MANAJEMEN RAPAT DAN NOTULENSI q Mempersiapkan pertemuanrapat q

MANAJEMEN RAPAT DAN NOTULENSI q. Mempersiapkan pertemuan/rapat q. Menyelenggarakan pertemuan/rapat q. Membuat catatan hasil pertemuan/rapat q. Mendistribusikan hasil pertemuan/rapat

YANG DIMAKSUD DENGAN RAPAT Rapat: . Bentuk media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka, diselenggarakan oleh banyak organisasi. . Alat untuk mendapatkan mufakat, melalui musyawarah kelompok. . Media pengambilan keputusan secara musyawarah untuk mufakat. . Komunikasi kelompok secara resmi. . Pertemuan antara para anggota di lingkungan kantor/organisasi. . Pertemuan para anggota organisasi / para pegawai untuk membahas kepentingan organisasi.

Menurut Kamus Bahasa Indonesia edisi ke-2 terbitan balai pustaka Rapat adalah pertemuan (kumpulan) untuk membicarakan sesuatu sidang majelis

Tujuan Rapat : • • • Untuk memecahkan suatu masalah. Untuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan. Sebagai alat koordinasi antara peserta rapat dan perusahaan

Prinsip dasar penyiapan rapat • • • Why : mengapa rapat perlu diselenggarakan What : apa masalah yng akan dibicarakan Who : siapa yang diundang Where : dimana rapat diselenggarakan When : kapan rapat diselenggarakan How : bagaimana rapat akan diselenggarakan

Jenis-jenis Rapat Berdasarkan Tujuan § Rapat Penjelasan § Rapat Pemecahan Masalah § Rapat Perundingan Berdasarkan Sifat § § Rapat Formal/ Resmi Rapat Informal/ tidak resmi Rapat Terbuka Rapat Tertutup

Berdasarkan Jangka Waktu § § Rapat Mingguan Rapat Bulanan Rapat Semester Rapat Tahunan Berdasarkan Frekuensi § Rapat Rutin § Rapat Insidental

Persiapan Rapat �Mempersiapkan Ruangan �Membuat Daftar Acara dan menentukan waktu �Membuat Undangan �Mempersiapkan Bahan Rapat �Mempersiapkan Peralatan Rapat �Membuat Catatan Rapat �Mengirimkan Catatan Hasil Rapat �Melakukan Pekerjaan Tindak Lanjut

Pelaksanaan Rapat § § § Suasana Rapat berlangsung terbuka Peserta Rapat berpartisipasi aktif Adanya kendali dari ketua rapat Hindarkan debat kusir Bahasa harus komunikatif Hindarkan monopoli ketika berbicara Adanya keputusan dan kesimpulan rapat Adanya Notulen Acara Rapat Media Rapat Waktu

Unsur-unsur rapat �Tujuan Rapat �Masalah yang akan dibicarakan �Pemimpin Rapat �Peserta Rapat �Media Rapat �Notulis

Notula adalah Catatan singkat tentang jalannya rapat serta hal yang dibicarakan diputuskan dalam rapat Notulis adalah seseorang yang menulis Notula Notulen adalah notula yang telah disahkan dalam sebuah laporan

Teknik Menyusun Notula dan Resume Rapat �Macam-macam notula - Notula Harfiah, yaitu laporan atau pencatatan secara kata demi kata dari seluruh pembicaraan dalam rapat tanpa menghilangkan atau menambahkan kata lain. - Notula Rangkuman, yaitu laporan ringkas tentang pembicaraan dalam rapat

Fungsi Notula § § § Sebagai dokumen dan alat bukti Sebagai sumber informasi untuk peserta yang tidak hadir Sebagai pedoman untuk rapat berikutnya Sebagai alat pengingat untuk peserta rapat Sebagai dokumen

