Principios de gestin documental y organizacin de archivos

“Principios de gestión documental y organización de archivos” Módulo I. Marco normativo en materia de gestión documental y organización de archivos Dirección General de Gestión de Información y Estudios

Las gestión documental y los archivos en la CPEUM

Las gestión documental y archivos en la CPEUM Reformas al artículo 6° (DOF 07 -02 -2014) Deber de los sujetos obligados de documentar todo acto que derive del ejercicio de sus facultades, competencias o funciones. (Apartado A, fracción I) Preservar sus documentos en archivos administrativos actualizados. Publicar, a través de los medios electrónicos disponibles, la información completa y actualizada sobre el ejercicio de los recursos públicos.

Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública (DOF 04 -05 -2015) Ley Federal de Transparencia, y Acceso a la Información Pública (DOF 09 -05 -2016) Art. 18. Los sujetos obligados deberán documentar todo acto que derive del ejercicio de sus facultades, competencias o funciones… Art. 12 Los sujetos obligados deberán documentar todo acto que derive del ejercicio de sus facultades, competencias o funciones… Art. 24, fracción IV Los sujetos obligados deben constituir y mantener actualizados sus sistemas de archivo y gestión documental, conforme a la normatividad aplicable Art. 11, fracción IV Los sujetos obligados deben constituir y mantener actualizados sus sistemas de archivo y gestión documental, conforme a la normatividad aplicable. Art. 70, fracción XLV Los sujetos obligados pongan a disposición y mantengan actualizada la información relacionada con el catálogo de disposición de archivos y la guía de archivo documental.

Derecho de acceso a la información (DAI) La prerrogativa de toda persona para acceder a datos, registros y todo tipo de informaciones (archivos) en posesión de entidades públicas o privadas que ejerzan gasto público y/o cumplen funciones de autoridad en los tres órdenes de gobierno.

Los LOCA (SNT) precedente de la Ley General de Archivos Dirección General de Gestión de Información y Estudios

Ley General de Archivos – LGA (DOF 15 -06 -2018) Es de orden público y de observancia general en todo el territorio nacional. Establece los principios y bases generales para la organización y conservación, administración y preservación homogénea de los archivos… • • • Aplicable a: Poderes Legislativo, Ejecutivo y Judicial, Órganos autónomos, partidos políticos, fideicomisos y fondos públicos Persona físicas, morales o sindicatos que reciban y ejerzan recursos públicos o realicen actos de autoridad de la federación, las entidades federativas y los municipios.

LGA. De las Obligaciones Implementar Programa anual en materia archivística Art. 23 LOCA De las obligaciones de los sujetos obligados (Quinto y Sexto) Grupo interdisciplinario de gestión documental Art. 50 Instrumentos de control y consulta archivística Art. 13 SIA Administrar, organizar y los documentos de archivo… Art. 11, frac. I Crear SIA Art. 11, frac. II elaborar Capacitación y profesionalizaci ón de personal de Archivos Art. 99 Espacios y equipos para los archivos Art. 11, frac. VII Infraestructura y equipamiento para … archivos Medidas para conservar información Art. 60 Art. 11 frac. VIII Impulsar

LGA. Del Sistema Institucional de Archivos Art. 20. El SIA es el conjunto de registros, procesos y procedimientos, criterios, estructuras, herramientas y funciones que desarrolla cada SO, de acuerdo con los procesos de Gestión documental. Art. 21. El SIA de cada sujeto obligado deberá integrarse por… Sistema Institucional de Archivos Instancias Operativas Instancia normativa Área Coordinadora de Archivos Correspondencia y/o Oficialía de Partes Archivo de Trámite Archivo Concentración Archivo Histórico LOCA. Del SIA Unidades e instancias (Noveno)

LGA. De las obligaciones Art. 12. Los sujetos obligados deberán mantener los documentos contenidos en sus archivos en el orden original en que fueron producidos, conforme a los procesos de gestión documental que incluyen: Producción Organización Acceso y Consulta Valoración Disposición y Conservación

LGA. De las obligaciones Art. 13. Los SO deberán contar con instrumentos de control y consulta archivísticos… • Cuadro general de clasificación archivística (CGCA) • Catálogo de disposición documental (CADIDO) • Inventarios documentales Art. 14. Además de los instrumentos de control y consulta archivísticos, los SO deberán contar y poner a disposición del público la… • Guía de archivo documental • Índice de expedientes reservados LOCA. De los instrumentos de control y consulta archivística (Décimo tercero y décimo cuarto)

