PENGORGANISASIAN YANG EFEKTIF SRY ROSITA SE MM Organisasi

PENGORGANISASIAN YANG EFEKTIF SRY ROSITA, SE, MM

Organisasi adalah • suatu proses kerja sama dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien didalam suatu wadah atau • suatu struktur yang diperoleh dari mengelompokkan orang sehingga mereka dapat bekerja secara efektif untuk mencapai tujuan bersama.

Pengorganisasian adalah • mengatur pekerjaan dan kelompok pekerjaan dalam suatu departemen, sehingga karyawan dapat melaksanakan tugas mereka seefektif mungkin

Tujuan organisasi secara khusus : • mengadakan pasokan barang dan jasa yang bermanfaat bagi masyarakat umum.

Tujuan umunya organisasi adalah • mencari laba bagi para pemilik dan pemegang saham, dan bagi para karyawan dan para tingkatan manajer adalah untuk mendapatkan gaji. Walaupun organisasi milik pemerintah tidak mencari laba namun anggota organisasi mengharapkan kompensasi dari setiap kegiatan organisasi yang diberikan.

Beda pengorganisasian dan organisasi adalah: • Pengorganisasian adalah proses penyusunan pola hubungan kerja. • Organisasi adalah struktur atau kerangka yang merupakan hasil dari proses pengorganisasian.

SISTEM ORGANISASI : • adalah subsistem-subsistem yang saling berinteraksi, berkorelasi, dan berdepedensi yang membentuk satu kesatuan yang bersinergi. Jika salah satu sub system berubah maka akan dapat mengubah system secara keseluruhan.

Jenis-jenis Sistem Organisasi: • Sistem Tertutup Yaitu sistem yang tidak berinteraksi dengan lingkungannya. • Sistem Terbuka Yaitu system yang berinteraksi dengan lingkungannya.

Lingkungan yang mempengaruhi system : 1. Lingkungan Internal organisasi 2. Lingkungan Eksternal organisasi Yaitu : bersifat langsung (mikro) dan tidak langsung (makro). • Lingkungan mikro terdiri atas pesaing (competitor), penyalur (suppliers), pelanggan (costomers), lembaga-lembaga keuangan (financial institutions), pemerintah (government), organisasi pekerja (labour unions), media, dll. • Lingkungan makro terdiri atas variable teknologi, ekonomi, politik, dan social.

Langkah – langkah proses pengorganisasian: • Membuat daftar seluruh tugas yang harus dilaksanakan oleh organisasi dalam mencapai tujuannya. • Merinci tugas kedalam kegiatan yang dapat dilakukan oleh satu orang. • Mengelompokkan tugas yang berkaitan yang menghasilkan departemen atau seksi dari organisasi tersebut. • Menciptakan hubungan diantara berbagai jabatan dan kelompok jabatan sehingga semua anggota organisasi memiliki gambaran yang jelas tentanggung jawab, atasan, bawahan dan mitra kerja dari jabatan atau kelompok jabatan lain.

Struktur Organisasi: • Struktur (bagan) organisasi sebagai system formal dari hubungan aturan-aturan dan tugas serta keterkaitan otoritas yang mengontrol tentang cara orang bekerja sama dan memanfaatkan sumber daya untuk mencapai tujuan organisasi.

Tujuan struktur organisasi: • Sebagai ciri khas organisasi yang digunakan untuk mengendalikan orang-orang yang bekerjasama dan sumber daya organisasi dalam mencapai tujuan, • Mengendalikan koordinasi dan motivasi • Mengarahkan prilaku orang-orang dalam berorganisasi • Merespon pemanfaatan lingkungan, teknologi dan sumber daya manusia serta mengembangkan organisasi.

Karakteristik struktur organisasi menurut Weber, (1964): • • • Menekankan pada bentuk Konsep hierarki Spesialisasi tugas Kegiatan khusus Mendukung norma Catatan

Desain organisasi: • Adalah suatu pola yang menyangkut Pembagian Pekerjaan, departementalisasi, Rentang Kendali, dan Delegasi.

