GIT GESTIN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS GESTIN DOCUMENTAL Natalia

GIT GESTIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS GESTIÓN DOCUMENTAL Natalia Plata Peñafort 1

LEY 594 DE 2000 AGN Reguló la obligación que tienen las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, de elaborar programas de gestión documental. Enmarcados dentro del concepto de Archivo Total, comprendiendo procesos como la producción, consulta, organización y disposición final de los documentos. 2

ACUERDO 039 DE 2002 AGN üPor el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del Artículo 24 de la Ley 594 de 2000. 3

ACUERDO 038 DE 2002 AGN • ARTICULO PRIMERO. RESPONSABILIDAD DEL SERVIDOR PUBLICO FRENTE A LOS DOCUMENTOS Y ARCHIVOS. El servidor público será responsable de la adecuada conservación, organización, uso y manejo de los documentos y archivos que se deriven del ejercicio de sus funciones. 4

ACUERDO 038 DE 2002 AGN • ARTICULO SEGUNDO. Todo servidor público al ser vinculado, trasladado o desvinculado de su cargo, recibirá o entregará según sea el caso, los documentos y archivos debidamente inventariados para garantizar la continuidad de la gestión pública. 5

ACUERDO 038 DE 2002 AGN • ARTICULO TERCERO. La entrega y recibo de los documentos y archivos a que se refiere el articulo anterior, se hará de conformidad con la Tabla de Retención Documental. Para tal efecto, se diligenciará el formato único de inventario, 6

RESOLUCIÓN 1094 DE 2010 IGAC üPor la cual se reglamenta el sistema de gestión documental del Instituto Geográfico Agustín Codazzi. üSeñala las funciones que deben tener las diferentes dependencias del IGAC, en relación con la gestión documental y creación de lo Comités de Archivo Territoriales. 7

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Las Tablas de Retención Documental son un instrumento archivístico que identifica los documentos que produce, recibe y debe conservar la entidad, de acuerdo con sus funciones y sus procedimientos, su elaboración debe basarse en la estructura orgánico-funcional, con el fin de identificar las series y subseries documentales. 8

DEFINICIÓN DE TRD ü Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. 9

IMPORTANCIA DE LAS TRD üFacilitan el manejo de la información. üContribuyen a la racionalización de la producción documental. üPermiten a la administración proporcionar un servicio efectivo. üFacilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados. üGarantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente. üRegulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo. 10

DEFINICIÓN DE SERIE DOCUMENTAL • Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros. 11

CLASIFICACIÓN DE LA SERIES DOCUMENTALES SIMPLES: Son independientes de otras unidades documentales: Acuerdos, Resoluciones, Decretos. SERIES DOCUMENTALES COMPLEJAS: Conocidas como expedientes, compuestas por varios tipos documentales diferentes: Historia laboral, procesos jurídicos, investigaciones disciplinarias, contratos, etc. erasmohl@gmail. com 12

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO Archivo de Gestión Archivo Central Valores Primarios • Administrativo • Legal • Fiscal • Contable • Técnico Archivo Histórico Valores Secundarios • Cultural • Histórico • Científico 13

PRINCIPIOS DE PROCEDENCIA ü El respeto al principio que establece que los documentos producidos por un organismo no deben mezclarse con los de otros, es lo que permite mantener una cohesión entre los documentos y los fondos de un archivo y así mismo entre los fondos y la estructura orgánica de una institución. 14

PROCEDENCIA DOCUMENTOS SERVICIOS ADM GENERAL DEL ARCHIVO MUNICIPIO DOCUMENTOS CONTRATACIÓN DOCUMENTOS JURÍDICA DOCUMENTOS TESORERÍA erasmohl@gmail. com 15

PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL ü Los documentos deben guardar el mismo orden en el que fueron producidos y consiste en mantener los documentos de cada fondo en el orden que les dio desde su origen, al ser generados recibieron un orden para cumplir con una gestión o reflejar una actividad, esto facilita su recuperación. erasmohl@gmail. com 16

ORDEN ORIGINAL AGOSTO 31 DE 2009 JULIO 22 DE 2009 MAYO 7 DE 2009 CONTRATO MARZO 15 DE 2009 RESOLUCIONES ACTA DE FINALIZACIÓN MARZO 1 DE 2009 INFORMES ACTA DE INICIO erasmohl@gmail. com 17

