MENGELOLA PERTEMUAN RAPAT Mempersiapkan pertemuanrapat Menyelenggarakan pertemuanrapat Membuat

MENGELOLA PERTEMUAN / RAPAT Mempersiapkan pertemuan/rapat Menyelenggarakan pertemuan/rapat Membuat catatan hasil pertemuan/rapat Mendistribusikan hasil pertemuan/rapat Bisnis Manajemen

KD 1. INDIKATOR Mempersiapkan Pertemuan/ Rapat 1. 1 1. 2 1. 3 1. 4 1. 5 Melakukan pertemuan dan peserta yang hadir sesuai dengan kebutuhan Pengaturan pertemuan dibuat berdasarkan kebutuhan dirancang waktunya Agenda dibuat berdasarkan pada tujuan pertemuan yang telah ditetapkan Informasi yang ada dalam agenda adalah yang akan didiskusikan Bahan untuk pertemuan telah disiapkan dikirim kepada peserta sesuai dengan waktu yang telah dibuat MATERI - Ruang lingkup rapat Persiapan rapat KEGIATAN PEMBELAJARAN - Menjelaskan pengertian tentang rapat Menjelaskan tujuan rapat Menyebutkan jenis-jenis rapat Mengidentifikasi keperluan rapat Menjelaskan macam-macam tata ruang rapat Menjelaskan teknik menyusun undangan rapat Menjelaskan teknik menyusun acara Menyiapkan bahan dan alat dengan cekatan Membuat proposal, undangan, dan menyusun acara rapat dengan teliti dan bertanggung jawab Menata ruang rapat dengan cekatan - Bisnis dan Manajemen

Menurut Kamus Bahasa Indonesia edisi ke-2 terbitan balai pustaka Rapat adalah pertemuan (kumpulan) untuk membicarakan sesuatu sidang majelis Bisnis dan Manajemen

Etika komunikasi oleh Samsil Rambe : Rapat adalah kumpulan beberapa orang atau organisasi yang akan membicarakan sesuatu masalah atau kepentingan bersama untuk memberikan penjelasan, memecahkan suatu persoalan dan sekaligus mengadakan perundingan demi memperoleh suatu hasil yang disepakati / disetujui bersama. Bisnis dan Manajemen

Surat menyurat dan komunikasi menurut Cut Rozanna : Rapat adalah pertemuan antara para anggota di lingkungan organisasi sendiri untuk merundingkan atau menyelesaikan suatu masalah menyangkut kepentingan bersama. Bisnis dan Manajemen

Kesimpulan : Rapat adalah pertemuan yang dilakukan orang yang membicarakan suatu masalah atau kepentingan untuk memberikan penjelasan atau memecahkan suatu persoalan mengadakan perundingan demi memperoleh kesepakatan bersama. Bisnis dan Manajemen

Tujuan Rapat : • • • Untuk memecahkan suatu masalah. Untuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan. Sebagai alat koordinasi Bisnis dan Manajemen

Jenis-jenis Rapat § § § Rapat Berdasarkan Tujuan : Rapat Berdasarkan sifat Rapat Berdasarkan jangka waktu Rapat Berdasarkan Frekuensi Rapat Berdasarkan Nama Bisnis dan Manajemen

Berdasarkan Tujuan § Rapat Penjelasan § Rapat Pemecahan Masalah § Rapat Perundingan Berdasarkan Sifat § § Rapat Formal Rapat Informal Rapat Terbuka Rapat Tertutup

Berdasarkan Jangka Waktu § § Rapat Mingguan Rapat Bulanan Rapat Semester Rapat Tahunan Berdasarkan Frekuensi § Rapat Rutin § Rapat Insidental

Berdasarkan Nama § Rapat Kerja § Rapat Dinas § Musyawarah Kerja

Syarat-Syarat Rapat § Persiapan Rapat § Pelaksanaan Rapat

Persiapan Rapat § § § Penentuan Tujuan Rapat dan Acara Rapat Penentuan Waktu, hari, tanggal, dan tahun Penentuan Tempat Akomodasi Konsumsi Media/Peralatan

