Aspectos administrativos y contables Leccin 2 Aspectos administrativos

Aspectos administrativos y contables Lección 2: Aspectos administrativos y financieros

Aspectos administrativos y contables 01 Fundamento legal de la contabilidad en propiedad horizontal 02 Organización administrativa y mecanismos de control 03 Información financiera - estados financieros, reservas, manejo, presupuesto

Aspectos administrativos y contables El propósito de esta lección es brindar los conceptos, elementos y herramientas necesarios para comprender las finanzas y su aplicación en la propiedad horizontal, con términos sencillos que no requieren de un conocimiento previo financiero. La claridad en las cuentas se constituye en la principal herramienta para manejar el tema financiero en la propiedad horizontal, por eso aquí comprenderás cómo se elabora un presupuesto y que elementos debes tener en cuenta para hacer lectura de los estados financieros de tu conjunto.

Aspectos administrativos y contables Introducción La administración de un conjunto requiere que aquella persona que ejerce esta labor, o sea el representante legal, deba apoyarse en los demás órganos de la propiedad horizontal, como el consejo de administración, el revisor fiscal, el contador y la asamblea de propietarios. Si bien no es necesario que el administrador y el consejo "se las sepan todas", es un gran error que las diferentes áreas administrativas se desentiendan por completo de los aspectos contables y financieros de la copropiedad. El área contable y financiera representa uno de los pilares más importantes a la hora de tomar decisiones, por ello es importante adquirir ciertas competencias, herramientas y conocimientos que te permitan analizar y entender el sistema contable.

Aspectos administrativos y contables 1. Fundamento legal de la contabilidad La propiedad horizontal debe llevar contabilidad con el propósito de informar y rendir cuentas a los usuarios sobre la administración de los recursos para atender los gastos propios de mantenimiento y conservación de la propiedad horizontal. El marco legal de los temas contables en Colombia es bastante amplio. Veamos algunas de las leyes que aplican para la propiedad horizontal…

Aspectos administrativos y contables 1. Fundamento legal de la contabilidad La ley 1314 de 2009 Aplica a todas las personas naturales y jurídicas que, de acuerdo con la normatividad vigente, estén obligadas a llevar contabilidad, así como a los contadores públicos, funcionarios y demás personas encargadas de la preparación de estados financieros y otra información financiera, de su promulgación y aseguramiento Decretos 3024, 3022 y 3019 Marco técnico normativo para los preparadores de información financiera que conforman los Grupo 1, 2 y 3 respectivamente para facilitar la implementación de las Normas Internacionales de Información Financiera. de 2013 Decreto 2706 de 2013 Marco técnico normativo de Información Financiera para las microempresas, que dicta los requerimientos de reconocimiento, medición, presentación e información a revelar de los estados financieros que están dirigidos a atender las necesidades generales de información financiera de un amplio espectro de usuarios. Decreto 2500 de 1986 art. 2° Se dictan las obligaciones establecidas para las entidades sin ánimo de lucro, de efectuar su inscripción, presentar la declaración simplificada y registrar los libros de contabilidad. Titulo IV Código de Comercio Disposiciones sobre la conformación de la contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general y demás normas sobre la materia.

Aspectos administrativos y contables 1. Fundamento legal de la contabilidad Decreto 2821 de 1974 Hechos irregulares y sanciones Ley 190 de 1995 artículo 45/ Control sobre las entidades sin ánimo de lucro contabilidad de (ESAL) Estatuto tributario artículo 364 Ley 43 de 1990 Ley 675 de 2001 artículo 51/ Decreto y disposición para llevar Principios de contabilidad Obligatoriedad de la contabilidad como medio de prueba reglamentario 2649 de 1993 art. 2° Decreto reglamentario 2650 de 1993 Plan único de cuentas. Orientación profesional 26 de 2008 Ejercicio profesional en entidades de propiedad horizontal y unidades inmobiliarias cerradas. – CTCP Orientación técnica No. 15 de 2015 – CTCP Copropiedades de uso residencial o mixto (Grupo 1, 2 y 3). Ley

Aspectos administrativos y contables 1. Fundamento legal de la contabilidad Las NIIF en propiedad horizontal ¿Qué son? las Normas Internacionales de Información Financiera – NIIF, son el conjunto de estándares internacionales de contabilidad promulgadas por el International Accounting Standars Board (IASB), que establece los requisitos de reconocimiento, medición, presentación e información a revelar sobre las transacciones y hechos económicos que afectan a una empresa y qué se reflejan en los estados financieros. Las Normas Internacionales de Contabilidad y de Auditoria sirven de referencia en todo el mundo para comparar la información financiera de diferentes tipos de entidades.

