Analizi Tanm Salk alanlarnda Kadrolama Delegasyon renme Hedefleri

İş Analizi, İş Tanımı, Sağlık Çalışanlarında Kadrolama, Delegasyon

Öğrenme Hedefleri • • Örgütlemenin tanımını yapma Örgütleme ilkelerini sayma Bir örgütsel yapıyı analiz etme. Değişik örgütlenme yapılarının farklılığını görme İş tanımını yapma ve önemini açıklama Kadrolamayı tanımlama Kadro oluşturma yollarını sıralama Günlük çalışma çizelgesi hazırlama

YÖNETİM İŞLEVLERİ/SÜRECİ 1. Planlama - Neler - Nasıl - Nerede - Ne zaman - Ne maliyetlerle Yapılacak? 4. Denetleme - Amaçlara ne ölçüde ulaşıldığı - Düzeltici tedbirlerin neler olduğu 4. Koordinasyon - İnsanları - İşlerin uyumu 2. Örgütleme - Kim -Neyi - Hangi yetkilerle - Hangi çevrede yapacak Kurum amaçları 3. Yöneltme /yürütme - İnsanlar amaçları gerçekleştirmeye nasıl yönlendirilecek?

“Bir sistemin ortak bir amacı gerçekleştirmek için belirli faaliyetler yapmak üzere oluşturduğu ve diğer kısımlarla ahenkli bir şekilde iş gören bölümlerinin meydana getirilmesidir. Bu nedenle biraraya gelen veya getirilen grup” “

* Amaç ve hedeflerin gerçekleştirilmesi için aktivitelerin gruplandırılması, işleri yapacak kişilerin, onların yetki ve sorumluluklarının belirlenmesi, amaç ve hedeflere ulaşmak için gerekli fiziksel ortamın hazırlanmasıdır. • Belli bir işin görülmesi için ayrılmış olan kaynakların karşılıklı ilişkileri belirlenerek, belli bir yönetim yapısı içerisinde sistemli olarak yer almasıdır.

• Kurum, planlarda belirlenen amaçlara uygun bir örgütleme ve bir çalışma düzeni oluşturmalıdır. • Planların içeriğine uygun bir çalışma düzeni oluşturulması uygulamada başarılı sonuçlar alınmasında önemli rol oynar. ( Etkili, sorumlu, kaliteli çıktılar elde etmek için elzemdir).

• Bir örgüt içerisinde amaçlar, insanlar, yapılacak işler, mevkiiler, haberleşme, araç- gereç, insanların insanlarla ve insanların işle olan ilişkileri bulunur.

Amaçları gerçekleştirmek için gerekli faaliyetlerin, bu faaliyetleri yürütecek personelin ve kullanılacak araç gereçlerin belirlenmesi sürecidir. yapıdır, kurallar ve şekildir.

1. Planların ve amaçların belirlenmesi 2. Faaliyetlerin belirlenmesi 3. İş analizleri yardımıyle Faaliyetlerin gruplandırılması 4. İşgücü dağılımı, yetki ve sorumluluklarının belirlenmesi 5. İşe alınacak personelin (yönetici ve işgören) yetenek, bilgi ve tecrübelerinin ne olması gerektiğini belirleme 6. Alınacak personelin iş tanımını önceden hazırlama 7. Teknik /donanım ve fiziksel koşulların hazırlanması

8. Yönetim görevini üstlenecek personelin üretim kaynaklarını(araç, gereç, insan) ne oranda kullanabileceğini, kuruluşu temsil etme yetkisini ve sorumluluklarını belirleme 9. Yöneticiler arasında yatay ilişkileri oluşturma 10. Diğer örgütlerle ne zaman, nasıl, hangi konularda hangi yetkiler ölçüsünde iletişime gireceklerini belirleme 11. Her bölüm yöneticisinin katılacağı komite çalışmalarını, sorumluluk düzeyini önceden belirleme 12. Uygun nitelikteki personeli bilimsel usullerle istihdam etme

Planlama Süreci NE ? NE İÇİN ? NEREDE ? NASIL ? KİMLERCE ? Gerçekleşmesi İçin Gerekli FAALİYET İŞ GÜCÜ TEKNİK VE FİZİKSEL DONANIM YAPI

