Sistem Informasi Organisasi Manajemen dan Strategi Zefry Darmawan

Sistem Informasi, Organisasi, Manajemen, dan Strategi Zefry Darmawan, ST, MT

Manfaat sistem informasi secara strategis bagi seorang pimpinan 1. 2. 3. 4. 5. Pengetahuan bagi seorang pimpinan/ manager organisasi agar dapat membangun dan memanfaatkan sistem informasi secara efisien dan berhasil. Mengetahui dampak yang ditimbulkan oleh sistem informasi bagi organisasi. Mengetahui daya dukung sistem informasi yang menunjang aktivitas organisasi. Sebagai salah satu bentuk kekuatan kompetitif bagi organisasi yang memanfaatkan sistem informasi. Mengatasi kendala yang timbul saat membangun sebuah sistem informasi.

Organisasi dan Sistem Informasi ORGANISASI Faktor-faktor mediasi: 1. Lingkungan/ kultur 2. Struktrur organisasi 3. Prosedur baku 4. Proses bisnis 5. Keputusan manajemen 6. Peluang SISTEM INFORMASI

Deskripsi bagan Interaksi antara organisasi dan sistem informasi sangat komplek dan dipengaruhi oleh banyak faktor mediasi yaitu; struktur organisasi, prosedur operasi standar, kultur, dan lingkungan sekitar. Para pimpinan harus waspada karena sistem informasi mampu mengubah kehidupan organisasi. Pimpinan dapat tidak sukses dalam mengembangkan sistem informasi tanpa memahami organisasinya secara utuh.

Definisi teknis organisasi berdasarkan behavioral Struktur sosial resmi yang stabil dan memiliki sumber-sumber daya yang berasal dari lingkungannya dan mampu menggerakkan sumber-sumber tesebut agar mendapatkan tujuan yang diinginkan. ORGANISASI FORMAL Sumber-sumber organisasi Struktur: Hierarki Tenaga kerja Aturan, prosedur Proses bisnis Proses: Hak/ kewajiban Hak khusus/ tanggung jawab Norma-norma Output lingkungan

Fitur organisasi Menurut Max Weber th 1911, organisasi adalah birokrasi yang memiliki karakteristik struktural tertentu. Karakteristik umum suatu organisasi adalah: 1. Pembagian tenaga kerja secara jelas 2. Hierarki 3. Prosedur dan aturan yang eksplisit 4. Keputusan dan peraturan 5. Kulaifikasi jabatan dan kompetensi 6. Efisiensi organisasi Birokrasi : organisasi formal yang memiliki pembagian yang jelas mengenai tenaga kerja, prosedur, dan aturan abstrak, dan pengambilan keputusan yang bersifat netral yang menggunakan kualifikasi teknis dan profesionalisme sebagai dasar kenaikan pangkat karyawan.

Prosedur Standar Pengoperasian (PSP) Aturan-aturan prosedur, dan praktik-praktik yang seksama yang dikembangkan oleh organisasi untuk dapat mencakup semua situasi yang mungkin dihadapi. PSP berguna untuk mencapai dan mempertahan efisiensi organisasi modern. Misal: dalam industri perakitan mobil. Manajer dan pekerja mengembangkan prosedur-prosedur standar untuk menangani berbagi aktivitas kerja.

Politik Organisasi Para anggota organisasi menduduki beragam posisi dan spesialisasi, sehingga mereka memiliki beragam sudut pandang yang berbeda mengenai bagaimana sumber, penghargaan, dan hukuman dilaksanakan. Perbedaan ini menjadi persoalan bagi seluruh manajer dan karyawan yang dapat memicu pergolakan politik, persaingan, dan konflik. Hambatan politik adalah satu kesulitan terbesar untuk membawa perubahan organisasi, khususnya perkembangan sistem informasi yang baru. Hampir semua sistem informasi membawa perubahan signifikan pada perusahaan, terutama berpotensi menghapus bagian, praktek, dan oposisi politis yang tidak efisien.

Kultur Organisasi Sekumpulan asumsi fundamental mengenai produk apa yang harus dihasilkan organisasi, bagaimana prosesnya, dimana, dan untuk siapa. Contoh kultur : misal universitas, beberapa asumsi dasar kehidupan universitas adalah para profesor mengetahui lebih banyak daripada mahasiswa, alasan mahasiswa menghadiri perkuliahan adalah untuk belajar, dan perkuliahan memiliki jadwal perkuliahan.