Aspectos administrativos y contables 1. Fundamento legal de la contabilidad No debe confundirse el término NIIF con el término NIF. Estas últimas son las Normas de Información Financiera aplicables a las Microempresas, que corresponden a la mayoría de propiedades horizontales. Las NIIF actualmente tienen el propósito de unificar criterios que tiendan a mejorar la calidad de los servicios relacionados con la contabilidad, con la auditoria y con la presentación de la información financiera, para contar con información comparable a nivel global.

Aspectos administrativos y contables 1. Fundamento legal de la contabilidad Consideraciones sobre las NIIF La ley 1314 de 2009 estableció el ámbito de aplicación o destinatarios para la aplicación de las NIIF. En Colombia existen tres grupos para aplicación de estas normas dependiendo de la actividad económica que realiza. • Grupo 1: aplicables a las grandes compañías, con una planta de personal mayor a 200 trabajadores, ó empresas importadoras o exportadoras. • Grupo 2: aplicables a las Pymes que tienen más de 10 trabajadores o más de 500 Salarios Mínimos Mensuales Legales Vigentes –SMMLV– en activos o más de 6. 000 SMMLV en ingresos, a diciembre 31. • Grupo 3: aplicables a las micro entidades que tienen una planta de personal no superior a 10 trabajadores, para ellos aplica un marco técnico de principios de contabilidad simplificados.

Aspectos administrativos y contables 1. Fundamento legal de la contabilidad Las NIIF en propiedad horizontal Para determinar la forma cómo se debe llevar la contabilidad en tu conjunto, primero debes identificar a qué grupo pertenece. Dependiendo de la clasificación, aplicará una normatividad específica para presentar y registrar la información contable.

Aspectos administrativos y contables 1. Fundamento legal de la contabilidad Ley 1314 de Junio 09 de 2009 Normativa general Direccionamiento estratégico 2012 Grupos establecidos Normativa transversales Grupo 1 Grupo 2 Decreto 2784/12 Decreto 1851/13 Decreto 3023/13 Decreto 3024/13 Decreto 2267/14 Decreto 2615/14 Decreto 3022/13 Decreto 2129/14 Grupo 3 Decreto 2706/12 Decreto 3019/13 Decreto 3023/13 actualiza las NIIF Decreto 0302/15 Normas de auditoria y aseguramiento de la información Ley 1607/12 Reforma Tributaria – normas hasta el 2018 Decretos 2420 y 2496 de 2015 – DUR y actualización Ley 1819 de 2016 – Reforma tributaria estructural – NIIF Ley 1943 de 2018 – Nueva Ley de financiamiento

Aspectos administrativos y contables 1. Fundamento legal de la contabilidad Las NIIF en propiedad horizontal Grupo 1 Decreto 3024 de 2013 a. Aplica a emisores de valores, entidades y negocios fiduciarios que tengan valores inscritos en el Registro Nacional de Valores y Emisores RNVE – en los términos del Decreto 2555 de 2010. b. Entidades y negocios de interés público. c. Entidades que no estén en los literales anteriores que cuenten con: • Planta de personal mayor a 200 trabajadores • Activos superiores a 30. 000 SMMLV. • Ser subordinada o sucursal de una compañía extranjera que aplique NIIF Plenas • Ser subordinada o matriz de una compañía nacional que deba aplicar NIIF Plenas • Ser matriz, asociada o negocio conjunto de una o mas entidades extranjeras que apliquen NIIF Plenas. • Realizar importaciones o exportaciones que representen mas del 50% de las compras o de las ventas respectivamente.

Aspectos administrativos y contables 1. Fundamento legal de la contabilidad Las NIIF en propiedad horizontal Grupo 1 Para la implementación de las NIIF, se estableció el siguiente calendario para el grupo 1

Aspectos administrativos y contables 1. Fundamento legal de la contabilidad Las NIIF en propiedad horizontal Grupo 2 Decreto 3022 de 2013 a. Entidades que no cumplan con los requisitos del artículo 1º del decreto 2784 de 2012 y sus modificaciones o adiciones, ni con los requisitos del capítulo 1º del decreto 2706 de 2012. b. Los portafolios de terceros administrados por las sociedades comisionistas de bolsa de valores, los negocios fiduciarios y cualquier otro vehículo de propósito especial, administrados por entidades vigiladas por la Superfinanciera. c. Entidades que no estén en los literales anteriores que cuenten con: • Planta de personal menor a 200 trabajadores • Activos menores a 30. 000 SMMLV • El calculo del número de trabajadores y de los activos totales para determinar la pertenencia al grupo 2 se hará con base en el promedio de doce (12) meses correspondientes al año anterior. El número de trabajadores se considerarán las personas que prestan de manera personal y directa servicios a la entidad a cambio de una remuneración, independientemente de la naturaleza jurídica del contrato.