LGA. De los documentos de archivo electrónicos Implementar: § Gestión documental electrónica… Art. 41 § Migración de formatos electrónicos, así como planes de preservación y conservación de largo plazo… Art. 42 § Sistemas automatizados para la gestión documental y administración de archivos. Art. 45 LOCA. De los documentos de archivo electrónicos § Adoptar medidas de organización, técnica y tecnológicas para garantizar la recuperación y preservación de los documentos de archivo electrónicos … que se encuentren en un sistema automatizado para la GD y Admon. de archivos, bases de datos y correos electrónicos. Art. 44

LGA. Programa de Seguridad Maximizar eficiencia de servicios LOCA. V. Seguridad de la Información Art. 60 fracción I. Establecer un programa de seguridad de la información que garantice la continuidad de la operación, minimice los riesgos y maximizar la eficiencia de los servicios, y…

Retos de la Ley General de Archivos (Transitorios)

¿Qué papel juegan los archivos? ü Los documentos -físicos o digitales- son soporte fundamental para todo proceso de acceso a la información, transparencia y rendición de cuentas. ü Son la base en que se sustenta el acto administrativo y/o jurídico de cualquier proceso de gestión y son elementos de prueba.

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“Principios de gestión documental y organización de archivos” Módulo II. IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS Dirección General de Gestión de Información y Estudios

Implementación del Sistema Institucional de Archivos - SIA § Las instituciones producen cada día cientos de recursos de información (documentos, contenidos, sistemas). § En estos recursos se encuentra el conocimiento de la Institución. § El crecimiento incontrolado de documentos, se convierte en un problema para la organización, búsqueda y acceso a los recursos de información generados por la Institución. § Si no hay acceso fiable y ágil a la documentación/información, es difícil que la Institución funcione de manera eficiente. • • Acceso a la información Transparencia Rendición de cuentas Eficacia y eficiencia

De la gestión documental Tácito Intangible No administrable

De la gestión documental IMPORTANCIA USO Activo Semiactivo Permanente Alta Concentración Histórico Media Trascendente “No necesito saber todo. Tan sólo necesito saber donde encontrar lo que me haga falta, cuando lo necesite”. A. Einstein

Sistema Institucional de Archivos § Estructuras, § Funciones, § Registros, § Procesos, § Procedimientos y § Criterios Que desarrolla todo Sujeto obligado a través de la Gestión documental Todos los documentos de archivo en posesión de los Sujetos Obligados formarán parte del Sistema Institucional de Archivos… Octavo de los Lineamientos para la Organización y Conservación de Archivos.

Jerarquía funcional Oficina de correspondencia /Oficialía Coordinación de Archivos Archivo de Concentración Archivo de trámite Archivo de Tramite

Procesos de Gestión Documental (Art. 12 LGA) Gestión de documentos: Tratamiento integral de la documentación a lo largo del Ciclo de vida del documento: desde su diseño hasta su conservación permanente.

• Procesos de gestión documental: Producción Creación. Recepción Distribución Trámite

• Procesos de gestión documental: Organización 1. Identificación Ø De la unidad productora. Ø De sus competencias Ø Del tipo de documentos que produce. • • • Documentos de archivo. De apoyo administrativo. De comprobación administrativa inmediata. 2. Clasificación Archivística Sistema de clasificación y codificación de documentos y expedientes: Ø Cuadro General de Clasificación Archivística. 3. Ordenación Sistema de ordenamiento de documentos conforme a un orden establecido. 4. Descripción Sistema de descripción de las series documentales que permite recuperar y acceder a la información: Normas de descripción: ISAD-G

¿Qué es un documento? Todo aquello que proporciona información, no importando el soporte en el que se encuentre. * § Documentos de apoyo administrativo. § Documentos de comprobación administrativa inmediata. § Documentos de archivo. *Ramírez Deleón, J. A. (2016). Producción e integración de la información archivística: manejo de la correspondencia y desempeño del control de gestión. (2ª ed. ). México: INAI-AGN. (Colección Cuadernos de la serie de gestión de documentos y administración de archivos, No. 2).