Isi notula § Judul notula beserta nama organisasi atau unit organisasi atau yang menyelenggarakan rapat. § Hari, tanggal, tempat, dan waktu di mulai dan berakhirnya rapat § Sifat rapat misalnya rutin, tahunan, luar biasa § Pemimpin dan notulis rapat § Nama peserta baik peserta yang hadir maupun yang tidak hadir § Penyempurnaan rapat sebelumnya dan pengesahan dari pemimpin rapat § Susunan acara rapat § Ringkasan jalanya rapat § Hasil rapat § Hal-hal lain yang ikut di bicarakan rapat § Catatan khusus § Nama dan tanda tangan pimpinan dan notulis rapat

CONTOH PENYUSUNAN NOTULA Hari Tanggal Jam Tempat NOTULA Rapat Pemilihan Calon Ketua Jurusan Sekretaris Sekolah Tinggi Ilmu Manajemen Yogyakarta 2012 : Senin : 24 April 2012 : 09. 00 – 12. 30 WIB : Ruang Serba Guna Ketua : Ketua Jurusan Sekretaris : Sekretaris Jurusan Hadir : 24 peserta Tidak Hadir : 4 peserta Acara : � Pembukaan � Penjelasam tentang tata cara pemilihan calon ketua Jurusan � Pemilihan Calon Ketua Jurusan � Tanya jawab dan lain-lain � Penutup

Risalah Pembicaraan Acara ke-1: � Jam 09. 00 WIB Rapat dibuka oleh Sekretaris Jurusan � Sekretaris membacakan peserta yang hadir dan tidak hadir � Sekretaris membacakan jadwal pemilihan Ketua Jurusan Acara ke-2: Penjelasan dari Ketua Jurusan � Syarat-syarat calon Ketua Jurusan � prosedur pencalonan � Prosedur pertimbangan � Prosedur penetapan � Pemilihan Acara ke-3: Pemilihan calon Ketua Jurusan Berdasarkan SK Dekan Sekolah Tinggi Ilmu Manajemen No. 24/IV/06 Pasal 4, terdapat 3 orang dosen yang dicalonkan, yaitu: � Dra. Hana Hasana � Dra. Nina Karmil � Drs. Pujo Hartono a. Dra. Hana Hasanah, tidak bersedia di calonkan b. Dra. Nina Karmila, dan c. Drs. Pujo Hartono, bersedia dicalonkan Tampilan

Acara ke-4: Tanya jawab dan lain-lain � Dra. Nina Karmila, prosedur pertimbangan dan penetapan ketua jurusan � Drs. Puji Hartono, menayakan kemungkinan di masa mendatang. Acara ke-5: Penutup Tepat pada jam 12. 30 WIB rapat ditutup oleh ketua jurusan dengan ucapan terima kasih. Mengetahui dan mengesahkan Yogyakarta, 24 April 2012 K e t u a Sekretaris Drs. Yudiferi NIP. 130777841 Dra. Shadana NIP. 131567321

NOTULA RAPAT Tanggal Hari : 23 Mei 2012 : Rabu Jam : 14. 00 s. d selesai Lokasi Acara : Ruang Sidang BPKLN 602 Lt. 6 : TAWARAN BEASISWA DARI PEMERINTAH Peserta Rapat: 1. Agus. S. Surtobroto dari FIK Universitas Negeri Yogyakarta 2. Budi Valianto dari FIK Universitas Negeri Medan 3. Khairuddin dari FIK Universitas Negeri Padang 4. Tedi Cahyono dari FIK Universitas Negeri Jakarta 5. Ferry Yulmarino 6. Abe Susanto 7. Tim Beasiswa Unggulan Hasil Rapat: 1. Tawaran Beasiswa pemerintah Kuba terdiri dari 10 beasiswa mengenai Pendidikan Olahraga, 1 beasiswa Teknik Mesin Pertanian dan 1 beasiswa kedokteran Hewan 2. Untuk Beasiswa Pendidikan Olahraga, pengajuan dapat dikirimkan kepada Sekretaris Beasiswa Unggulan. Untuk informasi mengenai biaya Pendidikan dan biaya hidup dapat menghubungi Kedutaan Besar Kuba di Jakarta, Telp. 021 -3812982. 3. Jika ada kendala mengenai biaya maka dapat memanfaatkan beasiswa olahragawan atau subsidi atlet untuk berlatih ke luar negeri (bila beasiswa tidak seluruhnya terserap oleh atlet) atau dengan subsidi keberangkatan ke Luar Negeri max. US $ 500. 4. Beasiswa unggulan juga memberikan beasiswa pendidikan bagi olahragawan melalui Program Double Degree U to U antara Universitas di Indonesia (UNJ sebagai playing bagi UN yang lain) dengan Universitas di Kuba. 5. Bagi Pelatnas berprestasi yang sedang sekolah tetapi belum mengajukan permohonan beasiswa pendidikan dengan ditujukan ke Dikti tetapi tembusan ke Biro PKLN. 6. Segera kontak dengan Kedutaan Besar Kuba di Jakarta mengenai informasi beasiswa. Saran kepala: Sekitar tanggal 15 -20 Juni 2012 akan di undang kembali mengenai Progress beasiswa ini. Pemimpin Rapat, Notulis, (Ade Susanto) (Carolina)

