MODUL VII PENGORGANISASIAN ORGANIZING 4 1 ARTI PENTING

MODUL VII PENGORGANISASIAN (ORGANIZING) 4. 1. ARTI PENTING ORGANISASI Yang dimaksud dengan organisasi mencakup dua hal : 1) Organisasi sebagai wadah; lembaga atau kelompok fungsional ketika proses manajemen berlangsung. 2) Organisasi sebagai wadah tingkah laku; Merujuk pada proses pengorganisasian, yaitu cara bagaimana pekerjaan diatur dan dialokasikan diantara para anggota sehingga tujuan dapat dicapai. Pengorganisasian dapat didefinisikan sebagai proses penyelesaian struktur organisasi dengan tujuan, sumber daya dan lingkungan. Struktur organisasi dapat diartikan sebagai susunan dan hubungan antar komponen-komponen, bagian dan posisi dalam suatu perusahaan.

Struktur Organisasi Pembagian aktivitas kerja dan spesifikasi kerja serta menunjukkan fungsi atau kegiatan yang berbeda itu dihubungkan sampai batas tertentu. 4. 2. PRINSIP-PRINSIP ORGANISASI Dalam rangka mencapai tujuan yang ditetapkan organisasi dapat berjalan sesuai dengan rencana berpedoman pada asas sebagai berikut : 1) Perumusan tujuan organisasi dengan jelas. 2) Pembagian pekerjaan. - Struktur organisasi harus disusun berdasarkan kebutuhan dan tujuan. - Tugas pokok dan fungsi seseorang harus dirumuskan dengan jelas. - Harus ada ketegasan mengenai pimpinan organisasi, apa tugas dan wewenangnya.

3) Kontinuitas dan fleksibilitas artinya kelangsungan dan kesinambungan sikap organisasi harus benar terjamin, baik dalam perencanaan sasaran, program maupun kegiatan pelaksanaan (operasional). 4) Delegasi wewenang dan tanggung jawab harus jelas dan seimbang. 5) Kesatuan arah (kesatuan arah), semua kegiatan, pemikiran, keahlian, waktu dan kemampuan harus ditujukan pada satu arah, yaitu pencapaian tujuan dengan cara efisiensi dan efektif. 6) Kesatuan komando (unity comando). Kesatuan komando maka kerjasama lebih terjamin dengan baik, pemusatan usaha dan pengendalian lebih terpusat. 7) Rentangan kekuasaan (Span of Control) Maksudnya berapa jumlah orang yang setepat-tepatnya harus berada dibawah kekuasaan seseorang pejabat. “Mary Chussing Niles” menyebutkan lima hal dalam rentangan kekuasaan :

8) 9) a. Berhubungan dengan organisasi. b. Pengendalian jalinan hubungan diantara masing orang dan pekerjaan yang satu dengan lain. c. Kemampuan yang dimiliki masing-masing orang dalam organisasi. d. Tipe pekerjaan. Suatu pekerjaan yang sederhana dan homogen akan lebih banyak orang yang dapat dikendalikan oleh seorang pemimpin. e. Keterlibatan organisasi dan pejabatnya serta persoalan-persoalan yang baru sering timbul di dalam organisasi. Tingkat pekerjaan (Employment Hierarchies) Suatu jaringan peranan yang dituntut orang dalam melaksanakan pekerjaan dan tugas yang harus dicapai Koordinasi Semua aktivitas organisasi harus terkoordinasi dengan baik.

Paul R. Lawrence dan Jay W. Lorch dalam Stoner James A. F. (1988) bukunya “Organization and Environment” menyatakan yang membatasi efektivitas koordinasi terdiri beberapa faktor, yaitu : 1) Perbedaan orientasi tujuan Masing-masing sub unit memiliki pandangan yang berbeda dalam mengembangkan organisasi. 2) Perbedaan dalam orientasi waktu Sub unit tertentu memproritaskan masalah-masalah yang dapat ditanggulangi segera. 3) Perbedaan dalam orientasi antar pribadi. Dalam hal ini dibutuhkan komunikasi berlangsung dengan cepat. 4) Perbedaan dalam formalitas struktur. Setiap unit memiliki metode dan standar yang berbeda dalam mengevaluasi kemajuan organisasi.