Pelaksanaan Rapat § § § Suasana Rapat berlangsung terbuka Peserta Rapat berpartisipasi aktif Adanya kendali dari ketua rapat Hindarkan debat kusir Bahasa harus komunikatif Hindarkan monopoli ketika berbicara Adanya keputusan dan kesimpulan rapat Adanya Notulen Acara Rapat Media Rapat Waktu

Unsur-unsur rapat v Tujuan Rapat v Masalah yang akan dibicarakan v Pemimpin Rapat v Peserta Rapat v Media Rapat v Notulis

1. Tujuan Rapat q Untuk memecahkan suatu masalah. q Untuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan. q Sebagai alat koordinasi antar intern atau antar ekstern. Bisnis dan Manajemen

2. Masalah yang akan dirapatkan Permasalah meliputi permasalahan ringan, sedang dan berat yang memerlukan penanganan dengan sesegera mungkin dan ada pula yang dapat ditangguhkan terlebih dahulu, tetapi adapula salah satu cara dengan mengadakan rapat. 3. Pemimpin Rapat a. Tipe otoriter b. Tipe demokratis c. Tipe laissez-faire Bisnis dan Manajemen

4. Peserta Rapat a. Sifat atau karakter peserta rapat 1) Tipe pemersatu 2) Tipe perantara 3) Tipe pendengar 4) Tipe pemberi semangat 5) TIpe inisiatif 6) Tipe pemberi informasi 7) Tipe penyerangan b. Fungsi peserta rapat 1) Sebagai penyumbang pendapat 2) Sebagai penyimpul 3) Sebagai penyumbang data 4) Sebagai penerima hasil keputusan 5) Sebagai pembantu pemimpin Bisnis dan Manajemen

5. Media Rapat a. Ruangan, meja, dan kursi, papan tulis/white board b. Lampu penerangan c. Flip chart d. Sound system e. Alat tulis f. OHP, komputer dll, . 6. Notulis adalah seseorang yang menulis Notula, Sedangkan Notula adalah Catatan Singkat Mengenai Jalannya rapat serta hal yang dibicarakan diputuskan dalam rapat Bisnis dan Manajemen

Teknik Penyelenggaraan Rapat 1. 2. 3. 4. Persiapan rapat Pelaksanaan Rapat Pelaporan Sarana Komunikasi/bahasa

1. Persiapan rapat § § Persiapan administrasi Persiapan ruangan Persiapan akomodasi konsumsi Kesehatan dan keamanan Bisnis dan Manajemen

2. Pelaksanaan rapat § § § Pembukaan rapat Pembagian tugas Rapat kelompok Rapat pleno Perumusan Reproduksi Bisnis dan Manajemen

3. Pelaporan § Pelapor § Penerima laporan § Bahan yang dilaporkan 4. Sarana komunikasi (bahasa) § Paragraf yang runtut § Kalimat yang efektif Bisnis dan Manajemen

Keperluan Rapat § Bahan § Alat Tulis dan Perlengkapan § Akomodasi Bisnis dan Manajemen

Bahan § Notula yang merupakan hasil dari rapat sebelumnya § Makalah yang akan dibahas dalam rapat § Peraturan-peraturan yang diperlukan § Bahan-bahan acuan seperti buku/majalah, media cetak/elektronik. Bisnis dan Manajemen

Alat Tulis dan Perlengkapan § Pensil, Bolpoin, Penghapus § Map beserta isinya yaitu, kertas HVS, Jadwal rapat, dokumen –dokumen sehubungan dengan masalah yang akan dibahas untuk dibaca para peserta rapat § Komputer/Laptop § Sound System § Overhead Proyektor (OHP) § Video § Tape Recorder § White Board § Camera Bisnis dan Manajemen

Akomodasi dan Konsumsi § Hotel/Penginapan § Transportasi § Makanan dan Minuman

MEMPERSIAPKAN PERTEMUAN Macam-macam Tata Ruang Rapat v v Perencanaan Cahaya Perencanaan Warna Perencanaan Udara Penataan Suara

Perencanaan Cahaya Penerangan yang cukup merupakan pertimbangan yang penting dalam tata ruang kantor. Kerugian dari kurangnya cahaya menimbulkan ketegangan otot, kelellahan mata, serta kesalahan dalam bekerja, karena suksesnya pekerjaan kantor memerlukan penerangan cahaya yang baik.

