Kebijakan Akuisisi Pertemuan IV AKUISISI Acquisition Akuisisi Pengumpulan

Kebijakan Akuisisi Pertemuan IV

AKUISISI (Acquisition) � Akuisisi = Pengumpulan � Akuisisi merupakan proses mendapatkan atau mengumpulkan rekod dari sumber-sumber (unit kerja atau pengolah) dengan cara transfer atau pemindahan, sumbangan atau hibah, dan penggantian � Akuisisi: proses penambahan khasanah arsip statis pada lembaga kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan arsip statis dan hak pengelolaannya dari pencipta arsip kepada lembaga kearsipan. (UU No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan)

Why. . . ? ? Akuisisi atau pengumpulan arsip dimaksudkan untuk q Penyelamatan dan Pelestarian arsip q Upaya rekonstruksi dan pewarisan informasi sejarah sebagai sarana pembelajaran.

Kebijakan Akusisi � Adalah pedoman dan kerangka kerja dalam menentukan nilai guna grup arsip/rekod yang dapat diperoleh sebagai penambahan khasanah koleksi di unit kearsipan atau pusat arsip

Kebijakan Akuisisi � Setiap unit arsip bertanggung jawab untuk mengumpulkan dan menyimpan arsip. � Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam membuat kebijakan akuisisi: 1) Ketersediaan sumber-sumber organisasi 2) Ketersediaan Informasi 3) Ketersediaan bahan-bahan yang berhubungan 4) Pengetahuan 5) Analisis khasanah arsip yang terbaru

Faktor yang harus diperhatikan dalam membuat kebijakan akuisisi: 1) Adanya misi & tujuan dari organisasi 2) Cakupan koleksi & prioritas dalam organisasi 3) Petunjuk & pembatasan dalam akuisisi 4) Kooperasi dg unit kearsipan lainnya 5) Pernyataan penambahan

Prosedur. . . � Prosedur pelaksanaan akuisisi arsip terdiri dari beberapa tahapan (4 kegiatan pokok): 1) Pendataan Arsip—identifikasi arsip yg meliputi: a. Nama pemilik b. Lokasi simpan c. Volume d. Sistem penataan e. Kurun waktu dan jenis media arsip Hasil tersebut kemudian di rekapitulasi menjadi sebuah daftar/daftar ikhtisar arsip

Prosedur 2) Penataan Arsip—melakukan pengaturan informasi dan fisik melalui: ü ü ü ü Identifikasi Deskripsi Pengelompokan Labeling Penempatan arsip dalam wadah Pembuatan Daftar Pencairan Arsip (DPA) Melakukan verifikasi langsung maupun tidak terhadap DPA

Prosedur. . 3) Koordinasi dan Penilaian— penilaian arsip adalah proses menentukan jangka waktu simpan dan nasib akhir arsip dilihat dari aspek fungsi dan substansi informasinya serta karakteristik fisik/nilai instrinsiknya yang dilakukan melalui langkah-langkah teknis pengaturan secara sistematis dalam unit-unit informasi (Keput. Kepala ANRI No. 07 tahun 2001) 4) Pelaksanaan Akuisisi –melaksanakan serah terima arsip yang dilengkapi: Berita acara, Daftar Arsip, Arsip yang sudah tertata, data dan peralatan pendukung lainnya.

Penilaian dan Manajemen Rekod

Manajemen Rekod. . . ? ? ? Ø Penerapan teknis-teknis yang dirancang untuk mencapai efisiensi dan ekonomi dalam penciptaan, penggunaan, dan pemusnahan rekod ( Ham – 1993: 25 ) � Manajemen rekod Suatu fungsi disiplin dan organisasi dalam mengelola rekod untuk memenuhi kebutuhan operasional bisnis, kebutuhan akuntabilitas dan harapan masyarakat.

Daur Hidup Rekod Dasar dari manajemen rekod adalah daur hidup atau siklus hidup rekod. Siklus hidup rekod adalah rentang hidup suatu rekod. Ada 5 fase dalam siklus rekod: ü Penciptaan ü Distribusi ü Penggunaan ü Pemeliharaan (simpan, temu kembali, lindungi) ü Disposisi akhir

Proses Penilaian &Daur Hidup Rekod Tahap I : Penciptaan Ø Ø Terjadi komunikasi, transaksi, mencatat/dokumentasi kegiatan/Kejadian Bentuk fisik, isi dan ciri-ciri lain Tahap II : Pemeliharaan dan Penggunaan q Untuk rujukan atau acuan kegiatan q Arsip direvisi, diorganisasi, ditata dan diatur kembali. q Kalau tidak diperlukan lagi inaktif Tahap II : Pemeliharaan dan Penggunaan Ø Penanganan arsip inaktif Ø Berdasarkan jadwal retensi arsip (Disposal Schedule) Ø Pengembangan Jadwal Retensi Arsip