4. 3. PROSES PENGORGANISASIAN 1) 2) 3) Merinci seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi : a. Tetapkan tugas organisasi secara keseluruhan. b. Penyediaan perlengkapan organisasi. c. Mencari sumber daya manusia profesional. d. Membentuk divisi/departemen. e. Koordinasi antar lembaga. Pengembangan Kerja Baik perorangan maupun berkelompok sesuai dengan bidang keahliannya. Membina Kerjasama antar Departemen : Personalia (HRD) Produksi Marketing Keuangan Pengadaan

4) Menetapkan Mekanisme (Aturan Main) Untuk mengorganisasikan pekerjaan anggota organisasi dalam kesatuan yang harmonis. 5) Membangu efektivitas organisasi dalam mengambil langkah -langkah penyesuaian untuk mempertahankan atau meningkatkan efektivitas. PERINCIAN PEKERJAAN PEMBAGIAN PEKERJAAN DEPARTEMENSASI KOORDINASI MONITORING DAN REORGANISASI Sumber : Earsnest Dale Dalam Stoner James A. F. (1988)

4. 4. TUJUAN ORGANISASI R. C. Davis dalam mengklasifikasikan tujuan organisasi sebagai berikut : A) Primer Tujuan yang bersifat pengabdian. 1) Tujuan Organisasi - Umum - Besar - Kecil - Perseorangan 2) Tujuan Operasi - Perantara - Terakhir B) Kolateral (Berdampingan) 1. Sosial 2. Pribadi - Perseroangan - Kelompok C) Sekunder 1. Ekonomi 2. Efektivitas

4. 5. BENTUK ORGANISASI A. Berdasarkan jumlah pemegang pimpinan organisasi terdiri atas dua bentuk : 1. Bentuk Tunggal Bentuk ini terdapat pada organisasi yang masih sederhana. Pucuk pimpinan berada di dalam tangan satu orang. Semua kekuasaan dan tugas pekerjaan bersumber pada pimpinan, tanggung jawab organisasi secara keseluruhan pada pimpinan tunggal. Kebaikan organisasi bentuk tunggal bahwa segala sesuatu dapat diputuskan dengan cepat oleh pimpinan. Dalam mengemudi roda organisasi, pimpinan bertanggung jawab sepenuhnya. 2. Bentuk Komisi Suatu organisasi dapat mempunyai pucuk pimpinan berupa sebuah dewan yang terdiri dari beberapa orang. Semua kekuasaan dan tanggung jawab dipikul oleh dewan sebagai kesatuan. Demikian pula keputusan diambil oleh beberapa orang sebagai suatu keseluruhan dalam menjalankan pimpinan organisasi.

Kebaikan organisasi bentuk komisi : a) Beban tugas pimpinan sangat banyak sehingga tidak mungkin terpikul satu orang. b) Dalam bidang administrasi atau kehakiman, keputusan yang diambil oleh beberapa orang pada umumnya lebih tepat daripada pertimbangan satu orang. c) Sebuah komisi ketika beberapa orang harus bekerjasama dengan erat dan memikul tanggung jawab bersama mempunyai peranan mendidik terhadap masing-masing anggota. Kelemahan bentuk komisi : a) Keputusan tidak dapat diambil dengan cepat, karena segala persoalan harus senantiasa dirundingkan dengan anggota. b) Tindakan pucuk pimpinan mungkin kurang tegas, karena tindakan-tindakan merupakan hasil kompromi dari pendapat beberapa orang. c) Tanggungjawab kurang jelas, suatu keputusan diambil dari beberapa orang.

B. Organisasi dilihat dari sudut lalu lintas kekuasaan dan tanggung jawab serta hubungan kerja. 1. Bentuk Line Organisasi Lini MANAGER (PIMPINAN) KEP. BAG. PROD. Mesin Bahan Buruh Pabrik KEP. BAG. PEMASARAN Promosi Penjualan KEP. BAG. ADM & KEU. Anggaran Adm.