Documentos de Apoyo § § § Borradores, notas Publicaciones: libros y revistas Fotografía sueltas Invitaciones personales Folletos, instructivos, propaganda Fotocopias simples/duplicados de originales no certificados, o de asuntos sin relación con el expediente.

Documentos de comprobación administrativa inmediata § Documentos creados o recibidos por una Institución o individuos en el curso de trámites administrativos o ejecutivos. § Son comprobantes de la realización de un acto administrativo inmediato. § Son documentos aislados, es decir no tienen relación con un asunto o trámite derivado de las funciones de su productor. § Su valores documentales y vigencia se han extinguido. § No se transfieren al Archivo de Concentración. § Pueden ser dados de baja al completar su vigencia administrativa y utilidad. § Debe ser organizados para facilitar la autorización de su eliminación.

Documento de archivo Son aquellos producidos, recibidos o usados en el ejercicio de las funciones y atribuciones de las Unidades que integran una organización, con independencia del soporte en el que se encuentren. Tienen carácter probatorio, administrativo y jurídico, porque tienen contexto, contenido y estructura. Son producidos en forma natural en función de una actividad y constituyen el único testimonio y garantía de un acto.

Características de los documentos de archivo Orgánicos (génesis) • Son producidos por una institución o persona en el desarrollo de una actividad o función. Únicos /exclusivos • La información que contienen rara vez se encuentra en otro documento con idéntica extensión e intensidad. Seriados • Se producen uno a uno y al paso del tiempo constituyen series. Estáticos Auténticos Interrelacionados • Son definitivos, no puede ser cambiados o corregidos. • El documento puede probar que es lo que pretende ser: ha sido creado o enviado por la persona y en el tiempo que se presume • No son aislados, pertenecen a un conjunto de documentos con los que se interrelacionan.

Valores de los documentos Dependen de: • El fin por el cual ha sido creado el documento = Valor primario, y • Utilidad que se pueda deducir con posterioridad = Valor secundario PRIMARIO SECUNDARIO (histórico) Administrativo Informativo Fiscal/Contable Evidencial Legal (jurídico) Testimonial 31

¿Qué es un expediente? Unidad documental constituida por documentos de archivo, ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite. 1. Solicitud 2. Respuesta ü Está relacionado con las funciones de una unidad o área administrativa. ü Agrupa documentos sobre un mismo asunto. ü Obedece a una relación de causa y efecto. ü Son producidos de manera sucesiva y natural. ü En secuencia cronológica, de acuerdo al trámite + Anexos 3. Otros documentos 32

Definición de Archivo: Al conjunto organizado de documentos producidos o recibidos por los sujetos obligados en el ejercicio de sus atribuciones y funciones, con independencia del soporte, espacio o lugar que se resguarden; LGA Art. 4 III. Conjunto orgánico de documentos en cualquier soporte, producidos o recibidos por los sujetos obligados o los particulares en el ejercicio de sus atribuciones o en el desarrollo de sus actividades. La institución cultural donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden los conjuntos orgánicos de documentos para la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura. El archivo también es el local donde se conservan y consultan los conjuntos orgánicos de documentos.

Principios Archivísticos Dirección General de Gestión de Información y Estudios

Principio de Procedencia Principio fundamental de la Archivística que establece que los documentos producidos por una institución u organismo no deben mezclarse con los de otros. Cada documento debe estar situado en el fondo documental del que procede, teniendo en cuenta que debe mantenerse la unidad e independencia de cada fondo y en éste la integridad y carácter seriado de las secciones, series y expedientes. Natalis de Wailly, 1841.

Principio de respeto al orden original Establece que no se debe alterar la organización dada al fondo por la institución u organismo productor, ya que ésta debe reflejar sus actividades, en lugar de hacerlo por asuntos o materias. 1881 - H. Von Seybel, director de los Archivos del Estado (Prusia).

