MANUALES ADMINISTRATIVOS CONCEPTO DE MANUAL Los manuales administrativos

MANUALES ADMINISTRATIVOS

CONCEPTO DE MANUAL Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática, información de una organización (antecedentes, legislación, estructura, objetivos, políticas, sistemas, procedimientos, etc) así como las instrucciones y lineamientos que se consideren necesarios para el mejor desempeño de las tareas. 2

OBJETIVOS • Fijar por escrito y sistematizar las diversas políticas y procedimientos de trabajo. • Servir de medios de comunicación entre la dirección y los empleados. • Facilitar la delegación de funciones y la autoridad • Simplificar y ordenar el trabajo. 3

CLASIFICACIÓN 1. POR SU NATURALEZA O AREA DE APLICACIÓN a) MACROADMINISTRATIVOS: contienen la infor- mación de más de una organización. b) MICROADMINISTRATIVOS: corresponden a una sola organización y pueden referirse a ella en forma general o a una de sus área en forma específica. 4

CLASIFICACIÓN 2. POR SU CONTENIDO a) De organización b) De normas y procedimientos 3. POR AREAS FUNCIONALES (Deptos. ) a) Dirección b) Ventas c) Producción d) Administración 5

GUIAS PARA LA REDACCIÓN Y EDICIÓN DE MANUALES a) b) c) d) e) Deben hacerse en papel tamaño carta y a renglón cerrado Debe ponerse el nombre de la empresa en el margen izquierdo Todas las hojas deben tener agujeros en el margen izquierdo Se debe contar con suficientes ejemplares Para la edición se usará el sistema de hojas sueltas. 6

GUIAS PARA LA REDACCIÓN Y EDICIÓN DE MANUALES f) El estilo de redacción debe ser sencillo, claro y conciso, que no tenga que recurrirse al diccionario para aclarar conceptos. g) Deben evitarse abreviaturas en los títulos de los temas h) Las hojas de los manuales llevaran numeración correlativa del 1 en adelante. Se omitirá el número 1 y en el resto se anotará el número en el margen superior derecho 7

MANUAL DE ORGANIZACIÓN 8

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Este tipo de manual contiene información detallada referente a los antecedentes, legislación, atribuciones, estructura orgánica, funciones, organigramas, niveles jerárquicos, grados de autoridad y responsabilidad, así como canales de comunicación y coordinación de una organización. 9

CONCEPTO El manual de organización es un conjunto de referencias de organización usados frecuentemente por los directores, tienen mucha utilidad como instrumentos administrativos para ayudar a realizar el trabajo con mayor eficacia. 10

OBJETIVOS • Permiten conocer los medios personales e instrumentales de que dispone la organización. • Facilitan el conocimiento de la estructura y hacen posible la valoración de los puestos que la integran. • Posibilitan la acción directiva al establecer los canales de comunicación. • Fomentan la motivación al proporcionar a cada funcionario una visión global de la unidad, un conocimiento completo de su papel dentro de ella. 11

OBSERVACIONES COMPLEMENTARIAS PARA LA ELABORACIÓN Y REDACCIÓN DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN 1. Descripción de los elementos de la Unidad Administrativa: debe principiarse por la unidad de más alto nivel jerárquico. 2. Descripción de puestos: debe principiarse por el puesto de trabajo de la autoridad máxima de la empresa. 3. Vigencia: fecha a partir de la cual debe ser formalmente observado el contenido del manual. 12

OBSERVACIONES COMPLEMENTARIAS PARA LA ELABORACIÓN Y REDACCIÓN DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN 4. Sanción de la autoridad superior: aprobación, Vo. Bo. o autorización de aplicación y uso del manual 5. Identificación y presentación: el manual debe llevar su carátula e índice de contenido 6. Aspectos de redacción, limpieza y empastado. Se aconseja utilizar hojas movibles que permitan las modificaciones, cambios y mejoras. 13

DESCRIPCIÓN TECNICA DE PUESTOS I. IDENTIFICACIÓN: − Código del puesto − Título del puesto − Ubicación administrativa − Inmediato superior − Subalternos 14

I. IDENTIFICACIÓN: • Código del puesto: Este es un número clave que en algunas empresas se utiliza para efectos de ordenamiento y fácil localización de los mismos. En algunos casos, se otorga el número que presupuestariamente le corresponde. • Titulo del puesto: Anotar el nombre con que formalmente (vía presupuesto, nómina de pago, contrato de trabajo, etc) se ha denominado el puesto. • Ubicación administrativa: En este apartado se debe anotar el órgano administrativo en donde se encuentra el puesto indicado o en donde se le puede localizar. • Inmediato Superior: Señalar el nombre del puesto de la persona de quien recibe órdenes y/o instrucciones directamente en su trabajo. • Subalternos: Indicar el nombre de los puesto a los cuales dirige, supervisa o controla directamente en el desarrollo del trabajo. 15

