Kearsipan Sistem Subyek Subject Filing System Evada El

Kearsipan Sistem Subyek (Subject Filing System) Evada El Ummah Khoiro, S. AB. , M. AB Hajar Cherry Puspalillah, S. AB. , M. AB

Pengertian • Sistem subjek adalah kode penyimpanan berdasarkan pokok isi atau masalah. • Dalam penyelenggaraan sistem perihal (pokok masalah) ini maka petugas kearsipan harus menentukan terlebih dahulu hal-hal apa yang pada umumnya dipermasalahkan dengan surat yang bersangkutan. Misalnya, subyek “Keuangan”, “Kepegawaian”, dan seterusnya.

Merancang klasifikasi masalah • Dalam menerapkan filing sistem masalah yang diutamakan adalah menyusun Daftar Klasifikasi.

Kelebihan & Kekurangan Pokok masalah Dibutuhkan SDM mudah diingat, yang dapat diterapkan berpengetahuan untuk semua jenis tinggi dalam organisasi, fleksibel. menentukan pokok permasalahan

DAFTAR KLASIFIKASI MASALAH SUBMASALAH (LAJUR PEMBANTU) DAFTAR KLASIFIKASI MASALAH SAMPAI PADA SUBSUBMASALAH (LAJUR KELOMPOK KECIL)

PENEMPATAN ARSIP MENURUT KLASIFIKASI SUBJEK § Tingkat I : masalah utama (masalah yang paling luas). § Tingkat II : sub masalah (masalah yang lebih kecil dari masalah utama). § Tingkat III : subsub masalah (masalah yang lebih kecil dari sub masalah).

Tugas: • Inventarisasi secara digital dg Sistem Subjek “Departemen Umum” • Buatlah inventarisasi Perlengkapan & Peralatan kantor di Google Spreadsheet. ◦ A. Umum ◦ A. Buku induk barang inventaris ◦ A. 1 Peralatan ◦ A. 1. 1 Buku golongan barang inventaris ◦ A. 2 Alat Tulis ◦ A. 2. 1 Buku catatan barang non inventaris ◦ A. 3 Mesin kantor

Klasifikasi Peralatan & Perlengkapan Kantor Barang habis pakai Digunakan satu kali pakai, dimana barang ini habis tanpa meninggalkan bekas dalam pemakaiannya Contoh : kertas, tinta, karbon, pensil, map Barang tidak habis pakai Digunakan berulang kali dan tahan lama dalam pemakaiannya Misalnya : mesin tik, perforator, gunting, lemari arsip, pesawat telepon Barang Bergerak Perlengkapan Kantor Barang Tidak Bergerak misalnya tanah, gedung, dsb

Pengadministrasian barang inventaris dilakukan dalam: Buku induk barang inventaris Buku golongan barang inventaris Buku catatan barang non inventaris

a. Buku induk barang inventaris Adalah buku tempat mencatat semua barang inventaris yang sudah/pernah dimiliki oleh suatu kantor dan sekaligus merupakan sumber informasi yang diandalkan mengenai segala macam data yang diperlukan tentang barang-barang inventaris kantor. Tanggal Kode No. Pembukua Baran Urut n g Kelengkap Ket. Baran an Nama Tahun Asal Keadaa g (merk, Jumla dokumen Baran Pembuata Baran n Harga Ket. ukuran h dan tanggal g n g Barang dsb) penyerahan barang

b. Buku golongan barang inventaris Adalah buku pembantu yang digunakan untuk mencatat barang-barang inventaris menurut golongan yang telah ditentukan, masing-masing berdasarkan klasifikasi dan kode barang yang telah ditentukan di dalam lingkungannya. (barang tidak habis pakai) No. Urut Buku Induk Kode Barang Nama Barang Ket. Barang (Merk, Nomor, Ukuran) Jumlah Nama Satuan Tahun Pembuatan Keadaan Barang Harga Lokasi Ket.

c. Buku catatan barang non inventaris adalah buku yang digunakan mencatat semua barang non inventaris yang dimiliki oleh suatu kantor. (barang-barang habis pakai). BUKU CATATAN BARANG NON INVENTARIS Nama : …………. . Alamat : …………. . No. Urut Kelengkap Ket. an Harga No. Baran dokumen Nama Kart g Nama Tahun Asal Keadaa Jumla dan Baran u Satua Pembuat Baran n (Merk, Satua Jumla h tanggal g Stoc Nomor, n an g barang n h penyeraha k Ukura n n) dokumen

TUGAS • Buat folder dg judul “DEPARTEMEN UMUM”

• Inventarisasi peralatan & perlengkapan di laboratorium SIMBIS • Setelah diinventarisasi, catat / buat dalam Google Spreadsheet • Lengkapi dg foto barang (untuk melihat kelayakan/keadaan barang) • Simpan Spreadsheet dengan judul: • Buku induk barang inventaris • Buku golongan barang inventaris • Buku catatan barang non inventaris ◦ A. Umum ◦ A. Buku induk barang inventaris ◦ A. 1 Peralatan ◦ A. 1. 1 Buku golongan barang inventaris ◦ A. 2 Alat Tulis ◦ A. 2. 1 Buku catatan barang non inventaris ◦ A. 3 Mesin kantor

THANK YOU, Mercy, & Gracias Any Questions? See You Next Week