Principio del Ciclo Vital de los Documentos Nace (fase de creación ) Teoría desarrollada en EE. UU. por archiveros y gestores de documentos con el objetivo de resolver los problemas que planteaba la gran cantidad de documentos que se estaban generando. Philliph Coolidge Brooks, 1940 Muere (Fase de depuración) Vive (Fase de mantenimiento y uso)

Ciclo Vital de los Documentos Valoración, disposición y Transferencia secundaria PRIMARIO • ADMINISTRATIVO • FISCAL/CONTABLE • LEGAL SECUNDARIO • INFORMATIVO • EVIDENCIAL • TESTIMONIAL Segunda edad Fase Semiactiva • ARCHIVO DE TRÁMITE Primera edad Fase Activa • ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN • ARCHIVO HISTÓRICO Tercera edad Fase Inactiva • SIN VALOR O CON VALOR PRESCRITO Valoración y Transferencia primaria Valoración, disposición y baja documental

Tipos de archivos ARCHIVO DE TRÁMITE Unidad responsable de administrar documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una unidad administrativa. ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN Unidad responsable de administrar documentos, consulta esporádica por parte de las unidades administrativas. Resguarda los documentos hasta su destino final. ARCHIVO HISTÓRICO Unidad responsable de administrar, organizar, describir, conservar y divulgar la memoria documental institucional, así como la integrada por documentos o colecciones documentales de relevancia para la memoria nacional. Fuente de acceso público

Primera etapa o edad FASE ACTIVA = Archivo de trámite q Documentos en proceso de tramitación o Circulación (Registro entrada-salida) Ciclo Vital de los Documentos ü Se generan informes, oficios, ü ü ü reportes, etc. , como resultado de la gestión de los trámites. Se originan los expedientes. Los documentos son de uso frecuente para la gestión de asuntos corrientes. La finalidad de los documentos es servir a la toma de decisiones. Están bajo la responsabilidad y manejo directo de las unidades administrativas. Están emplazados en las oficinas

Archivos de trámite o de oficina – Funciones (LGA) Integrar y organizar expedientes Asegurar la localización y consulta de los expedientes mediante la elaboración de inventarios Realizar transferencias Cada área o unidad administrativa debe contar con un archivo de trámite Funciones Trabajar de acuerdo con los criterios específicos y recomendaciones que establezca el ACA Resguardar los archivos y la información que haya sido clasificada. Colaborar con el ACA para la elaboración de instrumentos archivísticos RAT

Segunda etapa o edad FASE SEMIACTIVA – Archivo de Concentración Ciclo Vital de los Documentos q Concluye la respuesta o solución al trámite iniciado. ü El documento ha perdido la utilidad Unidad responsable donde se administran los documentos que fueron generados en el archivo de trámite. q Expedientes ya cerrados q Su consulta es esporádica q Permanecerán ahí hasta su destino final. ü ü para la cual había sido creado: la gestión. Ya no son necesarios en las oficinas. Sus valores primarios se han degradado. Los documentos pueden ser transferidos a otro emplazamiento para su guarda precautoria para posible consulta o como antecedente de algún trámite. Estos documentos integran el Archivo de Concentración

Tercera etapa o edad (FASE INACTIVA) q Los documentos asumen una utilidad permanente. Ciclo Vital de los Documentos q Son consultados por su valor cultural, testimonial e informativo, Unidad a la que se transfieren desde el archivo de concentración, los documentos para su conservación permanente. q q q Es fuente de acceso público, Unidad responsable divulgar la memoria documental institucional, Fuente primaria q Su utilidad es para la investigación, la educación, etc. q Estos documentos pueden ser consultados por el público en general, q Integran el Archivo Histórico.

Área Coordinadora de Archivos Elaborar instrumentos de Control Archivístico Es la instancia encargada de promover y vigilar el cumplimiento de las disposiciones en materia de gestión documental y administración de archivos Elaborar criterios para organizar conservar los archivos Coordinar, las políticas de acceso y conservación de archivos Funciones Brindar asesoría y elaborar programas de capacitación Elaborar programa anual Coordinar actividades para automatizar los procesos archivísticos de documentos electrónicos Coordinar la valoración y disposición documental

Ordenación Consiste en establecer secuencias dentro de grupos documentales, con base en un sistema que puede ser alfabético, cronológico, geográfico, numérico-cronológico… ü El método de ordenación de los documentos que integran el expediente de archivo, depende de su propia naturaleza. ü En el INAI …el orden físico de los documentos es cronológico, ascendente, iniciando por el primer documento que da origen al asunto y hasta su cierre.

