CAPACITACION GESTION DOCUMENTAL Sistema de Administracin Documental de

CAPACITACION GESTION DOCUMENTAL

Sistema de Administración Documental de la Corporación Autónoma Regional CAR üGenera documentos digitales, para reducir el consumo de recursos y contar con trámites en línea: Circulares, memorandos, oficios, Informes Técnicos, Autos, y Resoluciones. üHerramienta de Gestión: Controla los tiempos de respuesta y las tareas de cada trámite, permitiendo agilizar eficazmente los trámites que realiza la entidad (internos y externos), con alarmas, reportes, indicadores (municipio, veredas y tipo de tramite). Resolución 3783 de 2018: “Por medio de la cual se reglamenta y se institucionaliza el Sistema de Información Documental de la Corporación Autónoma Regional de Cundinamarca – SIDCAR, se derogan las Resoluciones 1522 de 2009 y 555 de 2011 y se dictan otras disposiciones” Ver Resolución 3783 del 2018 üPermite realizar seguimiento sobre las tramites asignados a cada dependencia. üRadicación por: página web, correo electrónico sau@car. gov. co , VITAL (Pagina web MIN Ambiente), llamadas telefónicas, vistas presenciales, ventanilla de radicación, APP Aplicar. üEnvió de correspondencia por: Correo Electrónico Certificado y Mensajería Expresa. üAcceso web: http: //sidcar. gov. co GCO-PR-02 -FR-05 V 3 13/09/2018

CICLO DE LOS DOCUMENTOS Llegada de Correspondencia Nueva Dependencia Asignación Salida de Correspondencia Contestada Radicación Asignación Inicial Funcionario Responsable Respuesta Salida y Descarga De correspondencia Documento Original - Archivo GCO-PR-02 -FR-05 V 3 13/09/2018

USUARIO Y CONTRASEÑA 1. No guardar las claves en el PC. 2. “¿Olvidaste tu contraseña? ”: Clave de acceso y clave de firma 3. Dudas? Consulte Manual, la presentación, la guía rápida, video clips o escribanos a: http: //soporte. car. gov. co GCO-PR-02 -FR-05 V 3 13/09/2018

MODULO DE CORRESPONDENCIA Radicación en físico llegada Radicados por digitalizar Radicación en físico Salida Radicación por e-mail Radicación llamadas telefónicas y presenciales y WEB PQR Digitalización masiva Planillas de reparto correspondencia - valijas Radicación Manual de IT, Autos y Resoluciones GCO-PR-02 -FR-05 V 3 13/09/2018

BUZÓN OFICINA Recibir tramites de la dependencia Asignar quien responde cada tramite Tramites que han devuelto Tramites por contestar (seguimiento) Cambiar de responsable de un tramite o agregar mas responsables

BUZÓN POR USUARIO Debe responder Debe Leer y dar cumplimiento Debe Leer y de ser necesario pronunciarse Consulta o reporte de lo atendido o finalizado

TRAMITES ASIGNADOS 1. Priorice sus tareas (por tiempo de respuesta, fecha de vencimiento, etc. . . ) 2. Verifique el Historial del tramite y haga búsqueda de antecedentes 3. Visualice el tramite que le asignaron para determinar la respuesta a dar, verifique el historial y adjuntos. 4. Haga clic en responder 5. Redacte de manera clara la respuesta al usuario, verificando ortografía y datos de contacto

DOC. DIGITALES Doc. comunicarse con usuarios externos Doc. solicitar o enviar info oficial entre dependencias Doc. Para dar lineamientos, instrucciones a grupos internos Informes Técnicos conexión SAE Actos administrativos conexión a SAE

DOC. DIGITALES ELABORA O VOBO Doc. Digitales en proceso de elaboración Doc. Digitales pendientes de firma ó Vo. Bo Consulta o reporte de Doc. Digitales firmados Doc. Digitales devueltos para corrección por parte de quien firma o Vo. Bo. Oficios externos devueltos o pendientes de envío

PARA REVISAR, DEVOLVER O FIRMAR EN SIDCAR Paso 1: Ingresar a SIDCAR – Para Firma

FIRMA VARIOS DOCUMENTOS AL TIEMPO

PARA REVISAR, DEVOLVER O FIRMAR EN SIDCAR Paso 2: Abrir el doc. a firmar o revisar

Seleccione: Radicar, cambiar, guardar o devolver y visualizar.

ELABORAR Y ENVIAR PARA FIRMA

PARA REVISAR, DEVOLVER O FIRMAR EN SIDCAR Paso 3: Verificar, corregir, devolver o firmar el doc.

INFORMES TEC. DESDE ANDROID Visita técnica En campo: Fotos, georreferenciación, descripción de la visita Celular Antes de salir a campo: sincronizar con SAE o SIDCAR. Celular Ingresar a SIDCAR, descargar el IT conceptuar y enviar a firma

LINKS DE INTERES Búsqueda datos contacto de Funcionarios contratistas y externos Búsqueda de tramites internos y externos Solicitar prestamos o consultas de archivo central Solo personal GD Modulo para solicitar creación o inactivación en todos los sistemas CAR Modulo tramites RESPEL, RUA MINERIA Link acceso a Procesos y procedimeintos

REPORTES – INDICADORES SEGUIMIENTOS

CORRESPONDENCIA Para el reparto de correspondencia entre dependencias del nivel central, cada secretaria cuenta con valijas, donde pueden ingresar la documentación a distribuir a nivel central en horarios de 8: 00 am, 11: 00 am y 3: 00 pm Para el reparto de correspondencia del nivel regional, se cuenta con servicios de valijas así: La correspondencia origen del nivel central con destino regional llegará los días jueves. Por tanto deben ingresar los documentos a más tardear el día martes. La correspondencia origen del nivel regional con destino nivel central llegará los días viernes. Por tanto deben ingresar los documentos a más tardar el día miércoles.