DESCRIPCIÓN TECNICA DE PUESTOS II. DESCRIPCIÓN − Naturaleza: (descripción genérica del puesto) − Atribuciones: (descripción específica del puesto) − Relaciones de trabajo: − Autoridad: − Responsabilidades: 16

II DESCRIPCIÓN DEL PUESTO: • Naturaleza: Esta es una descripción sucinta de aspectos esenciales y específicos de las tareas o labores asignadas al puesto, lo que hace que se distinga del resto de puestos existentes en la empresa. En este apartado se define si el trabajo es de naturaleza operativo, apoyo, técnico, profesional o administrativo; su complejidad, responsabilidad y autoridad, las instrucciones que recibe, la supervisión recibida y/o ejercida, así como el grado de independencia y criterios necesarios para el desarrollo del trabajo y cómo son revisadas y evaluadas labores o tareas realizadas. • Atribuciones: Es la descripción breve, en términos generales y con algún grado de importancia de las tareas o labores que son características del puesto. En este apartado no se debe pretender incluir todas las tareas o labores que se realizan en cada uno de los puestos, ni todas las que se describen serán limitativas de lo que debe desempeñar la persona que ocupa ese puesto de trabajo, por lo tanto, este es un apartado representativo de un puesto en particular y existen varias formas de enmarcar su descripción. Atribuciones especificas, generales, especiales, particulares, etc. Atribuciones diarias, semanales, mensuales, anuales, etc. Atribuciones en orden de la más a la menos importante. 17

II DESCRIPCIÓN DEL PUESTO: • Relaciones de trabajo: Describe los contactos personales y de relaciones públicas que los empleados deben mantener en el desempeño de sus atribuciones tanto en forma intra como interinstitucional. • Autoridad: Es la descripción del grado de decisión que el titular del puesto tiene para actuar en las diferentes actividades, tareas o labores en que participa, sobre que puestos tiene mando y responsabilidad y en qué grado se afectan sus relaciones de trabajo. • Responsabilidades: Se refiere a la descripción de los elementos que inciden en la participación del servidor en la custodia, despacho, uso de equipo y mobiliario, valores; así como por la eficiencia en el trabajo. Deben indicarse en orden de prioridades y conforme su cuantía de utilización. 18

DESCRIPCIÓN TECNICA DE PUESTOS III. ESPECIFICACIONES DEL PUESTO (requisitos mínimos exigidos) a) Educación: b) Experiencia: c) Habilidades y destrezas: d) Otros requisitos: 19

III ESPECIFICACIÓN DEL PUESTO: (Requisitos mínimos exigidos) • Educacionales o Académicos: Grado de educación escolar, media y/o universitaria indispensable. • Experiencia: Describe el conjunto de conocimientos prácticos y/o técnicos que se requieren del candidato para el desarrollo del trabajo, preferentemente se debe dar en función del tiempo de práctica dentro y/o fuera de la empresa o institución. • Habilidades: La habilidad debe entenderse como la capacidad mental para comprender y entender las formas de dar y recibir ordenes, instrucciones, mensajes y otras formas o maneras de relación de trabajo. • Destrezas: Es la capacidad manual para ejecutar una actividad especifica; esta función es práctica y tiene relación directa con la habilidad necesaria y requerida para acometer una acción, actividad o tarea. 20

III • ESPECIFICACIÓN DEL PUESTO: (Requisitos mínimos exigidos) Otros requisitos: Aunque no es determinante para algunos casos esta sección, puede servir como complemento a la información otorgada al aspirante del puesto o a las autoridades para contratarlo correctamente. Puede indicar: El esfuerzo con el grado de concentración y atención necesaria para ejecutar las labores, el esfuerzo visual, auditivo o muscular requerido para el desarrollo de las tareas asignadas. Las condiciones de trabajo tanto ambientales agradables o desagradables bajo las cuales debe actuarse y bajo la cuales el empleado no puede ejercer control alguno y que pueden afectar su estado físico o mental y exponerlo a accidentes o enfermedades que lo incapaciten parcial o totalmente en sus labores. Las experiencias en otros puestos de trabajo, conocimiento y/o dominio de idiomas, edad limite requerida, sexo, antecedente laborales, penales y/o policiacos, etc forman este apartado. 21

EJEMPLO DE DESCRIPCIÓN TECNICA DE PUESTO I. IDENTIFICACIÓN Código Título del puesto Ubicación administrativa Jefe Inmediato superior Subalternos II. DESCRIPCIÓN DEL PUESTO 1. Naturaleza: 2. Atribuciones: 3. Relaciones de trabajo 4. Autoridad: 5. Responsabilidades: III. ESPECIFICACIONES DEL PUESTO 1. Académicos 2. Experiencia 3. Habilidades y destrezas 4. Otros requisitos 22