Procesos de gestión de documental: Descripción archivística Es el proceso que comprende el análisis del documento: de su contenido, de su productor, del lugar y fecha de su redacción y de sus caracteres externos, así como de los datos para su localización. ü Posibilita el acceso a la información contenida en los expedientes. ü Debe estar basada en una norma de descripción con el fin de asegurar su uniformidad y consistencia. ü Elementos de información obligatorios en la descripción: el Código de referencia; el nombre del productor o productores; el título; las fechas (s); el nivel de descripción; la dimensión y el soporte (cantidad, volumen o extensión);

Clasificación archivística Los procesos de identificación y agrupación de expedientes homogéneos en términos de lo que establece el Cuadro general de clasificación archivística, con base en la estructura funcional de los sujetos obligados. Lineamientos Para la Organización y Conservación de Archivos, cuarto, fracc. XI. • El Cuadro General de Clasificación es su herramienta. Consiste en asignar una clave o Código (numérico, alfanumérico), a cada unidad o grupo documental, el cual lo identifica de forma única e informa sobre su ubicación exacta dentro de la estructura institucional

Procesos de gestión de documental: Valoración: Consiste en analizar y determinar los valores primarios y secundarios de las series documentales, fijando los plazos de vigencia, y la disposición documental para conservación o eliminación total o parcial. ACA AH Grupo interdisciplinario U. ADVAS Ø La valoración determina cuáles expedientes o documentos son susceptibles de ser conservados y cuáles pueden destinarse a la eliminación. UT OIC PLANEACIÓN JURÍDICA MEJORA CONTÍNUA Disposición documental: Es la selección sistemática de los expedientes de los archivos de trámite o concentración, cuya vigencia documental ha prescrito, con el fin de realizar su transferencia o baja.

Procesos de gestión de documental: Acceso y consulta Establecer las políticas de acceso y consulta de la documentación que genera el sujeto obligado de forma interna y externa. Archivo de Trámite Establecer políticas de acceso para los servidores públicos. Atender lo establecido en la LGTAIP, LGPDPPSO y demás ordenamientos en la materia. Archivo de Concentración Establecer políticas de acceso para los servidores públicos. Atender lo establecido en la LGTAIP, LGPDPPSO y demás ordenamientos en la materia. Archivo Histórico Fuente de acceso público. Establecer los procedimientos de consulta de los acervos que resguarda. (LFA Art. 32 f. III)

G R A C I A S INAI. Dirección General de Gestión de Información y Estudios

“Principios de gestión documental y organización de archivos” Módulo III. Organización documental e Instrumentos de control y consulta archivística Dirección General de Gestión de Información y Estudios

Cuadro General de Clasificación Archivística (CGCA) La clasificación archivística de un documento o expediente, se llevará a cabo conforme al Cuadro General de Clasificación Archivística

Cuadro General de Clasificación Archivística Es el instrumento técnico y de consulta que refleja la estructura jerárquica y lógica de la organización de una entidad, con base en las atribuciones y funciones de cada Unidad Administrativa. ü Se identifica con la estructura o funcionamiento de la institución. ü Se identifica con los testimonios de las actividades que se derivan o que realiza dicha institución. “Es el mapa documental de una Institución…” 5. Control intelectual y de representación 53

CGCA: Estructura Fondo • Conjunto de documentos producidos orgánicamente por una institución, se identifica con el nombre de esta última. Sección • Cada división del fondo, corresponde con las atribuciones/funciones de la institución. Serie • División de una sección con base en las actividades específicas derivadas de las atribuciones /funciones de la institución. 54

CGCA: Relación con la estructura organizacional 55

CGCA: Estructura arbórea Fondo Sección Serie Subserie Expedien te Documento 56

CGCA: Jerarquización de una función institucional INAI Institución Recursos Materiales Atribución Adquisiciones Función/ Actividad Licitación Pública Trámite 57

CGCA: Estructura arbórea Fondo Acceso a la Información Recursos Materiales Recursos Adquisiciones Recursos de revisión RDA 0002/17 Licitación Pública Invitación al menos a 3 p. Adjudicación directa RDA 0083/17 58

Cuadro General de Clasificación Archivística: utilidad El cuadro de clasificación es una herramienta que permite: ü organizar, describir y vincular los documentos; ü vincular y compartir documentos, ya sea de manera interna o externa a la organización; y ü proporcionar mejor acceso, recuperación, uso y difusión de los documentos. 59

