STRUKTUR DAN SISTEM ORGANISASI Dr Sry Rosita SE

STRUKTUR DAN SISTEM ORGANISASI Dr. Sry Rosita, SE. , MM

STRUKTUR ORGANISASI adalah. . Ø Struktur (bagan) organisasi sebagai system formal dari hubungan aturan-aturan dan tugas serta keterkaitan otoritas yang mengontrol tentang cara orang bekerja sama dan memanfaatkan sumber daya untuk mencapai tujuan organisasi.

“TUJUAN STRUKTUR ORGANISASI” 1. 2. 3. 4. Sebagai ciri khas organisasi yang digunakan untuk mengendalikan orang-orang yang bekerjasama dan sumber daya organisasi dalam mencapai tujuan. Mengendalikan koordinasi dan motivasi. Mengarahkan prilaku orang-orang dalam berorganisasi. Merespon pemanfaatan lingkungan, teknologi dan sumber daya manusia serta mengembangkan organisasi.

6 ELEMEN PENTING DALAM MENDESAIN STRUKTUR ORGANISASI 1. 2. 3. 4. 5. 6. Spesialisasi Kerja Departementalisasi Rantai Komando Rentang Kendali Sentralisasi dan Desentralisasi Formalisasi

1. SPESIALISASI PEKERJAAN v Pemerincian tugas pekerjaan agar setiap individu dalam organisasi bertanggung jawab melaksanakan tugasnya masing-masing. Tujuannya adalah agar setiap orang didalam organisasi memahami siapa yang bertugas dan bertanggung jawab kepada siapa, apa yang dilakukan, bila mana dilakukan, dimana melakukan, bagaimana melakukan, dan bagaimana biayanya. v Sejauh mana tugas-tugas dalam organisasi dibagi-bagi ke dalam beberapa pekerjaan tersendiri

2. DEPARTEMENTALISASI Adalah penggabungan pekerjaan kedalam kelompok kegiatan kerja suatu organisasi agar kegiatan sejenis dan saling berhubungan dapat dikerjakan bersama. Pengelompokan pekerjaan didasarkan kepada: 1. Fungsi 2. Jenis pelayanan / Produk / jasa 3. Wilayah kerja 4. Konsumen 5. Proses 6. Waktu / shift 7. Umur/pangkat/jabatan

3. RANTAI KOMANDO v garis wewenang yang tanpa putus yang membentang dari puncak organisasi ke unit terbawah dan menjelaskan siapa yang bertanggung jawab kepada siapa. Wewenang sendiri merupakan hak yang melekat dalam sebuah posisi manajerial untuk memberikan perintah dan untuk berharap bahwa perintahnya tersebut dipatuhi

4. RENTANG KENDALI • adalah jumlah bawahan yang dikendalikan oleh atasannya, karena menganut prinsip semakin besar jumlah orang yang diawasi semakin sulit bagi atasan untuk mengawasinya. • Menurut Fayol, jumlah maksimal bawahan yang dikendalikan oleh setiap pengawas produksi adalah 30 orang, sedangkan kepala pengawas hanya mengawasi 4 pengawas produksi. • Menurut Jenderal Ian Hamilton berdasarkan pengalaman militernya menyimpulkan bahwa otak pimpinan hanya mampu menangani enam otak bawahannya. lebih dari itu sudah tidak efektif lagi.

5. SENTRALISASI DAN DESENTRALISASI v Sentralisasi adalah memusatkan seluruh wewenang kepada sejumlah kecil manajer atau yang berada di posisi puncak pada suatu struktur organisasi. Sentralisasi banyak digunakan pada pemerintahan lama di Indonesia sebelum adanya otonomi daerah. v Kelemahan dari sistem sentralisasi adalah di mana seluruh keputusan dan kebijakan di daerah dihasilkan oleh orang-orang yang berada di pemerintah pusat, sehingga waktu yang diperlukan untuk memutuskan sesuatu menjadi lama. Kelebihan sistem ini adalah di mana pemerintah pusat tidak harus pusing-pusing pada permasalahan yang timbul akibat perbedaan pengambilan keputusan, karena seluluh keputusan dan kebijakan dikoordinir seluruhnya oleh pemerintah pusat.

