Influencing Communication Laboratorium Leadership dan Komunikasi FAKULTAS KEDOKTERAN

Influencing Communication Laboratorium Leadership dan Komunikasi FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS GADJAH MADA

Tujuan • meningkatkan wawasan dan keterampilan mengenai konsep dan aplikasi komunikasi efektif bagi leader Secara khusus bertujuan mengembangkan keterampilan: • Presentasi Persuasif • Lobi dan Negosiasi

Sistematika • • Pengantar Apa Itu Komunikasi? Manajemen Komunikasi Menuju Komunikasi Efektif

PENGANTAR KOMUNIKASI DASAR ARTI PENTING KOMUNIKASI ELEMEN KOMUNIKASI LOBI LEVEL KOMUNIKASI DLM PRAKTEK INTERPERSONAL KELOMPOK KOMUNIKASI PERSUASIF NEGOSIASI ORGANISASI ADVOKASI SOSIAL KAMPANYE

“HARD Skills” Attention To Details Data gathering & analysis Computer Literacy Planning & Organizing Conceptual thinking Negotiating Decision making Problem solving Financial awareness Proactivity & initiative External awareness Innovation orientation Internal awareness Entre-Intra preneurship CUSTOMER FOCUS Leadership People Development Continues Learning Adaptability Persuasiveness & Influence Integrity Tenacity & Result Orientation Self Confidence “SOFT Skills” Interpersonal Understanding Sociability & Networking Stress Tolerance QUALITY ORIENTATION TEAMWORK “Core Competencies” Competencies and Competency Tree for Leadership (HARD & SOFT Skills) Accountability Oral Communication & Presentation Written Communication

Aktifitas Penduukung Aktifitas Pelayanan Value Change Pra Proses Pasca Pelayanan Keuangan SDM Sistem Informasi dan Teknologi Aset: sarana prasarana Logistik Nilai yang didapat Struktur Organisasi Budaya Organisasi, Leadership dan Komunikasi Donald M. Berwick

MANAJEMEN KOMUNIKASI • Bidang yang mempelajari bagaimana individu mengelola proses komunikasi mengenai hubungan mereka dengan orang lain dalam beragam situasi • Di dalam organisasi, manajemen komunikasi berarti perencanaan, implementasi, pengawasan dan revisi yang sistematis terhadap semua saluran komunikasi di dalam organisasi

MENGAPA DIPERLUKAN? • Memastikan semua pihak di dalam organisasi mendapatkan informasi yang diperlukan, berfungsi untuk pemecahan masalah dan pengambilan keputusan • Manajemen komunikasi terdiri dari dua bidang, yaitu: manusia dan kompetensi.

TUJUAN KOMUNIKASI • Memberikan informasi: kepada para klien, kolega, bawahan, supervisor, masyarakat • Mengekspresikan Emosi • Mempengaruhi orang lain : menginisiasi, memotivasi, mengurangi perselisihan, menggerakkan orang lain/masyarakat • Dalam organisasi: pemecahan masalah dan pengambilan keputusan

PRINSIP DASAR KOMUNIKASI • tidak dapat dihindari dan sebagian adalah non verbal • dimulai dengan diri sendiri dan orang lain secara simultan • dipengaruhi lingkungan dan gangguan • merupakan sebuah proses • sebuah transaksi dan memiliki efek

HAMBATAN KOMUNIKASI • Faktor yang bersifat teknis • Faktor yang sifatnya perilaku • Faktor yang bersifat situasional

Faktor perilaku • • Budaya: Bahasa, Kebiasaan/adat istiadat Body Language: Ekspresi wajah, Gestures Ekspresi Suara Emosi (prasangka, suasana yang kaku, ketidakmauan untuk berubah)

Faktor situasional 1. Degrees of Respect - Titel - Jabatan - Kredibilitas 2. Kondisi Lingkungan - Kebisingan - Interupsi - Privacy

Komponen Komunikasi Komunikator Pesan • Komunikator : orang atau organisasi yang memiliki pesan • Pesan: sesuatu untuk disampaikan • Media: metode untuk menyampaikan pesan (rapat, telephone, surat, email, laporan, ekspresi wajah) • Komunikan : target audience • Feedback: reaksi/respon dari audiens • Context: situasi, lingkungan, budaya, circumstances Adapted from “Mind Tools e-book”; http: //www. mindtools. com, retrieved May 8, 2009 Media Feedback CONTEXT Komunikan

Komunikasi Efektif “Adanya pengertian, dapat menimbulkan kesenangan, mempengaruhi sikap, meningkatkan hubungan sosial yang baik dan pada akhirnya menimbulkan suatu tindakan”. Jalaluddin dalam buku Psikologi komunikasi 2008, 13

TANDA-TANDA KOMUNIKASI EFEKTIF • Informasi yang diterima sama dengan informasi yang dikirim • Umpan balik sesuai tujuan • Ada hubungan saling menghargai • Bahasa non verbal sesuai dengan verbal 16

