KONVENSYEN ICC WILAYAH PANTAI TIMUR 26 27 JULAI

KONVENSYEN ICC WILAYAH PANTAI TIMUR 26 -27 JULAI 2010 PERPUSTAKAAN, UNIVERSITI MALAYSIA PAHANG, LEBUHRAYA TUN RAZAK, 26300 GAMBANG KUANTAN PAHANG

ABSTRAK PROJEK TAJUK PROJEK: BOOKDROP YANG GAGAL PROSES PEMULANGAN BUKU RINGAN PENJIMATAN KOS: RM 25, 000. 00 LATAR BELAKANG Perpustakaan UMP mula menggunakan sistem RFID pada bulan Februari 2009. Pada Jun 2009 sistem bookdrop diperkenalkan untuk pemulangan buku 24 jam. Bookdrop diletakkan di luar perpustakaan dan beroperasi bersama dengan sistem RFID. Setelah diaplikasikan penggunaan bookdrop didapati ia tidak dapat memproses semua jenis buku terutamanya buku ringan. Ini mengakibatkan pengguna didenda akibat kelewatan pemulangan buku di bookdrop. MASALAH Permukaan papan gelongsor pada bookdrop yang licin dan kurang sesuai menyebabkan sensor tidak dapat mengesan tag RFID pada buku-buku ringan. Buku-buku ringan melalui papan gelongsor lebih laju berbanding buku-buku berat. KREATIVITI /INOVASI Menggunakan karpet pada permukaan papan gelongsor untuk mengurangkan kelajuan. 2

PENGENALAN LOKASI UMP UNIVERSITI MALAYSIA PAHANG 3

PENGENALAN LATAR BELAKANG UMP Universiti Malaysia Pahang (UMP) merupakan IPTA ke-16 di Malaysia. Dahulunya dikenali sebagai Kolej Universiti Kejuruteraan & Teknologi Malaysia (KUKTEM) Misi Visi • Kami menyediakan pendidikan teknikal bekualiti tinggi melangkaui kehendak pihak berkepentingan dengan menawarkan program akademik yang cemerlang melalui persekitaran kondusif bagi menggalakkan kreativiti dan inovasi • Menjadi universiti teknikal berteraskan kompetensi bertaraf dunia SEJARAH 1999 – Universiti Teknologi Malaysia Kampus Cawangan Pahang (UTM-KCP) 2002 – Kolej Universiti Kejuruteraan dan Teknologi Malaysia (KUKTEM) 2007 – Universiti Malaysia Pahang (UMP) Fakulti & Pusat Kecemerlangan 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Fakulti Kejuruteraan Elektrik & Elektronik Fakulti Sistem Komputer & Kejuruteraan Perisian Fakulti Kejuruteraan Mekanikal Fakulti Kejuruteraan Awam & Sumber Alam Fakulti Kejuruteraan Kimia & Sumber Asli Fakulti Kejuruteraan Pembuatan & Pengurusan Teknologi Fakulti Sains & Teknologi Industri Pusat Pengajian Bhasa Moden & Sains Kemanusiaan Pusat Pengurusan Teknologi 34

PENGENALAN CARTA ORGANISASI UMP KAMI DI SINI 5

PENGENALAN CARTA ORGANISASI PERPUSTAKAAN KETUA PUSTAKAWAN S 54 SETIAUSAHA TIMBALAN KETUA PUSTAKAWAN S 48 BAHAGIAN PERKHIDMATAN MAKLUMAT UNIT SIRKULASI UNIT RUJUKAN UNIT MULTIMEDIA UNIT AUTOMASI BAHAGIAN PENGURUSAN MAKLUMAT UNIT PEROLEHAN UNIT PROSES TEKNIK TIMBALAN KETUA PUSTAKAWAN S 48 BAHAGIAN PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA UNIT PENTADBIRAN UNIT KEWANGAN BAHAGIAN PENGURUSAN ILMU UNIT KM PROGRAMS UNIT KM INFRA / TOOLS UNIT BERSIRI & DOKUMEN UNIT KOLEKSI KHAS PERPUSTAKAAN UMP PEKAN 6

PENGENALAN VISI & MISI JABATAN VISI “Menjadi sebuah perpustakaan universiti teknikal bertaraf dunia berkonsepkan pengurusan ilmu”. MISI “Mewujudkan budaya perkongsian ilmu melalui aplikasi teknologi terkini secara kreatif dan inovatif dalam menyokong program pendidikan, pengajaran dan pembelajaran, penyelidikan dan perundingan ke arah organisasi pembelajaran. ” 67

PENGENALAN DASAR PIAGAM PELANGGAN Piagam Pelanggan Kami bertekad dan beriltizam akan menumpukan seluruh tenaga dan usaha untuk memberikan perkhidmatan yang berkualiti kepada semua pelanggan kami. Kami berikrar akan melaksanakan perkara-perkara seperti berikut : ØMenyediakan kemudahan perkhidmatan, koleksi yang terkini, peralatan yang lengkap dan suasana yang kondusif; ØMengamalkan perkhidmatan mesra pelanggan; dan ØMengadakan program pengurusan ilmu dan pendidikan pengguna secara berterusan. 8

PENGENALAN CARTA ALIR KERJA DI PERPUSTAKAAN 1 3 MULA 2 4 5 PROSES PEMULANGAN DI KAUNTER @ BOOKDROP PROSES PENYUSUNAN BUKU DI RAK PROSES KATALOG BUKU UNIT PENGKATALOGAN PROSES PEMBELIAN BUKU OLEH UNIT PEROLEHAN 4 PROSES PEMINJAMAN DI SELF CHECK KIOSK PROSES PEMINJAMAN BUKU DI KAUNTER 9

PENGENALAN BIODATA e. LIB Nama kumpulan : e. LIB Tarikh ditubuhkan : 25 Mei 2009 Tarikh pemilihan nama : 3 Julai 2009 Jumlah ahli : 6 orang Alamat : Perpustakaan, Universiti Malaysia Pahang Lebuhraya Tun Razak, 26300 Gambang, Kuantan, Pahang Darul Makmur Bilangan projek : Satu(1) Penyertaan dalam KIK : Kali pertama (2009) Pencapaian : 1. Johan KIK Peringkat UMP 2009; 2. Persembahan Terbaik (Kategori Teknikal) Konvensyen KIK Peringkat IPTA (18 -20 Februari 2010); 3. Anugerah Emas & Anugerah The Most Promising Innovative And Creative Circle, Mini Konvensyen ICC Wilayah Timur 2010 C 2010 10

PENGENALAN KUMPULAN CARTA ORGANISASI e. LIB FASILITATOR Dzull Zabarrod Ahmad KETUA KUMPULAN Siti Aishah Ghani SETIAUSAHA Mohd. Fauzi Mohamed AHLI Norsaini Abdul Samat AHLI Muhd. Firdaus b. Jaini AHLI Azian Abdul Rahman AHLI Shamsor Masra 11