• • Amaç birliği Yönetim birliği Komuta zinciri Kontrol alanı İş bölümü ve Uzmanlaşma Hiyerarşi Yetki ve Sorumluluk Dengesi

AMAÇ BİRLİĞİ : Kuruluşun gerçekleştirmeyi arzu ettiği bir durumdur. • Amaçlar kuruluşun oluşturulması ve faaliyetlerin organize edilmesinin nedenini oluşturdukları için en önemli unsurlardır. ; Kurum yapısı içinde yer alan bütün birimlerin, temel amaç ve hedeflere yönelik olması ve bu bilinçle çalışmasıdır. . •

YÖNETİM BİRLİĞİ • Kurumlarda birbirine benzer işlerin bir araya getirilerek, oluşturulan faaliyet grubunun yetki ve sorumluluğunun tek bir yöneticiye verilmesini ifade eder. • Amaç faaliyetlerde etkinlik ve düzen sağlanması yanında, çalışanların uzmanlıklarından en yüksek oranda yararlanabilmektir.

KOMUTA ZİNCİRİ • Yetki ve sorumlulukların yukarıdan aşağıya (hiyerarşik) doğru sıralanmış, yönetici pozisyonlarınca kullanıldığı ve direkt olarak bir üst pozisyona hesap verilen sistem.

KOMUTA BİRLİĞİ • Her astın yalnızca bir üste bağlı olması ve ondan emir almasını ifade eder. Bu tür bir ilke faaliyetlerin sürdürülmesinde belli bir düzen sağlanması ve yetki çatışması gibi sorunların önlenmesini amaçlar.

KONTROL ALANI • Kontrol alanı, • Yöneticilerin doğrudan yönetebileceği astların sayısı gelişigüzel belirlenmez. • Yöneticinin bilgi, yetenek ve kapasitesi, astlarının nitelik olarak yeterliliği ve yapılan işin özellikleri, kontrol alanının genişliğinin belirlenmesinde etkilidir.

İŞ BÖLÜMÜ VE UZMANLAŞMA • Örgütleme sürecinde önce yapılır. İş bölümü uzmanlaşma ve sorumluluk açısından da önemlidir. • Faaliyetlerin daha verimli ve kârlı olacak şekilde bölünüp, gruplandırılmasıdır.

Yürütme ve raporlama ilişkilerinin tüm hiyerarşi kademelerini izleyerek geçmesidir. Çalışanların kime bağlı olduklarını kimden emir alacaklarını, sorumluluk sınırlarının bilerek hareket edilmesidir.

YETKİ VE SORUMLULUK DENGESİ İLKESİ • Organizasyonları meydana getiren insan unsurunun etkili ve verimli bir şekilde çalıştırılmasında başarılacak en önemli hususlardan biri, kimin ne işle meşgul olacağını tesbit ve tayin etmektir. • Organizasyonlarda kişiler arası görev ve sorumlulukların dağıtılması ahenkli iş görme çabalarının başında gelmektedir. • Yetki ilişkileri organizasyondaki görevlere göre çeşitlendirilir, sınırlandırılır ve bir plan dahilinde hazırlanarak ilgililere sunulur. • Her çalışanın sahip olduğu yetki ve sorumluluk alanı birbiriyle dengeli olmalıdır.

• Yetkinin kullanımı ile ortaya çıkacak sonuçlarla ilgili yetkiyi kullanan kişinin sorumluluğu olmalıdır. • Olumsuz sonuçlar meydana gelmesi durumunda önceden hazırlanmış ve hukukla desteklenen yönetmeliklerle kişiden hesap sorulabilmelidir. • Buna karşılık çalışanlar sorumlu oldukları konularda yetkisini kullanma ve emir verme hakkına sahip olmalıdır.

Yetki ilişkileri Üç Türlüdür • A) Komuta veya Hiyerarşik Yetki • Komuta yetkisi veya hyerarşik yetki basamaklar silsilesi boyunca yukarıdan aşağıya doğru akar. • Organizasyonlarda aynı işi gören kişiler arasında üst kademelerden alt kademelere inildikçe bilgi, yetenek ve iş tecrübesi bakımından bir düşüşün olduğu bir gerçektir.