CONTENIDO 1. Índice o contenido 2. Introducción 3. Antecedentes de la empresa, unidad administrativa y manual. 4. Marco jurídico institucional, bases legales que sustentan el origen de la institución o empresa: (acuerdos, acta de constitución, escritura pública, estatutos, reglamentos) 5. Objetivos del manual 6. Organigramas: general, específico, de funciones y nominal o de puestos 7. Descripción de puestos 8. Glosario 9. Anexos 23

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS 24

CONCEPTO Instrumento administrativo de carácter informativo en el que se presenta la secuencia procedimental para la ejecución de las actividades propias de las funciones de una unidad administrativa o de una empresa en su conjunto, normatizando las obligaciones para cada puesto de trabajo y limitando su área de aplicación y la toma de decisiones en el desarrollo de las actividades. 25

CAMPO DE APLICACIÓN Es el conjunto de unidades administrativas, puestos, niveles jerárquicos que tienen relación con los procedimientos, así como el área física en la que se desarrollan las actividades. 26

OBJETIVOS GENERALES Es la descripción clara y concreta del fin último que pretende alcanzar el manual, especialmente para uso en la orientación del trabajo que debe llevar a cabo el empleado. 27

NORMAS GENERALES Es la descripción de los lineamientos que rigen o guían la conducta del ejecutor (unidad administrativa, puesto de trabajo) para su actuación externa e interna en la realización de las actividades que integran el procedimiento. Autoriza algo basado en leyes, reglamentos, estatutos y otros instrumentos legales, también prohíbe cualquier acción que contradiga la normalización del quehacer en las operaciones necesarias. 28

SIMBOLOGIA Los símbolos son una especie de lenguaje convencional con los que se designan o representan ideas, conceptos, acciones, etc. , La más común para la elaboración de los diagramas es de la forma ANSI (American National Standard Institute) Ha preparado una simbología para representar flujos de información del procesamiento electrónico de datos, de la cual se han adoptado algunos símbolos para diagramas de flujo administrativos. 29

SIMBOLOS DE LA NORMA ANSI INICIO O FIN OPERACIÓN, ACTIVIDAD O PROCESO INSPECCIÓN, REVISIÓN O VERIFICACIÓN CONECTOR FUERA DE PAGINA ARCHIVO FINAL ARCHIVO TEMPORAL DOCUMENTO TRANSFERENCIA ARCHIVO DE DOCUMENTOS CONECTOR DENTRO DE PAGINA MULTIDOCUMENTO DECISIÓN 30

ELEMENTOS DEL PROCEDIMIENTO 1. DEFINICIÓN: es el titulo que identifica lo que se va a realizar. 2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS: son todos aquellos aspectos técnico-administrativos que se alcanzaran por medio del procedimiento. 3. NORMAS ESPECIFICAS: puede señalarse como norma , lo relativo al proceso de distribución de las formas o formularios y sus copias, que participan en el procedimiento. 31

4. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: narración descriptiva, ordenada cronológica y secuencialmente, de las actividades que le corresponde realizar a cada puesto o unidad administrativa. (4 columnas) Unidad Puesto Paso No. Actividad 5. FLUJOGRAMA O DIAGRAMA DE FLUJO: representa gráficamente la participación directa de cada puesto de trabajo en el proceso operativo de un procedimiento determinado 32

Empresa: Procedimiento: Fecha: No. de Pasos: Hoja: No. de Forma: Elaboró: Titulo: PUESTO PASO No. ACTIVIDAD DEFINICIÓN: OBJETIVOS ESPECIFICOS: NORMAS ESPECIFICAS: 33

Empresa: Procedimiento: Fecha: No. de Pasos: Hoja: Aspirante o Solicitante Junta Directiva A INICIO Titulo: No. de Forma: Gerente de RR. HH Junta Directiva Elaboró: Aspirante o Solicitante 1 3 2 4 B A B 5 SI NO 5. 1 5. 2 FIN 1 34

CONTENIDO 1. Índice o contenido 2. Introducción 3. Campo de aplicación 4. Objetivos generales del manual 5. Normas generales del manual 6. Simbología 7. Descripción de los procedimientos - Objetivos y normas específicas del procedimiento. - Descripción del procedimiento (pasos) - Flujograma o diagrama de flujo 8. Glosario 9. Anexos 35

ALTO No lo olvides: “La mejor forma de aprender es poner en práctica los conocimientos adquiridos” ¡GRACIAS POR TU ATENCIÓN!