Hasil Rapat: 1. Tawaran Beasiswa pemerintah Kuba terdiri dari 10 beasiswa mengenai Pendidikan Olahraga, 1 beasiswa Teknik Mesin Pertanian dan 1 beasiswa kedokteran Hewan 2. Untuk Beasiswa Pendidikan Olahraga, pengajuan dapat dikirimkan kepada Sekretaris Beasiswa Unggulan. Untuk informasi mengenai biaya Pendidikan dan biaya hidup dapat menghubungi Kedutaan Besar Kuba di Jakarta, Telp. 021 -3812982. 3. Jika ada kendala mengenai biaya maka dapat memanfaatkan beasiswa olahragawan atau subsidi atlet untuk berlatih ke luar negeri (bila beasiswa tidak seluruhnya terserap oleh atlet) atau dengan subsidi keberangkatan ke Luar Negeri max. US $ 500. 4. Beasiswa unggulan juga memberikan beasiswa pendidikan bagi olahragawan melalui Program Double Degree U to U antara Universitas di Indonesia (UNJ sebagai playing bagi UN yang lain) dengan Universitas di Kuba.

5. Bagi Pelatnas berprestasi yang sedang sekolah tetapi belum mengajukan permohonan beasiswa pendidikan dengan ditujukan ke Dikti tetapi tembusan ke Biro PKLN. 6. Segera kontak dengan Kedutaan Besar Kuba di Jakarta mengenai informasi beasiswa. Saran kepala: Sekitar tanggal 15 -20 Juni 2012 akan di undang kembali mengenai Progress beasiswa ini. Pemimpin Rapat, (Ade Susanto) Notulis, (Carolina)

Mempersiapkan Bahan Rapat �Acara atau Agenda Rapat �Hasil Rapat yg Lalu �Kertas Kerja yg akan dibahas �Bahan Referensi Rapat (peraturan 2) �Bahan 2 bagi peserta Rapat Modern Office Administration

Mempersiapkan Peralatan Rapat �Papan Tulis dan Spidol �LCD Proyektor dan Laptop �Blok Note dan pulpen bagi peserta �Tape Recorder /video untuk merekam jalannya rapat �dll

Notulen / risalah rapat Ditandatangani Ketua rapat Catatan singkat tentang pembicaraan • • • Ringkas, jelas & tegas. Ditulis pokoknya saja. Dibuat oleh seorang penulis yang cakap/mampu. Susunan notulen rapat : a Judul Notulen. a Waktu dan tempat serta jam (mulai & selesai). a Pemimpin (ketua dan sekretaris). a Jumlah yang diundang: Hadir : Tidak hadir : a Acara rapat (sebut secara berurutan). a Jalannya rapat. (Acara I sampai dengan penutup, termasuk keputusan rapat). a Tempat, tanggal, bulan dan tahun. a Pembuat notulen (Sekretaris). a Pengesahan notulen oleh ketua.

MEMPERSIAPKAN PERTEMUAN Macam-macam Tata Ruang Rapat � � Perencanaan Cahaya Perencanaan Warna Perencanaan Udara Penataan Suara

Perencanaan Cahaya Penerangan yang cukup merupakan pertimbangan yang penting dalam tata ruang kantor. Kerugian dari kurangnya cahaya menimbulkan ketegangan otot, kelelahan mata, serta kesalahan dalam bekerja, karena suksesnya pekerjaan kantor memerlukan penerangan cahaya yang baik.