• Her üst kendinden sonra gelen astına doğrudan doğruya daha aşağıdaki astları da kendi altındaki ast kanalı ile yönetme yetkisine sahiptir. • İzah edilen bu kumanda zinciri ise Hiyerarşiyi meydana getirir. • Bir hiyerarşide çeşitli yetki ve sorumlulukları taşıyan mevkiler bulunur. • Eşit yetki ve sorumluluk dereceleri birbirlerine benzer kişiler eşit kademelerde bulunurlar.

• B) Fonksiyonel Yetki • Belirli bir grup faaliyet veya belirli bir faaliyetin bazı yönleri hakkında emir hazırlama ve verme durumudur. • Fonksiyonel yetkide kendini ilgilendiren konuda işi fiilen yapanların, neyi ne zaman ve nasıl yapacağını planlamaktır. • Bu şekilde hareket edilmesinin nedeni, bu konuda derin bilgi ve tecrübe sahibi olan uzmanlara (inşaat, hukuk, muhasebe, sağlık)olan büyük güven duygusudur.

C) Kurmay veya Müşavir yetkisidir. • Kurmay elemanların fonksiyonu dolaylı ve yardımcı bir nitelik taşır. • Organizasyonun başındaki yöneticiye gerektiğinde danışmanlık veya diğer idari hizmetler bakımından yardımda bulunup yöneticilerin koordinasyon yeteneğinin gelişmesini sağlarlar. Özel Danışmanlar • Genel Danışmanlar • Özel Kalem Müdürleri kurmaydır. Bu kişilerin doğrudan doğruya komuta elemanlarına (hiyerarşik yöneticilere) ne yapacakları konusunda talimat verme yetkileri yoktur. Sadece özel uygulayıcılara yol gösterirler ve tavsiyede bulunurlar. Yapmış oldukları hizmetler bakımından kurmay elemanlar komuta kademelerindeki yöneticilerin yetkilerini daha verimli ve etkili bir şekilde kullanmalarına yardım ederek onlara destek olurlar.

ÖRGÜT ŞEMASI (organizasyon şeması) • Bir örgütün/kurumun yapısının çeşitli unsurlarının bir grafikle gösterilmesidir. • Örgütün yapısını bir bütün olarak gösteren ve servisler arasındaki çeşitli ilişkileri tamamlayıcı bir düzen içinde göz önüne alan bir grafiktir. • Bir anlamda kurumun kuş bakışı çekilmiş bir fotoğrafıdır. • Örgütün sistemler arasındaki bağlantısının ve ilişkilerinin grafikle izah edilmesidir.

ÖRGÜT ŞEMASI Örgüt şemasının gösterdikleri; 1. İşlerin ana gruplama biçimini, 2. Pozisyonlar arasındaki ilişkileri ve kimin kime bağlı olduğunu 3. Pozisyonları ve ünvanları 4. Çeşitli pozisyonların kurum içindeki nispi yerini Örgüt şemasının göstermedikleri 1. Her pozisyonun sahip olduğu yetki düzeyini 2. Ne tür bir yönetim tarzı uygulandığını 3. İşlerin tanım ve genişliğini 4. Fiili haberleşme düzenini

Örgüt Yapısı Seçiminde Rol Oynayan Faktörler Ø Kurumun büyüklüğü, (Araç, personel, üretim boyutu, vb. . ) Ø Üretilen hizmetlerin çeşitliliği ve alanları, Ø Kurucu ve yöneticilerin davranış ve düşünceleri, Ø Kurucu ve yöneticilerin liderlik anlayışı, yetki ve sorumluluk alıp verme olanakları, Ø Ortak çalışabilme olanakları Ø Yönetim alanları, Ø Yetişme ve yaşayış biçimleri, Ø Kişisel değer yargıları

Örgütsel Yapılanma Çeşitleri • • • Hiyerarşik-Dikey Yatay Amaçsal İşlevsel Matrix

