STRUKTUR ORGANISASI Organisasi tak berwujud agar organisasi menjadi

STRUKTUR ORGANISASI Organisasi tak berwujud, agar organisasi menjadi konkrit maka diberi nama tertentu. Tetapi dari nama saja belum dapat diketahui karakter organisasi. Untuk itu perlu disusun strukturnya. Struktur organisasi meng-gambarkan keunikan suatu organisasi. Struktur organisasi akan nampak menjadi jelas dan tegas lagi bila digambar dalam bagan organisasi

Definisi Struktur Organisasi Sutarto (1985: 37) Struktur organisasi adalah ke- rangka antar hubungan satuan-satuan organisasi yang di dalamnya terdapat pejabat, tugas, serta wewenang yang masing-masing mempunyai peranan tertentu dalam kesatuan yang utuh. Robbins (1994: 6) struktur organisasi menetapkan bagaimana tugas akan dibagi , siapa melapor pada siapa, dan mekanisme koordinasi yang formal serta pola interaksi yang akan diikuti.

Empat Komponen Dasar dalam Definisi Struktur Organisasi 1. 2. 3. 4. Struktur organisasi memberikan gambaran mengenai pembagian tugas serta tanggung jawab kepada individu maupun bagian-bagian (unit keja) yang ada. Struktur organisasi memberikan gambaran mengenai hubungan pelaporan yang ditetapkan secar resmi dalam suatu organisasi. Termasuk banyaknya tingkat hierarki dan besarnya rentang kendali. Struktur organisasi menetapkan pengelompokan individu menjadi bagian, dan pengelompokan bagian-bagian menjadi bagian suatu organisasi yang utuh. Struktur organisasi juga menetapkan sistem hubungan dalam organisasi, yang memungkinkan terjadinya komunikasi, koordinasi dan pengintegrasian segenap kegiatan organisasi, baik ke arah vertikal maupun horizontal.

STRUKTUR ORGANISASI Dirut Direktur Relasi Publik Direktur Litbang Direktur Produksi (PR) Direktur Keuangan (KU) Direktur Pemasaran (BM) Direktur Personalia Manajer Pembelian Manajer Akunting Manajer Penjualan Manajer Kompensasi Manajer Quality Control Manajer Audit Internal Manajer Distribusi Manajer Diklat Manajer Pemeliharaan Manajer Pajak Korporit Manajer Periklanan Manajer Hub. Industrial Manajer Gudang Manajer Lap. Keuangan Manajer Pelayanan Manajer K 3 Manajer Pembelian Manajer Evaluasi Produk

Komponen Utama Struktur Organisasi n n n Terdapat tiga komponen pokok yang membedakan struktur organisasi yang satu dengan organisasi yang lain, yaitu ; kompleksitas, formalisasi, dan sentralisasi Kompleksitas mencerminkan aspek keragaman, formalisasi mencerminkan aspek standarisasi perilaku anggota organisasi, dan sentralisasi mencerminkan aspek wewenang pengambilan keputusan. Jika menggunakan konsep Max Weber, maka kompleksitas adalah cerminan dari division of labour, formalisasi adalah cerminan dari coordinating mechanism, dan sentralisasi adalah cerminan dari hierarcy of authority.

KOMPLEKSITAS Kompleksitas menunjuk pada derajat diferensiasi yang terdapat di dalam sebuah organisasi, baik diferensiasi horizontal, vertikal maupun spasial. 1. Diferensiasi horizontal, menunjuk pada tingkat diferensiasi antara unit-unit berdasarkan orientasi, sifat tugas, dan tingkat pendidikan serta pelatihan para anggotanya. 2. Diferensiasi vertikal menunjuk pada banyaknya jumlah tingkatan hierarki dalam organisasi). 3. Diferensiasi spasial, merujuk pada tingkat sejauh mana lokasi kantor, pabrik, dan personalia sebuah organisasi tersebar secara geografis.