Jenis-jenis Cahaya buatan Manusia q Cahaya Langsung q Cahaya Setengah Langsung q Cahaya Tidak Langsung q Cahaya Setengah tidak Langsung

Perencanaan Warna merupakan faktor penting untuk memperbesar efisien kerja para pegawai dan warna akan mempengaruhi perasaan serta pikiran. Maka seharusnya kita menggunakan warna yang sesuai, tepat, dan baik agar kantor tampak menarik dan menyenangkan. Para ahli membedakan tiga warna pokok : • Warna merah menggambarkan panas dan kegembiraan • Warna kuning menggambarkan kehangatan matahari berfungsi untuk merangsang mata dan syaraf agar menimbulkan perasaan riang gembira • Warna biru merupakanwarna langit dan samudera yang menggambarkan ketentraman.

MEMPERSIAPKAN PERTEMUAN Perencanaan Udara Mengatasi udara yang panas dan lembab itu perlu memperhatikan : Ø Mengatur suhu udara dalam ruang kerja dengan alat AC. Ø Mengusahakan udara yang cukup dalam ruang kerja. Ø Mengatur pakaian kerja yang sebaiknya dipakai oleh para pekerja.

Penataan Suara-suara bising dan gaduh dapat menggangu konsentrasi kerja karena dapat menggangu pikiran orang yang bekerja sehingga mempengaruhi hasil kerjanya. Untuk mengatasinya, diantaranya: § Langit-langit/dinding ruangan menggunakan lapisan penyadap suara. § Pesawat telepon dibuatkan bilik kecil yang tertutup rapat. § Lantai ruangan diberi alas dari bahan yang tidak banyak mengeluarkan suara.

Teknik Menyusun Undangan Rapat q Surat Undangan resmi q Surat Undangan tidak resmi q Surat Undangan setengah resmi

Surat Undangan Resmi Surat Undangan yang dibuat oleh suatu organisasi, Instansi, lembaga, Yayasan agar orang-orang atau Organisasi yang diundang dapat menghadiri acara yang diselenggarakan oleh pihak yang mengundang. Contoh : Undangan Rapat dinas

Surat Undangan tidak resmi Surat Undangan yang dibuat oleh perorangan mewakili dirinya sendiri agar pihak yang diundang dapat hadir dalam acara yang diselenggarakan oleh yang mengundang. Contoh : Undangan Pernikahan, Khitanan, dan Syukuran.

Surat Undangan Setengah Resmi Surat Undangan yang dikeluarkan oleh suatu Organisasi untuk acara yang bersifat tidak resmi. Contoh : Halal bihalal dan Ulang tahun Perusahaan

Syarat Penulisan Bahasa Surat v Nada bahas surat harus tepat - Hindari kata-kata atau kalimat majemuk - Perhatikan aturan tata bahasa - Terapkan sopan santun penulisan bahas surat yang lazim v Penggunaan Kalimat Sederhana - Susunan Kata yang teratur yang menyatakan suatu pengertian. Kalimat yang dikehendaki singkat tetapi padat dan jelas serta bertata bahasa yang benar, tidak panjang atau berulang-ulang, sehingga mudah dipahami oleh pembaca.

v Rumusan Isi Surat harus jelas dan sopan yang dirumuskan secara singkat dibagian hal atau perihal. v Kejelasan Makan - Hindari Pemakaian kata/istilah yang kurang lazim (tidak umum) dan kalimat yang berbelit-belit. - Pemilihan kata yang tepat, susunan kalimat yang sederhana dan ungkapan yang wajar, serta tulisan yang jelas dan benar. - Penggunaan ejaan dan tanda baca yang tepat serta gunakan singkatan yang sudah biasa dipakai

Pengaturan Alinea q Untuk Mengetahui dari Instansi mana surat tersebut dikirimkan. q Untuk mengetahui kota, tanggal, bulan, dan tahun surat dikeluarkan. q Untuk mengetahui tentang atau perihal surat dikirimkan q Untuk mengetahui maksud, tujuan, dan keinginan pengirim. q Untuk mengetahui siapa nama dan jabatan penanggung jawab surat. q Untuk mengetahui mungkin ada dokumen yang dilampirkan yang terkait dengan isi surat.