Aspectos administrativos y contables 1. Fundamento legal de la contabilidad Las NIIF en propiedad horizontal Grupo 2 Para la implementación de las NIIF, se estableció el siguiente calendario para el grupo 2

Aspectos administrativos y contables 1. Fundamento legal de la contabilidad Las NIIF en propiedad horizontal Grupo 3 Decreto 3019 de 2013 Aplicarán estas NIF las microempresas que cumplan la totalidad de los siguientes requisitos: a. Contar con una planta de personal no superior a diez (10) trabajadores. b. Poseer activos totales, excluida la vivienda, por valor inferior a 500 SMMLV. c. Tener ingresos brutos anuales inferiores a 6. 000 SMMLV. Tenga en cuenta Será aplicable a todas las personas naturales y entidades obligadas a llevar contabilidad que cumplan los parámetros de los anteriores literales, «Independientemente de si tienen o no ánimo de lucro» . El calculo del número de trabajadores, de los activos totales y de los ingresos brutos para determinar la pertenencia al grupo 3 se hará con base en el promedio de doce (12) meses correspondientes al año anterior. El número de trabajadores se consideran como tales, aquellas personas que presten de manera personal y directa servicios a la entidad a cambio de una remuneración, independientemente de la naturaleza jurídica del contrato, se excluyen las personas que presten los servicios de consultoría y asesoría externa.

Aspectos administrativos y contables 1. Fundamento legal de la contabilidad Las NIIF en propiedad horizontal Grupo 3 Para la implementación de las NIF, se estableció el siguiente calendario para el grupo 3. Las microempresas que no son objeto de inspección, vigilancia y control deberán observar este marco técnico normativo para todos los efectos, y podrán consultar las inquietudes para su aplicación al CTCP.

Aspectos administrativos y contables 1. Fundamento legal de la contabilidad Beneficios de aplicación de las NIIF • Cumplir con las normas legales. • Presentar la información en igualdad condiciones que la competencia. • Comparar la información fácilmente. • Utilización de un sólo lenguaje contable. • Poder participar en muchos negocios. de

Aspectos administrativos y contables 1. Fundamento legal de la contabilidad Recomendaciones para aplicación de las NIIF No hay que esperar a que sea obligatorio y sancionatorio la aplicación de las NII. F Siempre hay que ser pre activos y no reactivos. Hay que prepararse y estudiar para entender los cambios, para ello hay que trabajar en equipo. Es de evaluación constante, afecta todas las entidades. Es responsabilidad del Consejo de Administración y de la Administración – Conocimiento por parte de la asamblea. Es necesario el aporte del contador y el revisor fiscal y requiere de documentación de todas las decisiones. Es de cambio permanente, mejora continua y por ende requiere capacitación permanente.

Aspectos administrativos y contables 1. Fundamento legal de la contabilidad Pasos para la aplicación de las NIIF Preparar un plan para la implementación Estudiar las NIIF y las incidencias en la información y en las actividades de la entidad Definir en el Consejo de Administración las nuevas políticas contables con NIIF Designar un responsable del proceso de implementación Revisar las políticas existentes con COLGAAP o PCGA Realizar los cambios operativos, probarlos y documentarlos. Conformar un equipo interdisciplinario en el conjunto para el desarrollo de la implementación Elaborar un cronograma con la descripción de las actividades que se consideran necesarias Aprobar las modificaciones y ponerlas en marcha

Aspectos administrativos y contables 2. Organización administrativa El administrador La responsabilidad por la elaboración de los informes financieros es del administrador de la. Copropiedad, como lo estípula Art. 51 de la Ley 675 de 2001. El Contador Público como depositario de confianza, da fe pública cuando con su firma y número de tarjeta profesional suscribe un documento en que certifique sobre determinados hechos económicos como los estados financieros de un conjunto residencial o mixto.

Aspectos administrativos y contables 2. Organización administrativa El administrador Además, dentro de las funciones establecidas por el Artículo 51 de la Ley 675 de 2001 para el administrador, también se encuentran: . • Convocar a la asamblea de copropietarios a reuniones ordinarias o extraordinarias y someter a su aprobación las cuentas del ejercicio anterior y un presupuesto detallado de gastos e ingresos correspondientes al nuevo ejercicio anual, incluyendo las primas de seguros obligatorios, para lo cual deberá previamente preparar y someter a consideración del consejo de administración la citadas cuentas anuales, acompañadas del informe que se presentará a la asamblea general anual de propietarios y el proyecto de presupuesto de ingresos y egresos previsto para el siguiente ejercicio. • “Preparar y someter a consideración del Consejo de Administración las cuentas anuales, … el balance general de las cuentas del ejercicio anterior, los balances de prueba y su respectiva ejecución presupuestal”, fluye la obligatoriedad de llevar contabilidad.