Pembagian Pekerjaan (division of labor) adalah • pemerincian tugas pekerjaan agar setiap individu dalam organisasi bertanggung jawab melaksanakan tugasnya masing-masing. Tujuannya adalah agar setiap orang didalam organisasi memahami siapa yang bertugas dan bertanggung jawab kepada siapa, apa yang dilakukan, bila mana dilakukan, dimana melakukan, bagaimana melakukan, dan bagaimana biayanya.

Departementalisasi adalah • penggabungan pekerjaan kedalam kelompok-kelompok kegiatan kerja suatu organisasi agar kegiatan-kegiatan sejenis dan saling berhubungan dapat dikerjakan bersama. • Pengelompokan pekerjaan didasarkan kepada: • Fungsi • Jenis pelayanan / Produk / jasa • Wilayah kerja • Konsumen • Proses • Waktu / shift • Umur/pangkat/jabatan

Rentang Kendali (span of control) adalah • jumlah bawahan yang dikendalikan oleh atasannya, karena menganut prinsip semakin besar jumlah orang yang diawasi semakin sulit bagi atasan untuk mengawasinya. • Menurut Fayol, jumlah maksimal bawahan yang dikendalikan oleh setiap pengawas produksi adalah 30 orang, sedangkan kepala pengawas hanya mengawasi 4 pengawas produksi. • Menurut Jenderal Ian Hamilton berdasarkan pengalaman militernya menyimpulkan bahwa otak pimpinan hanya mampu menangani enam otak bawahannya. lebih dari itu sudah tidak efektif lagi.

Delegasi dan pelimpahan wewenang Adalah : • penugasan atau pemberian kepercayaan kepada anak buah dalam bentuk tanggung jawab atau kewajiban yang disertai wewenang, kekuasaan dan hak yang sesuai.

Macam-macam Struktur Organisasi: • Struktur Organisasi Garis (Line Authority Structure) • Struktur Organisasi Garis dan Staff • Struktur Organisasi Fungsional • Struktur Organisasi Devisional • Struktur Organisasi Komite / Panitia • Struktur Organisasi Matriks

Struktur Organisasi Garis (Line Authority Structure) • Adalah bentuk struktur organsasi tertua dan paling sederhana. Bentuk struktur organisasi Garis biasanya terdapat dalam organisasi yang relatif kecil, struktur ini tidak cocok untuk organisasi yang besar dan kompleks. • Dalam struktur organisasi garis, pimpinan puncak adalah pemilik atau pemegang saham yang paling besar dan anggotanya relative sedikit.

• Struktur organisasi garis dikenal juga sebagai struktur organisasi militer, karena otoritasnya berlaku mulai dari puncak sampai kebawah garis komando dan akuntabilitasnya (pertanggung jawabannya) berlaku dari bawah sampai kepuncak. Hubungan pimpinan puncak langsung dengan bawahan. Pendelegasian wewenang dan jalur komando langsung pada setiap bagian dibawahnya berdasarkan hierarki yang ada.

Keuntungan menggunakan struktur organisasi garis: • Sederhana sehingga mudah dipahami • Pembagian tugas dan wewenang cukup jelas • Adanya kesatuan komando sehingga memudahkan pemeliharaan disiplin dan tanggung jawab • Pengambilan keputusan cepat karena komunikasi mudah

kerugian menggunakan struktur organisasi garis: • • • Kaku Otoritas tinggi Ketergantungan pada seseorang tinggi Pengambilan keputusan lama Bawahan kurang kreativitas

Struktur Organisasi Garis dan Staff: • Adalah struktur yang terdiri dari dua kelompok orang-orang yang berpengaruh dalam organisasi. Kelompok pertama adalah orang-orang yang menjalankan tugas-tugas pokok organisasi untuk mencapai tujuan yang ditempatkan dalam kotak garis (line), sedangkan yang kedua melakukan tugas-tugas berdasarkan keahlian (staff). Staff dapat memberikan saran-saran kepada unit operasional dan saran-saran tersebut dapat dijadikan pedoman pelaksanaan.