CGCA: Ejemplo CODIGO DE CLASIFICACIÓN SC 01 S SE 01 NIVELES DE DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL PLENO SECCIÓN (SC), SERIE (SE), SUBSERIE (SS) PLENO SS 01 Actas de las Sesiones Ordinarias y Extraordinarias en materia de la LFTAIP SS 02 Actas de las Sesiones Ordinarias y Extraordinarias en materia de la LFPDPPP SS 03 Actas de las Sesiones Ordinarias y Extraordinarias en materia presupuestal y administrativa SE 02 CUMPLIMIENTO DE ACUERDOS APROBADOS POR EL PLENO SE 03 ESTADÍSTICA DEL ESTADO QUE GUARDAN LOS MEDIOS DE IMPUGNACIÓN INGRESADOS AL INSTITUTO SE 04 SEGUIMIENTO A LAS DENUNCIAS PRESENTADAS POR INCUMPLIMIENTO DE LAS RESOLUCIONES SE 05 SEGUIMIENTO A LAS VISTAS ORDENADAS POR EL PLENO A LOS ÓRGANOS INTERNOS DE CONTROL ACCESO A LA INFORMACIÓN SC 02 S SE 01 RECURSOS SS 01 Recurso de revisión 60

CGCA: Pasos para su elaboración I. IDENTIFICACIÓN 2. JERARQUIZACIÓN 3. CODIFICACIÓN 4. INSTRUMENTACIÓN 61

Cuadro de Clasificación Archivística : Elaboración Primer paso fundamental Análisis de la organización su Historia sus Funciones sus Normas o Leyes sus Estructuras sus Reglamentos 62

CGCA: Elaboración Fuentes de consulta Comunes Normas, leyes, reglamentos, I. IDENTIFICACIÓN DE FUNCIONES manuales, etc. , aplicables a la Institución Sustantivas 63

Cuadro General de Clasificación Archivística FUNCIONES COMUNES FUNCIONES SUSTANTIVAS INAI • Legislación • Pleno • Asuntos jurídicos • Acceso a la información • Programación, organización y presupuestación • Protección de datos personales • Recursos humanos • Verificación, Seguimiento y Evaluación a Sujetos Obligados para el Cumplimiento de las Obligaciones de Transparencia • Recursos financieros • Recursos materiales y obra pública • Servicios generales • Tecnologías y servicios de la información • Comunicación social • Control y auditoria de actividades publicas • Planeación, información, evaluación y políticas • Transparencia y acceso a la información • Capacitación y Formación Educativa de Acceso a la Información y Protección de Datos Personales • Vinculación, Promoción y Difusión de los Derechos de Acceso a la Información y Protección de Datos Personales • Comisionado Presidente

CGCA: Elaboración II. JERARQUIZACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE LA ORGANIZACIÓN Identificar las funciones de la Institución y las actividades derivadas, a fin de establecer los niveles de relación entre las secciones y series documentales, así como las semejanzas y diferencias. Atribuciones/Funciones = Sección Actividades = Serie documental 65

CGCA: Elaboración III. CODIFICACIÓN Elegir un esquema de codificación para representar a cada categoría de agrupamiento (sección, serie), con fines de identificación y abreviación. ü El sistema de codificación puede ser numérico, alfabético o alfanumérico. ü Debe ser lógica, sencilla, precisa y flexible. 66

CGCA: Elaboración VALIDACIÓN Y FORMALIZACIÓN Unidades Administrativas y sus archivos SUPERVISIÓN Y ASESORÍA Seguimiento para garantizar su aplicación 4. INSTRUMENTACIÓN CAPACITACIÓN Servidores públicos para la aplicación del CGC 67

Clasificación archivística: ejemplo de codificación El número de clasificación se construye con los siguientes elementos: Nombre del fondo documental Instituto Nacional de Transparencia… INAI Sección: Acceso a la Información SC 02 SE 01 SS 01 INAI-SC 02 -SE 01 -SS 01 Serie: Recursos Suberie: Recursos de revisión -002/2017 Código de referencia del expediente La unión de las claves anteriores, resulta en el número de clasificación de la suberie Recursos de revisión, conforme al Cuadro de Clasificación del INAI Para distinguir un expediente de otro en la misma suberie, se agrega un número consecutivo seguido del año de creación del expediente, la notación completa se denomina código de referencia del expediente 68