PENGENALAN AHLI KUMPULAN & KRITERIA PEMILIHAN Jawatan Unit Tarikh berkhidmat di UMP Pencapaian akademik Kepakaran/Kekuatan Timb. Ketua Pustakawan (S 48) Pengurusan ilmu 1 April 2004 Sarjana Sains Pengurusan Maklumat Fasilator KIK Perpustakaan, Cetusan idea Pustakawan Kanan (S 44) Sirkulasi 16 Ogos 2004 Sarjana Sains Perpustakaan & Maklumat Ketua Kumpulan, Analisis data, Persembahan Fauzi Pembantu Perpustakaan (S 17) Pengkatalogan 03 September 2007 STPM S/U, MS Powerpoint, Word Azian Timb. Ketua Pustakawan (S 48) Rujukan 2 April 2001 Sarjana Sains Pengurusan Maklumat Cetusan idea, Analisis Data Saini Pembantu Perpustakaan (S 17) Sirkulasi 11 Julai 2005 SPM MS Powerpoint, Word, Pengumpulan data Firdaus Pembantu Perpustakaan (S 17) Sirkulasi 01 Ogos 2007 SPMV Pengetahuan teknikal, Pengumpulan data Sham Pembantu Perpustakaan (S 17) Sirkulasi 05 September 2007 SPM Pengumpulan maklumat, Persembahan Dzull Aishah 12

PENGENALAN RASIONAL LOGO Putih: Simbol usaha murni dan iltizam kumpulan dalam menyelesaikan masalah Biru: Kerjasama dan perpaduan ahli e. LIB untuk mencapai kejayaan dalam menjayakan inovasi dan usaha bagi menyelesaikan masalah secara paling efisyen Hijau: Ketenangan suasana di perpustakaan yang merupakan wadah ilmu bagi warga UMP khususnya Pemilihan nama e. LIB sebagai nama kumpulan secara umumnya memberi gambaran : e LIB electronic LIBrary Apabila bergabung menunjukkan kumpulan e. LIB mendokong perpustakaan ke arah menjadi organisasi yang memberi perkhidmatan yang cekap dan efisyen kepada pelanggan berlandaskan sistem elektronik. e L I B • Excellent • Leadership • Intelligent • Brainstorming 13

TATACARA 1. PENGENALAN PENGENDALIAN KUMPULAN SURAT KELULUSAN MESYUARAT e. LIB memohon kebenaran daripada Ketua Jabatan agar perbincangan selama 2 jam setiap hari Jumaat pada waktu pejabat. Panggilan mesyuarat/perjumpaan dibuat secara atas talian (appointment di ecommunity UMP) LULUS 14

TATACARA PENGENDALIAN KUMPULAN JADUAL MESYUARAT & PERJUMPAAN e. LIB 2009 Bulan /Nama Mei Jun Jul Ogos Sept Okt Nov Dis Jumlah Aishah 1 0 2 2 3 4 2 2 16 Fauzi 1 1 2 2 3 3 2 2 16 Azian 1 1 2 2 3 3 2 2 16 Firdaus 1 1 2 2 3 4 2 2 17 Saini 1 1 2 2 3 3 2 2 16 Sham 1 1 2 1 3 4 2 2 16 Jumlah 6 5 12 11 18 21 12 12 97 4. 9% Jumlah kehadiran penuh : 17 minggu x 6 orang = 102 Jumlah kehadiran sebenar : 97 Peratus kehadiran = 97 102 100% = 95. 1% 95. 1% Hadir Tidak Hadir 15

TATACARA 1. PENGENALAN PENGENDALIAN KUMPULAN Sebab Ahli e. LIB tidak hadir mesyuarat 20% 40% 20% Sebarang pemakluman & tindakan segera mesyuarat ditulis di ruang kerja e. LIB yang ditempatkan di Unit Sirkulasi. Shif petang Bertugas diluar UMP Bercuti Bertugas di kampus Pekan Edaran minit mesyuarat kepada ahli 16

MATRIK AGIHAN TUGAS TATACARA PENGENDALIAN KUMPULAN Bil. 1 Kenalpasti masalah 2 Memilih masalah 3 Kumpul & analisa data 4 5 P Persembahan penyelesaian 10 C Pelaksanaan Cadangan 12 Penyeragaman 14 = Tidak terlibat secara langsung = Terlibat Analisa Data Menilai pencapaian A Kumpul Data Pelaksanaan 11 13 Sasaran/ Matlamat 7 9 PETUNJUK : Cadangan Penyelesaian D Analisa Punca 6 8 Ahli Kumpulan Aktiviti Analisa faedah Pemantauan 17

PERANCANGAN KITARAN PDCA DR. EDWARDS DEMING PEMANTAUAN KEPUTUSAN PENYERAGAMAN ANALISA FAEDAH ACTION CHECK ANALISA DATA PENGAWALAN KEPUTUSAN PEMILIHAN MASALAH DEFINASI MASALAH ANALISA PUNCA MASALAH PLANCADANGAN PEYELESAIAN DO PELAKSANAAN CADANGAN 18

PERANCANGAN AKTIVITI CARTA PERBATUAN PROJEK JULAI-DISEMBER 2009 BULAN & MINGGU ACTION CHECK DO PLAN MENGENALPASTI MASALAH JULAI 2009 SEPT. 2009 OKT. 2009 NOV 2009 DIS 2009 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 MEMILIH MASALAH & DEFINISI MASALAH KUMPUL DAN ANALISA DATA AWAL CADANGAN PENYELESAIAN KELULUSAN PIHAK PENGURUSAN PELAKSANAAN CADANGAN MENGUMPUL DATA PELAKSANAAN Kejayaan projek ANALISA DATA PELAKSANAAN dalam tempoh 3 bulan (Sept-Nov) PENGAWALAN KEPUTUSAN PERSEMBAHAN KEPADA PENGURUSAN PEMANTAUAN PENYERAGAMAN ANALISA FAEDAH PERANCANGAN OGOS 2009 PELAKSANAAN 19

PEMILIHAN MASALAH Bil. 1. MASALAH Rekod pembayaran buku dalam sistem tidak sekata SENARAI MASALAH JUSTIFIKASI PENCADANG - Sistem yang berbeza yang digunakan oleh Perpustakaan (sistem Virtua) dan Bendahari (sistem IMS) menyebabkan pihak perpustakaan tidak dapat melihat status pembayaran invois tersebut secara automatik apabila vendor bertanyakan status pembayaran invois mereka. - Integrasi hanya melibatkan pangkalan data Virtua dan IMS, tetapi tidak melibatkan antaramuka sistem aplikasi. Rekod proses teknik bahan -Rekod ditulis di buku log penggunaan tenaga dan masa. dibuat secara manual. 2. -Perlu buku log yang banyak -Ruang untuk simpanan buku log Duplikasi pesanan buku di -Sistem integrasi VIRTUA yang tidak accurate disamping staf yang Perolehan 3. kurang mahir menggunakan sistem baru menyebabkan pesanan buku dilakukan dua kali. -Smart card pengguna tidak diaktifkan Pengguna tidak dapat 4. membuat peminjaman di - Pengguna tidak tahu cara yang betul menggunakan kios peminjaman buku “Self check kiosk’ 20

PEMILIHAN MASALAH Bil. MASALAH SENARAI MASALAH JUSTIFIKASI 5. - Terdapat buku yang gagal proses pemulangan di bookdrop. - Kegagalan proses pemulangan akan meningkat apabila network Book drop yang gagal yang perlahan pada masa-masa tertentu. proses pemulangan - Pengguna terpaksa merujuk kepada kaunter apabila buku gagal diproses & ini menyebabkan lebih banyak masa dihabiskan oleh buku ringan staf untuk menyemak serta memberi penerangan kepada pengguna. 6. Satu tag terdapat dua rekod bahan menyebabkan kegagalan Duplikasi rekod pada membuat peminjaman oleh pengguna & staf di Unit Katalog perlu tag RFID rewrite. - Pembaziran masa 7. - Lokasi perpustakaan yang jauh dari kediaman pelajar serta Kurangnya bilangan kurangnya fasiliti sokongan seperti kantin selepas waktu pejabat. pengguna ke -Kurang penyampaian maklumat kepada pengguna perpustakaan PENCADANG Sudah ada penyelesaian tetapi akan menyebabkan proses kerja Kesukaran menyemak 8. staf bertambah iaitu dengan mewujudkan bib rekod. bahan e-book 21

