PENYELIA SEBAGAI MANAJER Pertemuan Ke2 1 Fungsi Penyelia

PENYELIA SEBAGAI MANAJER Pertemuan Ke-2

1. Fungsi Penyelia • Manajemen : Mencapai tujuan / sasaran perusahaan bersama dan melalui orang lain. • Seorang manajer harus melakukan kegiatan untuk menjamin bahwa tujuan kelompok kerjanya dapat dicapai.

fungsi manajemen (GEORGE R. TERRY) • • Planning (perencanaan) Organizing (pengorganisasian) Actuating (Pelaksanaan) Controling (Pengendalian)

Planning (Perencanaan) • Perencanaan merupakan titik tolak dari segala kegiatan yang ada / harus dilaksanakan dalam kelompok kerja. Hal-hal yang harus dilakukan dalam perencanaan adalah: – – Menentukan tujuan / sasaran yang hendak dicapai (kualitas, kuantitas) Mengembangkan beberapa alternative/pilihan kegiatan serta menentukan sumber daya yang dibutuhkan untuk mencapai sasaran Memilih alternative kegiatan yang terbaik ditinjau dari sasaran yang ingin dicapai dan kebutuhan sumber dayanya. Menentukan/mempersiapkan langkah-langkah pencegahan dan pemecahan bila terjadi gangguan pada pelaksanaan rencana.

Kualitas Menentukan tujuan / sasaran Kuantitas Menentukan kegiatan Planning Menentukan Sumber Daya Fisik No n. F isik Mencegah dan Memecahkan Masalah * Kekuatan * Ketahanan Ide, Inovasi, Kreatifitas , Sistem Kerja

Organizing (pengorganisasian) • • – – – Organizing (pengorganisasian) Pengorganisasian adalah mengatur penggunaan sumber daya yang dimiliki melalui kegiatan – kegiatan: Menentukan uraian tugas untuk para pelaksana. Mengatur pelaksanaan tugas diantara anggota-anggota kelompok kerja (pembagian Tugas) Mengatur penggunaan alat, mesin serta fasilitas dan sumber daya yang lain

Menentukan Uraian Tugas Organizing Mengatur Pelaksanaan Tugas Mengatur Penggunaan Sumber Daya Struktur Organisasi Pembagian Tugas Mes Pera in & Tek l nolo atan, gi la inny a

Actuating (Pelaksanaan) • Pelaksanaan dalam pengertian manajemen mencakup beberapa hal sebagai berikut: – Memberikan instruksi / perintah dan pengarahan – Memberikan motivasi atau semangat /dorongan kerja – Memberikan bimbingan dan pembinaan

Memberikan Instruksi, Perintah, Pengarahan Actuating Memberikan Motivasi & Semangat Kerja Memberikan Bimbingan & Pembinaan

Controling (Pengendalian) • Pengendalian memiliki arti yang lebih luas dari pada pengawasan karena pengendalian juga meliputi kegiatan pencegahan. Mencakup beberapa hal sebagai berikut: – mengumpulkan informasi / data tentang kemajuan pelaksanaan / hasil – Membandingkan pelaksanaan / hasil dengan sasaran yang telah ditentukan dalam rencana serta melihat apakah terjadi penyimpangan – Menganalisa penyimpangan yang terjadi serta mencari sebabnya – Mengambil tindakan yang perlu untuk memperbaiki kesalahan, mencagah semakin meluasnya penyimpangan ataupun meningkatkan hasil pelaksanaan tugas.

Controling Pengendalian Lebih luas dari pengawasan Mengumpulkan data Membandingkan hasil dengan sasaran Mengambil Tindakan Menganalisa Penyimpangan dan mencari penyebabnya

2. Sistem Kerja Penyelia • Tanggung jawab utama seorang penyelia adalah mencapai hasil sebaik mungkin dengan mengkoordinasikan system kerja pada unit kerejanya secara efektif

Umpan balik Formatif Kondisi Prose Hasil Umpan Balik Motivasi

Kondisi • adalah unsur masukan (input) yaitu semua masukan yang diperlukan dalam proses. • Dalam kondisi tercakup : - SDM - Ruangan tempat bekerja - Peralatan - Bahan, struktur organisasi - Prosedur - Instruksi - Kebijakan perusahaan - Hubungan antar pribadi - Suasana kerja.

Proses • Semua kegiatan yang dilaksanakan untuk mencapai hasil (out put). Misalnya : - Perakitan (assembling), - Penyampaian informasi, - Pemindahan, - Penyeleksian, - Evaluasi - dan sebagainya.

Hasil adalah keluaran, yaitu segala sesuatu yang dihasilkan dari proses kerja. Misalnya: - Barang tertentu, - Jasa tertentu, - Laporan mengenai pelaksanaan pekerjaan, - dan sebagainya.

1. Umpanbalik Formatif • Umpanbalik (feedback) formatif adalah informasi yang digunakan untuk mempengaruhi kualitas hasil. • Umpanbalik ini mengharuskan adanya perubahan dalam cara menghasilkan produk tertentu. Contoh: Penyelia meminta agar bawahannya menggunakan format tertentu dalam penyusunan laporan.

Umpanbalik Motivasi • Informasi yang digunakan untuk mempengaruhi kuantitas hasil/keluaran. • Informasi ini mendorong upaya untuk meningkatkan kecepatan atau bekerja lebih giat. Misalnya: - Penyelia memuji Amat yang bekerja dengan baik dalam menangani keluhan pelanggan.

Para karyawan umumnya memperoleh balikan (feedback) mengenai kinerja mereka dari berbagai sumber yaitu: -Perusahaan -Teman Sekerja -Pekerjaan itu sendiri -Penyelia

Perusahaan memberikan balikan (feedback) melalui: -Kenaikan gaji -Promosi -Sistem Insentif -Laporan kerja -Teguran (lisan / Tertulis)

Rekan kerja memberikan balikan (feedback) melalui: - Formal yaitu mengusulkan rekan kerja kepada atasan untuk memperoleh kenaikan gaji - Informal yaitu mengusulkan rekan kerja untuk tidak melakukan tindakan abnormal

Pekerjaan memberikan balikan (feedback) melalui: • Hasil pekerjaan & Standar Kerja

Penyelia memberikan balikan (feedback) yang paling penting bagi para karyawan, karena penyelia mewakili perusahaan dan memiliki wawasan yang lebih luas dibandingkan dengan karyawan lain. Penyelia berhubungan langsung dengan pekerja sehingga dapat memberikan balikan (feedback)segera dan berarti bagi karyawan, dengan cara: - Balikan Formatif yaitu diberikan sebelum pelaksanaan kerja dimulai sehingga dipandang sebagai saran positif yang membangun pekerjaan, namun jika setelah pekerjaan dimulai dipandang sebagai kritik. - Balikan Motivasi yaitu diberikan segera pada saat karywan masih memiliki ingatan segar mengenai hasil kerjanya jika balikan ini ditunda akan melemahkan semangat kerja.

LATIHAN 1. MEMAHAMI SISTEM KERJA PENYELIA Berikut ini disajikan komponen dari suatu pekerjaan, untuk setiap uraian tujukkan apakah hal itu merupakan uraian kondisi Kerja (K), Proses Kerja (P), Hasil (H), Balikan Formatif (F) atau Balikan Motivasi (M)

No kondisi Proses Hasil Balikan Kerja (H) Formatif Motivas (P), (F) i (M) (K)