Hiyerarşik-Dikey Yapılanma Bir işin yapılması veya yapılmaması hususunda üstün ast üzerinde, doğrudan doğruya emir verebilme yetkisine komuta veya yürütme yetkisi denir. Burada hyerarşik düzen biçimsel olarak kurulup, yönetici basamaklarını dolduran kademelere resmi yaptırımlar(müeyyide) uygulama olanağı tanınmaktadır. Kurumun en alt kademesi ile en üst kademesi arasında tam bir uyum ve dikey koordinasyon sağlamak temel amaçtır. 1 -Yönetme yetkisi tek bir elde toplanmıştır. 2 -Yetki üstten alta doğru hiyerarşik bir basamak izleyerek inmektedir. 3 -Sorumluluklar kesin olarak saptanmıştır. 4 -Görevler, açık-seçik tanımlanır ve çok küçük alt gruplara bölünür. 5 -Alt-üst kademe arasındaki ilişkiler dikeydir. 6 -Görevler, yukarıdan aşağıya, sorumluluklar aşağıdan yukarıya doğru dağılır. 7 -Üst kademelere çıkıldıkça, yetki ve sorumluluklar artar. Aşağıya inildikçe azalır. ***

Yatay Yapılanma Yatay örgütlenmede görevler gözönünde tutulmakta ve uzmanlık önemli bir rol oynamaktaadır. • Dikey örgütlenmedeki gibi katı bir hiyerarşi yoktur. Önemli olan görevin etkili bir biçimde yerine getirilmesidir. • Bu tür örgütlenmede emirler bir üst amirden değil, işlerin gereklerine göre ilgililerden alınabilmektedir. ***Yatay örgüt modelinin işbölümünün sağlanması, yetki ve sorumlulukların belirlenerek bunlardan doğacak sorumlulukların paylaşılmasıdır. ***Modelin göze çarpan ise birimler arasında koordinasyon ve denetimi sağlamada karşılan güçlüklerdir.

Amaçsal Yapılanma • Bu çeşit yapılanma çeşitli mal ya da hizmetler üreten ve oldukça büyük olan firmalarda uygulanır. • Üretilecek her ürün için ayrı departmanların kurulması uygun bir yapılanma şekli olup, çeşitli ürünlerin üretildiği kurumlar için bu tür bir yapılanma şekli, faaliyetlerin bir merkezde toplanması nedeni ile daha uygundur.

İşlevsel Yapılanma • Temel işlevler esas alınmak suretiyle yapılan bu yapılanmada uzmanlaşma en belirgin özelliği oluşturmaktadır. • Bu çeşit yapılanmada emirler bir üst amirden değil, işlerin gereklerine göre ilgililerden de alınabilmektedir.

• İşlevsel yapılanmada kurumun yaptığı iş organizasyon şemasında önemlidir. • Ör: Hastanelerin satış bölümü yoktur bu nedenle satış müdürlüğü departmanı olmaz. • İşlevsel bölümler daha alt bölümlerde örgütlenir. • İşlevsel bölümlere ayırmanın yararları işletmenin temel işlerinin güç ve prestijinin üst düzey yöneticileri tarafından savunulmasına olanak sağlar. • Ayrıca personelin yaptığı işte uzmanlaşmasını sağlar. • Örgütsel etkinlik ve verimlilik artar.

Organizasyon Şeması İşlevsel Yapılanma Fonksiyonlara göre bölümlere ayırma uygulamada en çok görülen bölümleme türüdür. Burada işler ve görevler niteliklerine göre bir araya getirilir. Her bölüm yöneticisi ilgili faaliyetlerden sorumlu olur. Genel Müdür Üretim MD. Pazarlama MD. Muhasebe MD. Ürün MD.

Matris Yapılanma § İkili kumanda sistemine yol açan, hem projeye hem de fonksiyonel göreve ağırlık veren bir örgütlenme türüdür. § Bu organizasyonun her astın bir üste bağlı olması, bir üstten emir alması ve bir üste hesap vermesi gibi genel ilkelere ters düştüğü görülmektedir. § Bu durumda departman yöneticileri ile işlevsel bölüm yöneticileri anlaşmazlıkları görüşerek çözüme bağlamaları gerekecektir.