Tipe-tipe organisasi Tipe organisasi Keterangan Contoh Struktur usahawan Perusahaan kecil, baru mulai, dalam lingkungan yang cepat berubah. Memiliki struktur sederhana dan dikelola oleh usahawan yang bertindak sebagai direktur pelaksana tunggal Bisnis kafe, fotokopi, warung, rental komputer, bengkel, dll Birokrasi mesin Birokrasi besar yang ada dilingkungan yang lambat berubah, menghasilkan barang-barang produksi standar. Didominasi oleh tim dan pengambilan keputusan tersentral Perusahaan skala menengah; sepatu & sandal, furniture Birokrasi divisional Kombinasi dari beragam birokrasi, masing-masing menghasilkan produk dan layanan yang berbeda, semua dikendalikan dari kantor pusat. Astra International, GE, Total, dll

Tipe-tipe organisasi Tipe organisasi Keterangan Contoh Birokrasi profesional Organisasi berbasis pengetahuan dimana bentuk barang produksi dan jasa tergantung pada keahlian, dan pengetahuan para profesional. Didominasi oleh kepala departemen dengan otoritas sentralisasi yang lemah Biro hukum/ advokasi, Biro perpajakan, Biro psikologi dan terapi Adhokrasi Organisasi satuan tugas yang harus merespon lingkungan yang berubah dengan pesat. Terdiri dari sejumlah besar kelompok spesialis yang terorganisasi ke dalam tim multidisipliner jangka pendek Perusahaan konsultan teknik, kontraktor,

Fitur organisasi Fitur khusus Fitur umum Struktur formal Tipe organisasi Prosedur standar Pengoperasian (PSP) Lingkungan Politik Tujuan Kultur Kekuasaan Konstituensi Fungsi Kepemimpinan Tugas-tugas Teknologi Proses bisnis

Bagaimana Sistem Informasi mempengaruhi organisasi 1. Pendekatan berdasarkan teori ekonomi. Dari sudut pandang ekonomi teknologi sistem informasi bisa dilihat sebagai sebuah faktor produksi yang dapat menggantikan posisi modal dan tenaga kerja. Sewaktu biaya untuk teknologi informasi turun, ia bertidak sebagai posisi tenaga kerja yang secara historis telah menjadi peningkatan biaya. Oleh karena itu dengan adanya teknologi informasi potensi penolakan dari pekerja dibidang administrasi dan pengolahan data sangatlah tinggi, karena dianggap mengambil lahan pekerjaannya. Teknologi informasi juga membantu perusahaan dalam resizing, karena mampu mereduksi biaya transaksi yang timbul jika perusahaan melakukan pembelian di pasar. mengurangi biaya transportasi, pemesanan, komunikasi dengan pemasok, dan biaya-biaya yang mungkin timbul dalam proses transaksi manual.

Bagaimana Sistem Informasi mempengaruhi organisasi 2. Pendekatan berdasarkan teori behavioral Dalam penelitian behavioral ditemukan bukti-bukti bahwa sistem informasi secara otomatis mampu mentransformasi organisasi, walaupun sistem informasi mungkin saja merupakan alat untuk mencapai tujuan tersebut. Terdapat suatu teori yang mengatakan bahwa teknologi informasi mampu mengubah hierarki dari pengambilan keputusan pada organisasi dengan cara menekan biaya yang diperlukan oleh informasi dengan memperluas distribusi informasi (Malone, 1997). Teknologi informasi mampu membawa informasi langsung dari unit-unit operasi ke manajer, dengan demikian akan mengurangi beban pekerjaan yang terkait dengan analisa data. Selain itu penggunaan teknologi informasi yang didukung oleh jaringan komputer akan memberikan keuntungan dalam penyebaran informasi dari karyawan ke manajer dan sebaliknya.

Organisasi virtual Suatu organisasi yang memanfaatkan jaringan untuk menghubungkan orang, aset, dan gagasan dalam menciptakan dan mendistribusikan produk dan layanan tanpa terbatasi oleh batasan tradisional organisasi atau lokasi fisik.

Deskripsi klasik manajemen Deskripsi tradisional dari manajemen yang berfokus pada fungsi formal dari manajemen yaitu; perencanaan, pengorganisasian, koordinasi, pengambilan keputusan, dan kontrol. Menurut manajemen klasik peran seorang manajer adalah: 1. 2. 3. 4. Peran manajerial. Yaitu aktivitas mengelola organisasi yang harus dijalankan seorang manajer sebuah perusahaan. Peran interpersonal. Manajer bertindak sebagai figur kepala untuk organisasi sewaktu merepresentasikan organisasinya ke dunia luar dan menjalankan tugas-tugas simbolis seperti memberi penghargaan kepada karyawan, memotivasi, memberi saran, dan mendukung bawahannya. Peran informasional. Manajer bertindak sebagai pusat nadi organisasi, menerima informasi paling up to date, konkret, dan mendistribusikan kepada seluruh bawahan. Peran decisional. Manajer bertindak sebagai pembuat keputusan, menangani kesulitan yang muncul, negosiasi konflik, dan mediator antar kelompok yang berkonflik.