Aspectos administrativos y contables 2. Organización administrativa La No presentación de los informes financieros a la Asamblea, se entendería como un incumplimiento de las funciones de la administración. En todo caso, se debe revisar si en la agenda propuesta para la asamblea se incorporó el punto correspondiente a la aprobación de los estados financieros, los cuales se entiende fueron suministrados a los propietarios antes de la asamblea, con el fin de dar el tiempo necesario o requerido en la ley, para que los copropietarios pudieran analizar y evaluar la situación financiera de la copropiedad, antes de impartir su aprobación.

Aspectos administrativos y contables 2. Organización administrativa El administrador Para efectos de la elaboración de los estados financieros, solo se exige la presentación de un balance (estado de situación financiera), el estado de resultados y las notas. Su aplicación es muy sencilla y no se espera que existan grandes diferencias entre los requerimientos marco de información financiera simplificado, marco de principios que era aplicado antes de la expedición del nuevo marco normativo.

Aspectos administrativos y contables 2. Organización administrativa La obligación de llevar contabilidad surge en el momento mismo del nacimiento a la vida jurídica de la copropiedad, resulta necesario puntualizar que, como ocurre con mucha frecuencia, las empresas constructoras legalizan la constitución de la copropiedad tempranamente y aun sin haber vendido la totalidad de las unidades que la componen, desde el primer momento surge la obligación de organizar en debida forma su contabilidad, para luego ser entregada a los copropietarios en el momento en que el avance del proyecto y las disposiciones legales así lo indiquen. ”

Aspectos administrativos y contables 2. Organización administrativa Los órganos de dirección y administración elegidos por los propietarios de las unidades privadas, deben implementar procedimientos y procesos de carácter administrativo, financiero, legal y político. La administración debe ofrecer: Objetivos Recursos Procedimiento Correcto mantenimiento y conservación de las áreas comunes Condiciones adecuadas de higiene y salubridad Seguridad en el conjunto Información y normas: • Reglamento de P. H. • Manual de conservación y mantenimiento • Planos técnicos y arquitectónicos • Normas vigentes Recurso Humano: • Copropietarios que conforman los órganos de dirección. • Aseadoras, celadores, empresas de mantenimiento de equipos (Externo o contratados) Recursos económicos: Cuotas ordinarias de administración Legal: Trámites, cobros jurídicos, permisos, licencias Financiero: Manejo de recursos, aspectos tributarios, contables, presupuestales, financieros. Político: Solución de conflictos, elecciones, comités.

Aspectos administrativos y contables 2. Organización administrativa Los órganos de dirección y administración elegidos por los propietarios de las unidades privadas, deben implementar procedimientos y procesos de carácter administrativo, financiero, legal y político. La administración debe ofrecer: Objetivos Recursos Procedimiento Condiciones de tranquilidad y de convivencia armónica Calidad de vida a las unidades privadas en lo relacionado a servicios comunes. Recursos: • Cuotas extraordinarias de administración Administrativo: • Contrataciones de personal o servicios • Citación a las asambleas, elaboración de actas y labores operativas. Otros ingresos como el alquiler del salón comunal, parqueaderos, la realización de eventos especiales. Manual de convivencia Reglamento de uso de bienes Manual de Seguridad

Cronograma de actividades 2. Organización administrativa Control social Adicionalmente, si se considera que los informes financieros no son llevados en debida forma, la copropiedad puede contratar a un profesional de la contabilidad, un encargo de revisión, que le permita identificar si los estados financieros han sido elaborados en debida forma. Para tal fin, aplicará lo establecido en la Norma Internacional de Encargos de Revisión 2400. El objetivo de una revisión de estados financieros es permitir al profesional ejerciente declarar si, basándose en la utilización de procedimientos que no proporcionan toda la evidencia que requiere una auditoría, ha llegado a su conocimiento alguna cuestión que le lleve a pensar que la información no está preparada, en todos sus aspectos materiales, de conformidad con el marco de información financiera aplicable (seguridad negativa). Aspectos administrativos y contables

