BAB XIII KELOMPOK KERJA DAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

BAB XIII KELOMPOK KERJA DAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI TUJUAN 1. Mengetahui bahwa kelompok kerja dan komunikasi merupakan bagian penting 2. dari fungsi pengarahan dan implementasi. 2. Mengetahui bagaimana kelompok kerja efektif dapat terbentuk dan terhidar dari konflik dalam organisasi. 3. Mengetahui bagaimana mengelola konflik dalam organisasi 4. Mengetahui peran komunikasi dalam kelompok kerja dan organisasi 5. Mengetahui proses dan pola komunikasi dalam organisasi. 6. Mengetahui manfaat teknologi informasi dalam mendukung komunikasi dalam organisasi 1 -

Pengertian Kelompok dan Kelompok Kerja v Kelompok v kumpulan dua orang atau lebih yang saling berinteraksi dan saling mempengaruhi untuk suatu tujuan tertentu yang dipahami bersama. “ two or more people who interact and influence each other toward a common purpose “ v Kelompok Kerja v kelompok yang disusun oleh organisasi dengan tujuan untuk menjalankan berbagai pekerjaan yang terkait dengan pencapaian tujuan organisasi 1 -2

Karakteristik Kelompok v Merupakan kumpulan yang beranggotakan lebih dari satu orang, yang berarti adanya karakteristik yang berbeda dari setiap orang v Adanya interaksi diantara kumpulan orang tersebut v Adanya tujuan bersama yang ingin dicapai 1 -3

Kelompok Kerja Formal dan Informal v Kelompok Kerja Formal v adalah kelompok kerja yang dibentuk atau disusun secara resmi oleh manajer dimana kelompok kerja tersebut diberikan tugas dan pekerjaan yang terkait dengan pencapaian tujuan organisasi v Kelompok Kerja Informal v kelompok kerja disusun atau tersusun dengan sendirinya ketika beberapa anggota dari organisasi yang kegiatannya biasanya tidak terkait langsung dengan rencana-rencana rutin dari organisasi, namun secara tidak langsung akan mempengaruhi kinerja dari orang-orang dalam organisasi 1 -4

Bentuk Kelompok Kerja Formal v kelompok kerja langsung (command team) v kepanitiaan (committee) v kelompok kerja temporal atau khusus (task force team/specific team) 1 -5

Tahapan dalam Pembentukan dan Interaksi Tim Kerja v Pembentukan (Forming) v Penguatan (Storming) v Penyesuaian (Norming) v Perwujudan (Performing) v Pencarian (Adjourning) 1 -6

Peran Kepemimpinan dalam Kelompok Kerja v Pemimpin Formal v seseorang yang ditunjuk atau ditugaskan secara formal oleh organisasi untuk memimpin orang-orang dalam melakukan suatu pekerjaan v Pemimpin Informal v seseorang yang secara alamiah dianggap mampu memainkan perannya sebagai pemimpin ketika kelompok kerja telah bekerja dan saling berinteraksi 1 -7

Norma dalam Kelompok Kerja v Norma v sesuatu yang diterima dan disepakati oleh kelompok sebagai aturan yang mengontrol perilaku dan tindakan mereka 1 -8

Solidaritas dan Integritas dalam Kelompok Kerja v Pengertian Solidaritas dan Integritas v tingkat kekompakan dan rasa memiliki, serta pandangan positif para anggota kelompok terhadap kelompok mereka sendiri v Cara Membentuk Solidaritas dan Integritas v Memperkenalkan kompetisi atau persaingan antar kelompok kerja dalam pengertian positif v Meningkatkan tingkat interaksi antar anggota dalam kelompok kerja v Mengangkat isu bersama berupa tujuan atau target-target yang harus dicapai bersama 1 -9

Model Kelompok Kerja yang Efektif Kinerja PERTANGGUNGJAWABAN KEAHLIAN Pekerjaan Kelompok KOMITMEN Pertumbuhan Individu 1 -10

Konflik dalam Kelompok Kerja v Konflik antar bawahan di bagian yang sama dalam v v v sebuah organisasi Konflik antara bawahan dan pimpinan di bagian yang sama dalam sebuah organisasi Konflik antar bawahan di bagian yang berbeda dalam sebuah organisasi Konflik antara pimpinan dan bawahan di bagian yang berbeda dalam sebuah organisasi Konflik antar pimpinan bagian yang berbeda dalam sebuah organisasi. Dan lain sebagainya 1 -11

Sumber Konflik v faktor komunikasi (communication factors) v faktor struktur tugas maupun struktur organisasi (job structure or organization structure) v faktor yang bersifat personal. (personal factors) v faktor lingkungan (environmental factors) 1 -12