Pengambilan keputusan organisasi Pengambilan keputusan dapat digolongkan berdasarkan level organisasi: 1. Pengambilan keputusan strategis. Menentukan sasaran jangka panjang, sumber-sumber, dan kebijakan-kebijakan dari suatu organisasi. 2. Kontrol manajemen. Pemantauan efisiensi dan efektivitas sumber yang digunakan dan kelancaran unit-unit operasional. 3. Kontrol operasional. Menentukan bagaimana tugas-tugas khusus yang berasal dari manajemen madya dan manajemen puncak, dan menentukan kriteria untuk kelengkapan dan alokasi sumber-sumber. 4. Pengambilan keputusan level pengetahuan. Mengevaluasi gagasan baru untuk menciptakan produk dan layanan, cara-cara komunikasi, dan distribusi informasi ke seluruh organisasi. 5. Keputusan tidak terstruktur. Keputusan no rutin yang memerlukan evaluasi, pengertian, dan pertimbangan terhadap definisi masalah, tidak diperlukan prosedur baku untuk mengambil keputusan. 6. Keputusan terstruktur. Keputusan yang bersifat rutin, selalu diulang, dan memiliki, prosedur baku untuk menangani

Tingkatan pengambilan keputusan menurut (Simon 1960) 1. 2. 3. 4. Kecerdasan. Individu mengumpulkan informasi untuk mengidentifikasi masalah yang muncul. Perancangan. Individu menyusun kemungkinan alternatif solusi atas masalah. Pilihan. Individu memilih dan menentukan solusi dari beragam alternatif solusi Implementasi. Individu menjalankan keputusan dan melaporkan kemajuan solusi yang diterapkan.

Apakah ada masalah ? Apa saja alternatifnya? Alternatif mana yang dipilih? Apakah pilihan tersebut sesuai? kecerdasan Perancangan Pilihan Implementasi

Model pengambilan keputusan Beberapa model pengambilan keputusan: 1. Model rasional. Model perilaku manusia berdasarkan keyakinan bahwa orang, organisasi, dan kelompok menjalankan prinsip pemaksimalan nilai secara mendasar dan konsisten. 2. Model kognitif. Disposisi kepribadian yang mendasar terhadap perlakuan atas informasi, alternatif pilihan, dan evaluasi terhadap konsekuensi 3. Model intuitif. Model yang menggambarkan orang yang menghadapi permasalahan dengan beragam metode secara tidak terstruktur, menerapkan cara trial and error untuk menemukan solusi. 4. Model sistematis. Model yang menggambarkan orang yang menghadapi permasalahan dengan cara menstrukturisasikannya berdasarkan beberapa metode formal.

Model pengambilan keputusan 1. 2. 3. 4. Model organisasional. Model pengambilan keputusan yang memperhitungkan karakteristik politik dan struktural dari organisasi. Model birokratis. Model pengambilan keputusan dimana keputusan yang dihasilkan dibentuk dari prosedur standar pengoperasian. Model politis. Model pengambilan keputusan dimana keputusan yang dihasilkan berasal dari persaingan dan tawar-menawar antara kelompok terkait dan pemimpin utama dalam organisasi. Model rubbish (keranjang sampah). Model pengambilan keputusan yang menyatakan bahwa organisasi tidaklah rasional dan bahwa keputusan merupakan solusi masalah karena kebetulan saja

Sistem Informasi Strategis Sistem komputer yang digunakan di level organisasi yang mengubah sasaran, pengoperasian, produk, jasa, atau relasi lingkungan untuk membantu organisasi meraih keuntungan kompetitif. Dalam meraih keuntungan kompetitif diperlukan alat bantu analisis yang dikenal dengan analisis rantai nilai (chain value analysis). analisis rantai nilai. Model analisis yang memberikan perhatian pada aktivitas primer dan pendukung yang menambah nilai bagi produk dan jasa dimana sistem informasi diterapkan secara terbaik untuk memperoleh keuntungan kompetitif.

Value web Jaringan terkendali untuk pelanggan pada perusahaan yang memanfaatkan teknologi informasi untuk mengkoordinasi rantai nilainya agar secara kolektif menghasilkan produk dan jasa kepada pasar.

Mitra perusahaan dan aliansi Pemasok Sub-pemasok Industri Perusahaan Sistem ERP Sistem transaksi utama Pemasok tidak langsung Pelanggan Sub-pelanggan