Keuntungan menggunakan Struktur Organisasi Garis dan Staff: • Pembagian tugas yang jelas antara orang-orang yang melaksanakan tugas pokok organisasi dengan tugas penunjang. • Keputusan biasanya diambil dengan pertimbangan yang matang oleh semua anggota organisasi • Kemampuan dan bakat yang berbeda-beda dapat saling mengisi • Ahli-ahli dalam staf dapat menghasilkan pekerjaan yang bermutu tinggi • Penghargaan terhadap keahlian tinggi • Mengurangi beban kerja manajer line dari pekerjaan yang sangat tekhnis

Kelemahan struktur organisasi garis dan staff: • Orang-orang yang berada dalam garis dihadapkan pada dua atasan, yaitu atasan yang berhak memerintah dan pimpinan yang berhak member saran • Saran staff mungkin kurang tepat dan sukar dilaksanakan • Orang-orang pada garis cenderung mengabaikan saran staf • Menimbulkan kekacauan apabila tugas tidak dirumuskan dengan jelas

Garis Instruksi Adalah menunjukkan hubungan kerja dengan pola perintah atau instruksi yang disampaikan dari pimpinan kepada bawahan dalam rangka pelaksanaan tugas dan wewenang sesuai mekanisme yang berlaku. Adapun penggunaan garis instruksi adalah sebagai berikut : • Garis Instruksi terdapat pada struktur organisasi dimana terdapat tingkatan atau susunan yang didalamnya terdapat hubungan pimpinan dengan bawahan. • Garis Instruksi juga menunjukkan mekanisme pertanggungjawaban dari bawahan kepada pimpinan. • Garis Instruksi ditandai dengan suatu garis lurus yang utuh dengan pimpinan dan bawahan sebagai titik pangkal

Garis Koordinasi : Adalah garis kerja yang diterjemahkan sebagai hubungan kerjasama atau koordinasi antar beberapa badan yang posisinya sama atau sejajar. Hubungan koordinasi dapat dilakukan antar lembaga atau badan atau pengurus dalam suatu struktur maupun antar struktur organisasi pada semua tingkatan yang sifatnya otonom. Adapun penggunaan garis koordinasi adalah : • Garis Koordinasi terdapat pada semua tingkatan organisasi yang didalamnya terdapat hubungan antar fungsionaris yang kedudukannya sejajar atau antar tingkatan organisasi yang bersifat otonom, dimana hubungan antara atasan dan bawahan yang bersifat instruksi hanya berkaitan dengan program kerja. • Dalam Garis Koordinasi tidak terdapat mekanisme atau hubungan pertanggungjawaban. Yang ada hanyalah mekanisme komunikasi dua arah. • Garis Koordinasi ditandai dengan garis putus-putus yang dapat menghubungkan antara fungsionaris dalam satu tingkatan atau antar tingkatan organisasi.

Struktur Organisasi Fungsional • Adalah struktur organisasi yang pembagian tugasnya atas para pejabatnya disesuaikan dengan bidang keahliannya. Organisasi ini tidak terlalu menekankan pada hierarki structural, namun lebih menekankan pada sifat dan macam fungsi yang akan dilaksanakan. Bawahan dapat menerima perintah dari beberapa pejabat dan mempertanggung jawabkan pada pejabat masing-masing. • Perbedaan struktur organisasi garis dan staf dengan struktur organisasi fungsional adalah struktur organisasi fungsional terdiri atas spesialis staff yang dapat melaksanakan otoritas langsung atas beberapa kegiatan departemen garis.