HAMBATAN DALAM KOMUNIKASI • • • Kurangnya kemampuan dalam berkomunikasi Sikap kurang selaras Kurang mengetahui sistem sosial setempat Prasangka yang negatif Jarak Kesalahan penafsiran bahasa Penyajian kurang menarik Indera kurang baik Alat bantu yang tidak memadai Komunikasi berlebihan Komunikasi hanya satu arah

CARA MENINGKATKAN • • • Usahakan ada umpan balik Gunakan bahasa yang dimengerti Gunakan beberapa media Bila mungkin lakukan tatap muka Sadari arti simbolik bahasa non verbal Persepsi yang positif terhadap orang lain Meningkatkan kemampuan mendengar Kejelasan pernyataan tentang pesan Penggunaan emosi yang tepat

Komunikasi Persuasif • Proses komunikasi berdasarkan kegunaan • to persuade: membujuk atau menyarankan

Level of Communication Publik / Massa Organisasi/ Kelompok Interpersonal Intrapersonal Stephen W. Littlejohn, 2002

INTRAPERSONAL COMMUNICATION • Komunikasi yang terjadi dalam diri seseorang, berupa pengolahan informasi melalui pancaindra dan sistem saraf • Contoh : berpikir, merenung, menggambar, menulis sesuatu, refleksi, dll

INTERPERSONAL COMMUNICATION Proses komunikasi antara dua orang atau lebih yang saling merespons dan mempengaruhi secara simultan (model transaksional) PRINSIP - PRINSIP ü Sangat peka konteks ü Terdiri dari dua jenis: verbal dan non verbal ü Kecakapan komunikasi interpersonal dapat dipelajari dan ditingkatkan

FAKTOR YANG MEMPENGARUHI • Percaya/trust • Perilaku suportif • Sikap terbuka mendorong timbulnya sikap saling memahami, menghargai dan saling mengembangkan kualitas

FAKTOR KOMUNIKASI INTERPERSONAL • Pengetahuan (term of reference) • Pengalaman (field of experience) • Empati (lebih dari simpati) – Kematangan emosional • Situasi dan tempat

Citra diri • Bagaimana kita memandang diri kita sendiri • Akan menentukan bagaimana orang lain memandang diri kita

Aspek-aspek Pribadi – Hubungan dengan keluarga, saudara, dll – Perilaku dalam situasi sosial & profesional – Latar belakang & lingkungan asal – Peran dalam kehidupan di sekolah, rumah, pekerjaan, dan masyarakat – Pekerjaan dan pangkat yang disandang – Cita-cita, ambisi di masa datang

Bagaimana citra diri Anda mempengaruhi Anda Timbulnya label diri Anda Citra Diri Anda Timbulnya keyakinan tentang sikap & perilaku yang sesuai dengan citra Anda

Bagaimana sikap pribadi yang positif • Memberikan informasi yang benar • Memberikan bantuan sesuai kemampuan, dan merujuk/membantu merujuk kepada yang lebih mampu • Menerima kritik dan saran dengan senang hati • Menghindari debat yang tidak rasional, dan minta maaf bila mengecewakan

Memperbaiki Citra Diri • Perbaiki citra tubuh • Kembangkan sikap pribadi yang positif • Bersikap yang baik dalam pergaulan • Belajarlah tersenyum

12 Petunjuk sikap dalam pergaulan • Menyesuaikan diri, tetapi jangan kehilangan jati diri • Menghormati dan menyenangkan orang lain • Berkata terus terang dan sopan • Tidak mudah tersinggung • Berani dan penuh perhitungan • Tidak menonjolkan diri

12 Petunjuk sikap dalam mengembangkan diri • Tidak emosional • Belajar bicara lancar, tetapi tidak terlalu banyak cakap • Banyak senyum • Hindarkan dari orang suka gosip, agresif, jangan menjadi sumber kekesalan • Biasakan mengucapkan terimakasih • Tumbuhkan rasa percaya diri

PERSIAPAN DIRI MENGHADAPI PRIBADI YANG BERBEDA n n n n Berusaha mengerti motivasi diri sendiri Jangan terlalu cepat menilai motivasi orang lain Bersikap sabar Berpikir positif terhadap orang lain Peka terhadap kondisi saat ini Yakin bahwa yang dapat membuat merasa baik diri kita adalah diri kita sendiri Bersiap menerima kekecewaan

Keterampilan Komunikasi Interpersonal • • • Observasi Mendengar Membaca Menulis Berbicara Kemampuan seseorang untuk dapat mendengarkan sama baiknya dengan kemampuan berbicara.

