PENETAPAN KARYAWAN DAN MEMANFAATKAN SDM SRY ROSITA SE

PENETAPAN KARYAWAN DAN MEMANFAATKAN SDM SRY ROSITA, SE, MM

Karyawan adalah: • sumber daya manusia yang sangat penting bagi suatu organisasi, mereka akan menentukan kinerja dari bagian organisasi. Manusia adalah Sumber daya yang sangat mahal maka dari pada itu karyawan harus di sumber dayakan sebaiknya. SRY ROSITA, SE, MM

Penetapan karyawan yang efektif : Menentukan jumlah dan jenis karyawan yang tepat pada pekerjaan yang tepat dan pada saat yang tepat (The Right Man in The Right Place). SRY ROSITA, SE, MM

Prosedur penetapan karyawan: 1. Menetapkan jenis pekerjaan dan karyawan yang diperlukan untuk menyempurnakan struktur organisasi. 2. Meramalkan jumlah keseluruhan karyawan yang diperlukan untuk mengisi jadwal kerja tertentu. (Merupakan tanggung jawab utama penyelia). 3. Merekrut calon karyawan untuk disaring guna mengisi lowongan yang ada. Calon ini dapat berasal dari dalam ataupun dari luar organisasi. (Menjadi tanggung jawab Manajer Sumber Daya Manusia). 4. Mewawancarai calon karyawan. Para penyelia berpartisipasi secara aktif dalam proses wawancara ini. 5. Menyeleksi orang yang paling cocok diantara calon yang ada. Dalam proses seleksi ini para penyelia memegang peran penting. SRY ROSITA, SE, MM

Tahapan-tahapan dalam proses penetapan karyawan yang efektif: 1. Melakukan perkiraan yang tepat mengenai jumlah karyawan yang dibutuhkan oleh suatu bagian. 2. Mencurahkan perhatian secara aktif terhadap jenis karyawan yang diangkat perusahaan. 3. Memelihara kondisi kerja yang dapat menarik dan menahan karyawan terbaik. SRY ROSITA, SE, MM

Tanggung jawab seorang penyelia dalam proses penetapan karyawan: Yaitu dibatasi pada kerjasama dengan manajer Sumber Daya Manusia. Bagian manajer sumber daya manusia mengadakan wawancara awal dengan calon karyawan dan melakukan tes bakat, Bagian medis memastikan calon karyawan sehat secara fisik. Penyelia harus tinggal dan bekerja bersama karyawan. Oleh sebab itu penyelia harus mendapatkan orang baru yang sesuai dengan pekerjaan. SRY ROSITA, SE, MM

Memperkirakan Kebutuhan Tenaga Kerja: • Memperkirakan kebutuhan tenaga kerja sesungguhnya merupakan persoalan bagaimana tenaga kerja dibutuhkan dimasa yang akan datang. SRY ROSITA, SE, MM

Hitungan sederhana didalam memperkirakan kebutuhan tenaga kerja: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Ketahui apa yang menurut jadwal harus dihasilkan oleh bagian penyelia pada minggu, bulan, kuartal depan atau sejauh uang dapat penyelia lakukan. Perhitungkan berapa jumlah pekerja yang dibutuhkan untuk setiap jam kerja yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan yang telah dijadwalkan. Penyelia mengubah perhitungan menjadi jumlah (jam – pekerja) : 6 = jumlah pekerja yang dibutuhkan setiap hari yang dibutuhkan untuk menyelesaikan jadwal selama periode tertentu. Jumlah Pekerja – hari kerja selama periode tersebut = jumlah pegawai yang dibutuhkan. Periksalah berapa banyak tenaga kerja tak langsung – pelayanan kantor, pengelola barang dan lain yang dibutuhkan untuk melayani karyawan selama periode pelaksanaan pekerjaan. Jumlah semua karyawan (tenaga kerja langsung + jumlah tenaga kerja tidak langsung = jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan). Sediakan waktu cadangan untuk kemangkiran. Berapa hari rata – rata kemangkiran yang dilakukan karyawan setiap bulan? Berapa pekerja – hari yang hilang setiap bulan? SRY ROSITA, SE, MM

