Subdireccin de Trmites Servicios y Gestin Documental Desarrollo
Subdirección de Trámites, Servicios y Gestión Documental Desarrollo e Innovación en Trámites y Servicios Noviembre 6 de 2019
Cambio estructural • La Subdirección de Trámites, Servicios y Gestión Documental nace como consecuencia de la Reforma Administrativa. • Aporta eficiencia administrativa y transparencia a los ciudadanos y al Municipio.
¿Qué hacemos? Lideramos con compromiso y método orientado hacia el resultado de la estrategia Antitrámites, verificando su cumplimiento. • Nuestro gestión es transversal. • Realizamos seguimiento y control a los lineamientos. • Cada organismo lleva a cabo su operación.
¿Cómo lo hacemos? 1 2 3 Jornadas de sensibilización Acompañamiento a los organismos: equipos Antitrámites Informes de seguimiento 5 4 Articulación entre organismos y con otras entidades Mesas de trabajo con directivos y líderes de proceso Trabajo que involucra a 14 organismos del Municipio que tienen trámites y servicios.
Modelo del servicio al ciudadano Cultura de servicio al ciudadano Promover el conocimiento y apropiación de los lineamientos de servicio al ciudadano Estrategia para mejorar tiempos de respuesta Identificar oportunidades de mejora y establecer acciones para superarlas Estrategia Antitrámites Facilitar el acceso de los ciudadanos a los trámites y servicios ofrecidos por la entidad. Estrategia de Difusión Informar al usuario sobre los Trámites y Servicios que brinda la Alcaldía.
Encuestas de satisfacción ● Miden la percepción de los usuarios frente a los trámites, servicios y productos entregados. ● 32. 649 encuestas en canales presenciales que muestran conceptos de satisfacción en un 97% (Vigencia 2019). ● 12. 099 encuestas en línea con un 40% de satisfacción.
Implementación sistema MIRAVÉ ● Facilita la gestión de la entidad en beneficio del servicio al ciudadano. ● Optimiza el Sistema de Gestión Documental permitiendo realizar mayor seguimiento a los trámites y servicios. ● Procesos más ágiles, transparentes y efectivos. ● Nuestra entidad responderá rápidamente a los cambios y desafíos para cumplir sus objetivos.
Interoperabilidad ● Convenio Registraduría Nacional del Estado Civil. ●Ventanilla Única de Registro (VUR). ● Ventanilla Única de Artes Escénicas. ● Herramienta SAUL y VITAL (trámites ambientales). ● Estampilla Electrónica. ● Pago PSE.
Logros en trámites y servicios ● 260 trámites y servicios de 268 (97%) ajustados a la norma. ● Entidad pionera en la revisión normativa de los trámites y servicios previo a su registro en SUIT. ● 42 trámites y servicios en línea. ● Racionalización de 84 trámites y servicios.
Logros en trámites y servicios ● Mesas de trabajo continuas con el DAFP para revisión y mejora de los trámites. ● Incremento en 40% en la variable Permisos de Construcción, según el IMAE (Indicador Mensual de la Actividad Económica); mejora acorde con cifras del DANE. Validado por CAMACOL.
4 Estrategia de difusión ● Entrega de 50 portafolios distribuidos en 23 puntos de atención. ● Producción de 8 videos tutoriales e informativos, disponibles en la página web y redes sociales de la entidad.
Logros en trámites y servicios FECHA CANTIDAD DE TRÁMITES ELIMINADOS Diciembre 31 de 2017 304 Mayo 30 de 2018 296 8 Diciembre 21 de 2018 286 10 Mayo 30 de 2019 275 11 Agosto 26 de 2019 268 7 36 trámites y servicios menos para los caleños.
Liderazgo en racionalización de trámites ● Visita del Ministro de CIT, del Director del DAFP y de altos funcionarios de MINJUSTICIA, DNP y MINTIC el pasado 12 de marzo en Cali, donde destacaron el trabajo de Cali en racionalización de trámites y servicios. ● Santiago de Cali, modelo a nivel nacional de la estrategia Estado Simple, Colombia Ágil.
Reconocimiento Presidencia de la República El pasado 18 de julio, dentro de la Estrategia Estado Simple, Colombia Ágil; el Presidente Iván Duque le entregó al Alcalde Maurice Armitage un reconocimiento por el liderazgo de la Alcaldía de Cali en racionalización de trámites.
¿Cual considera usted que es el principal reto de la Administración Pública de cara a la transformación digital que trae consigo la cuarta revolución industrial?
● Promover la interoperabilidad externa en beneficio de la consulta e intercambio de información, disminuir pasos y costos para el usuario e incrementar la eficiencia administrativa. ● Reconocer las características del usuario, sus necesidades y expectativas para realizar los ajustes en la oferta de trámites y servicios, diseño de estrategias de comunicación y elaboración de planes, programas y proyectos. ● Aumentar el uso del documento electrónico y la firma digital en las comunicaciones generadas.
¿Cómo podría la tecnología emergente contribuir al ejercicio de la gestión pública?
● Generando celeridad y transparencia, permitiendo la optimización de espacios físicos gracias a la implementación de soluciones tecnológicas. ● Contando con una identificación y trazabilidad de la gestión que los ciudadanos realicen ante las entidades públicas. ● Garantizando la veracidad de la información suministrada por los usuarios y entidades públicas y privadas, mediante el acceso en línea a datos actualizados que producen o administran otras entidades.
¿Qué herramientas y estrategias podría adoptar la administración pública para incentivar el uso de las herramientas tecnológicas y la interoperabilidad de plataformas para mejorar el servicio a los ciudadanos?
● Optimizar los medios de comunicación y formación a los usuarios sobre el acceso a herramientas tecnológicas. ● Dotar los puntos de atención de ayudas electrónicas que faciliten la interacción del ciudadano y el acceso a los servicios ofrecidos por la entidad. ● Garantizar que el producto entregado al usuario cumpla con las condiciones de calidad, oportunidad y seguridad de la información, para fomentar la confianza o credibilidad en la gestión realizada.
Somos una administración más cercana al ciudadano, con trámites funcionando bajo la norma. Un Municipio que progresa con eficiencia y transparencia para todas las caleñas y caleños.
Gracias
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