PEMILIHAN MASALAH Rekod pembayaran buku dalam sistem tidak sekata Rekod proses teknik bahan 2. dibuat secara manual. Duplikasi pesanan buku di 3. Perolehan Pengguna tidak dapat 4. membuat peminjaman di “Self check kiosk’ 1. TAHAP KEUPAYA AN JUMLA H 9 4 13 8 3 11 4 2 6 8 8 16 5. Book drop yang gagal proses pemulangan buku ringan 9 10 19 6. 8 9 17 4 6 10 7 2 9 Duplikasi rekod pada tag RFID 7. Kurangnya bilangan pengguna ke perpustakaan Kesukaran menyemak bahan e 8. book KEUPAYAAN TINGGI 5 109 - 6 8 - 4 7 - 7 6 - | | | 0 1 2 3 4 | | | 5 6 7 8 9 41 32 3 2 - SANGAT KRITIKAL SENARAI MASALAH TAHAP KRITIKA L KURANG KRITIKAL NO SENARAI PENDEK KAEDAH UNDIAN | 10 8 1 SKALA MARKAH 1 -3 4 -6 7 -10 KURANG PENTING SANGAT PENTING 0 KEUPAYAAN RENDAH 22

PEMILIHAN MASALAH Berdasarkan PLOT GRAF, 3 senarai pendek seperti di bawah: NO. MASALAH 4. Pengguna tidak dapat membuat peminjaman di “Self check kiosk’ 5. Book drop yang gagal proses pemulangan buku ringan 6. PENCADANG Duplikasi rekod pada tag RFID 23

PEMILIHAN MASALAH SENARAI PENDEK & PENERANGAN MASALAH Masalah 4 Pengguna tidak dapat membuat peminjaman buku di “Self check kiosk’ Definisi Masalah Kios peminjaman buku diwujudkan agar mengurangkan pengguna beratur di kaunter. Disebabkan beberapa faktor seperti masalah rekod pengguna, smart card pengguna tidak diaktifkan dan pengguna tidak tahu cara yang betul menggunakan kios peminjaman buku menyebabkan mereka gagal membuat peminjaman. Kekerapan Purata 10 sehari Sumber Data Pemerhatian dan survey Implikasi Masalah Berlarutan -Keyakinan pengguna akan menurun terhadap sistem yang baru digunakan. -Aduan daripada pengguna. -Petugas kaunter tidak dapat memfokuskan kepada tugasan mereka apabila banyak aduan. N=30 24

PEMILIHAN MASALAH Masalah 5 SENARAI PENDEK & PENERANGAN MASALAH Bookdrop yang gagal proses pemulangan buku ringan Definisi Masalah -Buku-buku ringan yang dipulangkan di Bookdrop gagal dikesan oleh sistem check-in. -Akibatnya, buku tersebut masih berstatus sedang dipinjam dan denda dikenakan sekiranya tempoh peminjamannya telah berlalu. Jumlah Buku Gagal Check in di Bookdrop 140 131 120 122 97 100 80 60 Kekerapan 116 buah buku seminggu 40 Sumber Data Rekod pemulangan bahan di Bookdrop (sistem RFID) 20 Implikasi Masalah Berlarutan Keyakinan pengguna terhadap sistem RFID akan menurun, sekaligus menggagalkan budaya pemulangan buku melalui Bookdrop yang cuba diterapkan oleh perpustakaan. Peminjam pula tidak dapat memulangkan buku 24 jam sehari tanpa menggunakan Bookdrop. 0 Minggu 1 (8 -14 Jun) Minggu 2 (15 -21 Jun) Minggu 3 (22 -28 Jun) Sumber: Unit Sirkulasi 25

PEMILIHAN MASALAH SENARAI PENDEK & PENERANGAN MASALAH Masalah 6 Duplikasi rekod pada tag RFID Definisi Masalah Terdapat 2 rekod bahan pada satu tag menyebabkan: -Kegagalan peminjaman bahan apabila di kaunter -Jika peminjaman pada ‘shelf check kiosk’ berjaya tetapi security gate akan berbunyi kerana transaksi untuk 1 rekod sahaja. -Pengguna terpaksa menunggu staf di Unit Katalog ‘rewrite’ bahan untuk peminjaman. Kekerapan Purata - 42 tag seminggu Sumber Data Statistik RFID Maintenance di Unit Katalog Implikasi Masalah Berlarutan -Pembaziran staf kerana seorang staf dikhususkan untuk ‘rewrite’ tag yang bermasalah. -Aduan pengguna akan meningkat. Jumlah Duplikasi Rekod Pada Tag RFID 60 50 50 43 40 32 30 20 10 0 Minggu 1 (11 -15 Mei) Minggu 2 (18 -22 Mei) Minggu 3 (25 -29 Mei) 26

PEMILIHAN MASALAH Masalah Berkaitan dengan Pengguna MATRIK DIAGRAM Peningkatan Kos Imej Jabatan Matlamat kumpulan Jumlah Ranking Pengguna tidak dapat membuat peminjaman buku di Self Check Kiosk 22 2 Bookdrop yang gagal proses pemulangan buku ringan 36 1 8 3 4 5 Duplikasi rekod pada tag RFID 6 Strong = 9 Medium=3 Weak=1 27

PEMILIHAN MASALAH TAJUK MASALAH YANG DIPILIH ‘Bookdrop’ yang gagal proses pemulangan buku ringan Tema projek berkait rapat dengan piagam pelanggan iaitu: Menyediakan kemudahan perkhidmatan, koleksi yang terkini, peralatan yang lengkap dan suasana yang kondusif; 28

RASIONAL PEMILIHAN PROJEK PEMILIHAN MASALAH 1. Aduan daripada pengguna mereka telah memulangkan buku di Bookdrop tetapi status di iportal masih dalam peminjaman. y du. m e. p m u / ortal p i / / : p t t h g n a y m e t s i s d : l o a k t e r r gi Ipo n u d an g n a e n m u g peng Borang aduan yang diserahkan di kaunter Sirkulasi 29

PEMILIHAN MASALAH RASIONAL PEMILIHAN PROJEK 2. Pengguna tidak boleh renew (memperbaharui) bahan dan tidak boleh request bahan lain jika ada overdue Proses renew online Sebab-sebab pengguna tidak boleh renew atau melanjutkan tempoh peminjaman. h o t on C Sekiranya pengguna mempunyai overdue bahan atau denda check box tidak akan terpapar untuk renew 30

PEMILIHAN MASALAH RASIONAL PEMILIHAN PROJEK 3. Memastikan kepuasan pengguna dan staf meningkat ke atas fasiliti serta sistem RFID yang baru sahaja digunakan. Selari dengan Pekeliling Perkhidmatan Bil 5 Tahun 2007 agar memastikan jaminan kualiti perkhidmatan atau produk yang dijanjikan dipatuhi setiap masa. 31