Penempatan bagian-bagian surat • • Kepala Surat Pembukaan Isi Surat Penutup

Kepala Surat Pada bagian ini dicantumkan nama Instansi/Lembaga, alamat instansi/lembaga, nomor telepon, lambang instansi, dan lain-lain.

Pembukaan Ø Tanggal surat, bulan, dan tahun Ø Nomor surat, membuat nomor surat dibuat/dikeluarkan Ø Lampiran Ø Hal/Perihal Ø Nama dan alamat surat yang dikehendaki oleh penulis/pembuat surat Ø Salam Pembuka

Isi Surat/tubuh surat Merupakan uraian lengkap dan jelas tentang masalah yang menyebabkan surat itu dibuat dan dikirimkan. Biasanya dituangkan kedalam alinea pembuka, alinea isi dan alinea penutup.

Penutup surat terdiri dari : § Salam Penutup § Tanda tangan pejabat

Teknik menyusun agenda dan acara rapat Teknik v Pengetahuan dan kepandaian membuat sesuatu v Cara sistematis mengerjakan sesuatu Agenda v Buku catatan yang bertanggal untuk satu tahun v Masalah yang akan dibicarakan di dalam rapat

Acara Hal/pokok yang akan dibicarakan (dalam rapat dan perundingan) Rapat v Pertemuan untuk membicarakan sesuatu v Sidang untuk membahas masalah yang berkenaan dengan bidang pekerjaan yang dihadapi

Yang harus diperhatikan dalam menyusun agenda rapat : Ø Mengetahui dan menguasai masalah yang dibicarakan Ø Mengetahui tema dan tujuan rapat Ø Mengetahui keadaan calon peserta rapat Ø Mengetahui waktu, tempat, lamanya rapat, dan pelaksanaan rapat Ø Mengetahui peralatan yang akan digunakan Ø Mengetahui keadaan calon pemimpin rapat Ø Mengetahui keadaan ruang rapat Ø Mengetahui makanan berat/ringan dan minuman Ø Mengetahui tata tertib rapat

Yang harus diperhatikan dalam menyusun acara rapat : Ø Acara disusun sesuai dengan pokok permasalahan Ø Urutan acara rapat terdiri dari : Pembukaan Pengarahan dari pemimpin rapat Pelaksanaan rapat Pembawa acara membacakan hasil rapat Mengetahui dan menguasai masalah yang dibicarakan § Mengetahui tema dan tujuan rapat § § §

§ Mengetahui keadaan calon peserta rapat § Mengetahui waktu, tempat, lamanya rapat, dan pelaksanaan rapat § Mengetahui peralatan yang akan digunakan § Mengetahui keadaan calon pemimpin rapat § Mengetahui keadaan ruang rapat § Mengetahui makanan berat/ringan dan minuman § Mengetahui tata tertib rapat

Contoh Agenda Rapat Pertemuan para eksekutif muda akan diadakan pada tanggal 12 Juni 2004, Pukul 10. 00 di ruang Presidential Hotel Indonesia. Agenda : 1. Laporan dari rapat sebelumnya 2. Perkenalan produk baru 3. Tanggapan terhadap produk baru 4. Pemasaran produk/promosi 5. Pembagian wilayah pemasaran 6. Persiapan promosi 7. Tanggal untuk rapat selanjutnya

Contoh Susunan Acara Rapat Judul Rapat : Pemasaran Produk Terbaru Perusahaan Pemimpin Rapat : Direktur Utama Bapak Susilo, S. E. Acara : 1. Pembukaan diawali dengan doa 2. Laporan dari rapat sebelumnya oleh ketua Penyelenggara rapat 3. Pengarahan Rapat 4. Perkenalan produk baru 5. Tanggapan dan tanya jawab 6. Pembagian kelompok kerja 7. Rapat pleno mengenai hasil kerja kelompok 8. Cara pemasaran produk/promosi 9. Pembagian wilayah pemasaran 10. Persiapan promosi 11. Pembacaan keputusan-keputusan hasil rapat 12. Kesimpulan rapat 13. Penutup diakhiri dengan doa 14. Pemberitahuan rapat selanjutnya