Aspectos administrativos y contables 2. Organización administrativa Control social En caso de presentar una queja por la mala disposición contable, deberá remitirse a la Junta Central de Contadores, con los siguientes requisitos: Nombre completo del quejoso, cédula, dirección, teléfono y correo electrónico. La identificación plena de los profesionales de la contaduría pública o de la entidad que preste servicios propios de la ciencia contable, que resulten involucrados en la presunta comisión de la conducta, indicando en nombre completo o razón social, dirección, teléfono, correo electrónico de ser posible el número de documento y/o tarjeta profesional La mención del ente económico donde él o los involucrados, hubieren o estén prestando servicios profesionales. El señalamiento expreso o pormenorizado de las conductas imputables a cada uno de los involucrados, indicando las circunstancias de tiempo, modo y lugar; es decir, dé una explicación de las presuntas irregularidades que ha cometido el profesional de la contaduría o la sociedad que presta servicios contables, en donde mencione las actuaciones indebidas, manifestando la fecha en que se cometieron estas actuaciones y que sean de la profesión contable. El interesado deberá anexar los documentos que sirvan como soporte a las afirmaciones formuladas. De ser posible, deberá allegar el contrato de trabajo, contrato de prestación de servicios o documento equivalente, suscrito con él o los contadores Públicos involucrados, o la entidad prestadora de servicios contables; donde conste el compromiso, vínculo o las obligaciones adquiridas por el profesional

Aspectos administrativos y contables 2. Organización administrativa “En el evento en que el interesado tuviere conocimiento que el profesional de la contaduría pública o sociedad prestadora de servicios propios de la ciencia contable, estuviere inmerso en una investigación de tipo administrativo o judicial, deberá informar si lo estima pertinente a esta entidad, para efectos de disponer los trámites que correspondan”. El escrito de queja deberá contener la ratificación de la misma bajo la gravedad de juramento, de conformidad con lo previsto en el literal a) del artículo 28 de la Ley de 1990.

Aspectos administrativos y contables 3. Información financiera Aspectos contables Como hemos visto, los conjuntos sometidos al régimen de propiedad horizontal son considerados entidades sin ánimo de lucro de acuerdo a la ley 675 de 2001 en su artículo 33, y están obligados a llevar contabilidad según lo indica el Estatuto tributario en su Artículo 364. Por ello es necesario saber las diferentes funciones que debe de tener un contador y la realización de la contabilidad en estos entes, como los son sus registros y la preparación de los estados financieros para aprobación de la asamblea general de copropietarios. La contabilidad es responsabilidad del administrador de la propiedad horizontal, según se puede interpretar del artículo 51 de la ley 675 de 2001. El artículo 56 de la ley 675 de 2001, obliga a los conjuntos comerciales o mixtos a tener revisor fiscal que por supuesto debe ser contador público y en el cual se registran también algunas inhabilidades.

Aspectos administrativos y contables 3. Información financiera Determinación de la cuota de administración La cuota de administración es el pago o contribución obligatoria que deben aportar los propietarios para que se cubran los gastos generados por la vigilancia y seguridad de las zonas comunes internas y externas de la Propiedad Horizontal (pasillos, escaleras, parqueaderos, zonas verdes, porterías, muros externos, etc. ). Dicha cuota se calcula sobre el área privada que tiene cada propietario, lo que se conoce como el coeficiente de copropiedad. Para este cálculo, también se incluye el área de los parqueaderos privados (si hubiere), depósitos, patios de propiedad exclusiva, pues éstos también son vigilados y mantenidos.

Aspectos administrativos y contables 3. Información financiera Es claro que ni el consejo, ni la administración tienen la competencia para determinar la forma de liquidar las cuotas pues esta tarea corresponde a la asamblea con base en el presupuesto aprobado. Por ello la Ley 675 de 2001 prevé que, salvo casos específicos, los coeficientes de copropiedad se calcularán con base en el área privada construida de cada bien de dominio particular con respecto al área total privada del edificio o conjunto. El área privada libre se determinará en el reglamento, en proporción al área privada construida indicando los factores de ponderación utilizados. Articulo 26 ley 675 de 2001

Aspectos administrativos y contables 3. Información financiera Cómo se calcula el coeficiente Según el capítulo VII de la Ley 675 de 2001 establece que estos “se calcularán con base en el área privada construida de cada bien de dominio particular, con respecto al área total privada del edificio o conjunto” Fuente: propiedad horizontal CUN. 2015 Ejemplo cálculo cuota de administración Valor por metro cuadrado Metros totales del conjunto Metros de área privada promedio $ 1. 185. 966 4000000 m 2 80 m 2 Determinación Vr. Cuota • Total propiedad metros cuadrados * Vr. Metro cuadrado 4000000 metro cuadrado * $1. 185. 966= $ 4. 743. 864. 000 • Total área privada * Vr. Metro cuadrado 80 metros cuadrados * $1. 185. 966= $ 94. 877. 280 • Vr. Cuota de administración: $ 4. 743. 864. 000 / $ 94. 877. 280 = $ 50. 000

