STRUKTUR KOMUNIKASI ORGANISASI Struktur Komunikasi Organisasi Terdapat 3

STRUKTUR KOMUNIKASI ORGANISASI

Struktur Komunikasi Organisasi Terdapat 3 konsep mengenai struktur komunikasi organisasi, yaitu: 1. 2. 3. Perspektif Channels (Goldhaber, 1993; Koehler, Anatol, & Applbaum, 1981) Perspektif Jaringan Pengamatan (Stohl, 1995), Perspektif Jaringan yang Dirasakan (Stephen Corman and Craig Scott)

PENDAHULUAN Pace dan Faules: proses arus informasi disebutkan sebagai suatu proses yang rumit walaupun berlangsung secara terus menerus sepanjang waktu. Penyebabnya adalah karena di dalam suatu organisasi, proses ini bersifat dinamik, dimana pesan-pesan secara tetap dan berkesinambungan diciptakan, ditampilkan, serta diinterpretasikan. 3 Pola penyebaran pesan : 1. Simultaneous message dissemin 2. Serial message dissemination/ s 3. Secara serentak dan berurutan ( ”who talks t

Communication Network Roles Setiap individu dalam suatu organisasi memiliki peran yang berbeda 1. Clique Member peranan tersebut : atau anggota 2. 3. 4. 5. klik Isolate atau penyendiri Bridge atau jembatan Liaison atau penghubung Gatekeeper atau penjaga gawang 6. Opinion Leader atau pemimpin pendapat 7. Cosmopolite

Arah Arus Komunikasi Organisasi 1. Downward communication 2. Upward communication 3. komunikasi horisontal 4. Cross-Channel Communication

The Grapevine Communication Arah arus informasi yang tidak stabil atau tidak diduga, baik itu ke bawah, ke atas, horisontal ataupun cross channel disebut juga dengan komunikasi informal/ personal yang dikiaskan sebagai grapevine atau anggur. ”The Jason Company” karakterist. Keith Davis ik grapevine ü kecepatan transmisi. tingkat selektifitas : grapevine acts menyebabkan berbagai hal, kapan saja dan dimana saja. ü terjadi di tempat kerja, ü sistem komunikasi formal dan informal cenderung untuk aktif atau in-aktif bersamaan. : üü The Grapevine Communication (Stein, 1967; Pace & Faules, 1994, hlm. 137): ”metode penyampaian laporan rahasia dari orang ke orang yang . tidak dapat diperoleh melalui saluran biasa” Dikendalikan dengan menjaga dan membiarkan saluran komunikasi formal tetap dibuka, sehingga memberi kesempatan dari berbagai arus untuk saling menerima dan mengirim informasi .

Struktur Komunikasi sbg Network Menurut Noel Tichy (1981): network atau jaringan dapat dipahami dengan cara menelaah empat unsur, yaitu roles (peran), Hubungan-hubungan dapat diuji dengan : karakteristik hubungan (link), n Reciprocity: timbal balik atau dua arah. karakteristik struktural, dan isi n Intensity: komitmen dari tiap anggota yang saling atau kandungannya. berhubungan. n Multiplexity: beberapa cara yang dapat menghubungkan para anggota ebihan perspektif Kegunaan Analisis Network 1. 2. 3. memasangkan karakteristik yang sebenarnya tidak mudah dilihat memecahkan ambiguitas formalitas memahami aspek konstruksi sosial dari struktur komunikasi organisasional menyediakan gambaran pola interaksi yang dapat menentukan struktur komunikasi organisasional 1. Self-report surveys: 2. Naturalistic observation: 3. Constitutive ethnography: 4. wawancara nondirektif

Jenis-jenis komunikasi A. Komunikasi Formal B. Komunikasi Informal/Pribadi

A. Komunikasi Formal n Komunikasi Formal: Adalah komunikasi yang dilakukan berdasarkan dari posisi yang terdapat di dalam struktur organisasi. Menurut (DSP 6): Jaringan komunikasi yang menggunakan corak-corak ttt untuk menyalurkan pesan.

