Pengawasan dan Pengendalian Manajemen Pengawasan vs Pengendalian Perbedaan

Pengawasan dan Pengendalian Manajemen

Pengawasan vs Pengendalian Perbedaan mendasar antara pengawasan dan pengendalian adalah • pengawasan dapat dilakukan secara periodik (berkala) sedangkan • pengendalian harus dilakukan setiap saat.

Pengertian Pengawasan • Pengawasan adalah proses dalam menetapkan ukuran kinerja dan pengambilan tindakan yang dapat mendukung pencapaian hasil yang diharapkan sesuai dengan kinerja yang telah ditetapkan tersebut. (Schermerhorn, 2002) • Pengawasan adalah proses untuk memastikan bahwa segala aktifitas yang terlaksana sesuai dengan apa yang telah direncanakan. (Stoner, Freeman, &Gilbert, 1995)

Beberapa Istilah Asing mengenai Pengawasan • Controlling • Evaluating • Appraising • Correcting

Beberapa Gejala yang memerlukan Pengawasan • Terjadi penurunan pendapatan atau profit, namun tidak begitu jelas faktor penyebabnya • Penurunan kualitas pelayanan (teridentifikasi dari adanya keluhan pelanggan) • Ketidakpuasan pegawai (teridentifikasi dari adanya keluhan pegawai, produktifitas kerja yang menurun, dan lain sebagainya) • Berkurangnya kas perusahaan • Banyaknya pegawai atau pekerja yang menganggur • Tidak terorganisasinya setiap pekerjaan dengan baik • Biaya yang melebihi anggaran • Adanya penghamburan dan inefisiensi

Alat Bantu Pengawasan Manajerial • Management-by-Exception berfokus pada perhatian manajerial pada perbedaan substansi antara tampilan aktual dengan tampilan yang diharapkan. (prinsip pengecualian) • Management-Information System berfokus pada penyediaan informasi untuk melakukan evaluasi dari fungsi manajemen Management By Objective (MBO) adalah untuk memastikan bahwa setiap karyawan memiliki pemahaman yang jelas terhadap tujuan atau sasaran organisasi, seperti halnya mereka memahami peran dan tanggung jawabnya dalam mencapai tujuan tersebut.

Pengawasan dalam Bidang SDM • Penerapan Employee Discipline System • Adanya Career Path • Pemahaman Manajer atas Motivasi, Kepuasan, serta Gaya Kepemimpinan yang diterapkan

Pengawasan di Bagian Informasi • Penggunaan Teknologi Komputer dan Teknologi Informasi • Penerapan Sistem Informasi Manajemen

Pengawasan di Bagian Keuangan • Analisis Laporan Keuangan (Financial Statement Analysis) • Manajemen Kas (Cash Management) • Pengelolaan Biaya (Cost Control)

Pengawasan di Bagian Pemasaran • Evaluasi atas Pasar Sasaran dan Pasar Potensial • Survey atas Perilaku Konsumen dan berbagai Faktor yang terkait dengan Konsumen • Evaluasi atas Strategi Pemasaran dan Bauran Pemasaran yang dilakukan

Pengendalian Manajemen • Adalah suatu proses yang digunakan untuk mempengaruhi para anggota organisasi agar menerapkan strategi organisasi. Pengendalian manajemen merupakan: – Aktivitas Pengendalian Manajemen – Keselarasan Tujuan – Salah satu alat implementasi Strategi, selain struktur organisasi, manajemen SDM, Budaya – Menekankan aspek Keuangan dan Nonkeuangan – Membantu Mengembangkan Strategi Baru

Batas Pengendalian Manajemen • Tiga aktivitas yang memerlukan perencanaan dan pengendalian: – Strategy Formulation – Management Control – Task Control

Konsep Pengendalian Manajemen • Pengendalian: adalah proses untuk menjamin agar kegiatan mengarah ke tujuan yang diinginkan • Unsur Pengendalian: – 1. Detektor atau sensor – 2. Assesor atau penilai – 3. Efektor atau pengubah – 4. Jaringan Komunikasi

Ilustrasi • Sopir – Mata (sensor) – Otak (assessor) – Kaki (effector) – Jaringan komunikasi dari indera otak anggota badan

Tipe-tipe Pengendalian • (Awal) Preliminary Kadang-kadang disebut kendali feedforward, Hal ini harus dipenuhi sebelum suatu perkerjaan dimulai. Kendali ini menyakinkan bahwa arah yang tepat telah disusun dengan sumber-sumber yang tepat tersedia untuk memenuhinya.