Aspectos administrativos y contables 3. Información financiera Libros de contabilidad Las Entidades sin ánimo de lucro deben llevar libros de contabilidad como lo establece el artículo 364 del estatuto tributario. Estos se registran en la división o grupo de gestión y asistencia al cliente o quien haga sus veces correspondiente a su jurisdicción. El registro de los libros ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, es el trámite que efectúa el obligado para que la contabilidad constituya prueba y se deben registrar los libros de: • Diario, mayor y balances • Libro de inventarios y balances (puede ser sustituido por el mayor general) • Libro de actas de asamblea general y junta directiva • Podrán a su vez registrar los libros auxiliares que consideren convenientes como prueba de su contabilidad

Aspectos administrativos y contables 3. Información financiera Libros de contabilidad Sanciones por no llevar los libros de contabilidad: El estatuto tributario en su artículo 654 literal b) establece como hecho irregular en la contabilidad el hecho de que no se tengan registrados libros principales de contabilidad, habiendo lugar a ello. Esta situación origina sanción por libros de contabilidad, contemplada en el artículo 655 del Estatuto tributario y aplicará sanción en los siguientes casos: No llevar libros de contabilidad si hubiere obligación de llevarlos. No tener registrados libros principales de contabilidad, si hubiere obligación de registrarlos. No exhibir los libros de contabilidad, cuando las autoridades tributarias lo exigieren. Llevar doble contabilidad. No llevar los libros de contabilidad en forma que permitan verificar o determinar los factores necesarios para establecer las bases de liquidación de los impuestos o retenciones. Cuando entre la fecha de las últimas operaciones registradas en los libros, y el último día del mes anterior a aquel en el cual se solicita su exhibición, existan más de cuatro (4) meses de atraso”.

Análisis de sostenibilidad o viabilidad Aspectos administrativos y contables Como se trata de una persona jurídica legalmente constituida, la entidad debe presentar su solicitud de inscripción de libros en la cámara de comercio con jurisdicción en el lugar donde va tener su domicilio principal. La inscripción se puede solicitar en cualquier tiempo, siempre que la entidad se encuentre registrada en la Cámara de Comercio. Es necesario presentar una solicitud escrita firmada por el representante legal que contenga lo siguiente: • Fecha de solicitud. • Nombre completo del conjunto a quien pertenezcan los libros. • Nombre o destinación de los libros que solicita inscribir. • Cantidad de hojas útiles de cada libro y en que numeración comienza y en cual numeración termina. Ejemplo: 10 hojas, desde la hoja 11 a la hoja 20. • Código de cada libro, si es de hojas continúas.

Aspectos administrativos y contables 3. Información financiera Estados financieros Son aquellos que se preparan al cierre de cada período para ser conocidos por los propietarios con el ánimo de satisfacer su interés común. Por otra parte, el artículo 22 del Decreto 2649 de 1993, señala cuáles son los estados financieros considerados básicos que, para propiedades horizontales únicamente se deben llevar o presentar: • El Balance general • El Estado de resultados Veamos cuál es la diferencia…

Aspectos administrativos y contables 3. Información financiera Estados financieros Balance general El balance general es el estado financiero de una copropiedad en un momento determinado. Para poder reflejar dicho estado, el balance muestra contablemente los activos (lo que organización posee), los pasivos (sus deudas) y la diferencia entre estos (el patrimonio neto).

Aspectos administrativos y contables 3. Información financiera Estados financieros Balance general • Los pasivos son las deudas que tiene la copropiedad con terceros. • Los pasivos se clasifican en corrientes y no corrientes según el grado de exigibilidad. PATRIMONIO • Los activos son todo lo que tiene la copropiedad y que además tiene un valor específico, por ejemplo: el dinero que se encuentra en la caja y en los bancos • Los activos se clasifican en corrientes y no corrientes según el grado de disponibilidad PASIVOS ACTIVOS Hay tres partes en todo balance general: los activos, los pasivos y el patrimonio, a continuación, vamos a explicarte de manera detallada cada una de ellas. • El patrimonio tiene que ver con lo que le pertenece al conjunto hasta la fecha en la que se realizó el balance general. • El patrimonio es el cálculo de la diferencia entre el activo y el pasivo; para conocer cuál es su valor solo es necesario restar el pasivo al activo.

Aspectos administrativos y contables 3. Información financiera Estados financieros Estado de resultados El estado de resultados es también conocido como el estado de ganancias y pérdidas. Se caracteriza por ser un reporte de carácter financiero que toma como base un periodo determinado para mostrar de manera detallada cuáles fueron los ingresos que obtuvo el conjunto, sus gastos y el momento en el que se producen, y como consecuencia, si existe un beneficio o una pérdida. Gracias a este análisis y tomándolo como base se deben tomar las futuras decisiones de la copropiedad.