PEMILIHAN MASALAH RASIONAL PEMILIHAN PROJEK 4. Membudayakan penggunaan Bookdrop di kalangan pengguna Bookdrop digunakan pada Jun 2009. Jumlah pemulangan di Bookdrop hanya 25. 3% dari jumlah pemulangan 2030 naskhah. Sekiranya jumlah pemulangan meningkat di bookdrop, petugas di kaunter dapat memberi tumpuan pada perkhidmatan lain. Perkhidmatan di kaunter: i. Peminjaman & pemulangan ii. Tempahan makmal komputer iii. Prabayar mesin mencetak dan fotokopi. iv. Tempahan bilik diskusi v. Urusan denda vi. Aduan pengguna vii. Loker berkunci 32

PEMILIHAN MASALAH RASIONAL PEMILIHAN PROJEK 5. Hubungkait Masalah dengan Misi Jabatan MISI JABATAN Mewujudkan budaya perkongsian ilmu melalui aplikasi teknologi terkini secara kreatif dan inovatif dalam menyokong program pendidikan, pengajaran dan pembelajaran, PENAMBAHBAIKAN Pengubahsuaian ke atas Bookdrop bagi mengurangkan kegagalan buku check in…. PROJEK KAMI penyelidikan dan perundingan ke arah organisasi pembelajaran PERMASALAHAN Kegagalan buku check in menggunakan Bookdrop PIAGAM PELANGGAN Menyediakan kemudahanperkhidmatan, koleksi yang terkini, peralatan yang lengkap dan suasana kondusif; Mengamalkan perkhidmatan mesra pelanggan BIDANG TUGAS UNIT SIRKULASI Mempertingkatkan mutu kemudahan yang sedia ada untuk keperluan dan kepuasan 33

PERANCANGAN OBJEKTIF PROJEK Memastikan Bookdrop dapat berfungsi dengan baik bagi menjadikan perkhidmatan perpustakaan lebih canggih dan efisyen, setanding perpustakaan universiti lain Membudayakan pemulangan buku melalui bookdrop di perpustakaan UMP Meningkatkan imej jabatan 34

PERANCANGAN SURAT KELULUSAN TAJUK PROJEK SURAT PERMOHONAN e. LIB memohon surat kepada Ketua Pustakawan untuk kelulusan 35

PERANCANGAN ISTILAH DIGUNAKAN • Check out = Peminjaman buku • Check in = Pemulangan buku • Renew = Pembaharuan pinjaman • Overdue = Buku yang melebihi tempoh peminjaman • Request = Tempahan bahan melalui iportal bagi bahan yang dalam peminjaman pengguna lain • iportal = Sistem pencarian serta rekod pengguna atas talian • RFID = Radio Frequency Identification Istilah-istilah di atas digunakan untuk projek ini dan juga digunakan dalam perkhidmatan kepada pengguna perpustakaan UMP UNA G G N E TUK P N U L A ORT P I EKA A R E M M A T D NU EKO. my PAPARA ENYEMAK R u d e. p M al. um t r o p i / 36 http: /

PERANCANGAN DEFINISI 5 W 1 H BOOK DROP ØKiosk pemulangan buku yang komponennya terdiri dari ruang memasukkan buku, papan gelongsor, sensor RFID di hujung sebelah bawah papan gelongsor, bin atau bekas buku yang mempunyai spring di tengah dan berbentuk segi empat tepat. WHAT ? Bin atau bekas buku Pandangan hadapan Book Drop Papan gelongsor Sensor di bahagian bawah papan gelongsor 37

PERANCANGAN DEFINISI 5 W 1 H RFID TAG WHAT ? ØTag yang diletakkan pada setiap buku yang mengandungi data buku dan ia akan dikesan oleh sensor RFID apabila proses pemulangan. SENSOR ØSensor di bawah papan gelongsor untuk mengesan RFID tag pada buku-buku yang dipulangkan melalui bookdrop. KEGAGALAN MEMPROSES BUKU RINGAN ØSensor pada Bookdrop tidak dapat mengesan data pada buku ringan yang beratnya kurang atau sama dengan 236. 87 gm Sensor pada papan gelongsor Contoh buku ringan 38

PERANCANGAN DEFINISI 5 W 1 H WHERE ? BOOKDROP ØKiosk pemulangan buku di luar bangunan perpustakaan 39

PERANCANGAN DEFINISI 5 W 1 H WHEN ? ØSemasa berlaku proses pemulangan buku di Bookdrop oleh pengguna perpustakaan WHO ? ØPengguna perpustakaan (pelajar, pensyarah, staf pentadbiran) 40

PERANCANGAN DEFINISI 5 W 1 H WHY ? HOW ? ØPergerakan buku ringan terlalu laju sehingga sensor tidak dapat mengesan data pada RFID Tag. Buku ketika menuruni papan gelongsor ØBerat serta saiz buku berbeza ØKadar kelajuan buku ketika melalui papan gelongsor lebih laju bagi buku ringan dan tidak dapat dikesan oleh sensor RFID 41

PERANCANGAN LATAR BELAKANG PROJEK Perpustakaan UMP mula menggunakan sistem RFID pada bulan Februari 2009 Pada Jun 2009 sistem Bookdrop diperkenalkan untuk pemulangan buku 24 jam. • Buku –buku diambil oleh staf Unit Sirkulasi setiap pagi, petang dan sebelum perpustakaan ditutup untuk disusun di rak. • Bookdrop di perpustakaan UMP berfungsi bersama sistem RFID. Dimana buku yang dipulangkan akan terus dikemaskini rekod pengguna di dalam siste. M VIRTUA. Pengguna boleh menyemak rekod peminjaman/status dalam iportal. Pinjam di kaunter/self check kiosk Status peminjaman oleh pengguna Rekod pengguna di iportal (status peminjaman). Pemulangan di Bookdrop Rekod pengguna di iportal (tiada peminjaman). 42

PROSES PEMULANGAN BUKU MULA PERANCANGAN 2. Masukkan buku satu persatu 3. Pemulangan buku pada papan gelongsor di sebelah dalam TAMAT 1. Pilih bahasa pada skrin. Arahan untuk sentuhkan smart card pada reader terpapar 6. Buku disusun di rak 5. Staf Unit Sirkulasi akan mengambil buku di book drop untuk semakan. 4. Buku yang berjaya akan terpapar pada skrin. Tekan butang setelah selesai. Resit pemulangan senarai bahan yang berjaya sahaja 43

PERANCANGAN KATEGORI BUKU DAN KELAYAKAN PEMINJAMAN Pengguna boleh memperbaharui pinjaman (renew) jika: i. Tiada denda ii. Buku tidak overdue (melebihi tempoh pemulangan) Bil. Buku Mengikut Kategori Hingga Jun 2009 Kategori Bil. Status Open shelf 27, 968 Boleh dipinjam Red Spot 163 Pinjaman 2 jam Fiksyen 315 Boleh dipinjam Green Spot 239 Boleh dipinjam Reference 3010 Tidak boleh dipinjam KATEGORI AHLI JUMLAH PINJAMAN BAHAN (NASKHAH) TEMPOH MASA PINJAMAN (HARI) Staf Akademik Staf Bukan Akademik Pelajar Ijazah Sarjana Pelajar Sarjana Muda & Diploma 15 naskhah 30 hari 10 naskhah 14 hari Ahli Publik (Peminjaman) 3 naskhah 21 hari Renew boleh dilakukan oleh pengguna melalui iportal (atas talian) iaitu http: //iportal. ump. edu. my Denda bagi lewat pemulangan adalah RM 0. 20 sehari bagi setiap naskhah. Pengguna boleh menyemak denda melalui iportal. Contoh paparan rekod pengguna untuk menyemak denda dan juga bahan overdue 44