Keuntungan menggunakan struktur organisasi fungsional antara lain: • Spesialisasi menyebabkan perencanaan dapat dilaksanakan dengan baik, dengan memusatkan keahlian masing-masing. • Spesialisasi staff dapat dimanfaatkan secara optimal (efektif dan efisien) • Koordinasi mudah dilaksannakan • Memungkinkan pengawasan manajemen puncak lebih ketat terhadap fungsi-fungsi • Pekerjaan otak terpisah dengan pekerjaan otot

Kelemahan menggunakan struktur organisasi fungsional antara lain: • Tidak jelas siapa yang bertanggung jawab penuh atas suatu pekerjaan. • Banyaknya atasan membingungkan bawahan • Saling mementingkan fungsinya masing sehingga dapat menimbulkan konflik antar fungsi • Sukar melakukan mutasi

Struktur Organisasi Devisional: • Adalah struktur organisasi untuk perusahaan yang cukup besar, dengan banyaknya jenis jasa dan produk yang dihasilkan. Pada struktur devisional perlu dibentuk devisi-devisi semi otonomi yang akan merancang, memproduksi dan memasarkan jasa dan produknya masing.

Keuntungan menggunakan struktur organisasi devisional adalah: • Koordinasi dan wewenang dapat memberikan tanggapan yang cepat dan tepat • Pengembangan dan implementasi strategi organisasi dekat dengan lingkungan yang khas • Rumusan tanggung jawab jelas dengan kinerja yang diukur dari masing-masing devisi • Manajer puncak dapat memusatkan pikiran pada kebijakan strategis • Sesuai untuk lingkungan yang cepat berubah • Mempertahankan spesifikasi fungsional setiap devisi • Wadah latihan yang baik bagi manajer strategis

kelemahan menggunakan struktur organisasi devisional adalah: • Berkembangnya persaingan kurang sehat atas potensi sumber daya organisasi dan konflik tugas dengan prioritas • Masalah-masalah didelegasikan kepada manajer-manajer devisi • Biaya operasional organisasi meningkat • Tidak samanya kebijakan antar devisi • Duplikasi sumber daya organisasi

Struktur Organisasi Komite / Panitia: • Adalah sekumpulan orang yang membentuk satu kelompok yang disebut komite atau panitia.

Keuntungan menggunakan struktur organisasi komite / panitia: • Keputusan lebih berkualitas karena dipikirkan bersama-sama • Meningkatkan penerimaan kelompok karena setiap orang diundang untuk berpartisipasi • Meningkatkan koordinasi • Tempat latihan bagi manajer • Pembagian kekuasaan • Menghindari hal-hal yang tidak diinginkan

Kelemahan menggunakan struktur organisasi komite / panitia: • Pengambilan keputusan menjadi lama karena harus melalui diskusi terlebih dahulu • Pemborosan waktu, tenaga, dan uang • Dominasi individu • Adanya kompromi lebih dahulu • Kurangnya tanggung jawab individu karena tanggung jawab bersama

Struktur Organisasi Matriks • Adalah penyempurnaan dari organisasi fungsional.

Keuntungan struktur organisasi matriks adalah: • Efisiensi penggunaan manajer-manajer fungsional • Luwes menghadapi perubahan dan ketidak pastian • Keunggulan teknis • Meningkatkan motivasi kerja • Pengembangan diri

Kelemahan struktur organisasi matriks adalah: • Terjadinya konflik karena adanya pertanggungjawaban ganda yang dapat menimbulkan kebingungan dan kebijakan-kebijakan yang kontradiktif serta pertentangan kekuasaan yang mengarah pada perdebatan atas suatu kegiatan • Pimpinan tidak terbiasa bekerja secara tim dan terbiasa bekerja secara tradisional • Memerlukan koordinasi vertical dan horizontal • Memerlukan lebih banyak keterampilan antar pribadi • Mengandung resiko timbulnya anarki • Sangat mahal untuk diterapkan

Wewenang dan Tanggung Jawab: • Wewenang adalah kekuasaan yang diperlukan untuk dapat melaksanakan tanggung jawab. Wewenang seorang penyelia meliputi hak untuk membuat keputusan, mengontrol biaya dan mutu dan menerapkan disiplin yang perlu terhadap karyawan yang ditugaskan membantu melaksanakan tanggung jawab. • Tanggung jawab adalah sesuatu yang harus dipertanggung jawabkan, misalnya biaya, ketepatan waktu pengantaran, kebersihan dan lain. Tanggung jawab juga dikatakan sebagai kewajiban seperti mengecek absensi, menjadwal karyawan dan memelihara catatan produksi.

