conservació • Gestió de documents en paper i a la preservació de documents electrònics • També gestiona els documents audiovisuals i els objectes de valor històric 10 www. ecb. europa. eu ©

Rubric Arxius històrics del BCE ECB-PUBLIC FINAL D’acord amb la legislació europea : • Identifica la informació del BCE amb valor històric o per la recerca • Protegeix la seva integritat i usabilitat • Identifica el nivell de confidencialitat després de 25 anys • Fa pública la informació després de 30 anys 11 www. ecb. europa. eu ©

Rubric Polítiques de gestió de la informació i gestió documental ECB-PUBLIC FINAL Serveis de gestió de la informació Biblioteca Arxius Sistemes per GI Polítiques de GI i gestió documental • Inicis de l’equip • Selecció interna • Formació universitària en gestió documental • Van començar per implementar el sistema electrònic de gestió documental • Assisteixen als departaments amb la gestió documental: • Ajuden i resolven questions sobre gestió documental • Administren els periodes de conservació assignats a les carpetes • Fan un seguiment i evaluació de les pràctiques de gestió documental • Defineixen les polítiques de gestió documental 12 www. ecb. europa. eu ©

Rubric Sistemes de gestió de la informació ECB-PUBLIC FINAL Serveis de gestió de la informació Biblioteca Arxius Sistemes per GI Polítiques de GI i gestió documental • Va començar com l’equip al càrreg del projecte d’implementació del sistema • Actualment: • Desenvolupa i configura certes funcionalitats del sistema de gestíó documental • Coordina la integració del sistema de gestió documental amb altres sistemes • Proveuen suport en l’ús del sistema • Coordinen les actualitzacions i versions del sistema de gestió documental 13 www. ecb. europa. eu ©

Rubric Ús del sistema DARWIN ECB-PUBLIC FINAL No. of usaris a DARWIN 14 000 2, 993 8, 853 bancs 782 4, 106 usuaris al BCE usuaris altres 12 000 10 000 8 000 6 000 4 000 altres usuaris conexions al dia 2 000 0 2006 (Pilot phase with SEC division) 2009 (ECB rollout) 2010 (ESCB committees deployment) 2011 (ESRB) 2012 (EFSF) 2013 (SSM? ) 2014 (SSM) Circa 8 millions documents 14 www. ecb. europa. eu ©

Rubric Altres actors en la gestió documental ECB-UNRESTRICTED ECB-PUBLIC FINAL Hi ha quatre rols principals departaments en relació a gestió documental: 1. Personal Crea i reb documents 2. Usuari clau DARWIN Gestiona l’accés als documents 3. Caps de departament Aprova els accesos 15 4. AGIM Promou la bona gestió dels documents www. ecb. europa. eu ©

Rubric El cicle vital de la informació ECB-PUBLIC FINAL 16 www. ecb. europa. eu ©

Rubric Principis de gestió documental al BCE ECB-PUBLIC FINAL Els documents del BCE… ü són un actiu clau de l’organització ü són responsabilitat de tot el personal ü han de ser adequats pels objectius ü s’han de compartir i també protegir 17 www. ecb. europa. eu ©

Rubric Les polítiques de gestió documental ECB-PUBLIC FINAL El manual de pràctiques de negoci del BCE descriu al capítol 1 com gestionar la informació del BCE a través del cicle vital: q Creació q Classificació i accés a la informació q Conservació de la informació (assignació de disposicions) Les “Regles comunes i estandards minims” garantitza un tractamente consistent de la informació confidencial en tot el Sistema Europeu de Bancs Centrals Aquestes regles s’apliquen a tota la informació independentment del format 18 www. ecb. europa. eu ©

Rubric Instruccions • pels títols dels documents ECB-PUBLIC FINAL A good name should: – Be easy to read and help find the document i. e. : • Include topic, essential key words • Use sentence case • Avoid abbreviations • Do not use the following characters: ~!@#$%^&()+=[]{}; : ‘, ? |/< – Distinguish the document from similar ones i. e. by including • The status e. g. draft, final, updatable and • Relevant dates with the format YYYY-MM-DD (e. g. 2007 -04 -01) at the start of the document – Be unique (when looked at in combination with other metadata) 19 www. ecb. europa. eu ©

Rubric Instruccions sobre l’ús de metadata ECB-PUBLIC FINAL Metadata: • is information about a record, document or folder • it describe the content, context or structure • allows us to find, manage, control, understand or preserve the document over time • Examples of metadata used in DARWIN are: - Document name Date of creation Originating BA Author - Language - Type of document… - Topic • Metadata is similar to the label on a tin of food: it tells you a great deal about the contents without having to open the tin! 20 www. ecb. europa. eu ©

Rubric Instruccions per gestionar el correu electrónic ECB-PUBLIC FINAL Each of us receives many e-mails everyday • We need to consider if e-mail is always the right tool for sharing information • Help reduce unnecessary e-mail traffic by: - Using the phone more often or talking to colleagues in person - Using DARWIN collaboration functionalities such as wikis, communities - Adding to the “cc” line only those with a real “interest” - Avoiding forwarding e-mails unnecessarily 21 www. ecb. europa. eu ©

Rubric Classificant la confidencialitat de la informació ECB-PUBLIC FINAL • Tota la informació s’ha de classificar d’acord amb el nivell de confidencialitat. • Les regles de confidencialitat al BCE estableixen 5 classificacions 22 www. ecb. europa. eu ©

Rubric Supervisió de les pràctices de gestió documental ECB-PUBLIC FINAL 23 www. ecb. europa. eu ©

Rubric Evaluació del nivell de maduresa de la gestió documental ECB-PUBLIC FINAL To identify strength and gaps to focus future efforts: 5 levels of 'maturity' against 21 aspects appropriate for ensuring best Information Management practices and legal compliance Section 1 – Information Management Governance Goal 1: Information Management Programme • 1. 1 Framework • 1. 2 Strategy • 1. 3 Architecture • 1. 4 Policies and Procedures Goal 2: Roles, responsibilities and competence • 2. 1 Roles and responsibilities • 2. 2 Management support • 2. 3 Funding and staff • 2. 4 Training and awareness Section 2 – Information Management Practice Goal 3: Creating, capturing and describing • 3. 1 Creation and capture • 3. 2 Classification • 3. 3 Description FINAL Assessment: Documentary Goal 4: Providing access • 4. 1 Protection • 4. 2 Sharing and retrieval • 4. 3 Public/external access Testimonial Goal 5: Keeping and disposing • 5. 1 Appraisal • 5. 2 Retention • 5. 3 Disposition Analytical Goal 6: Storing and preserving • • 6. 1 Physical storage 6. 1 Digital storage 6. 3 Physical preservation 6. 4 Digital preservation 24 www. ecb. europa. eu ©

Rubric Evaluació del nivell de maduresa de la gestió documental ECB-UNRESTRICTED ECB-PUBLIC FINAL 21 aspects 1 Unmanaged 11 In development 25 7 Defined 2 Managed • Complete maturity assessment can be found here: https: //darwin. escb. eu/livelink/overview/68235906 www. ecb. europa. eu ©

Reptes Rubric presents i futurs per la gestió documental al BCE ECB-PUBLIC FINAL • Desenvolupament de la institució • Increment en la demanda de transparència i responsabilitat • Noves regles en protecció de dades • Preservació digital 26 www. ecb. europa. eu ©

Rubric ECB-PUBLIC FINAL 27 www. ecb. europa. eu ©