KUTIPAN DENDA BERDASARKAN AKIBAT KEGAGALAN PEMULANGAN DI BOOKDROP PERANCANGAN Jumlah Kutipan Denda Bulan Jun 2009 Tempat Pemulangan Bil. Buku Gagal Denda Kaunter 1517 - RM 211. 20 Bookdrop 513 220 (43%) RM 312. 20 1600 1517 1400 1200 1000 800 513 600 400 211. 20 312. 20 Pemulangan Buku Denda (RM) 200 Sumber: Unit Sirkulasi 0 Kaunter 5 NASKHAH 10 NASKHAH 2 HARI 0. 20 X 2 HARI X 5 =RM 2. 00 0. 20 X 2 HARI X 10 =RM 4. 00 3 HARI 0. 20 X 3 HARI X 5 =RM 3. 00 0. 20 X 2 HARI X 10 =RM 6. 00 Bookdrop DENDA LEWAT PULANG BUKU ADALAH RM 0. 20 sehari Contoh: Pengguna memulangkan bahan pada Jumaat jam 9: 00 malam, Bookdrop gagal memproses & petugas Unit Sirkulasi akan semak pada hari Isnin. Denda yang dikenakan pada setiap bahan adalah RM 0. 40. Jika 5 naskhah bahan pengguna akan dikenakan denda sebanyak 45 RM 2. 00.

PERANCANGAN UJIAN MENDAPATKAN DATA AWAL Bagi mendapatkan data peratus kegagalan, ujian dijalankan pada 4 Ogos 2009. Geraf keputusan ujian ke atas buku berat dan buku ringan 100% 90% Kaedah Sampel Rawak Bil Sampel Tanggungjawab 87% 80% 70% 150 (48% dari jumlah buku ringan iaitu 315) 60% 50% Jenis Buku Berat Ringan Berjaya Gagal Jumlah 130 (87%) 20 (13%) 150 105 (70%) 45 (30%) 150 40% 30% 20% 13% 10% 0% Ujian mendapati 30% buku ringan gagal proses pemulangan buku berat berjaya gagal buku ringan 3 46

PERANCANGAN PENETAPAN SASARAN Mesyuarat Staf Perpustakaan Bil 5/2009 pada 21/7/2009. Edaran minit dalam bentuk elektronik Kenapa 5%? Universiti USIM UMT Maklumat Staf dihubungi Tarikh • Bookdrop jemana TAGXIS • Peratus gagal kurang dari 1% sebulan. Mohd 15/7/200 Salbihan b. 9 Salman 06 -7986246 • Bookdrop jenama 3 M • 16% gagal sebulan Fatimah 15/7/2009 Salim 09 -6684416 Benchmarking tidak dapat dilakukan kerana jenama bookdrop berbeza. Tambahan pula kedua-dua menggunakan conveyor di Bookdrop mereka. 5%-10% kegagalan sehari merujuk kepada Mesyuarat Perpustakaan. Namun ahli e. LIB menetapkan untuk mencapai 5%. 47 3

PERANCANGAN PENETAPAN SASARAN 35% 1. 2. WHAT HOW MUCH Buku ringan gagal proses pemulangan Gagal 5% sahaja dari 30% 30% 25% 20% 5% 15% 3. WHEN TO ACHIEVE November 2009 Sebelum Selepas 10% 5% 0% Sebelum Selepas Mengurangkan peratus buku ringan yang gagal proses pemulangan melalui Book Drop daripada 30% kepada 5% dalam tempoh 3 bulan. 48

PERANCANGAN RAJAH SEBAB DAN AKIBAT MESIN/ALAT Tiada manual disediakan MANUSIA Papan gelongsor cerun Pergerakan terlalu laju Kurang pengetahuan Pengguna kurang prihatin Baru didedahkan Mencampak buku Masukkan dua buku serentak Sensor gagal mengesan buku Akibat Kedudukan Bookdrop tidak sesuai Bookdrop panas Permukaan papan gelongsor yang licin. Bahan/material kayu yang kurang sesuai Menghadap matahari PERSEKITARAN Kertas kurang berkualiti Buku ringan Bookdrop yang gagal proses pemulangan buku ringan Jenis kertas tidak dinyatakan semasa pemesanan BAHAN 49

PERANCANGAN VERIFIKASI DAN VALIDASI PUNCA MASALAH FAKTOR MANUSIA Punca Sumber Penemuan Pengguna baru didedahkan • Papan pemakluman di e. COMMUNITY • Papan notis perpustakaan -Tiada sebarang pemakluman di ecommunity *Tiada sebarang manual atau pemakluman di papan notis perpustakaan bersebelahan berdekatan Bookdrop. A D A TI Papan notis Siapa Keputusan YA A D A I T Paparan pemakluman di e. COMMUNITY Tiada sebarang pemakluman di pemakluman atas talian di ecommunity. Tiada sebarang pemakluman di papan notis perpustakaan di Bilik 24 Jam (bersebelahan Bookdrop) 50

PERANCANGAN VERIFIKASI DAN VALIDASI PUNCA MASALAH FAKTOR MANUSIA Punca Sumber Penemuan Tiada manual disediakan -Bookdrop -Tiada cara-cara menggunakan Bookdrop dipaparkan. -PPKPK (prosedur ISO UMP) -Perpustakaan tidak tersenarai untuk Pensijilan ISO. UMP hanya mensijilkan MS ISO 9001: 2008 untuk Pengajaran & Pembelajaran serta Skop Perkhidmatan Latihan Luaran. Siapa Keputusan L A U N A YA M A D TIA PERPUSTAKAAN TIDAK TERLIBAT DENGAN PROSEDUR ISO Disebabkan tiada prosedur ISO menyebabkan proses kerja yang berkaitan dengan Bookdrop tidak dinyatakan dengan jelas dan tiada manual disediakan. 51

PERANCANGAN VERIFIKASI DAN VALIDASI PUNCA MASALAH FAKTOR MESIN/ALAT Punca Sumber Penemuan Siapa Purata Laju Berdasarkan Berat Buku Sebelum Inovasi Keputusan Masa (saat) Pergerakan terlalu laju -Ujian ke atas Bookdrop -Ujian dilakukan dengan mencatatkan masa. Hasilnya berat buku kurang dari 236. 87 gm akan melalui papan gelongsor pada kadar kurang dari 1. 0 saat. 1. 80 YA Purata laju diperolehi dengan ujian sebanyak 3 kali bagi senaskhah buku. 1. 67 1. 63 1. 60 1. 5 1. 40 1. 4 1. 3 1. 23 1. 2 1. 1299999 1. 17 1. 1 998 1. 07 1. 030. 970000 0. 980. 99 0. 98 00001 0. 92 0. 9 1. 20 1. 00 0. 80 Dari data tersebut didapati buku ringan akan melalui papan gelongsor lebih laju berbanding buku berat. Namun, tiada hubungan secara langsung antara berat buku dan juga kelajuan. 0. 60 0. 40 0. 20 Purata Laju 0. 00 0 200 400 Berat (gm) 600 52

