MANAJEMEN KINERJA PENYELIA Dosen Pengasuh SRY ROSITA SE

MANAJEMEN KINERJA PENYELIA Dosen Pengasuh: SRY ROSITA, SE, MM

Keterampilan pokok untuk manajemen kinerja adalah 1. Kemampuan menetapkan sasaran dan harapan yang jelas, 2. Kemampuan memberikan umpan balik positif, 3. Kemampuan mengatasi permasalahan kinerja secara efektif, 4. Kemampuan melakukan kepenyeliaan secara fleksibel.

1. Kemampuan menetapkan sasaran dan harapan yang jelas: • Kinerja yang baik selalu berawal dari jelasnya harapan dan sasaran yang harus dicapai. Tanpa harapan dan sasaran karyawan tidak akan mampu mendayagunakan seluruh potensi yang dimilikinya.

Standar kinerja biasanya dituliskan melalui penetapan sasaran yang meliputi : • • • Kualitas Kuantitas Keakuratan Waktu Jenis pelayanan Dan keterkaitannya.

Sasaran harus SMART yaitu • Specific • Measurable • Attainable • Relevant • Time-Bound spesifik, dapat diukur, dapat dicapai, relevan, dan memiliki jangka waktu. Penetapan sasaran secara efektif dapat meningkatkan kinerja dan produktifitas. Hambatan terbesar bagi para penyelia dalam proses penetapan sasaran adalah waktu.

• Menentukan harapan yang jelas kepada karyawan adalah dengan cara pertemuan dengan karyawan secara satu persatu. Pertemuan satu persatu dengan karyawan bisa dilakukan sekali dalam sebulan atau sekali dalam tiga bulan. Pertemuan dengan karyawan yang bermasalah bisa dilakukan lebih sering.

Hal hal yang sebaiknya dilakukan pada pertemuan dengan karyawan adalah: • Pertemuan pertama, berikan susunan uraian pekerjaan atau daftar tanggung jawab yang menjadi kewajiban karyawan. • Secara teratur atau secara bersama dengan karyawan merencanakan kajian terhadap uraian pekerjaan. • Kajilah bersama hasil pekerjaan pada hari pertama dan akhir minggu pertama karyawan bekerja. • Pada setiap pertemuan bulanan, departemen atau sesi khusus pada pelatihan yang diselenggarakan, fokuskan pembahasan pada tanggung jawabyang pokok, sasarannya dan kinerjanya.

Contoh sasaran kerja : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. Melengkapi semua keperluan proyek dalam waktu lima bulan sesuai dengan anggaran yang ditetapkan. Dalam bulan ini, perhari, rata-rata menghasilkan. . . pcs. Kuartal ini mengurangi biaya sebesar. . . %. Menghubungi kembali pelanggan dalam waktu. . . jam setelah pelanggan memberikan pesanannya. 95 % telepon yang masuk sudah harus dijawab pada deringan ke tiga. Mencapai ketepatan waktu penyampaian pesanan sebanyak 97 %. Mengirimkan surat penawaran lanjutan kepada para pelanggan setelah 30 hari pelanggan melakukan pembelian. Mencapai indeks kepuasan pelanggan perbulan paling sedikit 98 %. Menjual 10 unit produk setiap bulan dalam tiga bulan mendatang. Menyelesaikan pencatatan data paling lambat tanggal. . . bulan. . . Menyelesaikan laporan keuangan pada tanggal. . . setiap bulan Produktivitas paling sedikit 90 %. Meningkatkan penjualan pada tahun ini sebesar 10 %.

Contoh : Menentukan Harapan dan Sasaran 1. 2. 3. 4. Nama : Pekerjaan : Garis Tanggung Jawab : Tugas tugas Pokok : Berilah tanda bintang (*) pada tugas yang menjadi prioritas, tanda (+) pada tugas yang paling mampu dikerjakan, dan tanda check (√) pada tugas yang memerlukan peningkatan. 5. Sasaran Kinerja (SMART) • Spesific : • Measurement : • Attainable : • Relevant : • Time-bound :

2. Memberikan Umpan Balik Umpan balik merupakan perujudan dari balas jasa dan penghargaan. Bahasa tubuh dalam memberikan penghargaan sebaiknya juga memperhatikan prinsip dalam memberikan penghargaan. Jangan berasumsi bahwa hanya dengan gerakan tubuh tertentu telah menandakan penghargaan, sampaikan kepada para karyawan mengapa mereka mendapat penghargaan dan ucapkan terima kasih dengan tulus.

