FILING SISTEM KRONOLOGIS 1 Pengertian Sistem penyimpanan arsip

FILING SISTEM KRONOLOGIS 1. Pengertian Sistem penyimpanan arsip menurutan tanggal yaitu arsip-arsip yang dibuat atau yang diterima oleh organisasi disimpan menurutan tanggal yang tertera pada arsip tersebut. Dalam sistem ini tanggal diindeks menjadi tiga bagian yaitu subjek utama, subjek dan sub subjek, yang menjadi subjek utama adalah tahun atau bulan

Subjek Utama menunjukkan kode laci Sub subjek menunjukkan kode guide Sub subjek menunjukkan kode folder Jika yang menjadi subjek utama adalah tahun maka yang menjadi subjek adalah bulan. Sehingga judul laci pada filing cabinet adalah tahun, dengan demikian dalam laci terdapat sebanyak 12 guide yang diberi nama dari Januari sampai Desember. Kemudian dibelakang guide diberi folder sebnyak jumlah hari dalam bulan tersebut.

Perhatikan gambar berikut ini

Jika yang menjadi subjek utamanya adalah bulan maka yang menjadi subjeknya adalah tahun, sehingga setiap laci pada filing cabinet diberi kode nama bulan. Misalnya dalam laci yang berjudul April untuk menyimpan arsip bulan april tahun 2003, 2004, 2005, 2006, 2007, 2008, 2009. Untuk membedakan arsip setiap tahunnya diberi batas guide. Guide diberi judul tahun tersebut. Perhatikan gambar berikut :

Gambar laci dengan judul bulan

2. Prosedur Penyimpanan 1. Membaca surat 2. Memberi kode 3. Menyortir 4. Mencatat surat kedalam kartu indek 5. Menyimpan arsip

3. Prosedur Penemuan kembali arsip 1. Membaca kartu pinjam arsip 2, Mencari kartu indeks 3. mengambil arsip. Misalnya surat dengan tanggal 18 Juli 2008, maka arsip tersebut dapat ditemukan : - dalam laci berkode Juli - dibelakang guide berkode 2008 atau 08 - dalam folder berkode 18

Tetatapi jika judul lacinya tahun, maka arsip tersebut dapat ditemukan : - dalam laci yang berjudul 2008 - dibelakang guide berjudul Juli - didalam folder berjudul 18 4. Peralatan yang digunakan 1. Filing Cabinet 2. Guide 3. Folder 4. Kartu Indeks 5. Rak penyortir