Tiga Jenis Komunikasi Formal (DSP 6) 1. Komunikasi ke bawah Mengalir dari tingkatan yang tinggi ke tingkatan yang lebih rendah (dari level atas ke level bawah). Menurut Khaz dan Khan (1978) ada lima jenis komunikasi ke bawah melalui saluran komunikasi sbb: 1. Petunjuk-petunjuk tugas yang spesifik; instruksi-instruksi pekerjaan. 2. Informasi yang didesain untuk menghasilkan pengertian tentang tugas dan hubungannya dengan tugas-tugas organisasi lainnya (rasionalitas pekerjaan).

Komunikasi ke Bawah (lanjutan…) 3. Informasi tentang kebijaksanaan perusahaan dan pelaksanaan operasionalnya (prosedur dan praktek Informasi). 4. Umpan balik kepada para bawahan tentang kinerja mereka. 5. Informasi tentang karakteristik ideologi sebagai misi perusahaan dengan cara mengulang-ulang latihan dan pengajaran supaya bawahan terkesan dengan misi tersebut.

Efektivitas Komunikasi ke Bawah Sering diasumsikan bahwa saluran-saluran komunikasi ke bawah cukup berfungsi secara efektif. Asumsi serupa itu sering meleset, ternyata informasi yang dikirim melalui saluran ke bawah tidak hanya hilang, tetapi sering mengalami Distorsi atau tidak dapat dimengerti oleh si penerima.

Efektivitas Komunikasi ke Bawah 1. Interpretasi orang-orang dalam komunikasi biasanya mengikuti jalur yang aman. 2. Orang-orang akan lebih terbuka terhadap pesan-pesan yang sesuai dengan citra pribadi yang dimilikinya, kepercayaan dan nilai-nilai yang dianutnya. 3. Pesan-pesan yang bertentangan dengan nilai-nilai cenderung lebih banyak menghadapi perlawanan daripada pesan-pesan yang bertentangan dengan logika rasional

Efektivitas Komunikasi ke Bawah (lanjutan) 4. Kenyataan bahwa orang-orang itu lebih menilai positif pemenuhan kebutuhan maka pesan-pesan yang memfasilitasi pemenuhan kebutuhan akan lebih mudah diterima daripada pesan-pesan yang tidak seperti itu. 5. Selagi orang-orang itu dapat mengantisipasi perubahan-perubahan lingkungan, mereka lebih terbuka pada datangnya pesan-pesan baru. 6. Situasi total dapat mempengaruhi komunikasi; sebuah pesan yang diinterpretasikan sesuai pada satu situasi dapat diinterpretasikan tidak sesuai/bertentangan pada situasi yang lain.

Komunikasi ke Atas Komunikasi keatas mengalir dari satu tingkatan organisasi ke tingkatan yang lebih tinggi (dari level bawah ke level atas)

Komunikasi ke Atas Katz and Kahn (1978) telah mengidentifikasikan jenis informasi yang sering mengalir melalui saluran-saluran komunikasi ke atas : 1. Informasi tentang keberhasilan, kemajuan dan rencana-rencana datang dari para bawahan. 2. Informasi tentang masalah-masalah pekerjaan yang memerlukan bantuan dari tingkatan lebih atas dalam organisasi 3. Ide-ide untuk perbaikan dalam aktivitas dan fungsi yang berhubungan dengan pekerjaan 4. Informasi mengenai perasaan para bawahan tentang pekerjaan atau isu yang berhubungan dengan pekerjaan.

Efektivitas Komunikasi ke Atas Komunikasi ini lebih banyak mengalami filtering (proses penyaringan bahan-bahan informasi dalam komunikasi sebagai lalu lintas informasi antar orang karena para bawahan cenderung untuk menyimpulkan informasi secara terpilih sebelum disampaikan ke atas)

Efektivitas Komunikasi ke Atas Cara untuk lebih mengefektifkan komunikasi bawahan ke atasan sebagai berikut : a. b. c. d. e. Prosedur penyampaian Keluhan; Kebijaksanaan pintu terbuka; Konseling; Teknik Partisipatif; Perantara nonstruktural yang ditugaskan untuk menanggulangi keluhan karyawan.

Komunikasi Horizontal Komunikasi horizontal ini mengalir diantara orang atau kelompok yang sama tingkatannya.