Prinsip – prinsip dalam memberikan penghargaan: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Spesifik: Terima Kasih untuk kesediaan anda pulang terlambat. Segera mungkin: Terima Kasih untuk kesediaan anda pulang terlambat malam ini. Berikan penghargaan yang sesuai dengan aktivitas / hasil yang dicapai : Terima Kasih untuk kesediaan anda pulang terlambat untuk menyelesaikan pekerjaan ini. Berikan penghargaan langsung kepada karyawan yang bersangkutan : Bambang, terima kasih untuk kesediaan anda pulang terlambat untuk menyelesaikan pekerjaan ini. Berikan penghargaan dengan tulus dan rendah hati: Bambang, terima kasih untuk kesediaan anda pulang terlambat untuk menyelesaikan pekerjaan ini. Setiap minggu secara teratur, berikan penghargaan: Selamat, sasaran pemasaran yang telah kita rencanakan dalam minggu ini tercapai. Penghargaan jangan hanya diberikan bila mencapai sasaran tetapi berikan juga bila karyawan berhasil mencapai peningkatan: Sekarang anda hampir mencapai sasaran yang diinginkan, saya sangat menghargai kerja keras anda.

Prinsip prinsip dalam memberikan penghargaan: 1. Tanpa Biaya 2. Biaya Rendah

1. Tanpa Biaya: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Mengucapkan terima kasih Menyanjung karyawan dihadapan karyawan lainnya Memberikan ucapan selamat melalui koran Memberikan ucapan terima kasih secara tertulis Mengirimkan ucapan terima kasih kepada keluarganya Memberikan ucapan selamat melalui buletin perusahaan Mengucapkan selamat melalui SMS atau e-mail Memberikan ucapan selamat atas upaya yang dilakukan Memberikan selamat dengan kata yang menyemangati Menulis memo kepada manajer anda tentang keberhasilan karyawan dan berikan satu copynya kepada karyawan yang bersangkutan

2. Biaya Rendah 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Mentraktir makan siang Memberi bonus / Uang langsung Mengajak karyawan nonton pertandingan bola Memberikan hadiah kecil Memberikan T-Shirt atau topi Memberikan piala Memberikan sertifikat Memberikan pin keberhasilan

• Rencana tentang hal-hal yang ingin dilakukan. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Mengatasi Masalah Kinerja: Bila karyawan tidak menyadari ketidak tepatan kinerja dan kesalahan yang dilakukan, bagaimana mereka memperbaikinya? Maka tugas seorang penyelia adalah dengan memberikan umpan balik negatif tetapi konstruktif.

Secara umum pertemuan rutin ditujukan untuk melakukan: • Pembinaan yaitu sebagai proses diskusi yang dipergunakan untuk memperbaiki kinerja yang bermasalah. • Pemberian tindakan disiplin: sebagai proses untuk mengatasi masalah yang kronis

Prinsip prinsip dalam memberikan umpan balik yang konstruktif: 1. Sesegera mungkin 2. Spesifik pada permasalahan 3. Jelaskan keinginan / harapan, sasran, dan rencana anda. 4. Hindarkan kritikan yang menyinggung harga diri 5. Perlakukan karyawan dengan terhormat

Metode Pembinaan: 1. Identifikasi Masalah: “saya sangat menyayangkan keterlambatan anda akhir ini, saya ingin membicarakannya dengan anda”. 2. Galilah pandangan / pendapat karyawan yang bersangkutan: “Coba jelaskan kenapa anda sering terlambat akhir ini? ” 3. Galilah ide/pendapat karyawan untuk memperbaikinya, tambahkan pengarahan anda “Bagaimana anda akan memperbaikinya? ” “Bagaimana jika anda. . ? ” 4. Buatlah rencana tertulis “Maka komitmen kita berdua, anda akan. . . ? ” 5. Lakukan pertemuan tindak lanjut untuk memantau hasil “Minggu depan kita akan bicarakan lagi hasil dari komitmen kita hari ini. ”