Diferensiasi Horizontal n Diferensiasi horizontal melahirkan spesialisasi dan departemenisasi. • Spesialisasi merujuk pada pengelompokan aktivitas tertentu yang dilakukan seorang individu. § § • Spesialisasi fungsional, dilakukan dengan cara memecah pekerjaan menjadi tugas yang sederhana dan berulang. Spesialisasi sosial, dilakukan dengan cara merekrut tenaga spesialis untuk melaksanakan pekerjaan tertentu. Jadi yang dispesialisasi bukan pekerjaannya tetapi orangnya. Departementalisasi, adalah cara organisasi secara khas mengkoordinasikan aktivitas organisasi yang telah dideferensiasi secara horizontal. Departementalisasi dapat disusun berdasarkan fungsi, produk, proses, wilayah, pelanggan.

Diferensiasi Vertikal n n Meningkatnya diferensiasi vertikal maka; • Makin besar potensi terjadinya distorsi dalam komunikasi • Semakin sulit koordinasi pengambilan keputusan manajerial • Makin sulit bagi top manager untuk mengawasi kegiatan bawahannya. Diferensiasi vertikal ditentukan oleh faktor rentang kendali. • • Rentang kendali merujuk pada jumlah bawahan langsung yang dapat dbimbing dan diawasi oleh seorang manajer. Rentang kendali sempit , para manajer hanya mempunyai sedikit bawahandan sebaliknya luas, jika maanajer mempunyai banyak bawahan.

Diferensiasi Spasial n n Diferensiasi spasial merujuk pada tingkat sejauh mana lokasi kantor, pabrik, dan personalia sebuah organisasi tersebar secara geografis. Organisasi yang tersebar secara geografis akan semakin tinggi kompleksitasnya. Elemen diferensiasi spasial memperhatikan dua hal yaitu jarak maupun jumlah. Diferensiasi spasial dapat dilihat sebagai perluasan dari diferensiasi horizontal dan diferensiasi vertikal (Robbins, 1994).

FORMALISASI • Batasan • • • Formalisasi, berhubungan dengan penggunaan dokumen tertulis dan pembakuan dalam melaksanakan kegiatan organisasi. Formalisasi didefinisikan sebagai “tingkat sejauh mana peraturan, prosedur, instruksi dan komunikasi ditulis. ” Faktor yang mempengaruhi tinggi rendahnya formalisasi antara lain; n n n Jenis keterampilan, semakin tinggi keterampilan yang dibutuhkan semakin rendah formalisasi. Tingkatan organisasi. Semakin tinggi tingkatan dalam organisasi semakin rendah formalisasi. Jenis pekerjaan yang dilakukan. Pekerjaan pada bagian produksi misalnya lebih diformalisasikan daripada pekerjaan di bagian penjualan atau penelitian.

Tujuan Formalisasi 1. 2. 3. 4. Standarisasi perilaku, sebagai tolok ukur dalam mengendalika perilaku karyawan Menjaga konsistensi dan keseragaman produk. Memudahkan koordinasi Penghematan biaya

Pola Formalisasi dapat dilakukan dengan dua pola: 1. Melalui aturan, prosedur, dan sanksi. Hasilnya adalah standar perilaku yang bersifat eksternal (externalized behavior). 2. Melalui rekrutmen terhadap tenaga profesional yang telah terdidik dengan nilai-nilai, norma-norma, dan pola perilaku sesuai profesi mereka. Cara ini menghasilkan standar perilaku yang bersifat internal (internalized behavior).

Teknik Formalisasi (Menstandarisasi Perilaku Karyawan) 1. 2. 3. 4. 5. Seleksi, yaitu menyesuaikan antara calon dengan pola formalisasi di dalam organisasi. Persyaratan jabatan, yaitu berupaya mengatur perilaku pemegang jabatan agar sesuai dengan standar-standar yang diinginkan organisasi. Aturan, prosedur dan kebijakan, yaitu merupakan sarana untuk menstandarisasi perilaku anggota organisasi. Pelatihan, , pelatihan adalah sarana untuk mengajarkan dan menanamkan externalized behaviors kepada para anggota organisasi. Ritual, teknik ini biasanya dilakukan untuk jabatan yang strategis dan memiliki dampak jangka panjang pada perusahaan.