5. SENTRALISASI DAN DESENTRALISASI v Desentralisasi adalah pendelegasian wewenang dalam membuat keputusan dan kebijakan kepada manajer atau orang-orang yang berada pada level bawah dalam suatu struktur organisasi. Pada saat sekarang ini banyak perusahaan atau organisasi yang memilih serta menerapkan sistem desentralisasi karena dapat memperbaiki serta meningkatkan efektifitas dan produktifitas suatu organisasi.

6. FORMALISASI v Sejauh mana pekerjaan di dalam organisasi dilakukan. v Formalisasi mengacu pada derajat dimana segala harapan mengenai cara dan tujuan pekerjaan dirumuskan, ditulis dan diberlakukan. v Suatu organisasi yang sangat formal, akan memuat prosedur dan aturan yang ketat dalam setiap kegiatan / pekerjaan di dalam organisasi. v Dengan demikian, semakin formal suatu organisasi, maka semakin ketat pula aturan dan prosedur kerja. v Formalisasi merupakan hasil dari spesialisasi kerja yang tinggi, pendelegasian kewenangan yang tinggi, pembagian departemen berdasarkan fungsi, dan luasnya rentang kendali.

KERANGKA KERJA DAN STRUKTUR ORGANISASI YANG UMUM STRUKTUR SEDERHANA BIROKRASI STRUKTUR MATRIKS

1. STRUKTUR SEDERHANA • Suatu struktur organisasi yang dicirikan dengan rendahnya derajat departementalisasi, rentang kendali yang lebar, otoritas yang tersentralisasi pada satu orang tunggal, dan kecilnya formalisasi.

Struktur Organisasi Garis (Line Authority Structure) • • • Adalah bentuk struktur organsasi tertua dan paling sederhana. Bentuk struktur organisasi Garis biasanya terdapat dalam organisasi yang relatif kecil, struktur ini tidak cocok untuk organisasi yang besar dan kompleks. Dalam struktur organisasi garis, pimpinan puncak adalah pemilik atau pemegang saham yang paling besar dan anggotanya relative sedikit. Struktur organisasi garis dikenal juga sebagai struktur organisasi militer, karena otoritasnya berlaku mulai dari puncak sampai kebawah garis komando dan akuntabilitasnya (pertanggung jawabannya) berlaku dari bawah sampai kepuncak. Hubungan pimpinan puncak langsung dengan bawahan. Pendelegasian wewenang dan jalur komando langsung pada setiap bagian dibawahnya berdasarkan hierarki yang ada.

Keuntungan menggunakan struktur organisasi garis: • Sederhana sehingga mudah dipahami • Pembagian tugas dan wewenang cukup jelas • Adanya kesatuan komando sehingga memudahkan pemeliharaan disiplin dan tanggung jawab • Pengambilan keputusan cepat karena komunikasi mudah

kerugian menggunakan struktur organisasi garis: • • • Kaku Otoritas tinggi Ketergantungan pada seseorang tinggi Pengambilan keputusan lama Bawahan kurang kreativitas

Contoh Struktur Organisasi Garis Direktur Wkl. Direktur Kabag Keuangan Kabag Pemasaran Kabag SDM Kabag Produksi

Struktur Organisasi Garis dan Staff • Adalah struktur yang terdiri dari dua kelompok orang-orang yang berpengaruh dalam organisasi. Kelompok pertama adalah orang-orang yang menjalankan tugas-tugas pokok organisasi untuk mencapai tujuan yang ditempatkan dalam kotak-kotak garis (line), sedangkan yang kedua melakukan tugas-tugas berdasarkan keahlian (staff). Staff dapat memberikan saran-saran kepada unit operasional dan saran-saran tersebut dapat dijadikan pedoman pelaksanaan.