Catálogo de Disposición Documental (CADIDO) Dirección General de Gestión de Información y Estudios

Catálogo de Disposición Documental El registro general y sistemático que establece los valores documentales, la vigencia documental, los plazos de conservación y disposición documental; Lineamiento cuarto, inciso IX (Lineamientos para la organización y conservación de archivos. SNT) Obligación de Transparencia LGTAIP, art. 70, frac. XLV

CADIDO: Componentes VALORES DOCUMENTALES Primarios: Administrativo, legal, fiscalcontable Secundarios: informativo, testimonial, evidencial PLAZOS DE CONSERVACIÓN El tiempo que permanecen los documentos en cada unidad de archivo Vigencia documental + término precautorio + plazo de reserva (LGTAIP) DISPOSICIÓN DOCUMENTAL Selección para Baja (eliminación), o transferencia y conservación

CADIDO: Ejemplo 72

CADIDO: Elaboración Su elaboración considera 4 etapas: Ø I. Identificación Ø II. Valoración Ø III. Regulación Ø IV. Control

CADIDO: Elaboración I. IDENTIFICACIÓN Normatividad que regula actuar de la institución Entrevistar a productores de la documentación Frecuencia de consulta-trámite concluidoexpediente cerrado Tipo de soportes documentales (papel, fotos, planos, etc. ) Volumen documental (cantidad de expedientes y soportes )

CADIDO: Elaboración II. VALORACIÓN Determinar valores primarios Determinar valores secundarios Fijar plazos de acceso y transferencia Especificar la conservación o eliminación

¿Qué es la Valoración Documental? Resultado de un proceso que implica: 1. Acopio de información 2. Analizar de manera crítica e de carácter administrativo, integral estos factores relacionados fiscal, con las series documentales en vista jurídico, histórico, etc. técnico, a una selección para su destino final. “Es un proceso que garantiza el sistema de consulta y memoria institucional (valores y plazos)”

ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS VALORACIÓN Para establecer: Análisis de: Conceptos relacionados con la valoración documental VALORES DOCUMENTALES VIGENCIA DOCUMENTAL BAJA DOCUMENTAL PLAZO DE CONSERVACIÓN DESTINO FINAL TRANSFERENCIA Criterios de disposición Acciones de TRANSFERENCIA

Propósitos de la valoración ü Propiciar la correcta circulación de la información archivística dentro de un SIA, estableciendo proceso claros transferencias documentales ü Identificar y seleccionar la memoria histórico-documental de las instituciones. ü Promover la eliminación razonada de los documentos que no poseas valores históricos… (José A. Ramírez León)

Principios de valoración v Los documentos conservados deben ser un testimonio de las actividades de la sociedad. v La valoración debe ser objetiva y contemporánea a los documentos valorados. v La valoración debe respetar el equilibrio entre la utilidad de los documentos para gestión administrativa y la importancia patrimonial de los documentos. v La valoración debe respetar el equilibrio entre la importancia del contexto de creación y utilización de los documentos. (Carol Couture)

Responsables de la valoración § Unidades administrativas productoras de la documentación: Titulares y Responsables de los Archivos de Trámite) § Responsables de la gestión documental a nivel institucional (Coordinador de Archivos y Responsable de Archivo de Concentración) § Comité de Transparencia § Grupo interdisciplinario

CADIDO: Elaboración II. REGULACIÓN Introducción (Explicar el contexto institucional) Objetivo General Marco legal que los regula (Describir) Proceso de elaboración (Describir) Registro de las series, sus plazos y destino final Hoja de cierre (El CDD consta de X secciones y X series doc. )

CADIDO: Elaboración q Firma de servidores públicos involucrados en la elaboración del CADIDO. IV. CONTROL q Presentar para su aprobación ante el Comité de Transparencia. q Iniciar su aplicación en la Institución.