OBSERVASI • Antusias/memahami (tersenyum, mengangguk-angguk, kontak mata, mengiyakan) • Bosan (menguap, melihat dengan pandangan kosong, menggerak-gerakkan kaki, merebahkan diri di kursi, melihat jam) • Bingung (mengerutkan kening, menggarukkan kepala, menggerak-gerakkan bibir, melihat dengan pandangan kosong)

Mendengarkan: Pengaruh pengasuhan dalam pembentukan sikap dan kepercayaan diri dalam berkomunikasi

Levels of Listening Empathetically Attentively Selectively Pretend g n ni L e t is Ignore 12/8/2020 36

TEKNIK MENDENGAR • Mendengar dengan penuh perhatian • Mengerti pesan verbal komunikator • Memahami perilaku non verbal komunikator • Berhenti bicara • Ciptakan suasana nyaman • Tunjukkan minat • Jauhkan gangguan yang mungkin mengganggu • Kendalikan emosi • Terima argumentasi dengan tenang • Megajukan pertanyaan dengan tepat

KOMUNIKASI VERBAL • • • Kemaknaan Perbendaharaan kata Kecepatan Nada suara Kejelasan dan ringkas Waktu 38

KOMUNIKASI ORGANISASI • Internal (manajer dan karyawan, antar karyawan) • Eksternal (pihak-pihak di luar organisasi)

Komunikasi Internal: Atasan - Bawahan • Peran Manajer dalam Bekomunikasi: – Pembagi informasi – Penolong/pendukung/fasilitator/ pencipta kesempatan – Pengontrol kualitas – Pembimbing/mentor – Kepemimpinan/pencipta situasi

Hukum Komunikasi “REACH” • Respect (sikap menghargai) • Empathy (kemampuan mendengar) • Audible (dapat didengarkan atau dimengerti dengan baik) • Clarity (jelas) • Humble (rendah hati)

Unsur-unsur Eksternal dari Diri Anda • Penampilan: bagaimana tampil dengan apa yang Anda kenakan, kesehatan dan perawatan diri • Suara: bagaimana suara Anda, cara Anda berbicara, aksen dan kecepatan bicara Anda • Bahasa tubuh: cara Anda duduk dan berdiri, berjalan, bergerak, ekspresi wajah Anda, gerak gerik tubuh, dan kontak mata • Mendengarkan: bagaimana kualitas Anda mendengarkan melalui bahasa tubuh

MENGENAL DIRI o Dengan menggunakan alat bantu o Bertanya kepada teman o Introspeksi diri SEDERHANA

Laboratorium (Pengembangan) Kepemimpinan (Leadership Development Laboratory) KERANGKA DASAR TEORI (Basic Theoretical Framework) Strategic Leadership LEADERS (“do the RIGHT things”) EFFECTIVE ORGANIZATIONAL (INSTITUTIONAL) Managerial Leadership MANAGERS (“do THINGS right”) EFFICIENT Personal Leadership “INTERDEPENDENCY” E-I Person Bennis, Covey, Goleman Kouzes. Posner, Badaracco, Moss-Kanter, Conger, Tichy, etc Group / Kelompok (TEAM) PERSONAL DDI, CCL, RBL Covey Institute, etc Executive Leadership (“DECIDE Objectives”) EFFECTIVE Transformational Effective Leadership Managerial Leadership (“GIVEN Objectives”) EFFICIENT Transactional Shared Leadership Personal Leadership (Leading Own Self) “Competent Individual” Collins, Drucker, Kotter, Ulrich, Heifetz, Belbin, Mc. Gregor-Burns, etc samhari 0605

Lab. Leadership & Komunikasi: Kecakapan Komunikasi Personal Komunikasi Dasar: • Keterampilan mendengar • Komunikasi interpersonal • Manajemen konflik: dinamika hubungan Interpersonal & mengelola konflik dalam komunikasi interpersonal • Komunikasi teurapetik (Rumah Sakit) • Service Excellent • Manajemen Waktu Komunikasi persuasive: • Presentasi • Lobby dan negosiasi • Advokasi dan Kampanye

Lab. Leadership & Komunikasi: Kecakapan Komunikasi Organisasi • Manajemen Komunikasi Kelompok • Komunikasi Organisasional: • Jaringan Komunikasi & Dinamika Organisasi • Komunikasi Manajerial : Ketrampilan berkomunikasi efektif dengan atasan, Melatih teknik-teknik komunikasi untuk memotivasi staf, Tata cara memberikan instruksi dan umpan balik yang efektif • • Komunikasi dalam mengelola konflik Keterampilan memimpin rapat Komunikasi Krisis Komunikasi Publik dan Massa : Berkomunikasi melalui media

PROSEDUR Latihan keterampilan komunikasi akan dilakukan dengan prosedur berikut: • Langkah pertama, instruktur akan menjelaskan jalannya latihan keterampilan. Pada tahap ini peserta dapat bertanya tentang hal-hal yang kurang jelas atau yang ingin diklarifikasi lebih lanjut. • Melalui fasilitasi yang diberikan oleh instruktur peserta dapat melakukan permainan atau melakukan peragaan berdasar kasus yang tersedia.

Diskusi Menjelaskan dan mendiskusikan: • Kelemahan dan kekuatan kompetensi komunikasi Bapak/Ibu • Kompetensi komunikasi yang paling diperlukan di dalam bidang kerja Bapak/Ibu

Referensi • De. Vito, Joseph A. (1999). Messages: Building Interpersonal Communication Skills. New York: Longman. • Kaye, Michael (1994). Communication Management. Sydney: Prentice Hall. • Redmond, Mark V. (2000). Communication: Theories and Applications. Boston: Haoughton Mifflin Company.