Aspectos administrativos y contables 3. Información financiera Estados financieros Estado de resultados • Los egresos se clasifican en operacionales y no operacionales según la relación que tengan con el objeto social • Los operacionales están relacionados con la razón de ser de la entidad o el objeto social y los no operacionales son de carácter eventual o extraordinario • También se pueden clasificar en los operacionales fijos y los operacionales variantes RESULTADO NETOS • Los ingresos se clasifican en operacionales y no operacionales según la relación que tengan con el objeto social. • Los ingresos operacionales están directamente relacionados con la razón de ser de la entidad o el objeto social y los no operacionales son carácter eventual o extraordinario EGRESOS INGRESOS Gracias al informe que genera el estado de resultados se puede tener una visión panorámica acerca del comportamiento de la copropiedad, si esta ha generado utilidades o si no las ha generado. • Son la diferencia entre los ingresos y egresos. • Los resultados presentan la forma en que la copropiedad ha logrado sus resultados financieros o contables, que puede ser una utilidad o una pérdida.

Aspectos administrativos y contables 3. Información financiera Presupuesto La ley 675 de 2001 establece que para la financiación de las expensas necesarias para la administración de los edificios o conjuntos inmobiliarios, se debe elaborar un presupuesto en el cual se determinen los ingresos y egresos, que servirá de base para la determinación de las cuotas de administración que deben aportar los copropietarios, o arrendatarios según sea el caso, de acuerdo con los coeficientes de copropiedad y que representarán los ingresos principales de la copropiedad.

Aspectos administrativos y contables 3. Información financiera Presupuesto El presupuesto es una proyección hacia el futuro y como tal puede ser afectado por situaciones imprevistas, que de una u otra manera inciden en forma negativa o positiva en su ejecución. Por lo tanto, al final de cada ejercicio, deberá presentarse el correspondiente informe que detalle su ejecución para su aprobación por parte de la asamblea. En este orden de ideas, el presupuesto debe considerarse como una herramienta de gestión que la Ley 675 del 2001 ha previsto para tal fin y su ejecución debe guardar relación directa con los registros y formalidades de la contabilidad.

Aspectos administrativos y contables 3. Información financiera Presupuesto El período presupuestal esta comprendido normalmente entre el 1 de enero y el 31 de diciembre. Normalmente en la mayoría de las unidades residenciales el presupuesto de ingresos y egresos se aprueba para ser ejecutado a partir del mes de marzo o abril, después de ser aprobados por la asamblea general de copropietarios. Sin embargo, el presupuesto se debe referir a periodos futuros y no a períodos anteriores. Por ello la asamblea general de copropietarios debe evaluar si adopta el presupuesto de ingresos, egresos e inversiones para el siguiente período contable con base en la ejecución presupuestal del periodo anterior.

Aspectos administrativos y contables 3. Información financiera Quién elabora el presupuesto Otra de las funciones del administrador de un conjunto sometido al régimen de propiedad horizontal es la de preparar anualmente el presupuesto de ingresos, gastos e inversiones para ser presentado a la asamblea general de copropietarios. Una vez aprobado el presupuesto por la asamblea general de copropietarios, la administración no puede efectuarle modificaciones al presupuesto aprobado, ni tampoco el contador que participó en su elaboración. Tenga en cuenta: • No sobre estimar el presupuesto: en el afán de asegurar un presupuesto que cubra todas las necesidades de la copropiedad, algunos administradores (incluyendo al Consejo y el Revisor Fiscal) pueden caer en el error de elaborar presupuestos "Inflados" o supervalorados, que dan como resultado un incremento exagerado de la cuota de administración, y generan inconformismo entre los copropietarios. • No subestimar el presupuesto: otras veces, se puede caer en el extremo contrario al presentar presupuestos por debajo de los costos reales, lo que generará a mediano y largo plazo grandes inconvenientes.