Contoh Isi Surat Undangan Rapat Dengan hormat, Kami mengundang Bapak/Ibu untuk hadir pada Rapat yang akan diselenggarakan pada: Hari/tanggal: Senin/11 Juli 2004 Waktu : Pukul 1 O. OO Tempat : Grand Mahakam Jl. Pattimura IV Jakarta Acara : Rapat kerja bagi Guru dan Tata Usaha Mengingat pentingnya acara tersebut, kami mohon kehadiran Bapak/Ibu tepat pada waktunya. Atas perhatian Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.

Cara menyusun Proposal, yaitu sebagai berikut : Kata Pengantar Pendahuluan Maksud dan tujuan Jenis kegiatan Rencana Kerja Lokasi atau tempat kegiatan Waktu kegiatan Orang-orang yang terlibat kegiatan atau panitia pelaksanaan kegiatan § Dana § Harapan § Lampiran-lampiran § § § §

KD INDIKATOR 2. 2. 1 Menyelenggarakan Pertemuan 2. 8 Pertemuan dipimpin menurut prosedur perusahaan dan tata cara pertemuan Hubungan antar pribadi dan gaya komunikasi dipakai agar dapat membuka dan mendorong adanya komuniksi yang baik Kesepakatan mengenai tujuan dan penyelenggaraan pertemuan dapat tercapai Gagasan dan informasi disampaikan jelas dan lengkap Seluruh peserta diberi kesempatan untuk memberi gagasan Pertemuan dikelola secara terarah agar tujuan tercapai Waktu pertemuan yang akan diselenggarakan berikutnya telah disetujui dan didasarkan pada kesepatan peserta Notulen dicatat dengan benar MATERI - Pengelolaan pertemuan Etika pertemuan KEGIATAN PEMBELAJARAN - Menjelaskan membuka dan menutup rapat Menjelaskan teknik memimpin rapat Menjelaskan teknik mengajukan pendapat Memahami tata tertib rapat Menjelaskan teknik menyusun notula dan resume rapat Menerapkan teknik membuka, memimpin, mengajukan pendapat, dan menyusun notula dan resume rapat dengan benar Mempraktrekkan penyelenggaraan rapat Membuat notula dan menyusun resume rapat 2. 2 2. 3 2. 4 2. 5 2. 6 2. 7 -

Teknik Membuka dan Menutup rapat Teknik Membuka rapat Kalimat pembuka harus menarik Kalimat Pembuka berisi kalimat yang membangkitkan motivasi para pendengar secara cermat § Kalimat pembuka berisi uraian secara umum tentang materi/topik yang akan dibahas § Berikan penegasan atau penekanan pada tujuan dari pembicaraan § Gunakan kalimat yang singkat, jelas, tetapi menarik perhatian para pendengar § Pada awal pembicaraan dapat dipakai beberapa teknik : - Penggunaan data - Anekdot - Membuat Pertanyaan - Mengungkapkan sesuatu yang unik dan istimewa - Menggunakan Peribahasa, kata bijak, dan kutipan dari kitab suci § §

Teknik Menutup Rapat Ø Menyusun ringkasan atau kesimpulan Pada akhir pembicaraan, pembicara harus mengulangi garis besar isi atau topik yang telah dibahas. Ø Kalimat Penutup Beberapa cara untuk membuat kalimat penutup pembicaraan, yaitu : - Mengulangi inti pembicaraan dengan penjelasan yang singkat - Berisi anjuran kepada pendengar - Berisi Pujian/sanjungan kepada pendengar - Usahakan agar pendengar merasa senang, tersenyum, bahkan tertawa - Penutup dapat diakhiri dengan peribahasa, syair, kutipan dari kitab suci, atau kata bijak.

