Teljestmnymenedzsment TM Teljestmnyrtkelsi rendszer TR Az elads vzlata

Teljesítménymenedzsment - TM Teljesítményértékelési rendszer – TÉR

Az előadás vázlata, témakörei 1. A teljesítménymenedzsment -TM 2. Teljesítményértékelési rendszer -TÉR 2

Teljesítménymenedzsment rendszer (TM rendszer) • eszközként szolgál a teljesítmény tervezésére, támogatására, értékelésére és növelésére. 3

A TM rendszer bevezetésének célja • szervezeti és egyéni célok összehangolása, • mely lehetővé teszi a munkavállalók motiválását, • személyes közreműködést biztosít a szervezeti célok elérése érdekében. 4

A TM rendszer helye a vezetői céljutalom rendszerében • A céljutalom összegének meghatározott része a TM rendszeren keresztül érvényesül. • A céljutalom összege általában 60 %-a a gazdálkodással összefüggő feladatokhoz 40 %-a a TM szakmai célkitűző – értékelő rendszerhez kapcsolódik. 5

TM RENDSZER felosztása KÖTELEZŐ Egyéni szakmai feladatok = TM SZAKMAI célkitűző – értékelő rendszer OPCIONÁLIS TM EGYÉNI célkitűző –értékelő rendszer (szaktudás fejlesztése, kompetenciafejlesztés) 6

2. A teljesítményértékelés - TÉR • a munkavállalók írásbeli értékelése, melyet szisztematikusan és szabályos időközönként hajtanak végre, • egy rendszerbe foglalt formális folyamat, • lényeges jellemzői: – Írásbeliség – Szisztematikusság – Szabályos időközönkénti értékelés. 7

A TÉR fogalma (Randell szerint) • olyan folyamat, amelynek során az egyén munkáját megfigyelik, felmérik, rögzítik, jelentést készítenek róla és megvitatják azzal a céllal, hogy valamilyen módon javítsanak az elvégzett munka minőségén és mennyiségén, valamint fenntartsák vagy növeljék az egyén munkavégzésből származó megelégedettségét. 8

Az értékelő feladata - hogy információt kapjon, adjon, - illetve megosszon azzal a szándékkal, hogy megváltoztassa az értékelt munkahelyi viselkedését, hogy ezáltal utóbbi kielégítőbben dolgozzon (jobban teljesítsen) és munkájával is elégedett legyen 9

Az értékelő felhasználási szempontjai • • • Tisztázhatja az elvárásokat. Motivációs eszköznek használhatja. Hatékonyabb kapcsolatot építhet ki. Több és mélyebb információhoz juthat. Áttekintheti a munkaköröket és az azt betöltőket. • Figyelmeztethet. 10

Az értékelői készség kétféle megközelítése • az „aktív megközelítés” a képzést teszi első helyre, mely jelzi az általuk képviselt prioritást a készség kontra rendszer kérdésben, • a „passzív megközelítés” a rendszerek és procedúrák kidolgozását javasolja elsőnek. 11

Az értékelt szempontjai • Dicséretben részesülhet • Tisztázódhatnak az elvárások vele szemben • Megtudhatja, mi a probléma vele. • Elmondhatja véleményét. • Beszélhet fejlődési elképzeléseiről. 12

A TÉR céljai (Elbert szerint) • Az egyéni képzési igények rendszerezett értékelése. • Az egyéni erőfeszítés ösztönzése és javadalmazása. • Az alkalmazott helyzetének és fejlődésének ismertetése. • Adatszolgáltatás az alkalmazotti adottságokról, potenciálról a munkaerő tervezés céljából. • Objektív információk biztosítása az előléptetési célokhoz és az utódlási tervekhez. • A munkaköri leírások és munkacélok rendszeres áttekintése és felülvizsgálata. 13

A TÉR céljai (Randell szerint) • • Értékelés Auditálás Utódlási tervek létrehozása Képzési igények felderítése A munkatársak motiválása Az egyének fejlesztése Ellenőrzés 14