Tipe-tipe Pengendalian • (Saat ini) Concurrent Berfokus pada apa yang sedang terjadi selama proses. Kadang-kadang disebut Kendali steering, kendali ini memantau operasi dan aktivitas yang sedang berjalan untuk menjamin sesuatunya telah sedang dikerjakan dengan tepat.

Tipe-Tipe Pengendalian • (Akhir) Post-action Kadang-kadang disebut kendali feedback , Kendali ini mengambil tempat setelah suatu tindakan dilengkapi. Kendali akhir berfokus pada hasil akhir, kebalikan dari input dan aktivitas.

TAHAP-TAHAP PROSES PENGAWASAN 1. 2. 3. 4. 5. Penetapan standar pelaksanaan Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan Pengukuran Pembandingan prestasi dengan standar Pengambilan tindakan koreksi

Tahap 1: Penetapan Standar n STANDAR Satuan pengukuran yang digunakan sebagai patokan untuk penilain hasil. tujuan, sasaran, kuota, target lebih khusus - target penjualan - anggaran - market share - margin keuntungan - sasaran produksi

TIGA BENTUK STANDAR Fisik: kuantitas, kualitas produk 2. Moneter: biaya, laba 3. Waktu: kecepatan produksi 1.

Tahap 2: Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan Beberapa pertanyaan yang digunakan: 1. HOW OFTEN: stp jam, harian, mingguan 2. WHAT FORM: Laporan tertulis, inspeksi visual melalui telepon 3. WHO: manajer, staf departemen Pengukuran mudah dilakukan tidak mahal dapat diterangkan kepada karyawan

Tahap 3: Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan Merupakan proses yang berulang-ulang, terus-menerus Cara: 1. Pengamatan (observasi) 2. Laporan-laporan (lisan, tertulis) 3. metode-metode otomatis 4. Inspeksi, penguiian (test) dengan pengambilan sampel

Tahap 4: Perbandingan Prestasi dengan Standar & Analisis Penyimpangan l l l Tahap paling kritis, tetapi mudah dilakukan Kompleksitas: saat menginterpretasikan adanya deviasi Analisis: mengapa penyimpangan terjadi

Tahap 5: pengambilan Tindakan Koreksi � Tindakan koreksi berbagai bentuk Ø Standar diubah Ø Pelaksanaan diperbaiki Ø Keduanya � Mengubah standar mula-mula � Mengubah pengukuran pelaksanaan - frekuensi (sering, kurang) - mengganti sistem pengukuran � Mengubah cara analisis & interpretasi

PENTINGNYA PENGAWASAN FAKTOR-FAKTOR Pengawasan semakin 1. 2. 3. 4. penting Perubahan lingkungan organisasi Peningkatan kompleksitas organisasi Kesalahan-kesalahan Kebutuhan manager untuk mendelegasikan wewenang.

PENGAWASAN YANG EFEKTIF ? (10 kriteria)

1. AKURAT mengawasi kegiatan benar dan real 2. TEPAT WAKTU informasi dikumpulkan dievaluasi secapatnya bila korektif segera 3. FLEKSIBEL thdp perubahan lingkungan

4. OBYEKTIF dan INTEGRATIF info mudah dipahami, obyektif dan lengkap 5. Terpusat pd Titik Pengawasan STRATEGIS fokus pada aktivitas dg penyimpangan tertinggi shg bisa fatal

6. Realistik EKONOMIS biaya lbh kecil dr manfaat 7. Realistik ORGANISASIONAL sistem harus cocok HARMONIS dg kenyataan organisasi 8. Sbg petunjuk operasional menunjukkan, deteksi, koreksi

9. Terkoordinasi dg Aliran Kerja Organisasi tiap tahap pekerjaan mempengaruhi kesuksesan/kegagalan operasional perusahaan 10. Diterima Anggota Organisasi mendorong tanggungjawab dab berprestasi

• selesai