Keuntungan menggunakan Struktur Organisasi Garis dan Staff: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Pembagian tugas yang jelas antara orang-orang yang melaksanakan tugas pokok organisasi dengan tugas penunjang. Keputusan biasanya diambil dengan pertimbangan yang matang oleh semua anggota organisasi Kemampuan dan bakat yang berbeda-beda dapat saling mengisi Ahli-ahli dalam staf dapat menghasilkan pekerjaan yang bermutu tinggi Penghargaan terhadap keahlian tinggi Mengurangi beban kerja manajer line dari pekerjaan yang sangat tekhnis

Kelemahan struktur organisasi garis dan staff: 1. Orang-orang yang berada dalam garis dihadapkan pada dua atasan, yaitu atasan yang berhak memerintah dan pimpinan yang berhak member saran 2. Saran staff mungkin kurang tepat dan sukar dilaksanakan 3. Orang-orang pada garis cenderung mengabaikan saran staf 4. Menimbulkan kekacauan apabila tugas tidak dirumuskan dengan jelas

Contoh Struktur Organisasi Garis dan Staff Direktur STAFF AHLI Wkl. Direktur Kabag Keuangan Kabag Pemasaran Kabag SDM Kabag Produksi

2. BIROKRASI Suatu struktur orgnisasi dengan tugas operasional yang sangat rutin yang dicapai melalui spesialisasi, aturan dan regulasi yang sangat diformalisasikan, tugas yang dikelompokkan ke dalam departemen fungsional, otoritas yang terdesentralisasi, rentang kendali yang sempit, dan pengambilan keputusan yang mengikuti rantai komando

Struktur Organisasi Fungsional • Adalah struktur organisasi yang pembagian tugasnya atas para pejabatnya disesuaikan dengan bidang keahliannya. Organisasi ini tidak terlalu menekankan pada hierarki structural, namun lebih menekankan pada sifat dan macam fungsi yang akan dilaksanakan. • Bawahan dapat menerima perintah dari beberapa pejabat dan mempertanggung jawabkan pada pejabat masing-masing. • Perbedaan struktur organisasi garis dan staf dengan struktur organisasi fungsional adalah struktur organisasi fungsional terdiri atas spesialis staff yang dapat melaksanakan otoritas langsung atas beberapa kegiatan departemen garis.

Keuntungan menggunakan struktur organisasi fungsional antara lain: 1. Spesialisasi menyebabkan perencanaan dapat dilaksanakan dengan baik, dengan memusatkan keahlian masing-masing. 2. Spesialisasi staff dapat dimanfaatkan secara optimal (efektif dan efisien) 3. Koordinasi mudah dilaksannakan 4. Memungkinkan pengawasan manajemen puncak lebih ketat terhadap fungsi-fungsi 5. Pekerjaan otak terpisah dengan pekerjaan otot

Kelemahan menggunakan struktur organisasi fungsional antara lain: 1. Tidak jelas siapa yang bertanggung jawab penuh atas suatu pekerjaan. 2. Banyaknya atasan membingungkan bawahan 3. Saling mementingkan fungsinya masing-masing sehingga dapat menimbulkan konflik antar fungsi 4. Sukar melakukan mutasi

Struktur Organisasi Fungsional Direktur Wkl. Direktur 1 Wkl. Direktur 2 Kabag Keuangan Kabag Pemasaran Wkl. Direktur 3 Wkl. Direktur 4 Kabag SDM Kabag Produksi

Struktur Organisasi Devisional • Adalah struktur organisasi untuk perusahaan yang cukup besar, dengan banyaknya jenis jasa dan produk yang dihasilkan. Pada struktur devisional perlu dibentuk devisi-devisi semi otonomi yang akan merancang, memproduksi dan memasarkan jasa dan produknya masing.