A TÉR céljai összegzés • • Stratégiai célok közvetítése és megvalósítása A vezetői döntések megalapozása Motiváció A kultúra fejlesztése Vezetői készségek és képességek fejlesztése Szervezeti tanulás A HR rendszerek értékelése és kiszolgálása (javadalmazás, életpálya- és utódlás tervezés, képzési programok) 15

A teljesítményértékelési célok fő csoportjai • Teljesítményfejlesztési célú értékelés (Performance Review) • Javadalmazási célú értékelés (Reward Review) • Potenciálértékelés (Potential Review) • Szervezeti értékelés (Organisational Review) 16

A TM folyamata Éves célkitűző megbeszélés és éves értékelő megbeszélés Nyomonkövetés Féléves áttekintés 17

A TÉR kérdései • Milyen célból végezzük, vezetjük be az értékelést? • Kiket értékeljünk? • Ki értéklejen? – a közvetlen felettes, – a felettese (azaz a közvetlen vezető főnöke), – a humán erőforrásokkal foglalkozó osztály alkalmazottja, – maga az értékelt (önértékelés), – a kollégák/munkatársak, – a beosztottak, – az értékelő központ, ÉK, AC. • Mikor értékeljünk? Pl. : A TM rendszer éves időterminusban működik. A célkitűzés 1 évre január 1 -e és december 31 -e között kerül meghatározásra, úgy hogy az előző évet lezáró értékelő a következő évi célkitűző megbeszélés egy időpontra essen. • Mire irányuljon az értékelés? • Milyen módszereket, technikákat használjunk? • Hogyan beszéljük meg az értékelési eredményeket az értékelttel? 18

A TÉR hatékony működésének előfeltételei • Tisztázott üzleti célok és felelősségi viszonyok • Körültekintő bevezetés (előkészítés, érintettek bevonása, felkészítése, fokozatosság) • Befogadó- fogadó kész kultúra (nyílt kommunikáció, támogató vezetői stílus, készség a visszacsatolásra és a fejlesztési igények megfogalmazására, felelősségvállalás) 19

A teljesítményértékelési rendszer kialakításának lépései, technikái 1. Teljesítményértékelési politika meghatározása 2. Képzés 3. Támogató rendszerek kidolgozása 4. Átvizsgálás és fejlesztés 20

Egyéneket értékelő technikák • Írásos (esszé jellegű) beszámoló. • Kritikus esetek (incidensek) módszere. • (Grafikus) osztályozás vagy minősítő skála. • Magatartáshoz kapcsolt osztályozó skála. • Magatartás megfigyelő skála. • Mb. O (Management by Objectives: célkitűzések általi vezetés) • Önértékelés. 21

Személyeket összehasonlító technikák • Egyéni osztályozás (rangsorolás). • Csoportosztályozás (kényszerített szétosztás). • Páros összehasonlítás. • Értékelő Központ – ÉK, AC. 22

360 fokos értékelés Körbeértékelés: • A dolgozó önértékelése. • Közvetlen főnöke. • Beosztottai. • Vele belső és külső kapcsolatban állók. 23

Az értékelő elbeszélgetés - interjú Az interjú az értékelést végző (vezető) és értékelt (beosztott) formális beszélgetése előre egyeztetett időpontban meghatározott céllal. Inputjai: • Munkaköri leírás • Kompetencia-lista • Üzleti terv • Előző értékelő-fejlesztő interjú 24

Az értékelő elbeszélgetés célkitűzései SMART alapján – specific, measurable, agreed, realistic, time bound • • • Meghatározott Elérhető Releváns Ésszerű határidőhöz kötött Számszerűsíthető 25

Az értékelő elbeszélgetés előkészítése – Információgyűjtés. – Írásbeli értékelés elkészítése. – Mondanivaló összeállítása és gyakorlása. – Megfelelő helyszín és az időpont keresése, majd erről az értékelt tájékoztatása. – Az értékelés céljának és szempontjainak közlése. 26