2 Teknik Eksponen dalam memperkirakan kebutuhan tenaga kerja yaitu: 1. Metode Beban Kerja 2. Work Force Analysis (Analisis Angkatan Kerja) SRY ROSITA, SE, MM

1. Metode Beban Kerja: 1. Eksponen Waktu (Cylcle Time) 2. Workload Analysis (Analisis Beban Kerja) SRY ROSITA, SE, MM

a. Eksponen Waktu (Cylcle Time): • Dipakai apabila pekerjaan dilakukan dengan desain individual yaitu suatu beban kerja harus dilakukan oleh seorang pekerja dari awal sampai selesai, dengan demikian perlu dihitung / diukur waktu yang dipergunakannya. Berapa Jumlah Tenaga Kerja dilihat dari Jumlah Waktu yang Ditetapkan Cycle Time SRY ROSITA, SE, MM

Hasil observasi diasumsikan setiap SDM dalam bekerja membutuhkan waktu : a. b. c. Waktu bekerja efektif yang dipergunakan agar suatu produk/barang dapat diselesaikan (Cycle Time). . . . . . . ……………… 2000 jam Waktu terbuang dalam melaksanakan pekerjaan (non cycle time) adalah 40 % dari 2000 jam …………………………. . . . . . 800 jam Waktu istirahat dalam melaksanakan pekerjaan adalah 20 % dari 2000 jam. . . . . . …………………………. . 400 jam Maka jumlah waktu yang dibutuhkan secara keseluruhan adalah 2000 + 800 + 400. . . . . ………………………… 3200 jam Jika jam kerja setiap hari 8 jam dan hari kerja sebulan rata – rata 25 hari , maka untuk menghasilkan satu produk yang diperlukan oleh karyawan adalah 3. 200 ---- x 1 orang = 16 orang 8 x 25 Jika ketidak hadiran (sakit, bolos, dll) diperkirakan 10 % maka diperlukan tambahan sebanyak 1, 6 = 2 orang Sehingga menjadi 18 orang untuk dapat menyelesaikan suatu produk selama 1 bulan SRY ROSITA, SE, MM

Perencanaan didalam memprediksi permintaan SDM yaitu: Untuk memenuhi permintaan pasar terhadap produk sebanyak 10 kali lipat, berarti diperlukan 10 x 18 orang = 180 orang pekerja. – Jika waktu diperpanjang dua kali lipat ( 2 bulan ), berarti pekerja yang diperlukan adalah 18 : 2 = 9 orang. – Jika permintaan produk 10 kali lipat, dengan waktu penyelesaian 2 bulan, maka diperlukan sebanyak 10 x 9 = 90 orang. – Sebaliknya jika 10 produk itu harus diselesaikan dalam setengah bulan diperlukan pekerja sebanyak 180 x 2 = 360 orang SRY ROSITA, SE, MM

b. Workload Analysis (Analisis Beban Kerja) • adalah penentu jumlah pekerja yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dalam jangka waktu tertentu SRY ROSITA, SE, MM

Workload Analysis (Analisis Beban Kerja) ABK = Volume Kerja --------- x 1 orang Standar Prestasi Contoh : Rencana produksi : 22. 000 unit 1 unit memerlukan 0, 09 jam kerja karyawan. Setiap karyawan bekerja 180 jam / bulan Maka jumlah karyawan yang diperlukan adalah: 22. 000. x 0. 09 --------- = 11 karyawan 180 jam SRY ROSITA, SE, MM

Seandainya karyawan yang ditarik benar – benar 11 orang, maka kemungkinan tidak semua karyawan tersebut berada ditempat kerja selama satu bulan. Dengan kata lain selalu ada kemungkinan bahwa tiap harinya kurang dari 11 orang yang masuk kerja, karena itu terlalu riskan apabila tidak menggunakan work force analysis dengan mempertimbangkan tingkat absensi dan tingkat labour turn over. SRY ROSITA, SE, MM