Komunikasi Horizontal Fungsi penting dari komunikasi horizontal: 1. Koordinasi berbagai kegiatan yang dilakukan oleh banyak bagian dalam organisasi. 2. Informasi tentang berbagai kegiatan pekerjaan dalam bagian-bagian organisasi yang sama tingkatannya. 3. Persuasi pada orang-orang lain yang sama tingkatannya dalam organisasi. 4. Informasi mengenai perasaan para sejawat tentang pekerjaan dan isu-isu yang berhubungan dengan pekerjaan.

Efektivitas Komunikasi Horizontal Informasi yang diperoleh melalui komunikasi horizontal itu lebih sedikit terkena filter daripada melalui komunikasi vertikal. Keuntungannya adalah bahwa informasi yang diperoleh melalui komunikasi horizontal itu mungkin komplit, yang memberikan kesempatan untuk menginterpretasikan arti dari informasi tersebut sesuai keinginan sendiri.

B. Komunikasi Informal n Komunikasi Informal : komunikasi yang dilakukan tanpa mengindahkan posisi mereka dalam organisasi (komunikasi pribadi).

Komunikasi Informal n n Komunikasi informal/pribadi muncul karena adanya interaksi antara orang-orang dalam organisasi. Informasi yang diperoleh dapat mengalir dengan arah yang tidak dapat diduga dan jaringannya digolongkan sebagai “selentingan” (grapevine).

Selentingan/Grapevine Menurut Stein, 1967; n Grapevine digambarkan sebagai “metode penyampaian laporan rahasia dari orang ke orang yang tidak dapat diperoleh melalui saluran biasa”.

Selentingan/Grapevine n Bagaimana menangani selentingan? Dapat dikendalikan dengan cara menjaga saluran komunikasi formal tetap terbuka.

Hubungan (Relationship) n Salah satu ciri komunikasi organisasi yang paling nyata konsep hubungan (relationship).

Rantai Komunikasi Selentingan

Sifat Selentingan n n Kecepatan Transmisi Derajat Selektifitas Lokasi Hubungannya dengan komunikasi formal

Definisi Organisasi n Definisi Organisasi (Goldbaher, 1979) Sebuah jaringan adalah suatu hubungan yang saling bergantung (interdependent).

Jenis-jenis komunikasi n n n Hubungan Antarpersona Hubungan Posisional Hubungan Berurutan

Hubungan Antarpersona n Hubungan paling intim yang kita miliki dengan orang lain dalam tingkat pribadi, antarteman, sesama sebaya disebut sebagai hubungan antarpersona.

Sifat-sifat hubungan antarpersona yang efektif: Menurut (Pace & Boren, 1973) 1. Menjaga kontak pribadi yang akrab tanpa menumbuhkan perasaan bermusuhan. 2. Menetapkan dan menegaskan identitas dalam hubungan dengan orang lain tanpa membesar-besarkan ketidaksepakatan. 3. Menyampaikan informasi kepada orang lain tanpa menimbulkan kebingungan, kesalahpahaman, penyimpangan atau perubahan lainnya yang disengaja. 4. Terlibat dalam pemecahan masalah yang terbuka tanpa menimbulkan sikap bertahan atau menghentikan proses. 5. Membantu orang-orang lainnya untuk mengembangkan gaya hubungan persona dan antarpersona yang efektif.

Hubungan Antarpersona 1. 2. 3. 4. 5. 6. Hubungan antarpersona cenderung menjadi lebih baik menurut (Pace, Boren, & Peterson, 1975) bila kedua belah pihak melakukan hal-hal berikut: Menyampaikan perasaan secara langsung dan dengan cara yang hangat dan ekspresif. Menyampaikan apa yang terjadi dalam lingkungan pribadi mereka melalui penyingkapan diri (selfdisclosure). Menyampaikan pemahaman yang positif, hangat kepada satu sama lainnya dengan memberikan respons yang relevan dan penuh pengertian. Bersikap tulus kepada satu sama lainnya dengan menunjukkan sikap menerima secara verbal maupun nonverbal. Selalu menyampaikan pandangan positif tanpa syarat terhadap satu sama lainnya melalui respons-respons yang tidak menghakimi dan ramah. Berterus-terang mengapa menjadi sulit atau bahkan mustahil umtuk sepakat satu sama lainnya dalam perbincangan yang tidak menghakimi, cermat, jujur, dan membangun.