Pendekatan dalam Manajemen Konflik Program Yang dijalankan Stimulasi Konflik • Pengendalian Konflik • Penyelesaian Dan Penghilangan Konflik • Peningkatan persaingan antar individu dan kelompok Pelibatan pihak eksternal ke dalam bagian dimana konflik terjadi Perubahan aturan main atau prosedur yang ada Perluasan penggunaan sumber daya organisasi Peningkatan Kordinasi dalam organisasi Penentuan tujuan bersama yang dapat mempertemukan berbagai pihak yang terlibat dalam konflik Mempertemukan perilaku dan kebiasaan kerja dari para pegawai Penghindaran Konflik dengan jalan penghindaran sumber konflik Intervensi terhadap pihak-pihak yang terlibat konflik untuk melakukan kompromi Mengakomodasi keinginan pihak-pihak yang terlibat konflik dalam suatu forum penyelesaian konflik. 1 -13

Komunikasi dalam Organisasi v Pengertian Komunikasi v proses dimana seseorang berusaha untuk memberikan pengertian atau pesan kepada orang lain melalui pesan simbolis. the process by which people attempt to share meaning via the transmission of symbolic messages (Stoner, Freeman & Gilbert, 1995) 1 -14

Proses Komunikasi Pengiriman Pengirim Pesan/Informasi Enkoding Gangguan Penerimaan Mediator Gangguan Pesan/Informasi Dekodin g Penerimaan Penerima Gangguan Pengiriman 1 -15

Kaitan antara Jarak Fisik dengan Frekuensi Komunikasi 35% 30% 25% Frekuensi Komunikasi dalam satu minggu 20% 15% 10 % 5% 0% 0 m 10 m 20 m 30 m 40 m 50 m 60 m Jarak antara pihak-pihak yang berkomunikasi Sumber: diadaptasi dari Heller and Hindle (1998) 1 -16

Bentuk-bentuk Komunikasi v Komunikasi Interpersonal v Komunikasi Lisan v Komunikasi Tertulis v Komunikasi dalam Bentuk Jejaring Komunikasi v Pola Roda v Pola huruf Y v Pola komunikasi bersambung v Pola komunikasi melingkar v Pola komunikasi menyeluruh 1 -17

2 2 3 4 1 4 5 1 3 1 2 5 5 melingkar 3 Roda 2 Y 1 1 2 2 3 Bersambung 4 2 4 3 5 5 4 Menyeluruh 1 -18

Pola Komunikasi dalam Stuktur Organisasi Komunikasi Vertiksal Komunikasi Horisontal 1 -19

Komunikasi Informal Komunikasi Formal 1 -20

Bentuk Komunikasi Grapevine CLUSTER Banyak orang berkomunikasi secara terbatas GOSIP Satu orang berkomunikasi kepada banyak orang 1 -21

Hambatan dalam Berkomunikasi HAMBATAN INDIVIDUAL HAMBATAN ORGANISASION AL Kesalahpahaman dalam memahami pesan Semantik Kredibilitas Individu Perbedaan Tingkatan Manajemen Keterbatasan dalam berkomunikasi Persepsi yang berbeda antar bagian Kemampuan Mendengarkan yang rendah Kelebihan Beban Kerja Penilaian awal terhadap subjek tertentu Hambatan-hambatan lain 1 -22

Upaya dalam mengatasi hambatan dalam Berkomunikasi UPAYA YANG BERSIFAT INDIVIDUAL UPAYA YANG BERSIFAT ORGANISASIONAL Peningkatan kemampuan mendengarkan Tindak lanjut dari setiap komunikasi yang dilakukan Dorongan untuk berkomunikasi dua arah Peningkatan kesadaran dan kemampuan dalam memahami pesan dan informasi Pengaturan pola komunikasi yang semestinya dilakukan dalam organisasi Pemeliharaan Individu Peningkatan kesadaran dan penggunaan berbagai media dalam berkomunikasi Kredibilitas Peningkatan pemahaman terhadap orang lain 1 -23

Teknologi Informasi dan Komunikasi v Sistem Informasi Formal v v v sistem pemroses transaksi (transaction-processing system) sistem informasi manajemen (management information system) sistem pendukung pengambilan keputusan (decision support system) sistem informasi eksekutif (executive information system) sistem jaringan internal(intranet) sistem pintar (expert system) v Teknologi Informasi yang Personal v Komputer v Mesin Fotocopy v Telepon Selular v Web. Cam v dll 1 -24