Teknik Memimpin Rapat Sikap dan sifat yang harus dimiliki seseorang pemimpin rapat, antara lain : v Seorang pemimpin rapat harus memiliki pengetahuan yang luas v Seorang pemimpin rapat harus dapat mengendalikan jalannya rapat v Pemimpin rapat harus mempunyai sifat adil, jujur, berwibawa, dan tegas v Pemimpin rapat harus mampu mengatur lalu lintas jalannya rapat v Pemimpin rapat dapat mengelola secara terarah dalam mencapai tujuan rapat v Pemimpin rapat berusaha agar seluruh peserta rapat memiliki kesempatan untuk memberikan gagasan v Pemimpin rapat menurut prosedur perusahaan dan tata cara pertemuan

Teknik Mengajukan Pendapat Teknik bertanya dalam rapat, yaitu sebagai berikut : v v v v v Pertanyaan Langsung Pertanyaan Umum Pertanyaan Terbuka Pertanyaan Mengembalikan Pertanyaan dipindahkan Pertanyaan Faktual Pertanyaan Retoris Pertanyaan Penghargaan Leading Question

Tata Tertib Rapat Secara garis besar, isi tata tertib rapat antara lain sebagai berikut : 1. Peraturan sebelum rapat dimulai a. Peserta rapat hadir tepat waktu b. Peserta rapat mengisi daftar hadir c. Peserta rapat membawa perlengkapan atau peralatan sesuai dengan isi surat undangan d. Bila tidak dapat hadir ada pemberitahuan e. Mengenakan pakaian sesuai dengan pemberitahuan dalam surat undangan

2. Peraturan pada saat rapat dilaksanakan a. Mematuhi aturan main rapat yang telah ditentukan b. Tata tertib berbicara, bersikap c. Tata tertib bertanya d. Tata tertib mengerjakan tugas perorangan/kelompok e. Tata tertib istirahat/makan/minum 3. Peraturan pada saat selesai rapat a. Bila ada tugas mengerjakannya tepat waktu b. Mengikuti pelaksanaan rapat selanjutnya

Teknik Menyusun Notula dan Resume Rapat v Pengertian Notula adalah catatan singkat mengenai jalannya rapat serta hal yang dibicarakan diputuskan. v Macam-macam notula - Notula Harfiah, yaitu laporan atau pencatatan secara kata demi kata dari seluruh pembicaraan dalam rapat tanpa menghilangkan atau menambahkan kata lain. - Notula Rangkuman, yaitu laporan ringkas tentang pembicaraan dalam rapat

Fungsi Notula § Sebagai dokumen dan alat bukti § Sebagai sumber informasi untuk peserta yang tidak hadir § Sebagai pedoman untuk rapat berikutnya § Sebagai alat pengingat untuk peserta rapat § Sebagai dokumen § Sebagai alat untuk rapat semu

Isi notula § Judul notula beserta nama organisasi atau unit organisasi atau yang menyelenggarakan rapat. § Hari, tanggal, tempat, dan waktu di mulai dan berakhirnya rapat § Sifat rapat misalnya rutin, tahunan, luar biasa § Pemimpin dan notulis rapat § Nama peserta baik peserta yang hadir maupun yang tidak hadir § Penyempurnaan rapat sebelumnya dan pengesahan dari pemimpin rapat § Susunan acara rapat § Ringkasan jalanya rapat § Hasil rapat § Hal-hal lain yang ikut di bicarakan rapat § Catatan khusus § Nama dan tanda tangan pimpinan dan notulis rapat

KD 3. INDIKATOR Membuat Catatan Hasil Pertemuan 3. 1 3. 2 MATERI KEGIATAN PEMBELAJARAN - Catatan hasil rapat diketik secara benar Hasil catatan tercatat diberikan kepada bagian yang bersangkutan Hasil Notulen Dapat mencatat hasil pertemuan Mengetik secara benar hasil pertemuan Bisnis dan Manajemen

CONTOH PENYUSUNAN NOTULA Rapat Pemilihan Calon Ketua Jurusan Sekretaris Sekolah Tinggi Ilmu Manajemen Bandung 2006 Hari : Senin Tanggal: 24 April 2006 Jam : 09. 00 – 12. 30 WIB Tempat : Ruang Serba Guna Ketua : Ketua Jurusan Sekretaris : Sekretaris Jurusan Hadir : 24 peserta Tidak Hadir : 4 peserta Acara : § Pembukaan § Penjelasam tentang tata cara pemilihan calon ketua Jurusan § Pemilihan Calon Ketua Jurusan § Tanya jawab dan lain-lain § Penutup Bisnis dan Manajemen