Hubungan Posisional n n Hubungan posisional ditentukan oleh struktur otoritas & tugas-tugas fungsional anggota organisasi. Hubungan posisional yang paling umum, & paling penting untuk kerja organisasi secara efektif & efisien, adalah hubungan atasan-bawahan.

Hubungan Atasan. Bawahan Sintesa Jablin (1979) mengkategorikan 9 masalah dalam komunikasi atasan-bawahan: 1. Pola interaksi; 2. Keterbukaan; 3. Distorsi ke atas; 4. Pengaruh ke atas; 5. Jarak informasi-sematik; 6. Atasan efektif VS atasan tidak efektif; 7. Sifat-sifat pribadi; 8. Umpan balik; 9. Pengaruh variabel-variabel organisasi sistematik pada kualitas komunikasi atasanbawahan.

Hubungan Berurutan n n Orang-orang menjalin hubungan antarpersona dan posisional dalam organisasi, selanjutnya akan memiliki hubungan-hubungan berurutan (serial relationship) Pesan 1 Pesan 2 Pesan 3 Cara penyebaran informasi dari orang-ke-orang ini disebut berurutan. Terdapat 3 orang yang terlibat: - orang yang mengawali pesan; - orang yang menyampaikan pesan; - orang yang mengakhiri pesan. Tokoh kunci dalam sistem ini adalah pengulang pesan (relayor) (Pace & Hengstrom, 1977).

Fungsi Pengulang Pesan n Alfred G. Smith (1973) menyatakan bahwa sebagian komunikator adalah pengirim, sebagian lagi adalah penerima, dan sebagian lainnya ada diantara keduanya. Orang-orang yang di tengah ini adalah kurier, dan mereka adalah “pengulang pesan”. Menurut Smith pengulang pesan adalah “tokoh yang amat lazim dalam proses-proses komunikasi”.

Fungsi Pengulang Pesan n Alfred G. Smith (1973) memperkenalkan 4 fungsi dasar yang dilakukan oleh seorang pengulang pesan, yaitu: 1. Menghubungkan; 2. Menyimpan; 3. Merentangkan; 4. Mengendalikan.

Menghubungkan Proses-proses penghubungan paling sedikit memiliki tiga sifat yang menyulitkan, yaitu: 1. Menghubungkan atau memutuskan bagian sistem organisasi. 2. Melanjutkan atau menahan suatu informasi. 3. Mempertahankan bagian yang mereka persatukan.

Menghubungkan n n Menurut pendapat Smith, fungsi penghubung ini menciptakan suatu etika yang membuat pengulang pesan menghargai penyesuaian dan asimilasi sudut pandang di atas hal-hal lainnya. Dan juga seorang pengulang pesan harus tetap berada di tengah dan tidak condong kepada salah satu pihak.

Menyimpan n n Penyimpanan bertujuan untuk menyempurnakan beberapa maksud lain, tidak hanya menyimpan pesan saja. Pengulang pesan menyimpan pesan-pesan untuk menyesuaikannya dengan kebutuhan pengirim dan penerima.

Merentangkan n Merentangkan adalah suatu bentuk perubahan yang meliputi perluasan atau penjelasan tambahan dari suatu pesan. Etika seorang pengulang pesan adalah antara mendangkalkan dan melebih-lebihkan makna suatu pesan. Pengulang pesan menganalisis makna dan membuat makna yang sama-samar menjadi jelas.

Mengendalikan n n Hal pertama yang dikendalikan oleh seorang pengulang pesan adalah makna, dengan makna inilah dibuat suatu penghubungan. Dengan mengatur penyampaian, penyimpanan, dan penafsiran pesan, seorang pengulang pesan melakukan pengendalian atas sistem komunikasi. Pada akhirnya pengulang pesan bukan lagi seorang perantara, pengulang pesan tersebut dapat menjadi penghulu sistem. Sehingga dalam model Likert (1960) digambarkan bahwa hampir setiap anggota organisasi adalah pengulang pesan, yang berlaku sebagai pemersatu antara unit atas dengan unit bawah.