2. Work Force Analysis (Analisis Angkatan Kerja) Analisis Angkatan Kerja (AAK) adalah proses penentuan kebutuhan karyawan yang dipergunakan untuk dapat mempertahankan kontinuitas jalannya perusahaan secara normal dengan mempertimbangkan ABK, tingkat absensi dan Labour Turn Over SRY ROSITA, SE, MM

Absen adalah • tidak bekerjanya seorang karyawan pada saat hari kerja karena sakit, izin, alpa atau cuti. • daftar administrasi ketidak hadiran pekerja (absen) SRY ROSITA, SE, MM

Manajer SDM merencanakan perhitungan ketidak hadiran karyawan: 1. Karyawan yang tidak hadir beserta apa alasan – alasannya. 2. Hari – hari apa saja tingkat absen yang paling tinggi. 3. Kelompok jenis kelamin dan tingkat usia yang paling banyak tidak hadir. 4. Pada kondisi atau bagian mana yang paling banyak tidak hadir 5. Alasan apa saja yang paling banyak dikemukakan karyawan. SRY ROSITA, SE, MM

Rumus menghitung tingkat rata – rata absen : Tingkat Absensi = Jumlah Hari Kerja ----------------- x 100 % Jumlah Hari kerja perbulan SRY ROSITA, SE, MM

Perputaran karyawan (labour Turnover) adalah • Perbandingan antara masuk dan berhentinya karyawan dari suatu perusahaan. Besarnya turnover dihitung dengan cara: • Labour Turnover = = ∑ (yang diterima – yang keluar) ------------------------- x 100 % ½ ∑ (karyawan awal + karyawan akhir) Pada contoh diatas bisa saja jumlah karyawan yang diperlukan bertambah menjadi 12 atau 13 orang, tergantung tingkat absensi dan LTO nya. SRY ROSITA, SE, MM

Mewawancarai calon Karyawan: • Apa yang harus Penyelia katakan kepada calon karyawan? • Pertanyaan apa yang harus diajukan kepada pelamar? • Pertanyaan pertanyaan apa yang tidak boleh diajukan? • Apa yang penyelia cari ketika mewawancarai seorang pelamar? • Apa yang harus penyelia hindari selama wawancara? SRY ROSITA, SE, MM

1. Apa yang harus Penyelia katakan kepada calon karyawan? • Gambarkan secara singkat tentang pekerjaan yang ditawarkan kepada pelamar. Sebutkan hal-hal seperti: nama jabatan, hubungan dengan pekerjaan lain, dan kegiatan utama dalam pekerjaan itu, seperti : berjalan, berdiri, duduk atau melakukan pekerjaan berat. Akan lebih baik mengingatkan pelamar tentang kondisi yang tak diinginkan. Jangan menakuti pelamar tapi mengupayakan kenyataan yang mungkin terjadi sebelumnya. Lebih baik pelamar mengundurkan diri sebelum diterima dari pada berhenti setelah tiga hari bekerja. Perlu dijelaskan juga aspek positif dari pekerjaan, bentuk promosi, program perusahaan yang bermafaat dan lain, namun jangan memberikan janji mengenai kenaikan gaji atau promosi. SRY ROSITA, SE, MM

2. Pertanyaan apa yang harus diajukan kepada pelamar? Ajukan pertanyaan terbuka yang diawali dengan kata apa, dimana, mengapa, bila mana, siapa? Jangan jadikan wawancara sebagai siksaan bagi pelamar. Contoh: 1. Bagaimana dengan pendidikan anda? Bagaimana pendapat anda tentang pendidikan anda tersebut dalam hubungannya dengan pekerjaan disini? 2. Dimana anda mendapatkan pengalaman kerja yang paling berharga? Ceritakan tentang pengalaman kerja anda, dimulai dari pekerjaan anda yang pertama? 3. Kepada siapa anda melapor dalam pekerjaan anda yang lalu? Dapat anda cerita kan bagaimana penyelia anda ditempat terdahulu? 4. Kapan anda pertama kali memutuskan ingin bekerja pada bidang. . ? apa yang anda rasakan paling sulit dalam pekerjaan ini? Dan yang paling menyenangkan? 5. Bagaimana kesehatan anda? Bagaimana catatan kehadiran anda? 6. Mengapa anda dikeluarkan dari perusahaan. . . ? 7. Berikan kesempatan kepada pelamar untuk berbicara, ketika seorang pelamar menjawab secara tidak langsung pelamar menunjukkan kepada penyelia /hrd seperti apa ia sesungguhnya, dan ambillah kesimpulan dari setiap jawaban.