• Wewenang berbeda dengan tanggung jawab, namun wewenang berjalan seiring dengan tanggung jawab. • Seorang penyelia tidak mungkin diberikan tanggung jawab tanpa wewenang untuk melaksanakannya. • Contoh: Seorang penyelia yang diberikan tanggung jawab untuk mengusahakan agar mutu produksi sesuai dengan persyaratan, maka penyelia itu harus juga diberikan wewenang untuk menghentikan produksi bila mutunya menurun atau diberikan wewenang untuk memperbaiki keadaan tersebut.

Wewenang diberikan kepada bawahan agar: • Mempunyai peluang untuk berprestasi • Mampu mengambil keputusan secara mandiri • Meningkatkan motivasi dan partisipasi bawahan

Sumber sumber wewenang yang bersifat pribadi: • Pengetahuan dan keterampilan yang berkaitan dengan pekerjaan. • Pengaruh pribadi dalam organisasi (yang anda ketahui dan miliki) • Daya tarik pribadi • Kemampuan untuk mengupayakan agar segala sesuatu beres (kinerja)

Wewenang Penyelia: • Wewenang penuh yaitu penyelia dapat mengambil tindakan tanpa harus berkonsultasi dengan atasannya • Wewenang terbatas yaitu penyelia dapat mengambil tindakan yang menurutnya cocok asalkan kemudian ia melaporkan hal itu kepada atasannya. • Tak ada wewenang yaitu penyelia tidak dapat melakukan tindakan apapun sebelum berkonsultasi dengan atasan.

Seorang pemimpin dapat melimpahkan wewenangnya kepada bawahannya yang ditunjuk, tetapi tidak boleh melimpahkan tanggung jawabnya kepada bawahannya.

Pendelegasian Wewenang: • Pendelegasian adalah Proses penyampaian wewenang dan tanggung jawab dari atasan kebawahan. Setiap anggota manajemen termasuk penyelia umumnya dapat mendelegasikan suatu tanggung jawab dan wewenang.

Pendelegasian wewenang Penyelia: • Penyelia memiliki tanggung jawab agar catatan selalu terpelihara • Penyelia mendelegasikan taggung jawab kepada petugas kearsipan • Petugas Kearsipan diberikan wewenang untuk mengumpulkan lembar catatan dari para operator. Aturlah agar pekerjaan tertentu diambil alih orang lain pada saat anda mendadak harus meninggalkan kantor atau pada saat anda cuti.

Teknik-teknik pendelegasian wewenang: • Berikan wewenang kepada bawahan yang mampu dan mau melaksanakan tugas • Berikan petunjuk yang jelas dan dapat dilaksanakan • Berikan motivasi • Pantau pekerjaan • Minta umpan balik • Tunjukkan kepercayaan kepada bawahan

Kasus: • MR. Rudi adalah seorang mandor di perusahaan Real Estate yang memiliki 500 orang pekerja, dengan bagian sebagai berikut: 10 orang Kepala Tukang yang membawahi masing 200 orang tukang dan 290 orang kernet, bila MR. Rudi berhalangan ke proyek maka Mr. Rudi memberikan wewenang kepada para kepala Tukang untuk membuat keputusan yang terjadi dilapangan. Mahasiswa Universitas Jambi diminta membantu menyusun struktur organisasi dan membantu kira wewenang apa yang dapat diberikan kepada para kepala tukang dan tanggung jawab seperti apa yang sekiranya dimiliki oleh Mr. Rudi.