UINKOVITI SASTANCI USPJENA KARIJERA I UINKOVITO UPRAVLJANJE ZAJEDNITVIMA

UČINKOVITI SASTANCI USPJEŠNA KARIJERA I UČINKOVITO UPRAVLJANJE ZAJEDNIŠTVIMA POMOĆU UČINKOVITIH SASTANAKA Model univerzalne izvrsnosti – MUI © Milan Grković 2007

ŠTO JE SASTANAK? Učinkoviti sastanci 2

Učinkoviti sastanci 3

DEFINICIJA SASTANKA Svaki kontakt između dvije ili više osoba je sastanak, bez obzira na vrijeme, mjesto i način. Učinkoviti sastanci 4

Polazne osnove Svaki sastanak je prilika, a ne obveza. Učinkoviti sastanci 5

Vještina koja se mora učiti Sudjelovanje/vođenje sastanaka je vještina koja se mora učiti i prakticirati. Nema prirodno talentiranih osoba za vođenje sastanaka. Učinkoviti sastanci 6

Faze sastanka • Priprema • Tijek • Aktivnosti poslije Učinkoviti sastanci 7

Status sudionika Učinkoviti sastanci 8

Kategorije sudionika sastanka • Učinkoviti • Tihi • Koji ometaju Učinkoviti sastanci 9

TIPOVI SUDIONIKA SASTANKA • racionalno aktivan • djelomično aktivan • neaktivan • spavač • obećavajući konstruktor Učinkoviti sastanci 10

TIPOVI SUDIONIKA SASTANKA • hiperaktivan • pričljivac • gnjavator • ometalo • negator • očekivajući destruktor Učinkoviti sastanci 11

JESTE LI STRUČNJAK ZA SASTANKE? Provjerite. Učinkoviti sastanci 12

ČINJENICE O SASTANCIMA • 61, 4 % sudionika sastanaka je nezadovoljno sastancima. • Rukovoditelji i top menadžment provedu 75, 5 % radnog vremena na sastancima. Učinkoviti sastanci 13

ČINJENICE O SASTANCIMA • Svakim danom raste tendencija broja sastanaka u svim područjima života i rada. • Što je viši rang menadžera u organizaciji - više vremena provodi na sastancima. Učinkoviti sastanci 14

Paradoks sastanaka Učinkoviti sastanci 15

Učinkoviti sastanci 16

Učinkoviti sastanci 17

Učinkoviti sastanci 18

STANJE SASTANAKA "Kada umrem, nadam se da će to biti na sastanku. Prijelaz iz života u smrt će biti jedva primjetan. “ Učinkoviti sastanci 19

NEUČINKOVITI SASTANCI SU NAJVEĆI UZROK ZAŠTO NIKAD NEMAMO DOVOLJNO VREMENA. Učinkoviti sastanci 20

ŽURNO MIJENJATI SASTANKE! Učinkoviti sastanci 21

A J N A V O J D L E Model univerzalne izvrsnosti – MUI © 2007

Kako djelovati da postignemo željene ciljeve?

1. IZBOR NAČINA DJELOVANJA Najvažnija DILEMA bilo kojeg pojedinaca ili oblika zajedništva (grupe, organizacije i zajednice). Model univerzalne izvrsnosti – MUI © 2007

Postoje samo 2 načina djelovanja ● IMPROVIZACIJA ● MODEL DJELOVANJA

IMPROVIZACIJA ne zna se unaprijed djelovanje ne znaju se ishodi analize pokazuju da ishodi nikad ne opravdavaju: ● potencijal ● želje ● potrebe ● uporabu resursa

MODEL DJELOVANJA definirano djelovanje u odnosu na događaje definirano područje važenja utvrđivanje stanja - SWOT postavljanje ciljeva – SMART širina primjene modela - specifično - univerzalno

L A E J D N O A M OV L E J D Model univerzalne izvrsnosti – MUI © 2007

2. IZBOR MODELA DJELOVANJA Riješiti drugu najvažniju poslovnu dilemu IZBOR MODELA DJELOVANJA

Ima li potreba za sastankom? • Je li to prilika za postizanje cilja? - iskoristiti ga! • Što ću propustiti ako ne idem na sastanak? - izbjeći Učinkoviti sastanci 30

USPJEH Moje vrijeme • Učinkovitiji • Ima li rezultata u ovom trenutku? • rezultat • ostvareni interesi • Što da činim da sastanak bude učinkovitiji? Učinkoviti sastanci 31

USPJEH Moje vrijeme • kraći Koliko će sastanak trajati? strogo definirati vrijeme za sastanak Učinkoviti sastanci 32

USPJEH Moje vrijeme • rjeđi Može li se to rješavati na drugi način? Izbjegavati nepotrebne sastanke! Učinkoviti sastanci 33

KAKO DALJE? 1. UTVRĐIVANJE STANJA 2. POSTAVLJANJE CILJEVA 3. IZBOR STRATEGIJE Učinkoviti sastanci 34

