PENULISAN KOMUNIKASI BISNIS Komunikasi Tertulis Komunikasi yang dilakukan

PENULISAN KOMUNIKASI BISNIS

Komunikasi Tertulis §Komunikasi yang dilakukan melalui tulisan seperti yang dilakukan dalam surat menyurat melalui pos, telegram, fax, email, dll. §Berbagai contoh komunikasi verbal seperti: a. Membuat dan mengirim surat teguran kepada nasabah yang menunggak pembayarannya b. Membuat dan mengirim surat penawaran harga barang kepada pihak lain c. Membuat dan mengirim surat konfirmasi barang kepada pelanggan d. Membuat dan mengirim surat pemesanan barang (order) kepada pihak lain e. Membuat dan mengirim surat claim kepada pihak lain f. Membuat dan mengirim surat permintaan barang kepada pihak lain

Tujuan Penulisan Pesan Bisnis § Referensi masa depan (Pesan tertulis dapat disimpan sebagai catatan dan sumber referensi pada masa yang akan datang) §Menghindari kesalahan (Dalam menstranmisikan pesan, catatan tertulis sebelumnya akan membantu dalam mengurangi kesalahan dan mencegah terjadinya penipuan) §Persyaratan hukum (komunikasi tertulis dapat diakui sebagai dokumen hukum) §Akses Luas ( Dengan teknologi, penerima pesan dapat mengakses tulisan dengan cepat dan mudah seperti melalui surel, situs web, atau aplikasi jejaring social §Pengambilan keputusan yang efektif (Catatan komunikasi tertulis sebelumnya sangat penting sebagai informasi yang diperlukan untuk penetapan pertimbangan keputusan)

Prinsip-Prinsip Penulisan Efektif 1. Kesatuan (Menghimpun semua kata menjadi satu kesatuan pesan yang utuh dan dapat dipahami) 2. Koherensi (hubungan dan kejelasan yang berlaku untuk kalimat, paragraf, dan pesan secara keseluruhan) 3. Menghindari Jargon (Jargon adalah bahasa yang khusus untuk sains, perdagangan, teknologi, atau profesi) 4. Akurasi (Subjek tulisan harus benar dan akurat) 5. Keringkasan (Tulisan dibuat dengan singkat dan menggunakan kata-kata yang mudah dipahami oleh banyak orang)

Elemen-elemen yang harus diperhatikan dalam Proses Penulisan Bisnis § Outline (Garis besar tulisan) yaitu kerangka kerja yang mengorganisasikan ide-ide utama dan bawahan dalam serangkaian angka romawi dan huruf alphabet. § Paragraf yaitu berhubungan dengan cara kita mengemas informasi dalam komunikasi bisnis. Semakin efisien paragraf yang dibuat maka semakin mudah kita menyampaikan makna yang terkandung. § Kalimat efektif yaitu kalimat yang jelas, singkat, dan padat serta tidak mengandung kompleksitas sehingga sulit dipahami oleh penerima pesan.

Surat Bisnis § Bentuk surat bisnis antara lain surat resmi, surat internal atau memo, surat formulir, dll § Elemen-elemen inti surat bisnis: a. Heading b. Date c. Inside address d. Salutation e. Body f. Complimentary close g. Signature block

Jenis Surat Bisnis 1. Surat Pribadi (bersifat informal dan ditulis untuk bertukar berita atau mencari bantuan). Contoh: surat kepada kerabat dan teman. 2. Surat non pribadi (digunakan untuk tujuan bisnis dan harus ditulis dalam gaya formal.

Memorandum (Memo) § Tulisan singkat yang digunakan oleh petugas dari sebuah organisasi untuk berkomunikasi dalam lingkup internal organisasi. § Fungsi memo diantaranya: a. Menyampaikan pesan tentang jadwal b. Mengirim laporan berkala c. Mengkomunikasikan perubahan dalam organisasi d. Memberikan instruksi kepada staf e. Menyesuaikan keputusan yang dibuat di telepon f. Menanyakan informasi khusus tertentu g. Menulis saran

Faktor-faktor yang diperhatikan dalam memo §Siapa yang akan membaca memo §Topik masalah dalam memo §Budaya perusahaan

Kiat Menulis Memo yang Efektif §Orientasi audiens (Selalu mempertimbangkan audiens beserta kebutuhannya saat menyiapkan memo) §Profesionalitas (Resmi) (ditulis dengan formal, memo dapat memiliki kedudukan hukum jika mencerminkan kebijakan atau prosedur organisasi) §Penekanan subyek ( Subyek harus ditulis dengan jelas dan ringkas) §Obyektivitas (mengandung fakta yang obyektif)

Laporan Bisnis § Menyajikan informasi yang sistematis yang berkaitan dengan suatu peristiwa, perkembangan aksi, atau beberapa aktivitas bisnis. §Bentuk laporan dapat berupa pernyataan tertulis tentang hasil, peristiwa, kualitas, kondisi, kemajuan, atau interpretasi catatan

Tujuan Pelaporan Bisnis §Sebagai alat manajemen dasar dalam pengambilan keputusan §Menyajikan informasi faktual kepada manajemen §Mencatat fakta dan hasil penyelidikan atau survei untuk referensi pada masa mendatang §Memberikan informasi yang berguna kepada pemegang saham, pelanggan, kreditur, dan masyarakat umum §Membuat rekomendasi untuk penggunaan pada masa mendatang

Bentuk laporan §Laporan berkala atau rutin yaitu laporan yang dipersiapkan disajikan pada interval yang ditentukan secara teratur dalam rutinitas bisnis yang biasa. §Laporan khusus yaitu laporan yang terkait dengan suatu peristiwa tertentu.

Unsur-Unsur dalam Laporan Bisnis §Halaman judul §Ringkasan Eksekutif §Daftar Isi §Pendahuluan §Kesimpulan §Rekomendasi §Temuan dan Diskusi §Daftar Refensi §Lampiran

Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam pengorganisasian Laporan § Untuk siapa laporan dipersiapkan §Apa yang telah dilakukan, masalah apa yang ditangani, dan hasilnya, termasuk kesimpulan dan rekomendasi §Dimana subyek yang diteliti terjadi §Kapan subyek yang diteliti terjadi §Mengapa laporan ditulis (fungsinya), berada dibawah otoritas apa, untuk alasan apa, dan atas permintaan siapa