PERANCANGAN VERIFIKASI DAN VALIDASI PUNCA MASALAH FAKTOR MESIN/ALAT Punca Sumber Penemuan Kedudukan papan -pemerhatian dan gelongsor cerun ukuran sudut yang dilakukan oleh staf Siapa -Didapati kecerunan papan gelongsor adalah 60 darjah. -Kecerunan menyebabkan pergerakan lebih laju bagi buku ringan Keputusan YA Kec eru nan pap an gel ong sor Lukisan kecerunan papan gelongsor pada pandangan sisi 60 53

PERANCANGAN VERIFIKASI DAN VALIDASI PUNCA MASALAH FAKTOR BAHAN Punca Sumber Penemuan Jenis kertas tidak dinyatakan semasa pemesanan Katalog Penerbit di Unit Perolehan Dalam katalog penerbit tidak dinyatakan jenis bahan atau jenis kertas pada buku Siapa Keputusan YA CINTA SI KUCING PARSI Penulis: Marwilis Haji Yusof Halaman: 512 Harga: RM 19. 90 ISBN: 978 -983 -124 -501 -9 G O L A T A K H TO N CO CINTA SI KUCING PARSI Penulis: Marwilis Haji Yusof Halaman: 512 Harga: RM 19. 90 ISBN: 978 -983 -124 -501 -9 Tiada sebarang penyataan tentang kualiti atau jenis kertas H O T N CO G O L A T KA 54

PERANCANGAN VERIFIKASI DAN VALIDASI PUNCA MASALAH FAKTOR BAHAN Punca Sumber Penemuan Bahan/material Pemerhatian -Permukaan yang kurang ahli papan gelongsor sesuai diperbuat dari maica. -Material yang digunakan untuk papan gelongsor terlalu licin. Siapa Keputusan YA Permukaan papan gelongsor yang diperbuat daripada maica 55

PERANCANGAN VERIFIKASI DAN VALIDASI PUNCA MASALAH FAKTOR PERSEKITARAN Punca Sumber Penemuan Kedudukan Bookdrop mengadap matahari (panas) Manual /dokumen dari vendor Tiada kaitan sensor (reader) Bookdrop dengan perubahan cuaca. Spesifikasi tender dari pembekal Siapa Keputusan Spesifikasi tender dari pembekal TIDAK 56

PERANCANGAN PUNCA MASALAH PENGGUNA BARU DIDEDAHKAN TIADA MANUAL DISEDIAKAN CADANGAN PENYELESAIAN MENGADAKAN DEMO PENGGUNAAN BOOKDROP KEBAIKAN 1. MENINGKATKAN TAHAP PENGETAHUAN PENGGUNA MENCETAK DAN MENGEDARKAN MANUAL MEMBERI PANDUAN TERPERINCI KEPADA PENGGUNA MENYEDIAKAN MANUAL PENGGUNAAN BOOKDROP 1. MEMUDAHKAN PENGGUNA UNTUK MERUJUK KEBURUKAN PENCADANG 1. BEBAN KERJA BERTAMBAH MELIBATKAN KOS YANG BANYAK (6000 PENGGUNA) 1. TIDAK SEMUA PENGGUNA MEMBACA MANUAL KEPUTUSAN 57

PERANCANGAN PUNCA MASALAH CADANGAN PENYELESAIAN MEMASANG ROLLER PADA PAPAN GELONGSOR PERGERAKAN TERLALU LAJU MEMASANG CONVEYOR KEBAIKAN KEBURUKAN PERGERAKAN BUKU TERKAWAL TANPA BERGANTUNG PADA BERAT ATAU MATERIAL BUKU. PENCADANG ROLLER DIPERBUAT DARI BESI AKIBATKAN GANGGUAN PADA SENSOR KOS TINGGI RM 25, 000. KEPUTUSAN Sumber: http: //www. hytrol. com/brandinfo/hcctraining/abc. html Contoh conveyor Lakaran roller oleh Shamsor 58

PERANCANGAN PUNCA MASALAH JENIS KERTAS TIDAK DINYATAKAN SEMASA PEMESANAN CADANGAN PENYELESAIAN KEBAIKAN RUJUK LAMAN WEB PENERBIT MUDAH DAN CEPAT UNTUK DIAKSES RUJUK KATALOG PENERBIT MUDAH DIDAPATI DARI PENERBIT/ PEMBEKAL HUBUNGI SYARIKAT PENERBIT DAPAT MAKLUMAT LEBIH JELAS KEBURUKAN PENCADANG KEPUTUSAN TIDAK SEMUA KATALOG MENYATAKAN JENIS BAHAN/KERTAS 1. KOS TINGGI UNTUK BIL TELEFON 2. MELAMBATKAN PROSES PEMESANAN KESUKARAN BILA RANGKAIAN TIDAK BERFUNGSI (NETWORK DOWN) 59

PERANCANGAN CADANGAN PENYELESAIAN PUNCA MASALAH BAHAN/ MATERIAL YANG KURANG SESUAI CADANGAN PENYELESAIAN KEBAIKAN MENGGUNAKAN KARPET 1. MENGURANGKAN KELAJUAN PERGERAKAN BUKU 2. DALAM KEPAKARAN AHLI 3. KOS SEDIKIT MENAMPAL STATIC MAT PADA PAPAN GELONGSOR 1. MUDAH DIPEROLEHI, MURAH. 2. SESUAI UNTUK BUKU RINGAN DAN KULIT BUKU YANG LICIN. Contoh static mat di pasaran KEBURUKAN PENCADANG BELUM TERBUKTI 1. TIDAK SESUAI PADA KULIT BUKU KESAT. 2. TIDAK TAHAN LAMA. KEPUTUSAN 60

PELAKSANAAN PLAN BERTINDAK CADANGAN PENYELESAIAN MENYEDIAKAN MANUAL PENGGUNAAN BOOKDROP WHAT Menyediakan manual ringkas untuk rujukan pengguna WHO Ahli Kumpulan e. LIB WHEN Pada 03 September 2009 WHERE Di Bookdrop perpustakaan WHY Sebagai rujukan kepada pengguna HOW Menampal pada Bookdrop perpustakaan 61

PELAKSANAAN PLAN BERTINDAK CADANGAN PENYELESAIAN MENAMPAL MANUAL SEBELUM SELEPAS 62

PELAKSANAAN PLAN BERTINDAK CADANGAN PENYELESAIAN MEMASANG KARPET PADA PAPAN GELONGSOR WHAT Memasang karpet pada permukaan papan gelongsor WHO Ahli Kumpulan e. LIB WHEN Bermula 08 HINGGA 11 September 2009 WHERE Pada papan gelongsor Bookdrop WHY Mengurangkan kelajuan buku ringan HOW Berdasarkan jadual perancangan e. LIB 63

PEMASANGAN KARPET PELAKSANAAN PROSES 1 2 3 4 Rekabentuk permukaan papan untuk pemasangan karpet (4 -6 Sept. ) Menelefon pembekal untuk dapatkan pelbagai jenis karpet. Pembekal memberi percuma 3 jenis karpet kerana saiz diperlukan amat kecil. 1 Mendapatkan karpet dari pembekal mengikut saiz papan gelongsor (30”x 12”). (8 -10 Sept. ) Tampal karpet pada papan. Siapkan rekabentuk (10 -11 Sept. ) Ujian ke atas inovasi papan gelongsor Book Drop bagi mengenal pasti material karpet paling sesuai (13 Sept-17 Okt. ) Uji sahaja. Analisa data dilakukan oleh Lakaran rekabentuk permukaan dari papan sebelum ditampal karpet. 64