Metode Pendisiplinan Karyawan: 1. Mengidentifikasi masalah yang menggangu karyawan 2. Membantu mengidentifikasi Penyebab timbulnya masalah itu 3. Membantu mengidentifikasi cara penangulangan yang paling sesuai 4. Membantu menindak lanjuti apakah tindakan yang dilakukan telah memecahkan masalah atau tidak

Prilaku TIDAK DISIPLIN yang sering dijumpai di tempat Kerja: • Melanggar peraturan jam kerja istirahat dan jadwal kerja lainnya. • Melanggar peraturan keamanan dan kesehatan kerja. • Terlambat masuk kerja, mangkir. • Bekerja dengan ceroboh atau merusak peralatan, pasok atau bahan baku. • Suka bertengkar, tidak mau bekerja sama, mengganggu karyawan lain. • Menolak melaksanakan tugas / menunjukkan ketidak patuhan.

Timbulnya Ketidak Disiplinan Karyawan: • Masalah Intern / Pribadi yaitu Stress karena masalah emosional (Keluarga, Perkawinan, Keuangan, Kesehatan, dll). Dalam pendisiplinan Intern, Penyelia membimbing karyawan untuk menemukan cara pemecahan masalah yang mereka hadapi dan menangani masalah mereka sendiri BUKAN mengambil alih masalah pribadi karyawan. • Masalah Ekstern / Lingkungan di tempat kerja yaitu Meminta perhatian atasan, hubungan dengan rekan kerja, dll.

Ciri-ciri karyawan yang menghadapi masalah Intern: • Menurunnya tingkat kuantitas dan kualitas hasil kerja secara mendadak • Adanya perubahan prilaku yang mendadak • Meningkatnya kesalahan kerja • Meningkatnya kecelakaan kerja • Tidak konsisten berkerja • Terlalu sering mangkir, terlambat, atau pulang lebih awal • Mudah tersinggung, tidak bertanggung jawab atau masa bodoh

Cara Mengidentifikasi Karyawan Bermasalah: 1. Nama Karyawan: . . . . . . . 2. Petunjuk adanya Masalah: . . . . . Membantu mengidentifikasi Penyebab timbulnya masalah itu: 3. Penyebab yang mungkin: a. Masalah Intern: . . . . . . b. Masalah Ekstern: . . . . . . 4. Sumber informasi untuk konfirmasi: Karyawan yang bersangkutan: . . . . . Membantu mengidentifikasi cara penangulangan yang paling sesuai, penyelia harus dapat membahas cara penanggulangan yang paling sesuai namun jangan mengarahkan karyawan terlalu jauh (khususnya masalah INTERN) 5. Jadilah PENDENGAR yang baik dan CATAT semua yang diidentifikasikan karyawan yang bersangkutan. 6. Tanyakan apa penanggulangan yang dianggap baik oleh karyawan tersebut. Tindak lanjuti tindakan yang telah dilakukan karyawan 7. Perhatikan apakah kinerja karyawan telah berubah atau tidak. 8. Jika tidak berubah lakukan PENDISIPLINAN.

Beberapa Alasan Penyelia Menghindari Pendisiplinan Karyawan: 1. Tidak Siap Banyak penyelia yang tidak mempunyai keterampilan dan pengetahuan tentang cara menangani masalah pendisiplinan 2. Takut Kehilangan Teman Penyelia tidak ingin kehilangan teman atau dianggap tidak bersahabat dengan karyawan. 3. Tidak Mau Kehilangan Waktu Penyelia merasa pendisiplinan memerlukan waktu yang panjang sehingga akan mengganggu pekerjaan lainnya. 4. Takut Tidak Dapat Menahan Emosi Penyelia takut karyawan akan melakukan demonstrasi dan merusak asset perusahaan atau bahkan Penyelia yang justru tidak dapat menahan emosi. 5. Merasa Bukan Tugas Seorang Penyelia merasa PENDISIPLINAN merupakan tugas seorang HRD dan bukan tugas seorang penyelia

3 (Tiga) Hasil Pendisiplinan Karyawan: 1. Penyelia melakukan tindakan yang berfungsi sebagai peringatan bahwa aturan harus dipatuhi atau akibatnya akan lebih serius lagi 2. Rekan kerja karyawan yang terkena pendisiplinan akan diingatkan bahwa pentingnya keseriusan untuk mentaati peraturan 3. Untuk menegakkan keadilan dalam perusahaan