Inventarios Documentales Dirección General de Gestión de Información y Estudios

Instrumentos de Control y Consulta Archivística Inventarios documentales: Instrumentos de consulta que describen las series y expedientes de un archivo y que permiten su localización. Tipos de Inventarios: § Inventario general § Inventario de transferencia § Inventario de baja documental

Inventarios Documentales: Tipos INVENTARIO GENERAL Describe las series documentales por su calidad, fecha y lugar en que están emplazados, son de carácter doméstico y para uso de los funcionarios en su labor de servicio”.

Inventarios Documentales: Tipos Inventario General por Series Documentales Archivo de Trámite de la Dirección General de Asuntos Jurídicos Series documentales Clave de clasificación Serie Descripción de la serie SE 06 Asistencia, consulta, estudios y asesorías Trámites Administrativos, Consultas, estudios y asesorías para los servidores públicos del Instituto. SE 10 Amparos Juicios de Amparo en materia de Transparencia y Acceso, así como en materia de Protección de Datos Personales. Procesos jurídicos Contiene Juicios de nulidad en materia de acceso a la información y transparencia, así como en materia de protección de datos personales, laborales, administrativos, civiles, mercantiles, penales, constitucionales. SE 21 El presente inventario ampara la cantidad de X expedientes, del año 2013 a 2015. Realizó Visto Bueno

Inventarios Documentales: Tipos TRANSFERENCIA PRIMARIA Archivo Trámite Archivo Concentración SECUNDARIA Archivo Concentración Archivo Histórico

Inventarios Documentales: Tipos BAJA DOCUMENTAL Baja archivística (Documentos relacionados con una sección, serie una vez que ha concluido su plazo de conservación conforme al CADIDO Baja de Documentación de comprobación administrativa inmediata (documentos que no son de archivo)

Guía de archivo documental q Guía de archivo documental: El esquema que contiene la descripción general de la documentación contenida en las series documentales establecidas en el Cuadro general de clasificación archivística. Unidad Administrativa: Secretaría Técnica del Pleno Área de Procedencia de Archivo: Nombre del responsable: Secretaría Técnica del Pleno Jesús Leonardo Larios Meneses Cargo: Secretario Técnico del Pleno Domicilio: Av. Insurgentes Sur No. 3211 Col. Insurgentes Cuicuilco, Del. Coyoacán, C. P. 04530. Teléfono: 50042400 Ext. 2303 Correo electrónico: INAI SECCIÓN: SC 01 S PLENO SE 01 Pleno fracción XLV leonardo. larios@inai. org. mx FONDO: SERIE DOCUMENTAL Obligación de Transparencia LGTAIP, art. 70, DESCRIPCIÓN Comprende las actas, audios y versiones estenográficas de las sesiones del Pleno en materia de la LFTAIPG y la LFPDPPP. FECHAS 2014 -2015 VOLUMEN DOCUMENTAL 5 expedientes en Soporte físico y electrónico UBICACIÓN FÍSICA Nivel 3 Ala Insurgentes, en la Secretaría Técnica del Pleno. 89

Los documentos de archivo… Acceso a la Información Memoria Histórica Rendición de cuentas Archivos organizados Investigación y Estudios Calidad de la gestión

GRACIAS Lic. Rosa Esmeralda Alcántara Morelos. Jefa de Dpto. de Conservación. esmeralda. alcantara@inai. org. mx Lic. Miriam Martínez Meza. Subdirectora de Gestión Documental miriam. martinez@inai. org. mx

Valores primarios Carácter Administrativo Reflejan las actividades rutinarias documentales de la Institución actividades rutinarias üoficios administrativos, ü circulares, memorándum, ü trámites relacionados con proyectos, planes, presupuestos, etc. Carácter fiscal o contable Sirven para comprobar el origen, distribución y uso de los recursos financieros. ü Libros de Contabilidad ü Registros Contables ü Documentación Comprobatoria del Ingreso Carácter Legal Disposiciones del Estado que afectan Disposiciones del Estado al orden general. ü ü Contratos legales Documentos notariales Escritura o una acta constitutiva Juicios laborales, fiscales, etc.

Valores secundarios Es la permanencia definitiva, perpetuidad, conservación “para siempre” de un documento o expediente. Los expedientes que deben considerarse como evidentes son aquellos que se refieren a la existencia y desarrollo de la INSTITUCIÓN, su origen, organización y funcionamiento. (…) ya que testimonian la totalidad del organismo en cuanto a cómo llevó sus funciones específicas u objetivos. Schellenberg