PENGETAHUAN KEARSIPAN 1 Pengorganisasian Arsip Ada tiga cara

PENGETAHUAN KEARSIPAN 1. Pengorganisasian Arsip Ada tiga cara pengorganisasian arsip, yaitu : a. Sentralisasi b. Desentralisansi c. Gabungan atara sentralisasi dan desentralisasi

SENTRALISASI ARSIP Sentralisasi arsip adalah penyimpanan arsip yang dipusatkan disatu unit kerja khusus yang lazim disebut Sentral Arsip Keuntungan Sentralisasi § Ruang dan peralatan arsip dapat dihemat § Petugas dapat berkonsentrasi penuh § Sistem penyimpanan bisa diseragamkan.

Kerugian Sentralisai 1. Sentralisasi hanya cocok untuk organisasi yang kecil. 2. Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu sistem. 3. Bila unit kerja memerlukan arsip sulit / lama mendapatkannya.

Desentralisasi Arsip Berarti bahwa semua unit kerja mengelola arsipnya masing-masing. Keuntungan Desentralisasi § Pengelolaan arsip dapat disesuaikan dengan kebutuhan bagian masing-masing. § Keperluan arsip mudah dipenuhi. § Penanganan arsip mudah dilakukan, karena arsipnya sudah dikenal dengan baik.

Kerugian desentralisasi 1. Penyimpanan arsip tersebar 2. Kantor harus menyediakan peralatan dan ruangan yang luas. 3. Perlunya penataran bagian kearsipan 4. Pemusnahan arsip harus dilakukan setiap unit kerja.

Kombinasi Sentralisasi dan Desenralisasi Adalah penggabungan antara sentralisasi dan desentralisasi, dimana arsip yang masih aktif disimpan dibagian masing sedangkan arsip yang sudah statis disimpan pada pusat kearsipan.

2. Masalah di bidang kearsipan a. Sulit menemukan kembali b. Hilangnya arsip karena sistem penyimpanan yang kurang baik c. Tempat yang tidak mencukupi d. Peralatan tidak mencukupi e. Tata kerja kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan f. Kurang kesabaran dari pegawai kearsipan.

3. Ciri-ciri kearsipan yang baik a. mudah dilaksanakan b. mudah dimengerti c. Murah d. tidak memakan tempat e. mudah dicapai f. cocok bagi organisasi g. fleksibel h. dapat mencegah kerusakan dan kehilangan i. mempermudah pengawasan.

4. Pegawai Kearsipan Jumlah pegawai kearsipan ditentukan oleh: a. Besar kecilnya suatu instansi/organisasi b. Azas pengorganisasian arsip (Sentralisasi, esentralisasi, gabungan) Syarat Pegawai Kearsipan Menurut The Liang Gie - ketelitian - kecerdasan - kecekatan - kerapian

Sedangkan Menurut Peterson 6 syarat pegawai kearsipan : 1. Lulusan Sekolah menengah 2. Memahami alphabet dengan baik dan mempunyai penglihatan yang cepat. 3. Memiliki kecermatan 4. Tertarik pada perincian yang kecil 5. Memiliki sifat sbg karyawan yg cepat dan rapi 6. Memiliki pertimbangan yang baik.