Sentralisasi n Sentralisasi menunjukkan tingkatan, dimana wewenang pengambilan keputusan dipusatkan atau dikonsentrasikan (pada unit, seseorang, atau level tertentu) dalam organisasi. n n Konsentrasi umumnya mengarah pada tingkat tinggi (top manajer) Sentralisasi memperhatikan kebebasan dalam pengambilan keputusan. n Bila keputusan didelegasikan ke bawah, tetapi pilihan hanya boleh diambil sesuai dengan perintah atau persetujuan berarti sentralistik. n Bila ada kebebasan dari para anggota tingkat rendah maka, dapat dikatakan bahwa organisasi itu bersifat desentralistik.

Hubungan Sentralisasi dan Komponen Lainnya n n Sentralisasi dan kompleksitas. Terdapat hubungan berbanding terbalik antara sentralisasi dan kompleksitas. Sentralisasi dan formalisasi. Tidak ada hubungan yang jelas dan konsisten antara sentralisasi dan formalisasi. Formalisasi yang tinggi dapat ditemukan bersama-sama dengan struktur yang disentralisasi maupun yang didesentralisasi.

RESTRUKTURISASI ORGANISASI n n n Agar organisasi tidak mengalami stagnan, dan mampu berinteraksi dengan perubahan-perubahan baik internal maupun eksternal, maka struktur organisasi tidak boleh dianggap sebagai sesuatu yang permanen. Untuk itu diperlukan pengaturan kembali struktur yang ada yang lazim disebut restrukturisasi. Stoner (1986) menyatakan restrukturisasi adalah mengubah struktur, mencakup penataan kembali sistem internalnya, seperti jaringan komunikasi, arus pekerjaan, atau hirarki manajemen

Proses Restrukturisasi n n n Proses Unifikasi, yaitu penggabungan beberapa unit kerja yang memiliki kemiripan karakteristik tugas kedalam satu wadah organisasi. Proses Deorganisasi, yaitu penghapusan suatu satuan organisasi karena perannya dipandang tidak lagi signifikan. Signifikansi peran ini dapat diketahui dari volume dan tingkat kontinuitas kegiatannya. Proses Revitalisasi, yaitu upaya memberdayakan organisasi yang sudah ada sesuai dengan perkembangan dinamika fungsinya. Dengan kata lain, secara kualitatif fungsi suatu organisasi masih dikatakan perlu.

BAGAN ORGANISASI n n Bagan organisasi adalah gambar struktur organisasi yang menunjukkan satuan-satuan organisasi, hubungan dan saluran wewenang yang sah. Pedoman menggambar bagan (Sutarto, 1985) n n n Pusat bagan untuk menempatkan satuan organisasi yang mempunyai kedudukan tertinggi digambarkan dalam kotak segi empat dengan kuran terbesar. Saluran wewenang digambarkan dengan garis lurus tidak putus. Bila ada saluran wewenang melintas saluran wewenang lain maka, pada lintasan tersebut digambarkan dengan garis cembung Wakil pimpinan atau pembantu pimpinan digambarkan dalam kotak-kotak yang tidak terpisah Satuan staf ditempatkan dibawah samping satuan pimpinan dihubungkan garis lurus pada sisi kotak staf. Bila ada bagian struktur yang tidak digambarkan dalam bagan maka ditandai garis lurus dima ujungnya dibuat bergerigi. (

Organisasi Mekanistik vs Organisasi Organik Karakter Struktur Menistik Organik Kompleksitas Tinggi Rendah Formalisasi Tinggi Rendah Sentralisasi Tinggi Rendah Lingkungan Berubah Stabil Rentang kendali Sempit Luas

Referensi Kusdi, 2009, Teori Organisasi dan Administrasi, Penerbit Salemba, Jakarta Lubis, S. B Hari dan Martani Huseini, Teori Organisasi (Suatu Pendekatan Makro), tidak dipublikasikan Robbins, Stephen P, 1994, Teori Organisasi, Struktur, Desain dan Aplikasi, Penerbit Arcan, Jakarta. Reksohadiprodjo, Sukanto & T. Hani Handoko, 1992, Organisasi Perusahaan. Teori, Struktur Dan Perilaku. BPFE, Yogyakarta Sutarto, 1985. Dasar-dasar Organisasi, Gajah Mada University Press, Jogyakarta