Risalah Pembicaraan Acara ke-1: § Jam 09. 00 WIB Rapat dibuka oleh Sekretaris Jurusan § Sekretaris membacakan peserta yang hadir dan tidak hadir § Sekretaris membacakan jadwal pemilihan Ketua Jurusan Acara ke-2: Penjelasan dari Ketua Jurusan § Syarat-syarat calon Ketua Jurusan § prosedur pencalonan § Prosedur pertimbangan § Prosedur penetapan § Pemilihan Acara ke-3: Pemilihan calon Ketua Jurusan Berdasarkan SK Dekan Sekolah Tinggi Ilmu Manajemen No. 24/IV/06 Pasal 4, terdapat 3 orang dosen yang dicalonkan, yaitu: § Dra. Hana Hasana § Dra. Nina Karmil § Drs. Pujo Hartono a. Dra. Hana Hasanah, tidak bersedia di calonkan b. Dra. Nina Karmila, dan c. Drs. Pujo Hartono, bersedia dicalonkan Tampilan

Acara ke-4: Tanya jawab dan lain-lain • Dra. Nina Karmila, prosedur pertimbangan dan penetapan ketua jurusan • Drs. Puji Hartono, menayakan kemungkinan di masa mendatang. Acara ke-5: Penutup Tepat pada jam 12. 30 WIB rapat ditutup oleh ketua jurusan dengan ucapan terima kasih. Mengetahui dan mengesahkan Bandung, 24 April 2006 K e t u a Sekretaris Drs. Yudiferi Dra. Shadana NIP. 130777841 NIP. 131567321

NOTULA RAPAT Tanggal : 23 Mei 2007 Hari : Rabu Jam : 14. 00 s. d selesai BPKLN Lokasi : Ruang Sidang BPKLN 602 Lt. 6 Acara : TAWARAN BEASISWA DARI PEMERINTAH Peserta Rapat: 1. Agus. S. Surtobroto dari FIK Universitas Negeri Yogyakarta 2. Budi Valianto dari FIK Universitas Negeri Medan 3. Khairuddin dari FIK Universitas Negeri Padang 4. Tedi Cahyono dari FIK Universitas Negeri Jakarta 5. Ferry Yulmarino 6. Abe Susanto 7. Tim Beasiswa Unggulan Hasil Rapat: Bisnis dan Manajemen

Hasil Rapat: 1. Tawaran Beasiswa pemerintah Kuba terdiri dari 10 beasiswa mengenai Pendidikan Olahraga, 1 beasiswa Teknik Mesin Pertanian dan 1 beasiswa kedokteran Hewan 2. Untuk Beasiswa Pendidikan Olahraga, pengajuan dapat dikirimkan kepada Sekretaris Beasiswa Unggulan. Untuk informasi mengenai biaya Pendidikan dan biaya hidup dapat menghubungi Kedutaan Besar Kuba di Jakarta, Telp. 0213812982. 3. Jika ada kendala mengenai biaya maka dapat memanfaatkan beasiswa olahragawan atau subsidi atlet untuk berlatih ke luar negeri (bila beasiswa tidak seluruhnya terserap oleh atlet) atau dengan subsidi keberangkatan ke Luar Negeri max. US $ 500. 4. Beasiswa unggulan juga memberikan beasiswa pendidikan bagi olahragawan melalui Program Double Degree U to U antara Universitas di Indonesia (UNJ sebagai playing bagi UN yang lain) dengan Universitas di Kuba.

5. Bagi Pelatnas berprestasi yang sedang sekolah tetapi belum mengajukan permohonan beasiswa pendidikan dengan ditujukan ke Dikti tetapi tembusan ke Biro PKLN. 6. Segera kontak dengan Kedutaan Besar Kuba di Jakarta mengenai informasi beasiswa. Saran kepala: Sekitar tanggal 15 -20 Juni 2007 akan di undang kembali mengenai Progress beasiswa ini. Pemimpin Rapat, Notulis, (Ade Susanto) (Carolina)