VALORES SECUNDARIOS ü Entre estos se encuentran los valores CIENTIFICOS, CULTURALES E HISTÓRICOS. Esta categoría de valores se requiere para la reconstrucción de la historia. Son representativos para la ciencia, sirven como fuente de consulta para los investigadores y como testimonio de la memoria colectiva. Son el Patrimonio Documental de la comunidad que los creó y utilizará. 18

VERSIONES DE LAS TRD Sede central: • La documentación del año 1997 al 2003 corresponde a la Tabla de Retención Documental Versión 1. • La documentación del año 2004 al 2010 corresponde a la Tabla de Retención Documental Versión 2. • La documentación del año 2011 en adelante corresponde a la Tabla de Retención Documental Versión 3. Territoriales: • La documentación del año 2004 al 2010 corresponde a la Tabla de Retención Documental Versión 2. • La documentación del año 2011 en adelante corresponde a la Tabla de Retención Documental Versión 3. 19

PASOS METODOLÓGICOS PARA LA APLICACIÓN DE LAS TRD 20

PRIMER PASO ü Elabore separadores para cada uno de las series y subseries, que faciliten la ubicación y localización física de la documentación. ü En cada separador se registra el código y nombre de la serie y subserie, ejemplo: 2060. 1 ACTAS DE COMITÉ erasmohl@gmail. com 21

SEGUNDO PASO ü Identifique y agrupe en expedientes todos los documentos pertenecientes a una dependencia, teniendo en cuenta las series y subseries definidas en la Tabla de Retención Documental. 22

TERCER PASO üOrdene en cada una de las carpetas los documentos, teniendo en cuenta su fecha de producción o trámite. Así se aplica el principio de orden original. Octubre 24 de 1997 4 Junio 24 de 1997 3 2 Marzo 17 de 1997 Enero 3 de 1997 CODIGO Actas de entrega de dependencias AÑO CODIGO ACTAS 1

CUARTO PASO ü Identifique y nombre cada uno de los expedientes, con la siguiente información: código serie y subserie y a continuación el nombre del expediente. ü Dentro de cada carpeta se debe archivar máximo 200 folios, si requiere otra carpeta identifíquela con la información señalada. erasmohl@gmail. com 24

QUINTO PASO ü Adelante la foliación de cada uno de los expedientes que forman las diversas series y subseries documentales, su foliación es en el extremo superior derecho, con un lápiz de mina negra y blanda HB, B, legible, sin enmendaduras, empezando por el más antiguo. 25

SEXTO PASO ü Ubique físicamente las carpetas que conforman cada una de las series y subseries documentales, observando que guarden el mismo orden en que aparecen relacionadas en la TRD de la dependencia. 26

SEPTIMO PASO ü Identifique cada uno de los archivadores, de tal forma que permita la localización física de los expedientes. 27

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OCTAVO PASO ü Levante el inventario documental, diligenciando para tal fin el formato oficial. 29

INVENTARIO ÚNICO DOCUMENTAL Oficina Productora: INVENTARIO ÚNICO DOCUMENTAL PARA USO EXCLUSIVO DEL ARCHIVO CENTRAL GRUPO INTERNO DE TRABAJO GESTIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Registro de entrada: fecha Código Oficina: Objeto del Inventario: Número de transferencia No. ORDEN ASUNTO CÒDIGO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 Entregado: SERIE O SUBSERIE IDENTIFICADOR Nombre NOMBRE FECHAS EXTREMAS CANT. SOPORTE FOLIOS OBSERVACIONES CANT. CARP. INICIAL FINAL CAJAS CARP. TOMOS OTRO Nombre PALABRAS CLAVES Recibido: Firma UNIDAD DE CONSERVACIÓN Firma 30

NOVENO PASO ü Una vez organizado el archivo de la dependencia de acuerdo a la TRD, aparecen unos documentos que no es posible ubicar dentro de la serie son los llamados DOCUMENTOS DE APOYO: son de carácter general y sirven únicamente de soporte a la gestión de la dependencia pero no constituyen documento de archivo. erasmohl@gmail. com 31

NOVENO PASO Documentos De Apoyo • Copias de normas externas (leyes, decretos, circulares, resoluciones). • Estudios de documentos técnicos que sirven como información. • Copias o fotocopias de documentos que son generados por el IGAC, pero por función solo se conservan en un dependencia. En las otras oficinas solo cumplen la función de informar, por lo cual pierden todos sus valores. 32