Perencanaan Warna merupakan faktor penting untuk memperbesar efisien kerja para pegawai dan warna akan mempengaruhi perasaan serta pikiran. Maka seharusnya kita menggunakan warna yang sesuai, tepat, dan baik agar kantor tampak menarik dan menyenangkan. Para ahli membedakan tiga warna pokok : • Warna merah menggambarkan panas dan kegembiraan • Warna kuning menggambarkan kehangatan matahari berfungsi untuk merangsang mata dan syaraf agar menimbulkan perasaan riang gembira • Warna biru merupakan warna langit dan samudera yang menggambarkan ketentraman.

MEMPERSIAPKAN PERTEMUAN Perencanaan Udara Mengatasi udara yang panas dan lembab itu perlu memperhatikan : Ø Mengatur suhu udara dalam ruang kerja dengan alat AC. Ø Mengusahakan udara yang cukup dalam ruang kerja. Ø Mengatur pakaian kerja yang sebaik-baiknya dipakai oleh para pekerja.

Penataan Suara-suara bising dan gaduh dapat menggangu konsentrasi kerja karena dapat menggangu pikiran orang yang bekerja sehingga mempengaruhi hasil kerjanya. Untuk mengatasinya, diantaranya: § Langit-langit/dinding ruangan menggunakan lapisan penyadap suara. § Pesawat telepon dibuatkan bilik kecil yang tertutup rapat. § Lantai ruangan diberi alas dari bahan yang tidak banyak mengeluarkan suara.

Teknik Menyusun Undangan Rapat q Surat Undangan resmi q Surat Undangan tidak resmi q Surat Undangan setengah resmi

Surat Undangan Resmi Surat Undangan yang dibuat oleh suatu organisasi, Instansi, lembaga, Yayasan agar orang-orang atau Organisasi yang diundang dapat menghadiri acara yang diselenggarakan oleh pihak yang mengundang. Contoh : Undangan Rapat dinas

Surat Undangan tidak resmi Surat Undangan yang dibuat oleh perorangan mewakili dirinya sendiri agar pihak yang diundang dapat hadir dalam acara yang diselenggarakan oleh yang mengundang. Contoh : Undangan Pernikahan, Khitanan, dan Syukuran.

Surat Undangan Setengah Resmi Surat Undangan yang dikeluarkan oleh suatu Organisasi untuk acara yang bersifat tidak resmi. Contoh : Halal bihalal dan Ulang tahun Perusahaan

Yang harus diperhatikan dalam menyusun agenda rapat : Ø Ø Ø Ø Ø Mengetahui dan menguasai masalah yang dibicarakan Mengetahui tema dan tujuan rapat Mengetahui keadaan calon peserta rapat Mengetahui waktu, tempat, lamanya rapat, dan pelaksanaan rapat Mengetahui peralatan yang akan digunakan Mengetahui keadaan calon pemimpin rapat Mengetahui keadaan ruang rapat Mengetahui makanan berat/ringan dan minuman Mengetahui tata tertib rapat

Yang harus diperhatikan dalam menyusun acara rapat : Ø Acara disusun sesuai dengan pokok permasalahan Ø Urutan acara rapat terdiri dari : § § § Pembukaan Pengarahan dari pemimpin rapat Pelaksanaan rapat Pembawa acara membacakan hasil rapat Mengetahui dan menguasai masalah yang dibicarakan Mengetahui tema dan tujuan rapat

§ § § § Mengetahui keadaan calon peserta rapat Mengetahui waktu, tempat, lamanya rapat, dan pelaksanaan rapat Mengetahui peralatan yang akan digunakan Mengetahui keadaan calon pemimpin rapat Mengetahui keadaan ruang rapat Mengetahui makanan berat/ringan dan minuman Mengetahui tata tertib rapat