KD 4. MENDISTRIBUSIKAN HASIL PERTEMUAN INDIKATOR 4. 1 Dokumen yang dihasilkan dari pertemuan dibuat dengan benar dan didistribusikan 4. 2 Staff lain diberi informasi mengenai hal pertemuan 4. 3 Pekerjaan yang dihasilkan dari pertemuan dimasukan kedalam jadwal kerja yang telah ada dengan memperhatikan prioritas dan dilaksanakan sebagaimana mestinya MATERI - Alat dan mesin pengganda Cara penggandaan Cara penggunaan atau pendistribusian hasil pertemuan - Dapat memahami alat mesin pengganda Menjelaskan cara penggandaan Menjelaskan cara pengiriman Menjelaskan penulisan buku atau lembar ekspedisi Mempraktekkan penggandaan notulen dengan mesin penggandaan Mempraktekkan pengiriman notula dengan fax, e-mail, pos keliling dan buku ekspedisi KEGIATAN PEMBELAJARAN - Bisnis dan Manajemen

Mesin Pengganda v Mesin Foto Copy, cara Penggunaannya : - Hidupkan mesin dengan menekan tombol On - Letakkan kertas pada kaca tempat foto copy dengan bagian tepi atas menempel pada garis skala pada posisi yang tepat di - Tekan tombol pengatur hasil copy - Tekan tombol jumlah penggandaan yang dikehendaki - Tekan tombol start - Jika sudah selesai tekan tombol Off

v Mesin Stencil, cara penggunaannya : - Sediakan kertas yang akan diduplikasikan ditempat yang telah disediakan yang berada disebelah Up and down Botton - Tekan tombol power yang berada di bawah - Naikkan tombol Up and down Button yang berada disebelah tombol power - Letakkan master ditempat yang telah disediaka, kemudian sesuaikan ukuran master tersebut

- Tekan tombol untuk memilih penduplikasian foto atau tulisan kemudian tombol menu utama. menu utama terbagi menjadi : a. Zoom (max 140 %) b. Organize Size (B 4, A 4, B 5, A 5, dan Post) c. Photo Mode/untuk mengukur tinta (dark, soft, normal) - Setelah selesai pemilihan menu untuk kembali ke pengaturan awal tekan menu utama hingga tertera tulisan osht 1 set…. % - Kemudian tekan tombol untuk memasukkan master yang akan diduplikasi

Mengirim Notula v Mesin Faximile 1. Pastikan faximile berada dalam posisi menyala 2. Letakkkan kertas pada feeder atau posisi system pengiriman (kertas terbalik) 3. Tekan tombol tujuan, tunggu sampai terdengar bunyi beep…. 4. Tekan tombol start atau copy, maka dengan otomatis dokumen yang dikirim akan sampai ke tujuan

v E-mail 1. Login ke account email anda, gunakan link berikut : http//mail. yahoo. co. id a. Sign In Yahoo Mail b. Masukkan Yahoo ID dan Password c. Klik tombol Sign In 2. Ada beberapa bagian menu yang nampak pada halaman Yahoo Mail 3. Klik tombol New (untuk memulai membuat pesan/message)

4. Akan muncul halaman untuk mengetik pesan. Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan : a. To : Isi dengan alamat e-mail tujuan b. Subject : diisi dengan topik/tema surat c. Untuk memasukkan file lampiran pilih tombol attach file 5. Untuk mengirim e-mail Klik tombol Send

v Pos Langsung 1. Mengetik naskah rapat/notulen 2. Menggandakan naskah hasil rapat yang akan dikirim 3. Mengecek naskah hasil rapat yang akan dikirim 4. Mencatat segala keterangan yang akan diposkan kedalam buku catatan perangko

5. Mencatat segala keterangan yang akan diposkan jumlah perangko yang akan ditempelkan 6. Apabila memakai fasilitas mesin perangko semua naskah yang akan dikirim melalui pos perangkonya dicap dengan mesin tersebut 7. Untuk jenis paket atau amplop yang tebal, hendaknya alamat diketik di atas label berperekat lalu tempelkan pada amplop

v Lembar Ekspedisi Buku ekspedisi ada dua macam : 1. Buku Ekspedisi Intern (lingkungan sendiri) 2. Buku Ekspedisi Ekstern (lingkungan sendiri)