Aspectos administrativos y contables 3. Información financiera Factores a tener en cuenta Para desarrollar el presupuesto es necesario determinar los recursos que permitan cubrir el sostenimiento de las zonas comunes teniendo en cuenta: 7. Las necesidades de suministros 1. El deterioro de la cartera 2. Las necesidades de contratación de personal 6. Las cotizaciones para las reformas de áreas comunes. 3. Los requerimientos de mantenimiento 5. Las cotizaciones para la ejecución de obras de mantenimiento 4. La ejecución presupuestal del período anterior 8. Las contratación de outsourcing (administración – contabilidad – revisoría fiscal). 9. La clasificación de ingresos y gastos y las restricciones que se tengan 11. No sobre estimar y subestimar el presupuesto 10. Los planes de capacitación, socialización y culturización

Aspectos administrativos y contables 3. Información financiera Estructura del presupuesto El presupuesto consta de dos partes fundamentales: Ingresos Se incorporan los ingresos proyectados por cuotas de administración tanto ordinarias como extraordinarias, teniendo en cuenta los porcentajes de copropiedad (coeficiente de copropiedad) los ingresos originados por multas y sanciones, rendimientos, arrendamientos, recuperaciones Egresos Incluye los posibles gastos de funcionamiento de la copropiedad, la vigilancia, aseo, mantenimientos, administración, contabilidad, revisoría fiscal, reparaciones, seguros, bancarios. También se incluyen las inversiones y compra de activos necesarios para el funcionamiento.

Aspectos administrativos y contables 3. Información financiera Estructura del presupuesto A continuación se presenta un modelo de presupuesto en una propiedad horizontal. Este documento puede ser acomodado de acuerdo a las características de la copropiedad.

Aspectos administrativos y contables 3. Información financiera Ejecución presupuestal Mensualmente se debe realizar un seguimiento de la ejecución del presupuesto aprobado por la Asamblea general de copropietarios, a cargo del Consejo de Administración y el Revisor fiscal si llegase a haberlo. Hay que elaborar un cuadro de control en el que se registren los ingresos y los egresos presupuestados frente a los ingresos y los egresos ejecutados. Este control es responsabilidad del administrador.

Aspectos administrativos y contables 3. Información financiera Análisis presupuestal Como te has dado cuenta, el presupuesto es un instrumento de planeación y también de control. El realizar comparaciones permite prestar atención a las causas de las desviaciones de los planes y así iniciar una acción apropiada. Al analizar las desviaciones se reconoce que muchos de los renglones presupuestados están relacionados mediante fórmula con las cuotas presupuestadas. De esta manera, el presupuesto suministra un estándar contra el cual puede medirse la eficacia de las operaciones y una guía para la evaluación de la gestión de la administración.

Aspectos administrativos y contables 3. Información financiera Análisis presupuestal Si el consejo de administración planifica muy bien con la administración el presupuesto, se harán mejores las actividades y los correctivos que se presentan en el mantenimiento de la unidad residencial. Las variaciones en el presupuesto pueden ser favorables o desfavorables. Las deficiencias deben discutirse y analizarse para evitar la repetición y decidir que acción correctiva hay que llevar a cabo.

Aspectos administrativos y contables 3. Información financiera Análisis presupuestal En el análisis de la ejecución es indispensable obtener la información de los comprobantes de ingresos y egresos registrados o de los registros de los libros auxiliares. Esto permite establecer diferencias entre lo planeado y lo ejecutado, tomar decisiones administrativas y efectuar los ajustes al presupuesto. Si los ingresos presupuestados son inferiores a los ejecutados y no existen recursos líquidos para atender los compromisos se presentará un déficit de caja y un incremento en los pasivos acumulados en el balance.

Aspectos administrativos y contables 3. Información financiera Proceso de elaboración presupuestal En un archivo plano registrar los saldos de las cuentas de resultado con el código del catálogo de cuentas Verificar las condiciones de los contratos Jardinería – contemplar los elementos Control adicional de elementos de aseo Actualización de los avalúos para seguros. Actividades preliminares Mantenimientos correctivos Mantenimiento de los equipos – ciclos Se revisan cada uno de los rubros presupuestados. Se establece el valor porcentual de incremento. Elaboración Mantenimiento de cámaras – vida útil Adquisición de bienes importados – revaluación Se analiza cada uno de los rubros y se determina si el incremento es por valor o porcentaje. Se registran las bases con las cuales se va a realizar e incremento. Se totaliza el valor del incremento anual. Mantenimientos obligatorios Se elabora una hoja en Excel con los saldos de las cuentas auxiliares de la contabilidad de ingresos y egresos. Se determina el valor de incremento mensual.

Conclusión Como hemos visto hay factores especialmente importantes para el correcto desarrollo de la contabilidad de tu conjunto. La definición de un presupuesto es uno de los pasos cruciales y otro es asegurar que el conjunto cuente con los procedimientos, personal, seguros y el mantenimiento para su sostenibilidad. La utilidad de la información financiera depende de la calidad de la información disponible, de la correcta formulación y de la calidad en su aplicación. Aspectos administrativos y contables

Despedida Ya conoce algunos aspectos sobre los temas administrativos y contables de la propiedad horizontal, ahora vamos a aprender cómo se hace la formulación de un proyecto. Aspectos administrativos y contables