PENYIMPANAN ARSIP DENGAN SISTEM TERMINAL DIGIT Oleh Sihabudin

PENYIMPANAN ARSIP DENGAN SISTEM TERMINAL DIGIT Oleh: Sihabudin, S. Pd. SMK BANGUN NUSANTARA 2 JALAN SAWAH DARAT, KETAPANG, CIPONDOH KOTA TANGERANG

Pendahuluan Di dalam sistem terminal digit kode penyimpanan dan kode penemuan kembali surat memakai sistem penyimpanan menurut teminal digit, yaitu sistem penyimpanan berdasarkan pada nomor urut dalam buku arsip.

Sistem penyimpanan ini tepat digunakan untuk: 1. Penyimpanan berkas atau dokumen yang kata panggilnya menggunakan nomor, misalnya perusahaan asuransi sesuai urutan nomor, misalnya perusahaan asuransi sesuai urutan nomor polis, bank penyimpanan data nasabah berdasarkan nomor rekening.

2. Penyimpanan surat-surat keputusan dalam suatu organisasi, hal itu dikarenakan surat keputusan lebih mudah dikenal dengan nomor surat keputusan. 3. Pada lembaga pendidikan yang menyimpan dokumen siswanya berdasarkan nomor induk siswa. 4. Penyimpanan faktur transaksi, yang diurutkan berdasarkan nomor faktur.

Ada beberapa kelebihan filling system nomor, di antaranya adalah sebagai berikut: 1. Penyimpanan dapat lebih teliti, cermat, dan teratur. 2. Penyimpanan dapat lebih cepat dan tepat. 3. Nomor map atau dokumen dapat diperluas tanpa batas

4. Dapat dipakai untuk segala macam surat/warkat/dokumen. 5. Nomor dokumen dapat dipergunakan sebagai referensi dalam korespondensi. 6. Nomor map atau dokumen dapat diperluas tanpa batas

Adapun kelemahannya, di antaranya. 1. Lebih banyak waktu dipergunakan untuk mengindeks. 2. Banyaknya map untuk surat-surat beraneka ragam, dapat menimbulkan kesulitan. 3. Perlu ruangan yang luas dan memadai untuk menyimpan arsip yang banyak.

Dalam sistem ini yang perlu dipersiapkan adalah Perlengkapan untuk tempat penyimpanan surat yang terdiri atas; filling cabinet 10 laci, guide (setiap laci 10 guide), dan folder (setiap guide 10 folder), Kartu kendali; yang digunakan dalam sistem ini sama dengan kartu kendali yang digunakan dalam sistem lain. Yang berbeda disini adalah mengindeks nomor kode untuk keperluan penyimpanan dan penemuan kembali surat.

Cara mengindeks nomor kode sebagai berikut: 1. Dua angka dari belakang sebagai unit 1, yaitu menunjukkan nomor laci dan nomor guide 2. Satu angka setelah unit 1 sebagai unit 2 yaitu menunjukkan nomor folder 3. Sisa seluruh angka sesudah unit 2 sebagai unit 3 yaitu menunjukkan surat yang kesekian dalam folder.

Dalam filing system ini yang perlu diperhatikan , antara lain: a. Menyiapkan perlengkapan Yang perlu disiapkan meliputi hal-hal sebagai berikut: 1) Buku arsip No. Tanggal Judul Urut Penyimpanan Surat Nomor Tanggal Perihal Surat Ket.

Surat pertama dicatat dalam buku arsip dengan nomor kode 0001, surat kedua 0002, surat ketiga 0003, dan seterusnya. 2) Filing cabinet, yang mempunyai laci 10, pada laci dicantumkan kode-kode berikut. a) Laci pertama diberi kode 00 -09 b) Laci kedua diberi kode 10 -19 c) … dan seterusnya sampai … d) Laci kesepuluh, berkode 90 -99

3) Guide. Tiap laci dipasang guide berkode sesuai urutan nomor. Contoh: Laci berkode 00 -09 di dalamnya dipasang guide bernomor 00, 01, … sampai 09.