Contoh Agenda Rapat Pertemuan para eksekutif muda akan diadakan pada tanggal 12 Juni 2004, Pukul 10. 00 di ruang Presidential Hotel Indonesia. Agenda : 1. Laporan dari rapat sebelumnya 2. Perkenalan produk baru 3. Tanggapan terhadap produk baru 4. Pemasaran produk/promosi 5. Pembagian wilayah pemasaran 6. Persiapan promosi 7. Tanggal untuk rapat selanjutnya

Contoh Susunan Acara Rapat Judul Rapat Pemimpin Rapat : Pemasaran Produk Terbaru Perusahaan : Direktur Utama Bapak Susilo, S. E. Acara : 1. Pembukaan diawali dengan doa 2. Laporan dari rapat sebelumnya oleh ketua Penyelenggara rapat 3. Pengarahan Rapat 4. Perkenalan produk baru 5. Tanggapan dan tanya jawab 6. Pembagian kelompok kerja 7. Rapat pleno mengenai hasil kerja kelompok 8. Cara pemasaran produk/promosi 9. Pembagian wilayah pemasaran 10. Persiapan promosi 11. Pembacaan keputusan-keputusan hasil rapat 12. Kesimpulan rapat 13. Penutup diakhiri dengan doa 14. Pemberitahuan rapat selanjutnya

Contoh Isi Surat Undangan Rapat Dengan hormat, Kami mengundang Bapak/Ibu untuk hadir pada Rapat yang akan diselenggarakan pada: Hari/tanggal : Senin/11 Juli 2004 Waktu : Pukul 1 O. OO Tempat : Grand Mahakam Jl. Pattimura IV Jakarta Acara : Rapat kerja bagi Guru dan Tata Usaha Mengingat pentingnya acara tersebut, kami mohon kehadiran Bapak/Ibu tepat pada waktunya. Atas perhatian Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.

Teknik Membuka dan Menutup rapat Teknik Membuka rapat § Kalimat pembuka harus menarik § Kalimat Pembuka berisi kalimat yang membangkitkan motivasi para pendengar secara cermat § Kalimat pembuka berisi uraian secara umum tentang materi/topik yang akan dibahas § Berikan penegasan atau penekanan pada tujuan dari pembicaraan § Gunakan kalimat yang singkat, jelas, tetapi menarik perhatian para pendengar § Pada awal pembicaraan dapat dipakai beberapa teknik : - Penggunaan data - Anekdot - Membuat Pertanyaan - Mengungkapkan sesuatu yang unik dan istimewa - Menggunakan Peribahasa, kata bijak, dan kutipan dari kitab suci

Teknik Menutup Rapat Ø Menyusun ringkasan atau kesimpulan Pada akhir pembicaraan, pembicara harus mengulangi garis besar isi atau topik yang telah dibahas. Ø Kalimat Penutup Beberapa cara untuk membuat kalimat penutup pembicaraan, yaitu : - Mengulangi inti pembicaraan dengan penjelasan yang singkat - Berisi anjuran kepada pendengar - Berisi Pujian/sanjungan kepada pendengar - Usahakan agar pendengar merasa senang, tersenyum, bahkan tertawa - Penutup dapat diakhiri dengan peribahasa, syair, kutipan dari kitab suci, atau kata bijak.

Teknik Memimpin Rapat Sikap dan sifat yang harus dimiliki seseorang pemimpin rapat, antara lain : � Seorang pemimpin rapat harus memiliki pengetahuan yang luas � Seorang pemimpin rapat harus dapat mengendalikan jalannya rapat � Pemimpin rapat harus mempunyai sifat adil, jujur, berwibawa, dan tegas � Pemimpin rapat harus mampu mengatur lalu lintas jalannya rapat � Pemimpin rapat dapat mengelola secara terarah dalam mencapai tujuan rapat � Pemimpin rapat berusaha agar seluruh peserta rapat memiliki kesempatan untuk memberikan gagasan � Pemimpin rapat menurut prosedur perusahaan dan tata cara pertemuan