Pertanyaan pertanyaan apa yang tidak boleh diajukan? Berhatilah dengan pertanyaan, walaupun di Indonesia belum ada undang yang mengatur tentang apa yang harus ditanyakan dalam wawancara seleksi, namun sebaiknya tidak melanggar hak untuk mendapatkan kesempatan kerja yang sama. Wawancara didasarkan pada kebiasaan yang berlaku dan dijaga agar tidak menyinggung perasaan yang diwawancarai: 1. Suku atau warna kulit, jangan di tanyakan dan jangan memberikan komentar. 2. Agama. (tergantung sudut pandang namun jangan menimbulkan perbedaan antara agama) 3. Kebangsaan jangan tanyakan dan jangan pula memberi komentar. 4. Jenis kelamin. 5. Status perkawinan. 6. Cacat. 7. Catatan kriminal. SRY ROSITA, SE, MM

Apa yang penyelia cari ketika mewawancarai seorang pelamar? 1. Latar belakang yang sesuai yaitu pendidikan dan pengalaman pelamar termasuk juga tempat tinggal dan pergaulan diluar kerja, hal tersebut menunjukkan bahwa orang itu akan senangbekerja bersama orang diperusahaan. 2. Sifat yang diinginkan. Apakah prestasi pelamar menonjol? Apakah pelamar menyukai pekerjaan di “in door” atau “out door”? , apakah pelamar bersikap dewasa atau kekanakan? Apakah pelamar menunjukkan sikap kritis, rekan sekantor, kwalitas produksi yang dihasilkan di tempat kerjanya yang dulu, jika pelamar menunjukkan kesalahan ditempat kerja yang dulu maka pelamar umumnya akan menunjukkan kesalahan di tempat anda. 3. Jika pelamar selama wawancara tidak dapat menunjukkan sisi terbaik maka kemungkinan besar penyelia tidak akan menemukan hal baik untuk pelamar tersebut. SRY ROSITA, SE, MM

Apa yang harus penyelia hindari selama wawancara? 1. Jangan terlalu formal, ciptakan suasana santai sehingga wawancara akan lebih efektif. 2. Jangan membuat catatan pada saat wawancara, namun penyelia dapat membuat catatan sesudah wawancara selesai. 3. Jangan menekan pelamar. 4. Jangan menerima seorang kepala jika penyelia hanya membutuhkan seorang karyawan. 5. Jangan beritahukan pelamar bahwa anda menolak mereka karena alasan pribadi, namun lebih ke pengalaman dan pengetahuan pelamar. 6. Jangan membuat penilaian moral atau memberi nasihat, kehidupan pelamar bukan urusan penyelia. 7. Jangan mengajukan pertanyaan jebakan yang dapat mempermalukan. 8. Jangan biarkan ekspresi wajah, nada suara, atau tatapan mata menunjukkan perasaan anda. 9. Jangan tergesa. 10. Jangan terkecoh oleh prasangka anda, upayakan berlapang dada. SRY ROSITA, SE, MM

Memilih Calon Terbaik 1. Tentukan jenis karyawan yang diinginkan. a. Pengalaman b. Kemampuan membaca c. Kecepatan d. Inisiatif e. kehadiran 2. Pilih yang terbaik dari calon pelamar a. Ketangguhan b. Kesigapan c. Kerja sama SRY ROSITA, SE, MM

Soal diskusi: • Mana yang lebih baik kelebihan karyawan atau kekurangan? SRY ROSITA, SE, MM