Matris Organizasyon Hemşirelik Hizmetleri Müdürü İşlevlere göre Cerrahi Birimler Sorumlusu A Projesi Yönetici Hemşiresi B Projesi Yönetici Hemşiresi C Projesi Yönetici Hemşiresi Projelere göre Dahili Birimler Sorumlusu Eğitim Birimi Acil Birimler Ameliyathane Sorumlusu

İş Analizi • İş analizi, belli bir kurumda yapılmakta olan işler hakkında • iş analizi, kurumda yapılacak her bir işin niteliği için genel durumu ve özellikleri, işin yapılacağı çevre ve çalışma koşulları hakkında bilgi toplanması, toplanan verilerin sistematik şekilde incelenmesi, değerlendirilmesi ve bunlara ilişkin bilgilerin yazılı hale getirildiği bir süreçtir. • Çok kapsamlı raporlardır.

İş Analizi - Amaçlar Görev tanımına temel oluşturacak bilgilerin toplanması İşlerin yapılmasında kullanılan araç- gereçlerin belirlenmesi İş yükünün ne kadar olduğunun saptanması Denetim ilişkilerini belirlemek İş riskini saptamak ne düzeyde olduğunu bilmek Performans standartlarını belirlemek. Olumsuz çalışma koşullarını ortadan kaldırmak. İş alımında açık ve kesin kriterler oluşturmak. Şu andaki ya da gelecekte ortaya çıkabilecek eğitim ihtiyacını tespit etmek. • Kariyer planının sağlıklı bir şekilde yapılmasını sağlamak. • • •

İş Analizi - Sorular • Çalışanlar ne gibi bedensel ve zihinsel görevler yapabilir? • İşi zamanında tamamlayabilmek için ne kadar personele ihtiyaç var? • İş ne kadar sürede tamamlanabilir? • İş nerede ve nasıl yapılabilecektir? • İş neden yapılmaktadır? • İşin yapılması için gerekli nitelikler nelerdir? • İş takibini sağlayacak elemanlar kimlerdir? • İş için gerekli araç- gereç ve diğer ekipman hakkında bilgi toplandı mı?

İş Analizi Yöntemleri Bir kaç yöntem kullanılabilir: • İş sınıflama sistemlerinin gözden geçirilmesi • Görüşmeler yapma • Yöneticilerle görüşmeler • Gözlem (görev yerine getirilirken yapılan gözlem) • Anket uygulama • Bilgi, belge toplama tekniği ile görevle ilgili tüm kayıtların incelenmesi

İş Analizi Yöntemleri • • • Uzman görüşleri Yapılandırılmış görüşmeler Kontrol listeleri Açık uçlu anketler, soru formları İş günlükleri, kayıtlar v. b. . . (devam)

İŞ TANIMI • İş ve mevki tanımlaması, yetki ve sorumlulukların, ilişkilerin ve görevlerin belirtilmesiyle işin hedeflerinin ve niteliğinin anlaşılmasının sağlanması işidir. • Esas olan ve • İş analizinden elde edilen bilgilerin daha açık ve anlaşılır biçimde kağıt üzerine belirli standart kalıplar halinde dökülmesidir. • ***Aradaki fark; iş analizi işlerle ilgili bilgileri toplayan bir mekanizma, iş tanımı ise toplanan bu bilgileri sistematik ve bilinçli bir biçimde sunan bir tekniktir. • İş tanımları hazırlanırken bize en çok insan kaynaklarının elde ettiği veriler ışık olacaktır. • Belirli bir görevin; ödevleri, yetkileri ve sorumluluklarının boyutları, görevin koşulları ve görevi yerine getirecek kişilerin taşıması gereken özelliklerin yazılı anlatımıdır.

İş ve Mevki Tanımlarının Yararları 1. Yöneticinin örgüt yapısını incelemesine ve geliştirmesine yardımcı olurlar. • Yönetici işletmedeki bütün sorumlulukların üstlenilip üstlenilmediğini görebilir ve işletmede daha iyi bir denge elde etmek için yeniden bir kadrolamaya yönelebilir. 2. İş tanımlaması, işletmede kimin neyi yapmakla yükümlü olduğunu belirtir. Ayrıca bireyler departmanlar arasındaki ilişkilerin kaydedilmesine yardımcı olur. 3. İşgörenin işinin niteliğini anlamasına yardımcı olur. Böylece işgören işini tam olarak analiz eder ve sorumlu olduğu herşeyin önemini daha iyi kavrayabilir.

