Sistemas de gesto documental com workflow Trabalho realizado

Sistemas de gestão documental com workflow Trabalho realizado por: • Eduardo Gomes 9140148 • Rui Cervantes 9140279 Unidade curricular: Projeto de Serviços e Recursos de Informação Docente: Ana Terra Local: Porto Data: 2017

Sumário Introdução Sistemas Analisados (Archon; Nuxeo; Maarch; Constellio; Kordil EDMS; Archives. Space; Bitfarm-archiv) Principais Características Análise de instalação do Bitfarm-archiv Tabela Comparativa Conclusão

Introdução Nesta pequena apresentação iremos, falar sobre todo o trabalho realizado desde da primeira fase do projeto até esta. Iremos apresentar as bases teóricas deste projeto ou seja, “O que é? ” e “Principais características” de cada aplicação. E para finalizar iremos falar sobre a aplicação Análise da Instalação/Aplicação do Bitfarm-Archiv.

Sistemas Analisados Archon é uma aplicação web para arquivistas e O Nuxeo disponibiliza os seus produtos para que os seus clientes consigam resolver os técnicos de preservação/conservação de manuscritos. Publica automaticamente a informação arquivística e objetos digitais de arquivo num Web site. Com o Archon, não há necessidade de codificar um instrumento de pesquisa, inserir um registo de catálogo ou programar uma folha de estilo desafios no que toca à gestão da sua informação. O Nuxeo trabalha com marcas e organizações de renome mundial, que estão a desenvolver aplicações para resolver alguns dos seus problemas.

Principais Características v v Várias funcionalidades dependendo do nível v Drag and Drop; de acesso; v Email e anexos incluídos na plataforma; Personalização da interface do público v Permite criar, editar e armazenar utilizando HTML/PHP; v Controlo sobre contas dos utilizadores; v Criação de descrições de coleções compatíveis com os padrões de ferramentas de pesquisa usadas na Web; v Etc. diretamente na plataforma; v Histórico de todas as ações executadas; v Controlo de Acessos; v Etc.

Sistemas Analisadas A Plataforma Maarch é uma aplicação 100% Constellio open Source para a gestão de informação source, que oferece soluções EIM é uma solução Open profissionais de desmaterialização de conteúdo. empresarial que oferece as seguintes Têm como valores o respeito pelo utilizador e funcionalidades: daí a escolha por uma plataforma Open • Enterprise Search Source, permitindo ao mesmo, ter a liberdade • Document Management de executar, copiar, distribuir, estudar, alterar • Unified e melhorar o software. Enterprise Management Record

Principais Características v Open Source; v Controlo de versões; v Gestão do ciclo de vida dos documentos; v Ferramenta de edição online; v Workflow na circulação da documentação; v Acessível através do telemóvel; v Gestão de vários fundos documentais; v Open Source; v Histórico de ações relacionadas com os v Controlo de acessos; documentos e utilizadores. v Etc.

Sistemas Analisadas Kordil EDMS é um software eletrónico de Archives. Space é um sistema de gestão documental premiado, open source e informação de arquivo baseado na web. gratuito para uso comercial e/ou privado. Desenvolvido por arquivistas e apoiado por Com este software é possível gerir dados, diversos repositórios arquivísticos. relatórios de progresso diários, lições Archives. Space é uma aplicação open source estudadas e outros, em vez de estarem para gestão de informação de arquivos. “empilhados” em excel worksheets, caixas de email ou até na memória pessoal que em poucos dias se perde.

Principais Características v Funciona através de um web-server e o utilizador usa-o através do seu web browser; v Controlo de acessos; v Trabalha pela internet e intranet; v Trabalha com todos os sistemas operativos; v Interface pode ser modificada e incorporada num site; v Etc. v Gestão de autoridades e direitos; v Serviços de referência; v Suporte na gestão de coleções; v Etc.

Sistemas Analisadas Bitfarm-Archiv document management, é um software open source, intuitivo e premiado. A sua funcionalidade extensa e prática, bem como a sua excelente adaptabilidade torna o DMS uma das mais poderosas soluções de gestão de documentos, arquivamento e ECM para instituições e empresas em todos os setores, a baixo custo.

Principais Características v Captura simples de documentos eletrónicos e em papel (Scan); v Arquivo de e-mails, PDF’s, integração com MS-Office e Open-Office; v Controlo de versão, registo e avaliação; v Sistema em Workflow para todo o tipo de documentos; v Controlo de acessos; v Open Source; v Etc.

Análise da Instalação/Aplicação do Bitfarm-Archiv Duas Interfaces (Administração e Utilizador)

Tabela Comparativa Talvez Tabela comparativa (requisitos) Instalação fácil / acessível Precisa de softwares (xamp) para a instalação Suporta Windows Suporta Linux Suporta Mac Controlo de acessos Controlo de versões Diferentes formatos de documentos Open Source Gestão de ciclo de vida dos documentos Histórico de ações Acessibilidade móvel Personalização de interface Permite criar, editar e armazenar diretamente na plataforma

Conclusão Concluímos assim a segunda apresentação deste projeto, e com ela o levantamento de toda a informação bibliográfica das aplicações. Ao longo deste projeto o grande desafio tem sido conseguir instalar as aplicações de modo a conseguirmos conhecer e visualizar as funcionalidades que cada uma tem indicadas nas suas bibliografias.