UČINKOVIT SASTANAK Učinkoviti sastanci 35

? UPORABA RESURSA ZA UČINKOVITE SASTANKE Učinkoviti sastanci 36

MUI podjela resursa TVRDI RESURSI MEKI RESURSI Učinkoviti sastanci 37

MUI podjela resursa TVRDI RESURSI - materijalni - financijski - ljudski resursi Učinkoviti sastanci 38

MUI podjela resursa MEKI RESURSI (MUI fokus) - vrijeme - znanje - sastanci (novi resurs) Učinkoviti sastanci 39

PRIPREMA SASTANKA NAJVAŽNIJA FAZA SASTANKA Učinkoviti sastanci 40

Priprema sastanka 1. 2. 3. 4. 5. Određivanje zadataka Definiranje ishoda (rezultata) Određivanje aktivnosti Lista sudionika, gostiju, uloge Postavljanje rokova za provedbu Učinkoviti sastanci 41

Priprema sastanka 6. Finalizirati logistiku (podršku) 7. Sastaviti dnevni red 8. Komunikacija 9. Zakazivanje sastanka 10. Pripremiti se Učinkoviti sastanci 42

SASTAVNICE ODLUKE • • • Što? Zašto? Kako? S čime? Tko? Gdje? Kada? Izvijestiti? Nastavak? ciljevi razlog za promjene procedure potrebni resursi sudionici mjesta događanja rokovi povratne informacije sljedeće aktivnosti Učinkoviti sastanci 43

KLJUČNI ELEMENTI SASTANKA • Poziv • Priprema za sastanak • Držati se zadane teme • Strukturiranje odluka • Zapisnik • Kontrola provedbe Učinkoviti sastanci 44

PRAVILA PONAŠANJA SVE ŠTO NIJE ZAPISANO NEĆE SE DOGODITI. Učinkoviti sastanci 45

TRAJANJE SASTANKA Učinkoviti sastanci 46

Virtualno upravljanje Ciljevi - što manje fizičkog susretanja - što manje verbalne komunikacije Rješenje - grupno mapiranje - komunikacija s mapama slati elektronički ostavljati mape. Učinkoviti sastanci 47

Početak poslije završetka • Ocijeniti sastanak • Napraviti zapisnik • Kontaktirati u vezi zadataka • Priprema za sljedeći sastanak Učinkoviti sastanci 48

REČENICE KOJE POTIČU • Sastanci su prilika, a ne obveza! • Kada nemamo što raditi, sazivamo sastanak. • Može li se ova problematika riješiti bez sastanka? Učinkoviti sastanci 49

KLJUČNE RIJEČI • • • prilika za postignuća vještina sudjelovanja/vođenja sastanaka kraći, rjeđi i učinkovitiji neuspješni sastanci u nizu završetak sastanka kraj sastanka nepotreban sastanak priprema za sastanak unapređenja sastanaka Učinkoviti sastanci 50

BITI SVJESTAN Sastanci su najveći razlog za neuspjehe: 1. utrošeno previše vremena u odnosu na rezultate 2. neiskorištene prilike Učinkoviti sastanci 51

Biti osobno prepoznatljiv • dati doprinos - inicijative - provedba aktivnosti - kontrola provedbe • uvažavati druge Učinkoviti sastanci 52

M U K I T K P A R Učinkoviti sastanci 53

PRAKTIKUM 1 LISTA SASTANAKA Učinkoviti sastanci 54

PRAKTIKUM 2 OSOBNI DNEVNI SASTANKA Učinkoviti sastanci 55

PRAKTIKUM 3 LISTA DANIH PRIJEDLOGA POTREBNIH ODLUKA Učinkoviti sastanci 56

PRAKTIKUM 4 STRUKTURIRANJE ODLUKA Učinkoviti sastanci 57

PRAKTIKUM 5 ZAPISNIK Učinkoviti sastanci 58

PRAKTIKUM 6 SASTANAK SA SAMIM SOBOM Učinkoviti sastanci 59

DOMAĆA ZADAĆA ANALIZIRATI MATERIJALE • UTVRDITI STANJE • POSTAVITI CILJEVE • IZBOR STRATEGIJE DJELOVATI Učinkoviti sastanci 60

DOMAĆA ZADAĆA OCJENA STANJA SASTANAKA Učinkoviti sastanci 61

Zaključak SASTANCI SU JEDINI NAČIN ZA DONOŠENJE ODLUKA, O NJIHOVOJ UČINKOVITOSTI OVISI USPJEH POJEDINANCA I ORGANIZACIJA Dajmo im zato prioritet u našem djelovanju! Učinkoviti sastanci 62

Zahvaljujem na pažnji. Želim vam mnogo učinkovitih sastanaka. Učinkoviti sastanci 63

SVAKO PITANJE, PRIJEDLOG I PRIMJEDBE SU DOBRODOŠLI! Učinkoviti sastanci 64

KONTAKT Milan Grković, autor modela Tel: 385 99 280 4210 Email: alfa@portalalfa. com Skype: milan. grkovic Linked. In: www. linkedin. com/in/milangrkovic Twitter: www. twitter. com/milangrkovic Facebook: www. facebook. com/mgrkovic Internet: www. portalalfa. com Model univerzalne izvrsnosti - MUI © 2007