4. İster tek, ister grup halinde olsun, yazılı iş tanımlamaları; iş için başvuranlara, işgörenlere ve üstlere işe ilk girişten emekliliğe kadar iş ilişkilerinin her kademesinde yardımcı olur. Personel bölümüne ise personel alımında, seçmede ve yerleştirmede her iş için gerekli olan bilgi, eğitim, tecrübe, ustalık ve yetenekler hakkında bilgi almak ve adaylara bilgi vermek amacıyla iş tanımlarından yararlanmayı sağlar. 5. İş tanımları, yeni işgörenin işe alınması devresinde işgörenin görevi hakkında bilmesi gerekeni açıklayarak yanlış anlamaları önleyebilmektedir.

6. İş tanımları yazılı olduğundan işgörenin işini tam yapmadığı durumlarda veya yanlış anladığında veya üstün yeni işgörenin işi tam olarak anlamadığını zannettiği zaman başvurulabilecek güvenli ve genel bir kaynak durumundadır. 7. Personel eğitimi ve iş değerlendirmesinde önemli rol oynamaktadır. Her mevkinin görevinin ayrıntıları ve standartları bu işleri yapacak olan işgörenlerin eğitilmesinin planlanmasında bir kılavuz görevi yapmaktadır. 8. Gerek işlerin değerlendirilmesinde gerekse doğru bir ücret ve maaş politikası tespitinde önemli rol oynamaktadır. 9. Gerçekleri yansıtan ve tam olarak anlaşılabilen bir iş tanımlaması ücret ve maaşların ayarlanmasında işlerin derecelendirilmesinde ve sağlam bir ücret ve maaş tablosunun geliştirilmesinde çok yararlıdır. Ücret ve maaş eşitsizliklerini önler ve hem kurumu hem çalışanın yasal haklarını korumuş olur.

Kadrolama/İstihdam • Kurumlarda her departmanda görev yapacak o işe uygun vasıflarda kişilerin işe alınmasını anlatır. • İstihdam edilecek kişilerin kurum için aranan vasıflara uygun olması gereklidir. • Kamu kurumlarında istihdam edilecek personelin yasalar çerçevesinde gerekli şartları yerine getirmesi gereklidir. • Sağlık hizmetleri sektöründe kaliteli hizmet verebilmek için uygun sayı ve nitelikte hemşirelik personelinin istihdam edilmesi son derece önemlidir

BİR ORGANİZASYONUN TÜM BİRİMLERİ VE BİRİMLERİN TÜM BİREYLERİ DENGELİŞMELİDİR.

İstihdam • “bir kurumdaki pozisyonların uygun personel ile doldurulması için insan kaynaklarının planlanması” olarak tanımlanır (Huber, 2000) • Kurumda ihtiyaç duyulan personelin uygun koşulların yerine getirilmesiyle işe alınmasıdır.

Güvenli İstihdam Oranları Bakımın kalitesini yükselterek hasta memnuniyetini artırır. n Çalışanların kurumda kalma oranlarını artırır(devir hızını yavaşlatır) n Topluma hizmet sunumunu artırır n Sağlık bakım sistemine güveni artırır n Personelin sosyal bir varlık ve iş doyumuna ulaşmasını sağlar. n Vb.

Uygun istihdam için dikkate alınması gereken hususlar 1. Hasta sayısı ve bakım gereksinimleri 2. Bakım altındaki hastaların yoğunluğu 3. Ünitenin içeriği, mimari yapısı, coğrafi konumu ve teknoloji kullanımı 4. Gerekli hasta bakımının niteliği 5. Bakım verenlerin bilgi ve becerileridir. 6 Kurumun hasta kapasitesi

Neler Gözününde Bulundurulmalı? • • • Yasalar ve Düzenlemeler Felsefe Politikalar Çalışan çıkarları …

Çalışma Çizelgeleri • Görev yürütülen bölümlerde hastaların ihtiyaçlarını karşılayacak ve gerekli işlemleri yürütecek personelin planlanması ve çalışma listelerinin hazırlanması o servisin yöneticisinin görevidir.

Çalışma Çizelgesi Hazırlamada • Öncelikle, her bir şiftte çalışacak kişi sayısının belirlenmesi (sabah- öğleden sonra- gece) gereklidir. Nöbet şeklinde çalışılan bir bölüm ise kişi ve kurumun hak ve çıkarları gözetilerek çalışma çizelgeleri hazırlanır.