Unsur-Unsur Dalam Pendisiplinan yang Efektif: 1. Karyawan tahu adanya “ATURAN MAIN” dalam perusahaan 2. Penyelia menerapkan pendekatan pemecahan masalah dalam pendisiplinan, bukan pendekatan yang menghukum 3. Tindakan pendisiplinan dilakukan sesegera mungkin 4. Tindakan pendisiplinan tidak MEMIHAK, FAIR, dan KONSISTEN 5. Adanya Tindak lanjut

PENDISIPLINAN PROGRESIF: • Adalah pendekatan pemecahan masalah yang menerapkan sanksi sesuai dengan pelanggaran yang dilakukan

Langkah-langkah Pendisiplinan Progresif: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Pembicaraan Informal Peringatan Lisan Peringatan Tertulis Pengrumahan Sementara Demosi Pemecatan

1. Pembicaraan Informal • Adalah pembicaraan yang dilakukan pertama kali oleh penyelia pada saat terlihat GEJALA prilaku tidak disiplin karyawan. Pembicaraan informal akan membantu jika terjadi pelanggaran kecil.

2. Peringatan Lisan • Peringatan Lisan perlu dipandang sebagai diskusi, bukan ceramah apalagi mengumpat karyawan.

Hal-hal yang perlu pada peringatan LISAN: 1. Harapan bahwa karyawan akan mengubah prilakunya. 2. Bantuan atau masukan untuk menanggulangi masalahnya. 3. Akan ada peringatan resmi jika karyawan masih melanggar peraturan

Catatan (dokumen) Kepegawaian dalam Peringatan Lisan: • Nama Karyawan: . . . . . • Tanggal: . . . . . . • Tujuan pencatatan: . . . . . • Hasil Pembicaraan: . . . . .

3. Peringatan Tertulis • Peringatan tertulis adalah untuk karyawan yang telah melanggar peraturan berulang.

Format Peringatan Tertulis: • Uraian Kejadian. . . . . . • Peraturan yang telah dilanggar. . . . . • Pernyataan tentang konsekuensi jika pelanggaran itu masih dilakukan. . . . . . .

4. Pengrumahan Sementara: Pengrumahan sementara adalah alternatif dari tindakan pemecatan jika pimpinan perusahaan memandang karir karyawan masih dapat diselamatkan. Pengrumahan sementara karyawan tidak lagi mendapatkan gaji/upah. Lamanya: tergantung tingkat pelanggaran yang dilakukan.

5. Demosi: Demosi adalah penurunan pangkat. Akibat dari Demosi: 1. Perasaan Kecewa 2. Malu 3. Patah Semangat

6. Pemecatan : • Adalah langkah terakhir dan paling drastis dalam pendisiplinan Progresif.

Penilaian Kinerja: • Tujuan penilaian kinerja adalah agar karyawan mengetahui tingkat kerja mereka.

Kinerja karyawan mempengaruhi: • • • Kuantitas Out Put Kualitas Out Put Jangka waktu out put Kehadiran ditempat kerja Sikap kooperatif

Tujuan Penilaian Kinerja untuk Penggunaan Administratif yaitu : • Kompensasi • Promosi • PHK

Penilaian Kinerja untuk Penggunaan Penggembangan yaitu : • Mengidentifikasikan Kekuatan • Mengidentifikasikan Bagian untuk ditingkatkan • Pembinaan dan Perencanaan Karir

Tingkat Kinerja Karyawan: Tentukan tingkat kinerja karyawan dengan memberi RANKING: 1. Kinerja tidak memenuhi syarat yang ditetapkan. 2. Kinerja tidak memenuhi semua syarat pokok yang ditetapkan. 3. Kinerja memenuhi semua syarat pokok yang ditetapkan 4. Kinerja memenuhi semua syarat pokok yang ditetapkan dan bahkan melampaui syarat yang ditentukan. 5. Kinerja selalu melampaui syarat yang ditentukan.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam Penilaian Kinerja: 1. Ketelitian (harus ada fakta yang akurat) 2. Fokus pada Prilaku dan Hasil bukan pada Sikap 3. Bersikap Jurdil 4. Bersikap Rasional