Organisasi bentuk lini disebut juga organisasi hierarki. Kekuasaan dan tanggung jawab berjalan dari pimpinan sampai ke bawah. 2. Bentuk Staff Fungsional Kekuasaan dilimpahkan melalui para ahli dalam suatu fungsi yang merupakan bidang keahliannya. 3. Bentuk Gabungan Staf dan Line Bentuk ini mempersatukan hal-hal yang baik pada bentuk lurus dan staf. Saluran perintah dan tanggung jawab mengenai tugas pokok organisasi yang bersangkutan menurut bentuk lurus, dengan demikian ketegasan serta pembagian tugas pekerjaan dapat terjamin.

4. Bentuk Organisasi Sistem Panitia adalah sekelompok orang yang siap sebagai suatu kelompok yang mendapat kepercayaan untuk beberapa hal. Kedudukan panitia tergantung dari tugasnya, bila bertugas sebagai penasihat atau melayani unsur lain. Di dalam organisasi, ia berperan sebagai staf, sebaliknya panitia yang melakukan tugas memimpin, misalnya menunjukkan putusan, maka ia berkedudukan sebagai line. 4. 6. FAKTOR PENENTU STRUKTUR ORGANISASI Menurut Alfred D. Chandler sebagai berikut : 1) Teknologi Bentuk teknologi yang digunakan suatu perusahaan akan mempengaruhi organisasi di perusahaan tersebut. 2) Manusia Dalam membuat keputusan para manajer dipengaruhi oleh kebutuhan dan kecenderungan lingkungan kerja.

3) Ukuran dan Struktur Ukuran dan organisasi baik secara menyeluruh maupun sub-sub unit mempengaruhi struktur organisasi. Bila organisasi membesar dicapai suatu titik ketika perusahaan terpaksa melakukan desentralisasi pengambilan keputusan. 4. 7. STRUKTUR ORGANISASI FORMAL Stoner James A. F. dan Alfonso S. (1988) suatu departemen organisasi secara formal dapat distruktur menurut tiga cara : 1) Fungsional Organisasi fungsional ini memiliki struktur organisasi didasarkan atas fungsi-fungsi yang ada, seperti : - Produksi - Pemasaran - Keuangan - Personalia

ORGANISASI FUNGSIONAL PERUSAHAAN DIREKTUR WK. DIREKTUR PRODUKSI WK. DIREKTUR PEMASARAN WK. DIREKTUR KEUANGAN KARYAWAN Sumber : Stoner James A. F. 1988. WK. DIREKTUR PERSONALIA

Kelebihan Struktur Fungsional : 1) Cocok pada perusahaan stabil. 2) Menunjang pengembangan keahlian. 3) Memberi kesempatan pada spesialis. 4) Memerlukan keterampilan antar pribadi. Kelemahan Struktur Fungsional : 1) Organisasi besar, tanggapan lebih lambat diterima. 2) Terjadi kemacetan, akibat tugas beruntun. 3) Kurang terinovasi. 4) Menimbulkan konflik. 5) Tidak menunjang perkembangan manajer umum. 6) Mengatur rasa tanggung jawab atas kelancaran seluruh usaha.

2) ORGANISASI PRODUK/PASAR a) Divisi Berdasarkan Produk DIREKTUR KEP. BAG. PRODUKSI KEP. BAG. PEMASARAN MANAJER UMUM BAG. OBAT-OBATAN UMUM PENJUAL KEP. BAG. KEUANGAN MANAJER UMUM BAG. OBAT-OBATAN TRADISIONAL PENJUAL KEP. BAG. PERSONALIA MANAJER UMUM BAG. OBAT-OBATAN BEBAS

b) Divisi Berdasarkan Wilayah DIREKTUR KEP. BAG. PRODUKSI KEPALA PERWAKILAN PULAU JAWA KEP. BAG. PEMASARAN KEP. BAG. KEUANGAN KEPALA PERWAKILAN MALAYSIA KEP. BAG. PERSONALIA KEPALA PERWAKILAN LUAR JAWA

c) Divisi Berdasarkan Pelanggan DIREKTUR KEP. DIVISI PAKAIAN PENGGANTIAN KEP. DIVISI PAKAIAN WANITA KARYAWAN KEP. DIVISI PAKAIAN BAYI