Keuntungan menggunakan struktur organisasi devisional adalah: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Koordinasi dan wewenang dapat memberikan tanggapan yang cepat dan tepat Pengembangan dan implementasi strategi organisasi dekat dengan lingkungan yang khas Rumusan tanggung jawab jelas dengan kinerja yang diukur dari masing-masing devisi Manajer puncak dapat memusatkan pikiran pada kebijakan strategis Sesuai untuk lingkungan yang cepat berubah Mempertahankan spesifikasi fungsional setiap devisi Wadah latihan yang baik bagi manajer strategis

kelemahan menggunakan struktur organisasi devisional adalah: 1. Berkembangnya persaingan kurang sehat atas potensi sumber daya organisasi dan konflik tugas dengan prioritas 2. Masalah-masalah didelegasikan kepada manajer-manajer devisi 3. Biaya operasional organisasi meningkat 4. Tidak samanya kebijakan antar devisi 5. Duplikasi sumber daya organisasi

Contoh Struktur Organisasi Devisional Direktur Manager Wilayah Timur Manager Wilayah Barat Kabag Keuangan Kabag Pemasaran Kabag SDM Kabag Produksi Manager Wilayah Tengah Kabag Keuangan Kabag Pemasaran Kabag SDM Kabag Produksi

Struktur Organisasi Komite / Panitia • Adalah sekumpulan orang yang membentuk satu kelompok yang disebut komite atau panitia. Kelebihan struktur ini: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Keputusan lebih berkualitas karena dipikirkan bersama-sama Meningkatkan penerimaan kelompok karena setiap orang diundang untuk berpartisipasi Meningkatkan koordinasi Tempat latihan bagi manajer Pembagian kekuasaan Menghindari hal-hal yang tidak diinginkan

Kelemahan menggunakan struktur organisasi komite / panitia: 1. Pengambilan keputusan menjadi lama karena harus melalui diskusi terlebih dahulu 2. Pemborosan waktu, tenaga, dan uang 3. Dominasi individu 4. Adanya kompromi lebih dahulu 5. Kurangnya tanggung jawab individu karena tanggung jawab bersama

3. STRUKTUR MATRIKS • Suatu struktur organisasi yang menciptakan otoritas ganda dan menggabungkan antara departementalisasi fungsional dengan departementalisasi produk. • Keuntungan struktur matriks: 1. Efisiensi penggunaan manajer-manajer fungsional 2. Luwes menghadapi perubahan dan ketidak pastian 3. Keunggulan teknis 4. Meningkatkan motivasi kerja 5. Pengembangan diri

Kelemahan Struktur Matriks 1. 2. 3. 4. 5. 6. Terjadinya konflik karena adanya pertanggungjawaban ganda yang dapat menimbulkan kebingungan dan kebijakan-kebijakan yang kontradiktif serta pertentangan kekuasaan yang mengarah pada perdebatan atas suatu kegiatan Pimpinan tidak terbiasa bekerja secara tim dan terbiasa bekerja secara tradisional Memerlukan koordinasi vertical dan horizontal Memerlukan lebih banyak keterampilan antar pribadi Mengandung resiko timbulnya anarki Sangat mahal untuk diterapkan

CONTOH STRUKTUR MATRIKS Direktur Wkl. Direktur 1 Kabag Keuangan Kabag Pemasaran Kabag SDM Kabag Produksi Wkl. Direktur 2 Kabag Keuangan Kabag Pemasaran Kabag SDM Kabag Produksi Wkl. Direktur 3 Kabag Keuangan Kabag Pemasaran Kabag SDM Kabag Produksi

SISTEM ORGANISASI • Adalah subsistem-subsistem yang saling berinteraksi, berkorelasi, dan berdepedensi yang membentuk satu kesatuan yang bersinergi. Jika salah satu sub system berubah maka akan dapat mengubah system secara keseluruhan.

BENTUK SISTEM ORGANISASI a. Sistem Tertutup Yaitu sistem yang tidak berinteraksi dengan lingkungannya. b. Sistem Terbuka Yaitu system yang berinteraksi dengan lingkungannya.

Lingkungan yang mempengaruhi sistem 1. Lingkungan Internal organisasi 2. Lingkungan Eksternal organisasi Yaitu : bersifat langsung (mikro) dan tidak langsung (makro). • Lingkungan mikro terdiri atas pesaing (competitor), penyalur (suppliers), pelanggan (costomers), lembaga-lembaga keuangan (financial institutions), pemerintah (government), organisasi pekerja (labour unions), media, dll. • Lingkungan makro terdiri atas variable teknologi, ekonomi, politik, dan social.