PERLAKSANAAN 3 PEMASANGAN KARPET Karpet yang siap ditampal pada papan sebelum dipasang di Bookdrop Model: Dorga Ciri-ciri: • Lebih halus , nipis • Jalur melintang Model: Cut Pile Ciri-ciri • Lebih kasar & tebal Model: Needle Punch Ciri-ciri • Lebih halus & nipis 65

PELAKSANAAN 4 UJIAN KE ATAS MODEL DORGA Proses pemasangan Sebelum Selepas 1 KEPUTUSAN KE ATAS UJIAN 50 NASKHAH BUKU BERAT & 50 NASKHAH BUKU RINGAN 3 2 120% 100% 14% 18% 80% 60% 40% Gagal 86% 82% Buku Berat Buku Ringan Berjaya 20% 0% 66

PELAKSANAAN 4 UJIAN KE ATAS MODEL CUT PILE Proses pemasangan Sebelum Selepas 1 3 2 120% 100% KEPUTUSAN KE ATAS UJIAN 50 NASKHAH BUKU BERAT & 50 NASKHAH BUKU RINGAN 80% 8% 26% 60% 40% Gagal 92% Berjaya 74% 20% 0% Buku Berat Buku Ringan 67

PELAKSANAAN 4 UJIAN KE ATAS NEEDLE PUNCH Proses pemasangan Selepas Sebelum 1 Eh, mudahnya nak pasang 3 2 102% 100% KEPUTUSAN KE ATAS UJIAN 50 NASKHAH BUKU BERAT & 50 NASKHAH BUKU RINGAN 98% 96% 94% 4% 10% 92% 96% 90% 88% Gagal Berjaya 90% 86% Buku Berat Buku Ringan 68

4 UJI SEMULA PELAKSANAAN 1 Bandingkan peratus kegagalan mengikut model 2 Peringkat 2: Bandingkan peratus kegagalan sebelum dan selepas (model dipilih adalah Needle Punch) Graf peratus kegagalan buku berat dan buku ringan 30% 26% 25% 18% 20% 15% 30% Buku Berat 15% 14% 8% 10% 20% Buku Ringan 10% 4% 5% 13% 10% 4% 5% 0% Sebelum inovasi 0% Dorga Cut Pile Selepas inovasi Needle Punch Buku Berat Buku Ringan Keputusan: Ahli e. LIB memilih Needle Punch kerana hasil yang terbaik. Ahli bersetuju memilih model Needle Punch kerana kadar kejayaan bagi buku ringan mengalami penurunan. Selain itu kegagalan bagi buku berat juga mengalami penurunan. 69 3

PEMERIKSAAN PERBANDINGAN Ujian (selepas pemasangan karpet) Ujian (sebelum pemasangan karpet) 160 120 140 100 120 80 100 60 80 40 20 105 (70%) Berjaya (95%) 60 45 (30%) 0 N=150 143 Gagal an g n ula 009) m e t p 4/10/2 i s re (1 oh jaya t n Co u ber buk 40 7 20 (5%) 0 Berjaya Gagal N=150 Peratus kegagalan pemulangan di bookdrop menurun sebanyak 25% iaitu dari 30% ke 5% bagi buku ringan. 70

PERBANDINGAN SEBELUM & SELEPAS TARGET SETTING PEMERIKSAAN Selepas Inovasi Jenis Buku Ringan Sebelum inovasi (%gagal) Selepas inovasi (% gagal) Kadar penurunan 30% 5% 25% Target Setting 35% 30% 25% 20% 5% 10% Sebelum Selepas 5% 0% Sebelum Selepas ujikaji perbandingan: Ahli e. LIB telah memilih untuk menggunakan Needle Punch bagi menyelesaikan “Bookdrop yang gagal proses pemulangan buku ringan” MENCAPAI SASARAN!!! 371

PEMERIKSAAN PERBANDINGAN PURATA MASA SEBELUM DAN SELEPAS Purata laju dikira dengan 3 kali proses pemulangan bagi setiap buku. Masa (saat) 1. 80 1. 60 1. 40 1. 20 1. 00 Garis gagal 0. 80 Purata Laju (sebelum) 0. 60 Purata Laju (selepas) 0. 40 0. 20 0. 00 Berat buku (gram) 0 50 100 150 200 250 300 350 Berjaya mengurangkan kadar kelajuan buku pada bookdrop!!! MENCAPAI SASARAN!!! Apabila buku ringan melalui sensor pada kadar kelajuan melebihi 1 saat, sensor dapat mengesan tag dan proses pemulangan berjaya. Pemerhatian: Kelajuan buku bukan sahaja bergantung pada berat buku tetapi dipengaruhi oleh permukaan kulit buku. 72

PEMANTAUAN & PENYERAGAMAN Bil. CADANGAN JADUAL PEMANTAUAN Perkara Kekerapan Tindakan Minggu 1 1. Memantau keadaan karpet agar keadaan baik 2. Mengambil data buku ringan Setiap hari yang gagal proses (9: 00 am) pemulangan 3. Pastikan sensor berfungsi (server tidak down) Setiap hari (9: 00 am) 4. Pastikan skrin Bookdrop berfungsi (tidak padam atau disconnect dengan sistem) Setiap hari (9: 00 am) Minggu 2 Minggu 3 1 x seminggu (Isnin) Pemantauan pada November 2009, daripada cadangan pemantauan plot geraf peratus kegagalan Bookdrop memproses pemulangan buku ringan seperti slide berikutnya. 73

PEMANTAUAN & PENYERAGAMAN PERATUS KEGAGALAN BOOKDROP MEMPROSES PEMULANGAN BUKU RINGAN Peratus (%) 20 18 Server down menyebabkan kadar kegagalan meningkat 17. 3 16 Geraf keputusan pemantauan bagi melihat prestasi karpet pada papan gelongsor 14 12 10 8 6 4. 8 4. 7 4 2 3. 8 2. 1 2 4. 7 4. 5 5 3. 9 4. 3 4. 7 4. 5 2. 9 2. 5 2. 3 1. 9 2 0 Tarikh H B 20 H B 21 H B 22 H B 23 H B 24 H B 25 H B 26 H B 27 H B 28 H B 29 H B B 0 19 H B 18 H B 17 H B 16 B Minggu 1 15 H H B 14 B 13 H H B 12 11 H 10 H B 0 Minggu 2 Minggu 3 374

PERMOHONAN AGAR DIWUJUDKAN PROSES KERJA DALAM FAIL MEJA PEMBANTU UNIT SIRKULASI PENYERAGAMAN Ketua e. LIB merangkap Ketua Unit Sirkulasi memohon agar diwujudkan proses kerja berkaitan Bookdrop. AN N O OH R SU A RM E T P D N A L U IL N A K US N O H O M R PE 75

ANALISA FAEDAH HASIL PROJEK 1. MENGURANGKAN KEGAGALAN PEMULANGAN BUKU RINGAN KEPADA 5%. SURAT PENGHARGAAN DARIPADA KETUA PUSTAKAWAN SURAT YANG DIHANTAR KEPADA KETUA PUSTAKAWAN 76