Az értékelő elbeszélgetés menete • Előkészítő szakasz • Megbeszélés – Az értékelt ismerteti az önértékelését. – Az értékelő információkat gyűjt. – Az értékelő elmondja az értékelését. – Az értékelés interaktív megvitatása. – Új teljesítmény célok, akciók, fejlesztési célkitűzések meghatározása. – Zárás, dokumentálás. 27

A hatékony beszélgetés feltételei • • • A beosztott önértékelése reális. Mindkét fél felkészült. Konstruktív hozzáállás. Partneri, egyenrangú viszony. Nincs elfogultság. Megállapodás a célokról. A teljesítményt mérik, nem a személyiséget. Az okokat tárják fel. Világos fejlesztési irányokat, következményeket fogalmaznak meg. 28

A célkitűző megbeszélés folyamata – egy szolgáltató társaság példája Az értékelők azonosítása A humán erőforrás szakterület értesíti az értékelőt H U M Á N T Á M O G A T Á S Célkitűző-értékelő dokumentum Az értékelő értesíti az értékeltet Az értékelő összegyűjti a szükséges információkat Célkitűző-értékelő dokumentum átadása, célkitűzés Az értékelő áttekinti a szükséges információkat időpontjának kijelölése Célkitűző megbeszélés 29

Célkitűző tábla ismertetése – egy szolgáltató társaság példája • A TM rendszer szakmai célkitűzés a szervezet céljainak, stratégiájának megvalósulását támogató célkitűzéseket tartalmazza, amelynek teljesülése az érintettre ráhatással van. • A TM szakmai célkitűző EXCEL típusú táblában kerül meghatározásra és rögzítésre. A szakmai célkitűzés szabályai: • Szervezet céljából kerül lebontásra. • Adott évre vonatkozik. • Egyértelmű legyen. • Reális, teljesíthető legyen. • Mérhető. (Összesen legalább 2, legfeljebb 4 célkitűzés határozható meg. ) 30

A célkitűzés szegmensei – egy szolgáltató társaság példája - Nyereség, bevétel növelése és költségcsökkentés: • Ez egyértelműen az értékelt munkáját tükrözi. A vizsgált szervezeti egységre meghatározott nyereség, elvárás, bevételnövelés, költségcsökkentés. - Működési hatékonyság növelése: • A munkatevékenységek gyorsítására meghatározott követelmény, (Működési folyamatok átalakítása, szakmai munka minőségi javítása) - Szolgáltatási minőség javítása: • Szolgáltatáshoz kapcsolódó külső-belső minőségi elvárások. (termék – szolgáltatásfejlesztés, külső – belső ügyfél- orientáció) • A célkitűzés meghatározásakor figyelembe kell venni, hogy ezek megvalósulásához az értékeltnek konkrét feladatokat kell elvégezni. 31

A célkitűzés megfogalmazása – egy szolgáltató társaság példája • - leíró jellegűnek kell lenni • (pl. növel, csökkent, átalakít, megvalósít) • - eredmény megnevezése • - mérőszám megjelenítése: konkrétnak, számszerűnek, egyértelműnek kell lennie (pl. %, Ft) • - mutató: adott tevékenységhez köthető mutatószám • - határidő: mely az adott időszakra vonatkozik. • Ösztönző hozzárendelése a szakmai célkitűzéshez • - Az értékelő az értékelés során az ösztönző felosztásával súlyozza a cél- kitűzéseket • - Ösztönzőt nem kell minden esetben a célkitűzéshez rendelni • - Az ösztönzőt az értékelő tetszőleges mértékben rendelheti hozzá a cél- kitűzéshez, úgy, hogy a feladatokhoz rendelt ösztönző összege 40 % kell hogy, legyen 32

Célkitűzésekhez ösztönző hozzárendelése Szakmai célkitűzés Ösztönző (súlyarány) hozzárendelése (%) X szegmens 1. célkitűzés 15 2. célkitűzés A célkitűzéshe z nem kapcsolódik ösztönző Y szegmens 3. célkitűzés 25 Összesen 40 33