4) Map folder. Tiap folder ditempatkan di belakang guide sebanyak 10 buah dengan nomor berurutan mulai dari 0, 1, 2, … sampai 9. Agar folder-folder tidak tertukar satu sama lainnya pada guide berbeda, maka tiap-tiap folder diberi kode guidenya, contohnya: di belakang guide berkode 00, foldernya diberi kode 00/0, 00/1, 00/2, … sampai 00/9 5) Kartu indeks, kotak kartu, dan rak sortir.

b. Penyimpanan surat Prosedur penyimpanan surat dapat dilakukan sebagai berikut. 1) Surat yang masuk dicatat dalam buku arsip. 2) Surat diberi nomor kode dan diindeks untuk menentukan pada laci berapa, guide dan folder mana surat akan disimpan.

Cara mengindeks nomor kode dilakukan dengan mengklasifikasikan nomor tersebut dalam tiga unit, yaitu: a) Dua angka dari belakang sebagai unit 1, yaitu menunjukkan nomor laci dan nomor guide b) Satu angka setelah unit 1 sebagai unit 2 yaitu menunjukkan nomor folder. c) Unit 3, diambil seluruh angka setelah Unit II, sebagai penentu urutan surat dalam map/folder.

Contoh: surat dengan nomor kode 55317, berarti surat tersebut disimpan dalam laci 10 -19, dibelakang guide 17, didalam folder nomor 3, surat yang ke 55. Setelah pemberian nomor dan diindeks, surat disimpan pada laci sesuai dengan nomor kodenya.

Prosedur Penemuan Kembali Arsip Dalam Sistem terminal digit 1. Carilah perihal surat pada buku arsip. Lihatlah nomor kodenya. 2. Dengan nomor kode, cari tempat penyimpanan sesuai nomor kode tersebut dan carilah surat sesuai dengan urutannya. 3. Bila sudah ditemukan, ambilah surat yang kita perlukan.

000. 2 000. 1 000

265. 2 265. 1 265

Pada sistem ini penomoran harus ditentukan dalam satu kelompok nomor yang mudah dibaca dari kanan ke kiri. Digit-digit dalam penomoran ini dibagi atau dipisahkan dalam kelompok nomor yang terdiri dari 2 atau 3 nomor.

Misalnya 293746 dapat dipisahkan atau ditulis menjadi 293 -7 - 46 atau 29 37 46. Penomoran secara berkelompok dapat diidentifikasi atau dibedakan menjadi nomor primer, sekunder, dan nomor tersier dari kanan ke kiri.

Misalnya 29 37 46 maka 29 adalah nomor final, kemudian 37 adalah nomor sekunder dan 46 adalah nomor primer. Nomor primer selalu menunjukkan a drawer atau nomor itu sendiri, jika volume arsip besar mungkin dibutuhkan lebih dari satu drawer atau shelf untuk menyimpan semua arsip dengan nomor final pada nomor primer yang sama. Petunjuk nomor pada laci ditentukan oleh nomor-nomor sekunder mulai dari 00 sampai 99 pada bagian penomoran primer pada file

Urutan penyusunan nomor ditentukan dibelakang guide oleh nomor final. Perlu diingat bahwa penyusunan urutan nomor di belakang guide menggunakan digit khusus pada kiri nomor.

Dalam sistem terminal digit juga dikenal istilah indeks, kode, mengindeks, dan lain-lain. Salah satu hal yang penting diperhatikan dalam sistem terminal digit adalah perlunya mencatat segala warkat dalam sebuah buku yang disebut buku arsip yang lebih berfungsi sebagai buku agenda, yang isinya antara lain memuat:

a. Nomor (nomor surat dimulai dengan angka 0, 1, 2, sampai 9) b. Tanggal penyimpanan/surat c. Caption; judul d. Nomor surat kalau ada e. Perihal (pokok surat) f. Keterangan kalau diperlukan

Cara mengindeks sistem nomor terminal digit Sesudah surat diberi nomor urut, surat tersebut diindeks untuk menetapkan kode-kode tempat surat tersebut harus disimpan atau dicari ketika diperlukan. Sebagai contoh:

Nomor Kode Unit 1 Unit 2 Unit 3 856210 10 2 856 811252220 20 2 811252 54003430 30 4 54003 40 40 0 00 150 50 1 00 6 06 0 00

Warkat berkode 0001, dibaca dari urutan belakang yaitu 01 sebagai unit 1, 0 sebagai unit II, dan 0 sebagai unit III. Hal tersebut dapat digambarkan sebagai berikut

0 0 01 Unit Pertama menunjukkan nomor laci dan guide Unit kedua menunjukkan nomorfolder/map Unit ketiga menunjukkan urutan penataan surat dalam folder

Warkat yang bernomor 0001 tersebut tersimpan dalam laci No. 00 -09, di belakang guide 01, folder urutan ke 0, dan surat urutan 0.

Langkah-langkah penyimpanan arsip Sistem penyimpanan secara numerik harus dilakukan dengan pengetahuan dan pemahaman, sebab setiap kesalahan akan berdampak pada banyaknya biaya. Dalam sistem penyimpanan ini arsip bisa

a. Penampungan Arsip hasil penciptaan maupun penerimaan dari unit sendiri dan yang diterima dari luar unit dikumpulkan untuk disimpan. b. Penelitian Arsip yang telah terkumpul kemudian diteliti sehingga ditemukan tanda bahwa arsip siap disimpan.

c. Pengindeksan Dalam sistem terminal digit juga dikenal istilah indeks, kode, mengindeks, dan lain-lain. Satu hal yang penting diperhatikan dalam sistem terminal digit adalah perlunya mencatat segala warkat dalam sebuah buku arsip.

d. Cara mengindeks sistem nomor terminal digit Sesudah surat diberi nomor urut, nomor tersebut diindeks untuk menetapkan kode-kode tempat s urat itu disimpan. Pengadaan ini memudahkan menemukan surat saat diperlukan.

e. Pengodean Berdasarkan indeks, arsip diberi kode sebagai dasar penyimpanan. Pengodean juga dapat diartikan sebagai pemberian tanda pada arsip yang mengindikasikan penyimpanannya dalam file dalam bentuk nomor.

Bila ada masalah pokok -surat yang pengkodeannya melibatkan dua kode nomor yang berbeda dan dinilai penting, maka pembuatan tunjuk silang dilakukan pada saat itu juga

dengan kode penyimpanan. Penyortiran dapat diartikan sebagai tindakan menyusun berkas secara urutan numerik ke dalam kotak penyortiran sesuai nomor kode sebelum dimasukkan ke dalam tempat penyimpanan.

g. Penyimpanan dilakukan dengan memperhatikan beberapa hal berikut. a. Singkirkan benda yang merusak arsip seperti pin, klip, dan lain-lain b. Sebelum arsip dimasukkan dalam folder, sebaiknya folder ditarik ke atas, petugas sebaiknya menghindari menarik folder dengan memegang tab, sebab bila hal ini terulang terus menerus akan membuat tab rusak dan tidak terjadi arsip terselip di luar folder

c. Setiap arsip ditempatkan pada folder dengan bagian atas di sebelah tepi kiri, ketika arsip diambil dari tempat penyimpanan, folder dibuka seperti membuka buku dari tepi tab ke arah, yang dibuka dan langsung pada posisi siap dibaca.

nomor folder selalu ditempatkan di posisi paling atas ketika folder dibuka, arsip paling tua (nomor kecil) sesuai dengan urutan berada di paling belakang. Arsip yang diambil (dipinjam) ketika dikembalikan harus disusun secara berurutan semacam itu, tidak berdasar penting tidaknya isi arsip.

e. Arsip yang disimpan dalam folder masalah/subyek (application folder) pertama ditata berdasarkan nomor kemudian berdasar tanggal, seperti halnya yang dilakukan pada penataan di folder campuran.

dengan empat atau lima laci yang sulit dijangkau oleh petugas. Oleh karena itu, arsip aktif dan arsip yang paling banyak digunakan biasanya disimpan pada laci bagian tengah, sedangkan arsip inaktif dan arsip yang jarang dipakai ditempatkan pada laci teratas dan paling bawah.