NOVENO PASO Documentos De Apoyo • Artículos de prensa, publicaciones u otra clase de documentos o impresos que no constituyen documentos de archivo, cuyo destino es una biblioteca o centro de documentación. • Invitaciones, tarjetas, plegables de programas y propaganda sobre productos comerciales, de posible interés para la administración. 33

DÉCIMO PASO ü Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiempos de retención que están dados para el archivo de gestión de la dependencia según la TRD, este tiempo se cuenta desde el momento en que la serie o subserie ha cumplido su trámite en la oficina. 34

RECOMENDACIONES GENERALES 35

FOLIACIÓN Foliar de manera legible y sin enmendaduras, todos los documentos con lápiz blando de grafito y fuera del texto. Se debe foliar así:

TRANSFERENCIA üGarantizar el acceso a la información üEvitar la producción y acumulación irracional de documentos. üPermite el control y ordenación eficaz de los documentos. üEvita la acumulación de documentos en las áreas de oficinas o espacios inadecuados. üGarantiza mejores condiciones de conservación. 37

DISPOSICIÓN FINAL CONSERVACIÓN TOTAL MICROFILMACIÓN Y/O DIGITALIZACIÓN ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS SELECCIÓN DOCUMENTAL 38

ELIMINACIÓN üDebe ser responsabilidad del Comité de Archivo. ü Debe realizarse de acuerdo a los tiempos retención. üNingún documento debe ser destruido sin estar registrado en la TRD. 39

Las tablas de retención documental se encuentran publicadas en la igacnet en la siguiente ruta: SERVICIOS/ADMINISTRATIVOS/GESTIÓN DOCUMENTAL 40

FONDOS DOCUMENTALES ACUMULADOS - FDA … “ Es el conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de organización archivística, ni las mínimas condiciones de conservación y sin la posibilidad de ser fuente de información y consulta…”

QUÉ SE INTERVIENE EN UN FDA? ARCHIVÍSTICA • Aplicación de Tablas de Valoración Documental. • Digitalización. • • CONSERVACIÓN Limpieza de depósito. Limpieza de documentación. Eliminación de deterioro biológico y sus focos. (saneamiento puntual y ambiental) Primeros auxilios a documentación de conservación total.

PORQUÉ INTERVENIR LOS FDA? • Evita deterioros de tipo biológico y físico en la documentación. • Permite consultar la documentación. • Permite transferir la • Minimiza riesgo de documentación al Archivo enfermedades en el personal Central con base en las TVD de archivo.

INSTRUCTIVO DE MANEJO DE ARCHIVOS DE GESTIÓN Y CENTRAL Además de las TRD, existe un instructivo en el que se describe cada uno de los procesos de archivo que se realizan en el Instituto. Este instructivo lo encontramos en la igacnet en la siguiente ruta : SGI/SERVICIOS ADMINISTRATIVOS/ MANUALES DE PROCEDIMIENTOS, INTRUCTIVOS, METODOLOGIAS Y GUIAS/MANEJO DE ARCHIVOS DE GESTIÓN Y CENTRAL I 20601 -01/11. V 2 45

INSTRUCTIVO DE LIMPIEZA Y SANEAMIENTOS AMBIENTALES DE DEPÓSITOS DE ARCHIVO Se describen los procesos para hacer la limpieza y saneamientos ambientales de acuerdo con la normatividad vigente. Este instructivo lo encontramos en la igacnet en la siguiente ruta : SGI/SERVICIOS ADMINISTRATIVOS/ MANUALES DE PROCEDIMIENTOS, INTRUCTIVOS, METODOLOGIAS Y LIMPIEZA Y SANEAMIENTOS AMBIENTALES DE DEPÓSITOS DE ARCHIVO I 20601 -02 -12 V 1 46

El GIT Gestión de Servicios Administrativos ha creado canales de comunicación para centralizar todas las consultas de las Direcciones Territoriales y la Sede Central a través del correo gestiondocumental@igac. gov. co 47

CONSULTAR FORMATOS DE ARCHIVO IGACNET SGI/SERVICIOS ADMINISTRATIVOS/FORMATOS: üActa de eliminación de documentos üActa de transferencia documental üInventario único documental üRótulo para mobiliario de archivo üRótulo de carpetas üPréstamo de documentos (archivo central) 48

GRACIAS 49