Felkészülés az éves értékelő megbeszélésre H U M Á N T Á M O G A T Á S HUMÁN ERŐFORRÁS SZAKTERÜLET ÉRTESÍTI AZ ÉRTÉKELŐT ÉRTÉKELŐ ÉRTESÍTI AZ ÉRTÉKELTET AZ ÉRTÉKELT ELKÉSZÍTI AZ ÖNÉRTÉKELÉST A célkitűző dokumentum eredeti példányának megküldése Az Értékelés időpontjának kijelölése AZ ÉRTÉKELŐ ÖSSZEGYŰJTI A SZÜKSÉGES INFORMÁCIÓKAT Önértékelés átadása az értékelőnek AZ ÉRTÉKELŐ ÁTTEKINTI A SZÜKSÉGES INFORMÁCIÓKAT ÉRTÉKELŐ MEGBESZÉLÉS 34

Az értékelés során az értékelő és értékelt valamennyi célkitűzést áttekinti. Értékelés eredményeképpen a célkitűzés mellett fel kell tüntetni az értékelési kategóriáit: • Teljesítette (T) • Részben teljesítette (RT) • Nem teljesítette (NT) 35

Törvényi előírás • mely kimondja, hogy az értékeltre vonatkozó tényt, adatot, véleményt harmadik személlyel csak a törvényben meghatározott esetben vagy a munkavállaló hozzájárulásával lehet közölni. 36

Az egyéni fejlesztési célkitűző – értékelő rendszer elemei két összetevőt foglal magában: • az értékelt munkatárs által betöltött munkaköri pozícióhoz szükséges szaktudás értékelése és fejlesztése, • a kompetenciák (személyes készségek, képességek) értékelése és fejlesztése. 37

Teljesítményértékeléssel kapcsolatos hibák • Szervezeti hibák • Értékelői hibák • Kommunikációs hibák 38

Szervezeti hibák • A teljesítményértékelés nem szerves része a HRM gyakorlatnak. • A munkakör elemzése nem ad elegendő alapot a teljesítményi dimenziók meghatározásához. • Az értékelési célok és a technikák nem megfelelőek, esetleg túl nagy a kényelemre törekvés. • Nem nyújtanak képzést az értékelőknek. • Elhanyagolják a szervezeti értékelést. 39

Értékelői hibák • • • Elfogultság. Sztereotipizálás. Előítéletek. Az értékelő általában a személyt tartja rossznak vagy jónak. Befolyásolhatóság. Túlzott szigorúság vagy elnéző értékelés (engedékenység). ‘Halo’ (holdudvar, dicsfény) és ‘horns’ (szarvak) effektusok. Arany pillanatok (Golden Moments). Nagy durranás (The Big Bang). Hangsúly a közelmúlton. Centralizmus. Csoportértékelési hibák. 40

Kommunikációs hibák • Nem győződik meg a célmeghatározó megbeszélésen a vezető, hogy a beosztott tisztában van-e az elvárásokkal, esetleg nem vonja be a célmeghatározásba. • Nem megfelelő kérdéseket alkalmaz információgyűjtésre az értékelő, a megszerzett információk esetleg összegzés (megértés ellenőrzése) hiányában elvesznek vagy torzulnak. • Az „aktív hallgatás” mellőzése. • A „kellett volna” kifejezés önmagában való használata. • Megfoghatatlan tanácsok. • Oda nem illő témák megbeszélése, ami az értékelt teljesítményével nem hozható közvetlen kapcsolatba. • Harmadik személyről történő beszélgetés, példálózás. • Az érzelmek kezelése rossz, esetleg képzés hiányában nem rendelkezik megfelelő interperszonális és empátiás készséggel az értékelő. • Helytelen technikákat alkalmaz az értékelő az interjút lefolytató a viselkedés befolyásolására. 41

Felhasznált irodalom 1. Lévai, Z. , Bauer, J. : A személyügyi tevékenység gyakorlata. Szokratész Külgazdasági Akadémia, Budapest, 2006. 2. Matiscsákné prezentációja dr. Lizák Marianna

Köszönöm a figyelmet!