ANALISA FAEDAH HASIL PROJEK 2. MENGURANGKAN KADAR KELAJUAN BUKU RINGAN MELALUI PAPAN GELONGSOR DI BOOKDROP. Purata kelajuan buku berdasarkan berat buku Selepas pemasangan karpet pada permukaan papan gelongsor, kadar kelajuan buku dapat dikurangkan. Masa yang dapat dikurangkan tiada ukuran standard kerana kelajuan buku bukan bergantung kepada berat sahaja tetapi jenis kulit buku yang licin atau kesat mempengaruhi kelajuan buku. Masa (saat) 1. 80 1. 60 1. 40 1. 20 Purata Laju (sebelum) 1. 00 Purata Laju (selepas) 0. 80 0. 60 0. 40 0. 20 0. 00 0 200 400 Berat buku (gram) 77

ANALISA FAEDAH HASIL PROJEK 3. MENINGKATKAN KEYAKINAN PENGGUNA KEPADA SISTEM YANG Bil. Buku DIGUNAKAN TERUTAMANYA BOOK DROP 3500 3000 2500 2000 1500 1000 500 0 Apabila Bookdrop dapat proses pemulangan buku dengan lebih efisien dan pengguna tidak dikenakan denda akibat kegagalan Bookdrop. Berdasarkan rekod pemulangan denda di Unit Sirkulasi melalui sistem virtua. 3224 1517 1356 513 Pemulangan Kaunter Pemulangan Bookdrop Jun(sebelum)November (selepas) RM BULAN JUM. PEMULANGAN BUKU Kaunter Bookdrop JUM. DENDA (RM) Kaunter Jumlah Gagal Bookdrop JUN 1517 513 220 (42. 9%) 211. 20 312. 20 NOVEMBER 1356 3224 143 (4. 43%) 262. 30 32. 40 350 300 312. 2 262. 3 250 200 211. 2 Denda Kaunter (RM) 150 Denda Bookdrop (RM) 100 50 32. 4 0 Jun (Sebelum) November (Selepas) 78

ANALISA FAEDAH HASIL PROJEK 4. MENJIMATKAN KOS RM 25, 000. 00 UNTUK MENUKAR PAPAN GELONGSOR KEPADA CONVEYOR. Perkara Mendapatkan anggaran kos bagi memasang book conveyor dari bookdrop sedia ada Tanggungjawab Pegawai dihubungi En. Azhar Mustafa (03 -77810782) Sebutharga yang diberikan oleh Syarikat yang membekalkan Bookdrop di UMP. 79

ANALISA FAEDAH HASIL PROJEK 5. PENYEDIAAN MANUAL MEMBANTU MENINGKATKAN KEYAKINAN PENGGUNA UNTUK MEMULANGKAN BUKU DI BOOKDROP. Adakah manual membantu keyakinan pengguna untuk menggunakan Bookdrop 8% 10% Perbandingan jumlah pemulangan buku di Bookdrop 120. 0% 100. 0% 82% N=50 Sangat Membantu Kurang Membantu Kaunter 70. 3% 60. 0% 40. 0% 74. 70% 20. 0% Survey yang dilakukan pada 28 September (3 minggu selepas menampal manual di Bookdrop) Bookdrop 25. 3% 29. 7% 0. 0% Jun November Jumlah pemulangan Jun=2030 November= 4580 Sumber: Sistem Virtua, Unit Sirkulasi 80

ANALISA FAEDAH 6 ANALISA KOS FAEDAH Kos Pentadbiran Mesyuarat (makan/minum) RM 2. 50 x 6 x 16 RM 240. 00 Dokumen (kertas A 4 120 gsm RM 9. 60 x 5 rim (Kertas A 4 70 gsm RM 8. 50 x 3 rim Peralatan alat tulis Lain-lain JUMLAH Kos Ciptaan Gam kayu Papan lapis Karpet Skru Upah JUMLAH RM 10. 00 x 1 3 jenis RM 2. 50 x 3 set JUMLAH KESELURUHAN RM 10. 00 RM 7. 50 RM 0 } RM 48. 00 RM 25. 50 RM 50. 00 RM 15. 00 RM 378. 50 Bahan dibekalkan secara percuma oleh pembekal Dipasang oleh ahli sendiri RM 17. 50 NGA EWA K T I N U LEH O N A HK DISA RM 396. 00 NISBAH KOS FAEDAH Jumlah perbelanjaan projek RM 396. 00 1 PENJIMATAN KOS SEBENAR SEBANYAK RM 24, 604. 00 : Jumlah penjimatan kos Jabatan bagi menukar kepada conveyor : RM 25, 000. 00 : 63 PERATUS PENJIMATAN KOS SEBENAR SEBANYAK 98. 4% 81

ANALISA FAEDAH HASIL PROJEK 7. FAEDAH KEPADA PERSEKITARAN 1. Kitar semula karpet terbuang. Papan gelongsor inovasi ahli e. LIB menggunakan karpet lebihan yang akan dibuang oleh pembekal. Saiznya yang kecil 30 inci x 12 inci sahaja. 2. Kitar semula. Papan plywood yang digunakan untuk menampal karpet adalah barangan kitar semula kerana ahli e. LIB (Shamsor) menggunakan papan dan plywood yang tidak lagi digunakan Dengan kitar semula barangan yang tidak digunakan memberi impak kepada persekitaran serta mengurangkan lambakan sampah di tempat pembuangan sampah. 82

ANALISA FAEDAH HASIL PROJEK 8. KERJASAMA DENGAN STAF PERPUSTAKAAN YANG LAIN. Sebagai kumpulan KIK yang perpustakaan yang pertama, ini memberi semangat dan dorongan kepada staf lain untuk turut memberi kerjasama dan sokongan moral dalam menjayakan projek. Memberi bantuan statistik dan rekod berkaitan. Membantu mengambil gambar untuk digunakan sepanjang projek 83

9 FAEDAH KEPADA AHLI e. LIB ANALISA FAEDAH Ahli Keyakinan Kefahaman KIK Kreatif Kemahiran Komputer Kerjasama SBLM SLPS SBLM SLPS Aishah 4 7 4 10 4 7 6 9 4 9 Fauzi 3 6 2 9 3 6 4 8 4 9 Azian 4 7 2 9 2 5 3 8 4 9 Firdaus 4 6 1 9 3 5 3 7 4 9 Saini 5 8 2 9 4 7 4 9 Shamsor 4 8 1 8 2 6 4 7 4 9 Jumlah 24 42 12 54 18 36 24 48 24 54 SKOR Untuk mendapatkan skor, borang penilaian diberikan kepada semua ahli selepas selesai projek KIK. 1 -3 4 -6 7 -10 LEMAH SEDERHANA BAIK 84

FAEDAH KEPADA AHLI e. LIB ANALISA FAEDAH KEYAKINAN 10 7 9 8 7 4 6 5 4 3 2 1 0 9 KERJASAMA 4 • Tolong menolong bagi pelaksanaan projek 4 • Yakin pada diri • Yakin pada idea KEFAHAMAN 9 KIK 2 • Faham konsep dan tools • Faham tentang pelaksanaan projek 3 6 KEMAHIRAN 8 KOMPUTER • Cekap menggunakan Excel & Powerpoint. KREATIF • Kreatif mencari penyelesaian • Kreatif dalam tugasan Sebelum Selepas 85

PERANCANGAN e. LIB PADA MASA DEPAN Bil. Perkara 1. Menghadiri kursus/kelas kemahiran Microsoft Excell, Microsoft Powerpoint 2. Menghadiri kursus kemahiran pembentang projek /kemahiran komunikasi 3. Bengkel/Kursus KIK bagi meningkatkan lagi pemahaman KIK. 4. Memulakan projek baru pada Oktober 2010 Ahli Terlibat 86

PENGHARGAAN SEKIAN, TERIMA KASIH 87