Tata Tertib Rapat Secara garis besar, isi tata tertib rapat antara lain sebagai berikut : 1. Peraturan sebelum rapat dimulai a. Peserta rapat hadir tepat waktu b. Peserta rapat mengisi daftar hadir c. Peserta rapat membawa perlengkapan atau peralatan sesuai dengan isi surat undangan d. Bila tidak dapat hadir ada pemberitahuan e. Mengenakan pakaian sesuai dengan pemberitahuan dalam surat undangan

2. Peraturan pada saat rapat dilaksanakan a. Mematuhi aturan main rapat yang telah ditentukan b. Tata tertib berbicara, bersikap c. Tata tertib bertanya d. Tata tertib mengerjakan tugas perorangan/kelompok e. Tata tertib istirahat/makan/minum 3. Peraturan pada saat selesai rapat a. Bila ada tugas mengerjakannya tepat waktu b. Mengikuti pelaksanaan rapat selanjutnya

MENDISTRIBUSIKAN HASIL PERTEMUAN Mesin Pengganda �Mesin Foto Copy, cara Penggunaannya : - Hidupkan mesin dengan menekan tombol On - Letakkan kertas pada kaca tempat foto copy dengan bagian tepi atas menempel pada garis skala pada posisi yang tepat di - Tekan tombol pengatur hasil copy - Tekan tombol jumlah penggandaan yang dikehendaki - Tekan tombol start - Jika sudah selesai tekan tombol Off

� Mesin Stencil, cara penggunaannya : - Sediakan kertas yang akan diduplikasikan ditempat yang telah disediakan yang berada disebelah Up and down Botton - Tekan tombol power yang berada di bawah - Naikkan tombol Up and down Button yang berada disebelah tombol power - Letakkan master ditempat yang telah disediaka, kemudian sesuaikan ukuran master tersebut

- Tekan tombol untuk memilih penduplikasian foto atau tulisan kemudian tombol menu utama. menu utama terbagi menjadi : a. Zoom (max 140 %) b. Organize Size (B 4, A 4, B 5, A 5, dan Post) c. Photo Mode/untuk mengukur tinta (dark, soft, normal) - Setelah selesai pemilihan menu untuk kembali ke pengaturan awal tekan menu utama hingga tertera tulisan osht 1 set…. % - Kemudian tekan tombol untuk memasukkan master yang akan diduplikasi

Mengirim Notula � Mesin Faximile 1. Pastikan faximile berada dalam posisi menyala 2. Letakkkan kertas pada feeder atau posisi system pengiriman (kertas terbalik) 3. Tekan tombol tujuan, tunggu sampaiterdengar bunyi beep…. 4. Tekan tombol start atau copy, maka dengan otomatis dokumen yang dikirim akan sampai ke tujuan

� E-mail 1. Login ke account email anda, gunakan link berikut : http//mail. yahoo. co. id a. Sign In Yahoo Mail b. Masukkan Yahoo ID dan Password c. Klik tombol Sign In 2. Ada beberapa bagian menu yang nampak pada halaman Yahoo Mail 3. Klik tombol New (untuk memulai membuat pesan/message)

4. Akan muncul halaman untuk mengetik pesan. Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan : a. To : Isi dengan alamat e-mail tujuan b. Subject : diisi dengan topik/tema surat c. Untuk memasukkan file lampiran pilih tombol attach file 5. Untuk mengirim e-mail Klik tombol Send

� Pos Langsung 1. Mengetik naskah rapat/notulen 2. Menggandakan naskah hasil rapat yang akan dikirim 3. Mengecek naskah hasil rapat yang akan dikirim 4. Mencatat segala keterangan yang akan diposkan kedalam buku catatan perangko

5. Mencatat segala keterangan yang akan diposkan jumlah perangko yang akan ditempelkan 6. Apabila memakai fasilitas mesin perangko semua naskah yang akan dikirim melalui pos perangkonya dicap dengan mesin tersebut 7. Untuk jenis paket atau amplop yang tebal, hendaknya alamat diketik di atas label berperekat lalu tempelkan pada amplop

� Lembar Ekspedisi Buku ekspedisi ada dua macam : 1. Buku Ekspedisi Intern (lingkungan sendiri) 2. Buku Ekspedisi Ekstern (lingkungan luar)